Gehoste juridische pagina’s voor uw White Label
Uw klanten melden zich aan op uw domein, gaan akkoord met de voorwaarden op uw aanmeldpagina en vragen u soms om een privacybeleid, een beveiligingsoverzicht of een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) voordat ze klantgegevens via uw platform laten lopen. Deze vanaf nul schrijven kost veel tijd, en het linken naar de eigen documenten van het platform zou een bedrijf noemen waar uw klanten nog nooit van hebben gehoord.
De kaart Juridische pagina’s in het White Labeling-paneel biedt u vier kant-en-klare documenten, ingevuld met uw bedrijfsgegevens en geserveerd op uw eigen domein:
| Pagina | URL op uw domein | Wat het is |
|---|---|---|
| Gebruiksvoorwaarden | /legal/terms |
De overeenkomst tussen u en de bedrijven die uw platform gebruiken |
| Privacybeleid | /legal/privacy |
Welke persoonsgegevens het platform verwerkt, waarom, en welke rechten mensen hebben |
| Gegevensbeveiliging | /legal/security |
Waar gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beschermd, hoe lang ze worden bewaard. Geschreven om door te sturen naar de beoordelaar van een klant |
| Verwerkersovereenkomst | /legal/dpa |
Een AVG-overeenkomst (artikel 28) tussen uw klant (verwerkingsverantwoordelijke) en u (verwerker), met een handtekeningblok voor beide partijen |
Elke pagina noemt uw juridische entiteit als de contracterende partij. Het bedrijf achter het platform wordt alleen beschreven als “de platformaanbieder” en wordt nooit bij naam genoemd, dus niets op deze pagina’s onthult waarop uw product is gebouwd.
Waarschuwing: Dit zijn sjablonen, geen juridisch advies. Ze zijn geschreven voor een typisch bureau dat een berichten- en AI-platform doorverkoopt, in het Engels, onder de AVG. Controleer ze met uw eigen juridisch adviseur en pas ze aan uw bedrijf, uw prijzen en de wetten die op u van toepassing zijn aan voordat u erop vertrouwt. U bent de partij die in elk document wordt genoemd.
Voorbeeld bekijken en downloaden zonder publiceren
Klik op Voorbeeld bekijken en downloaden bovenaan de kaart Juridische pagina’s om alle vier de documenten te lezen voordat er iets live gaat. Het voorbeeld vult in wat er op dit moment op de kaart staat, opgeslagen of niet, en het werkt zonder een aangepast domein of de publicatieschakelaar. Lege velden worden weergegeven als tijdelijke aanduidingen tussen haakjes, zoals [Uw juridische entiteit], zodat u kunt zien wat er nog moet worden ingevuld.
Vanuit het voorbeeld kunt u:
- Tekst kopiëren om de bewoordingen in uw eigen document te plakken.
- Downloaden voor Word om een bewerkbaar bestand te krijgen dat kan worden geopend in Word of Google Docs.
- Afdrukken of opslaan als PDF om alleen het document af te drukken, of het op te slaan als PDF vanuit het afdrukvenster van uw browser.
Dit is ook de manier om de sjablonen te gebruiken als u liever uw eigen versie host: downloaden, aanpassen met uw juridisch adviseur en uw kopie koppelen vanaf de Merk-kaart.
De pagina’s inschakelen
Ga naar Instellingen → White Labeling, kies het white label dat u wilt (als u er meer dan één beheert) en scrol naar de kaart Juridische pagina’s, net onder Merk.
- Juridische entiteit. De geregistreerde bedrijfsnaam waarmee uw klanten een contract aangaan. Laat dit leeg om de bedrijfsnaam van de merkkaart te gebruiken.
- Geregistreerd adres. Eén regel per element (straat, stad, land). Dit verschijnt in de contactsecties en in het handtekeningblok van de DPA.
- Land. Waar uw bedrijf is gevestigd. De voorwaarden gebruiken dit als het toepasselijke recht en de rechtbank voor geschillen. Laat dit leeg en de voorwaarden vermelden “ons land van vestiging”, wat minder sterk is; vul het in.
- Registratienummer. Kamer van Koophandel of bedrijfsnummer. Optioneel.
