Pagine legali ospitate per il tuo White Label
I tuoi clienti si registrano sul tuo dominio, accettano i termini sulla tua pagina di registrazione e a volte ti richiedono un’informativa sulla privacy, una panoramica sulla sicurezza o un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) prima di inserire i dati dei clienti nella tua piattaforma. Scriverli da zero richiede tempo e collegare i documenti della piattaforma stessa indicherebbe un’azienda di cui i tuoi clienti non hanno mai sentito parlare.
La scheda Pagine legali nel pannello White Label ti fornisce quattro documenti pronti all’uso, compilati con i dettagli della tua azienda e pubblicati sul tuo dominio:
| Pagina | URL sul tuo dominio | Che cos’è |
|---|---|---|
| Termini di servizio | /legal/terms |
L’accordo tra te e le aziende che utilizzano la tua piattaforma |
| Informativa sulla privacy | /legal/privacy |
Quali dati personali elabora la piattaforma, perché e quali diritti hanno le persone |
| Sicurezza dei dati | /legal/security |
Dove vengono archiviati i dati, come sono protetti, per quanto tempo vengono conservati. Scritto per essere inoltrato al revisore di un cliente |
| Accordo sul trattamento dei dati | /legal/dpa |
Un accordo ai sensi dell’Articolo 28 del GDPR tra il tuo cliente (titolare del trattamento) e te (responsabile del trattamento), con un blocco firma per entrambe le parti |
Ogni pagina indica la tua entità legale come parte contraente. L’azienda dietro la piattaforma viene descritta solo come “il fornitore della piattaforma” e non viene mai nominata, quindi nulla in queste pagine rivela su cosa è costruito il tuo prodotto.
Attenzione: Questi sono modelli, non consulenza legale. Sono scritti per una tipica agenzia che rivende una piattaforma di messaggistica e IA, in inglese, ai sensi del GDPR. Revisionali con il tuo consulente legale e adattali alla tua attività, ai tuoi prezzi e alle leggi che ti si applicano prima di farvi affidamento. Sei tu la parte nominata in ogni documento.
Anteprima e download senza pubblicazione
Fai clic su Anteprima e download nella parte superiore della scheda Pagine legali per leggere tutti e quattro i documenti prima che vengano pubblicati. L’anteprima mostra i contenuti attualmente presenti nella scheda, salvati o meno, e funziona senza un dominio personalizzato o l’interruttore di pubblicazione. I campi vuoti vengono visualizzati come segnaposto tra parentesi, ad esempio [La tua entità legale], così puoi vedere cosa deve ancora essere compilato.
Dall’anteprima puoi:
- Copia testo per incollare la formulazione nel tuo documento.
- Scarica per Word per ottenere un file modificabile che si apre in Word o Google Docs.
- Stampa o salva come PDF per stampare solo il documento o salvarlo come PDF dalla finestra di dialogo di stampa del tuo browser.
Questo è anche il modo per utilizzare i modelli se preferisci ospitare la tua versione: scarica, adatta con il tuo consulente legale e collega la tua copia dalla scheda Brand.
Attivazione delle pagine
Vai su Impostazioni → White Labeling, scegli il white label che desideri (se ne gestisci più di uno) e scorri fino alla scheda Pagine legali, appena sotto Brand.
- Entità legale. Il nome dell’azienda registrata con cui i tuoi clienti stipulano il contratto. Lascialo vuoto per utilizzare il nome dell’azienda dalla scheda Brand.
- Indirizzo registrato. Una riga per elemento (via, città, paese). Appare nelle sezioni di contatto e nel blocco della firma del DPA.
- Paese. Dove è stabilita la tua azienda. I Termini lo utilizzano come legge applicabile e foro competente per le controversie. Lascialo vuoto e i Termini indicheranno “il nostro paese di stabilimento”, che è meno vincolante; compilalo.
- Numero di registrazione. Numero di iscrizione alla camera di commercio o numero aziendale. Facoltativo.
- Email di contatto per la privacy. Dove vengono inviate le richieste di protezione dei dati e i rapporti sulla sicurezza. Lascialo vuoto per utilizzare l’email di supporto dalla scheda Brand. Uno dei due è obbligatorio: ogni pagina indica un indirizzo di contatto, quindi le pagine non verranno pubblicate senza uno di essi.
- Attiva Pubblica le pagine sul mio dominio, spunta la conferma che revisionerai i modelli con il tuo consulente legale e clicca su Salva.
La scheda elenca quindi i quattro URL. Apri ciascuno di essi e leggilo: le pagine mostrano esattamente ciò che vedranno i tuoi clienti, con un pulsante Stampa o salva come PDF e un pulsante Copia testo se desideri inserire la dicitura in un tuo documento.
L’interruttore richiede che il tuo dominio personalizzato sia collegato (vedi Dominio personalizzato), poiché le pagine vengono pubblicate su di esso. Finché un dominio non viene verificato, l’interruttore rimane disattivato.
