Pagine legali ospitate per il tuo White Label #

I tuoi clienti si registrano sul tuo dominio, accettano i termini sulla tua pagina di registrazione e a volte ti richiedono un’informativa sulla privacy, una panoramica sulla sicurezza o un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) prima di inserire i dati dei clienti nella tua piattaforma. Scriverli da zero richiede tempo e collegare i documenti della piattaforma stessa indicherebbe un’azienda di cui i tuoi clienti non hanno mai sentito parlare.

La scheda Pagine legali nel pannello White Label ti fornisce quattro documenti pronti all’uso, compilati con i dettagli della tua azienda e pubblicati sul tuo dominio:

Ogni pagina indica la tua entità legale come parte contraente. L’azienda dietro la piattaforma viene descritta solo come “il fornitore della piattaforma” e non viene mai nominata, quindi nulla in queste pagine rivela su cosa è costruito il tuo prodotto.

Attivazione delle pagine #

Vai su Impostazioni → White Labeling, scegli il white label che desideri (se ne gestisci più di uno) e scorri fino alla scheda Pagine legali, appena sotto Brand.

1. Entità legale. Il nome dell’azienda registrata con cui i tuoi clienti stipulano il contratto. Lascialo vuoto per utilizzare il nome dell’azienda dalla scheda Brand.
2. Indirizzo registrato. Una riga per elemento (via, città, paese). Appare nelle sezioni di contatto e nel blocco firma del DPA.
3. Paese. Dove ha sede la tua azienda. I Termini lo utilizzano come legge applicabile e foro competente per le controversie. Lascialo vuoto e i Termini indicheranno “il nostro paese di stabilimento”, che è meno specifico; ti consigliamo di compilarlo.
4. Numero di registrazione. Camera di commercio o numero di iscrizione al registro delle imprese. Facoltativo.
5. Email di contatto per la privacy. Dove vengono inviate le richieste di protezione dei dati e i rapporti sulla sicurezza. Lascialo vuoto per utilizzare l’email di supporto dalla scheda Brand.
6. Attiva Pubblica le pagine sul mio dominio, spunta la conferma che revisionerai i modelli con il tuo consulente e clicca su Salva.

La scheda elenca quindi i quattro URL. Apri ciascuno di essi e leggilo: le pagine mostrano esattamente ciò che vedranno i tuoi clienti, con un pulsante Stampa o salva come PDF e un pulsante Copia testo se desideri inserire la dicitura in un tuo documento.

L’interruttore richiede che il tuo dominio personalizzato sia collegato (vedi Dominio personalizzato), poiché le pagine vengono pubblicate su di esso. Finché un dominio non viene verificato, l’interruttore rimane disattivato.

Collegamento delle pagine dalla registrazione e dalle email #

La pubblicazione delle pagine non modifica automaticamente la tua pagina di registrazione. Clicca su Usa questi link nella pagina di registrazione e nelle email sotto l’elenco degli URL: questo compilerà l’URL dei Termini di servizio e l’URL dell’Informativa sulla privacy della scheda Brand con le pagine ospitate, in modo che la riga “Accetto i Termini” sulla tua pagina di registrazione rimandi ad essi, e aggiungerà “Termini” e “Privacy” ai link nel piè di pagina delle tue email sotto Email Branding quando c’è spazio (il piè di pagina contiene quattro link; quelli esistenti non vengono mai sostituiti). Se colleghi già i tuoi documenti lì, non toccare il pulsante e mantieni i tuoi link.

Anche il tuo dominio per i documenti inoltra correttamente: docs.yourbrand.com/legal/terms (e gli altri tre percorsi) reindirizza alla stessa pagina sul dominio della tua app, quindi entrambi gli indirizzi funzionano in una proposta o in una firma email.

