Gehoste juridische pagina’s voor uw White Label #

Uw klanten melden zich aan op uw domein, gaan akkoord met de voorwaarden op uw aanmeldpagina en vragen u soms om een privacybeleid, een beveiligingsoverzicht of een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) voordat ze klantgegevens via uw platform laten lopen. Deze vanaf nul schrijven kost veel tijd, en het linken naar de eigen documenten van het platform zou een bedrijf noemen waar uw klanten nog nooit van hebben gehoord.

De kaart Juridische pagina’s in het White Labeling-paneel biedt u vier kant-en-klare documenten, ingevuld met uw bedrijfsgegevens en geserveerd op uw eigen domein:

Elke pagina noemt uw juridische entiteit als de contracterende partij. Het bedrijf achter het platform wordt alleen beschreven als “de platformaanbieder” en wordt nooit bij naam genoemd, dus niets op deze pagina’s onthult waarop uw product is gebouwd.

De pagina’s inschakelen #

Ga naar Instellingen → White Labeling, kies het white label dat u wilt (als u er meer dan één beheert) en scrol naar de kaart Juridische pagina’s, net onder Merk.

1. Juridische entiteit. De geregistreerde bedrijfsnaam waarmee uw klanten een contract aangaan. Laat dit leeg om de bedrijfsnaam van de kaart Merk te gebruiken.
2. Geregistreerd adres. Eén regel per element (straat, stad, land). Dit verschijnt in de contactsecties en in het handtekeningblok van de verwerkersovereenkomst.
3. Land. Waar uw bedrijf is gevestigd. De voorwaarden gebruiken dit als het toepasselijke recht en de rechtbanken voor geschillen. Laat dit leeg en de voorwaarden zeggen in plaats daarvan “ons land van vestiging”, wat zwakker is; vul het in.
4. Registratienummer. Kamer van Koophandel of bedrijfsnummer. Optioneel.
5. E-mailadres voor privacyvragen. Waar verzoeken over gegevensbescherming en beveiligingsrapporten naartoe gaan. Laat dit leeg om het ondersteunings-e-mailadres van de kaart Merk te gebruiken.
6. Schakel Publiceer de pagina’s op mijn domein in, vink de bevestiging aan dat u de sjablonen met uw eigen adviseur zult controleren en klik op Opslaan.

De kaart toont vervolgens de vier URL’s. Open ze elk en lees ze door: de pagina’s laten precies zien wat uw klanten zullen zien, met een knop Afdrukken of opslaan als PDF en een knop Tekst kopiëren als u de bewoordingen in uw eigen document wilt overnemen.

De schakelaar vereist dat uw aangepaste domein is gekoppeld (zie Aangepast domein), omdat de pagina’s daarop worden geserveerd. Totdat een domein is geverifieerd, blijft de schakelaar uitgeschakeld.

De pagina’s linken vanuit aanmelding en e-mails #

Het publiceren van de pagina’s wijzigt uw aanmeldpagina niet automatisch. Klik op Gebruik deze links op de aanmeldpagina en in e-mails onder de URL-lijst: dit vult de URL voor gebruiksvoorwaarden en URL voor privacybeleid van de kaart Merk in met de gehoste pagina’s, zodat de regel “Ik ga akkoord met de voorwaarden” op uw aanmeldpagina ernaar linkt, en het voegt “Voorwaarden” en “Privacy” toe aan de voettekstlinks van uw e-mail onder E-mailbranding wanneer er ruimte is (de voettekst bevat vier links; bestaande worden nooit vervangen). Als u daar al naar uw eigen documenten linkt, laat de knop dan met rust en behoud uw links.

Uw documentendomein wordt ook doorgestuurd: docs.yourbrand.com/legal/terms (en de andere drie paden) verwijst door naar dezelfde pagina op uw app-domein, dus elk adres werkt in een voorstel of een e-mailhandtekening.