Collegamento delle pagine dalla registrazione e dalle email
La pubblicazione delle pagine non modifica automaticamente la tua pagina di registrazione. Clicca su Usa questi link nella pagina di registrazione e nelle email sotto l’elenco degli URL: questo compilerà l’URL dei Termini di servizio e l’URL dell’Informativa sulla privacy della scheda Brand con le pagine ospitate, in modo che la riga “Accetto i Termini” sulla tua pagina di registrazione rimandi ad essi, e aggiungerà “Termini” e “Privacy” ai link nel piè di pagina delle tue email sotto Email Branding quando c’è spazio (il piè di pagina contiene quattro link; quelli esistenti non vengono mai sostituiti). Se colleghi già i tuoi documenti lì, non toccare il pulsante e mantieni i tuoi link.
Anche il tuo dominio per i documenti inoltra correttamente: docs.yourbrand.com/legal/terms (e gli altri tre percorsi) reindirizza alla stessa pagina sul dominio della tua app, quindi entrambi gli indirizzi funzionano in una proposta o in una firma email.
Cosa dice ogni documento
La formulazione è volutamente generica, in modo da adattarsi alla maggior parte delle agenzie senza bisogno di modifiche. In breve:
- Termini di servizio coprono la descrizione del servizio, gli account, le tariffe (“come stabilito nel piano, nell’ordine o nella proposta che hai accettato”, quindi i tuoi prezzi si trovano nelle tue proposte), le regole di utilizzo accettabile e dei canali di messaggistica, le funzionalità IA e i relativi limiti, la proprietà e l’esportazione dei dati, i sub-responsabili del trattamento, la disponibilità e il supporto, le garanzie, un limite di responsabilità pari alle tariffe pagate negli ultimi 12 mesi, la risoluzione con una finestra di esportazione di 30 giorni e la legge applicabile nel tuo paese.
- Informativa sulla privacy spiega che tu sei il titolare del trattamento per i dati dell’account e il responsabile per i contatti e i messaggi dei tuoi clienti, cosa viene raccolto, perché, le basi giuridiche, con chi vengono condivisi i dati (descritti per categoria), i trasferimenti al di fuori dello SEE, i periodi di conservazione, la sicurezza, i diritti degli interessati, i cookie e i dettagli di contatto.
- Sicurezza dei dati indica dove risiedono i dati (server dedicati nell’UE, file e backup nell’UE), la crittografia (tutti i dati in transito; backup, credenziali archiviate e token di integrazione a riposo), chi può accedere ai dati, come i fornitori di IA gestiscono il contenuto dei messaggi, le tempistiche di backup ed eliminazione, il monitoraggio e la notifica delle violazioni, e che la piattaforma non è certificata SOC 2 o ISO 27001.
- Accordo sul trattamento dei dati (DPA) rispecchia la struttura di un accordo standard ai sensi dell’Articolo 28: ruoli, oggetto e durata, categorie di dati, i tuoi obblighi come responsabile del trattamento, sub-responsabili del trattamento e il preavviso di modifica di 14 giorni, notifica delle violazioni, audit, trasferimenti internazionali, nessun addestramento dell’IA sui dati dei clienti e tre allegati (descrizione del trattamento, misure tecniche e organizzative, categorie di sub-responsabili). Si conclude con un blocco firma per il tuo cliente e per te.
I fatti dichiarati nelle pagine sulla piattaforma stessa (hosting nell’UE, crittografia, finestre di backup e conservazione, fornitori di AI che elaborano i contenuti secondo termini API commerciali che escludono l’addestramento dei modelli) corrispondono a quanto pubblicato nella documentazione sulla privacy della piattaforma stessa. Quando tali fatti cambiano, i modelli cambiano di conseguenza.
Firmare un DPA con un cliente
Apri /legal/dpa sul tuo dominio, clicca su Stampa o salva come PDF e invia il PDF al tuo cliente. Loro compileranno il blocco del Titolare (nome legale, indirizzo, firmatario, data, firma), tu firmerai il blocco del Responsabile e ciascuna parte ne conserverà una copia. Il DPA fa riferimento ai tuoi Termini di servizio, quindi pubblicali entrambi.
Il tuo DPA con la piattaforma, in cui tu sei il titolare e la piattaforma è il tuo responsabile, è un documento separato: vedi Ottieni un DPA firmato. Firma quello una volta come agenzia; il DPA ospitato è quello che firmi con ogni singolo cliente.
Modificare o annullare la pubblicazione delle pagine
Modifica qualsiasi campo nella scheda e clicca su Salva: le pagine si aggiornano immediatamente e la data di “Ultimo aggiornamento” in cima a ciascuna di esse viene impostata a oggi. Disattiva Pubblica le pagine sul mio dominio e clicca su Salva per annullare la pubblicazione. Gli URL risponderanno quindi con “Non pubblicato” e qualsiasi link di registrazione o nel piè di pagina delle email che puntava ad essi verrà rimosso contemporaneamente, in modo che nulla rimandi a una pagina vuota.
Limitazioni
- Le pagine sono solo in inglese. Se hai bisogno di un’altra lingua, usa Copia testo come punto di partenza e ospita la tua traduzione, quindi collegala dalla scheda Brand.
- Non possono essere modificate nell’app. Una clausola non adatta alla tua attività è un motivo per scaricare il documento, adattarlo e ospitare la tua copia, non per lasciare online quella errata.
- I clienti finali dei tuoi clienti (le persone che inviano messaggi ai tuoi clienti) sono coperti dalle informative sulla privacy dei tuoi stessi clienti; l’Informativa sulla privacy ospitata spiega tale distinzione, ma non sostituisce l’informativa del cliente.