Cosa dice ogni documento #

La formulazione è volutamente generica, in modo da adattarsi alla maggior parte delle agenzie senza bisogno di modifiche. In breve:

• Termini di servizio: coprono la descrizione del servizio, gli account, le tariffe (“come stabilito nel piano, nell’ordine o nella proposta accettata”, quindi i prezzi sono contenuti nelle tue proposte), le regole sull’uso accettabile e sui canali di messaggistica, le funzionalità AI e i relativi limiti, la proprietà e l’esportazione dei dati, i sub-responsabili del trattamento, la disponibilità e il supporto, le garanzie, un limite di responsabilità pari alle tariffe pagate negli ultimi 12 mesi, la risoluzione con una finestra di esportazione di 30 giorni e la legge applicabile nel tuo paese.
• Informativa sulla privacy: spiega che tu sei il titolare del trattamento per i dati dell’account e il responsabile per i contatti e i messaggi dei tuoi clienti, cosa viene raccolto, perché, le basi giuridiche, con chi vengono condivisi i dati (descritti per categoria), i trasferimenti al di fuori dello SEE, i periodi di conservazione, la sicurezza, i diritti degli interessati, i cookie e i dettagli di contatto.
• Sicurezza dei dati: dichiara dove risiedono i dati (server dedicati nell’UE, file e backup nell’UE), la crittografia in transito e a riposo, chi può accedere ai dati, come i fornitori di AI gestiscono il contenuto dei messaggi, le tempistiche di backup e cancellazione, il monitoraggio e la notifica delle violazioni, e specifica che la piattaforma non è certificata SOC 2 o ISO 27001.
• Accordo sul trattamento dei dati (DPA): rispecchia la struttura di un accordo standard ai sensi dell’Articolo 28: ruoli, oggetto e durata, categorie di dati, i tuoi obblighi come responsabile del trattamento, i sub-responsabili e il preavviso di 14 giorni per le modifiche, la notifica delle violazioni, gli audit, i trasferimenti internazionali, il divieto di addestramento dell’AI sui dati dei clienti e tre allegati (descrizione del trattamento, misure tecniche e organizzative, categorie di sub-responsabili). Si conclude con uno spazio per la firma del tuo cliente e la tua.

I fatti dichiarati nelle pagine sulla piattaforma stessa (hosting nell’UE, crittografia, finestre di backup e conservazione, fornitori di AI che elaborano i contenuti secondo termini API commerciali che escludono l’addestramento dei modelli) corrispondono a quanto pubblicato nella documentazione sulla privacy della piattaforma stessa. Quando tali fatti cambiano, i modelli cambiano di conseguenza.

Firmare un DPA con un cliente #

Apri /legal/dpa sul tuo dominio, clicca su Stampa o salva come PDF e invia il PDF al tuo cliente. Loro compileranno il blocco del Titolare (nome legale, indirizzo, firmatario, data, firma), tu firmerai il blocco del Responsabile e ciascuna parte ne conserverà una copia. Il DPA fa riferimento ai tuoi Termini di servizio, quindi pubblicali entrambi.

Il tuo DPA con la piattaforma, in cui tu sei il titolare e la piattaforma è il tuo responsabile, è un documento separato: vedi Ottieni un DPA firmato. Firma quello una volta come agenzia; il DPA ospitato è quello che firmi con ogni singolo cliente.

Modificare o annullare la pubblicazione delle pagine #

Modifica qualsiasi campo sulla scheda e clicca su Salva: le pagine si aggiornano immediatamente e la data “Ultimo aggiornamento” in cima a ciascuna di esse viene impostata a oggi. Disattiva Pubblica le pagine sul mio dominio per annullarne la pubblicazione; gli URL risponderanno quindi con “Non pubblicato”, quindi cancella anche i campi URL dei Termini e della Privacy nella scheda Brand se li avevi impostati.

Limitazioni #

• Le pagine sono solo in inglese. Se hai bisogno di un’altra lingua, usa Copia testo come punto di partenza e ospita la tua traduzione, quindi collegala dalla scheda Brand.
• Non possono essere modificate nell’app. Una clausola che non si adatta alla tua attività è un motivo per pubblicare il tuo documento, non per lasciarne uno errato online.
• I clienti finali dei tuoi clienti (le persone che inviano messaggi ai tuoi clienti) sono coperti dalle informative sulla privacy dei tuoi clienti stessi; l’Informativa sulla privacy ospitata spiega questa distinzione, ma non sostituisce l’informativa del cliente.