Wat elk document zegt #

De bewoordingen zijn bewust algemeen gehouden, zodat ze voor de meeste bureaus geschikt zijn zonder aanpassingen. Kortom:

• Servicevoorwaarden dekken de beschrijving van de dienst, accounts, vergoedingen (“zoals uiteengezet in het plan, de bestelling of het voorstel dat u hebt geaccepteerd”, dus uw prijzen staan in uw eigen voorstellen), regels voor acceptabel gebruik en berichtenkanalen, AI-functies en hun beperkingen, gegevenseigendom en export, subverwerkers, beschikbaarheid en ondersteuning, garanties, een aansprakelijkheidslimiet ter hoogte van de in de afgelopen 12 maanden betaalde vergoedingen, beëindiging met een exportperiode van 30 dagen, en het toepasselijke recht in uw land.
• Privacybeleid legt uit dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent voor accountgegevens en de verwerker voor de contacten en berichten van uw klanten, wat er wordt verzameld, waarom, de rechtsgronden, met wie gegevens worden gedeeld (beschreven per categorie), doorgiften buiten de EER, bewaartermijnen, beveiliging, rechten van betrokkenen, cookies en contactgegevens.
• Gegevensbeveiliging vermeldt waar gegevens worden opgeslagen (dedicated servers in de EU, bestanden en back-ups in de EU), versleuteling tijdens transport en in rust, wie toegang heeft tot gegevens, hoe AI-aanbieders omgaan met berichtinhoud, back-ups en verwijderingstermijnen, monitoring en melding van datalekken, en dat het platform niet SOC 2- of ISO 27001-gecertificeerd is.
• Verwerkersovereenkomst (DPA) weerspiegelt de structuur van een standaardovereenkomst volgens Artikel 28: rollen, onderwerp en duur, gegevenscategorieën, uw verplichtingen als verwerker, subverwerkers en de kennisgevingstermijn van 14 dagen voor wijzigingen, melding van datalekken, audits, internationale doorgiften, geen AI-training op klantgegevens, en drie bijlagen (beschrijving van de verwerking, technische en organisatorische maatregelen, categorieën subverwerkers). Het eindigt met een ondertekeningsblok voor uw klant en voor u.

De feiten die de pagina’s vermelden over het platform zelf (EU-hosting, versleuteling, back-up- en bewaartermijnen, AI-aanbieders die inhoud verwerken onder commerciële API-voorwaarden die modeltraining uitsluiten) komen overeen met wat is gepubliceerd in de eigen privacy-documentatie van het platform. Wanneer die feiten veranderen, veranderen de sjablonen mee.

Een DPA ondertekenen met een klant #

Open /legal/dpa op uw domein, klik op Afdrukken of opslaan als PDF en stuur de PDF naar uw klant. Zij vullen het blok voor de Verwerkingsverantwoordelijke in (hun juridische naam, adres, ondertekenaar, datum, handtekening), u ondertekent het blok voor de Verwerker, en beide partijen bewaren een kopie. De DPA verwijst naar uw Servicevoorwaarden, dus publiceer beide.

Uw eigen DPA met het platform, waarbij u de verwerkingsverantwoordelijke bent en het platform uw verwerker, is een apart document: zie Een ondertekende DPA verkrijgen. Onderteken die eenmalig als bureau; de gehoste DPA is wat u met elke klant ondertekent.

De pagina’s wijzigen of de publicatie ongedaan maken #

Bewerk elk veld op de kaart en klik op Opslaan: de pagina’s worden onmiddellijk bijgewerkt en de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan elke pagina verandert naar vandaag. Schakel Publiceer de pagina’s op mijn domein uit om de publicatie ongedaan te maken; de URL’s geven dan “Niet gepubliceerd” aan, dus wis ook de URL-velden voor Voorwaarden en Privacy op de merkkaart als u daarnaar had verwezen.

Beperkingen #

• De pagina’s zijn alleen in het Engels beschikbaar. Als u een andere taal nodig hebt, gebruik dan Tekst kopiëren als startpunt en host uw eigen vertaling, en link er vervolgens naartoe vanaf de merkkaart.
• Ze kunnen niet in de app worden bewerkt. Een clausule die niet bij uw bedrijf past, is een reden om uw eigen document te publiceren in plaats van een onjuist document live te laten staan.
• De eindklanten van uw klanten (de mensen die uw klanten berichten sturen) vallen onder de eigen privacyverklaringen van uw klanten; het gehoste Privacybeleid legt die splitsing uit, maar het is geen vervanging voor de verklaring van een klant.