- E-mailadres voor privacycontact. Waar verzoeken voor gegevensbescherming en beveiligingsrapporten naartoe gaan. Laat dit leeg om het ondersteunings-e-mailadres van de merkkaart te gebruiken. Eén van beide is vereist: elke pagina vermeldt een contactadres, dus de pagina’s worden niet gepubliceerd zonder.
- Schakel Publiceer de pagina’s op mijn domein in, vink de bevestiging aan dat u de sjablonen met uw eigen juridisch adviseur zult beoordelen en klik op Opslaan.
De kaart toont vervolgens de vier URL’s. Open ze elk en lees ze door: de pagina’s laten precies zien wat uw klanten zullen zien, met een knop Afdrukken of opslaan als PDF en een knop Tekst kopiëren als u de bewoordingen in uw eigen document wilt overnemen.
De schakelaar vereist dat uw aangepaste domein is gekoppeld (zie Aangepast domein), omdat de pagina’s daarop worden geserveerd. Totdat een domein is geverifieerd, blijft de schakelaar uitgeschakeld.
De pagina’s linken vanuit aanmelding en e-mails
Het publiceren van de pagina’s wijzigt uw aanmeldpagina niet automatisch. Klik op Gebruik deze links op de aanmeldpagina en in e-mails onder de URL-lijst: dit vult de URL voor gebruiksvoorwaarden en URL voor privacybeleid van de kaart Merk in met de gehoste pagina’s, zodat de regel “Ik ga akkoord met de voorwaarden” op uw aanmeldpagina ernaar linkt, en het voegt “Voorwaarden” en “Privacy” toe aan de voettekstlinks van uw e-mail onder E-mailbranding wanneer er ruimte is (de voettekst bevat vier links; bestaande worden nooit vervangen). Als u daar al naar uw eigen documenten linkt, laat de knop dan met rust en behoud uw links.
Uw documentendomein wordt ook doorgestuurd: docs.yourbrand.com/legal/terms (en de andere drie paden) verwijst door naar dezelfde pagina op uw app-domein, dus elk adres werkt in een voorstel of een e-mailhandtekening.
Wat elk document zegt
De bewoordingen zijn bewust algemeen gehouden, zodat ze voor de meeste bureaus geschikt zijn zonder aanpassingen. Kortom:
- Servicevoorwaarden dekken de beschrijving van de dienst, accounts, vergoedingen (“zoals uiteengezet in het abonnement, de bestelling of het voorstel dat u heeft geaccepteerd”, dus uw prijzen staan in uw eigen voorstellen), regels voor acceptabel gebruik en berichtkanalen, AI-functies en hun beperkingen, gegevenseigendom en export, subverwerkers, beschikbaarheid en ondersteuning, garanties, een aansprakelijkheidslimiet ter hoogte van de in de afgelopen 12 maanden betaalde vergoedingen, beëindiging met een exportperiode van 30 dagen, en het toepasselijke recht in uw land.
- Privacybeleid legt uit dat u de verwerkingsverantwoordelijke bent voor accountgegevens en de verwerker voor de contacten en berichten van uw klanten, wat er wordt verzameld, waarom, de rechtsgronden, met wie gegevens worden gedeeld (beschreven per categorie), doorgiften buiten de EER, bewaartermijnen, beveiliging, rechten van betrokkenen, cookies en contactgegevens.
- Gegevensbeveiliging vermeldt waar gegevens worden opgeslagen (toegewezen servers in de EU, bestanden en back-ups in de EU), versleuteling (alle gegevens tijdens transport; back-ups, opgeslagen inloggegevens en integratietokens in rust), wie toegang heeft tot gegevens, hoe AI-aanbieders omgaan met berichtinhoud, back-ups en verwijderingsschema’s, monitoring en melding van inbreuken, en dat het platform niet SOC 2- of ISO 27001-gecertificeerd is.
- Verwerkersovereenkomst weerspiegelt de structuur van een standaardovereenkomst volgens Artikel 28: rollen, onderwerp en duur, gegevenscategorieën, uw verplichtingen als verwerker, subverwerkers en de kennisgevingstermijn van 14 dagen voor wijzigingen, melding van inbreuken, audits, internationale doorgiften, geen AI-training op klantgegevens, en drie bijlagen (beschrijving van de verwerking, technische en organisatorische maatregelen, categorieën subverwerkers). Het eindigt met een handtekeningenblok voor uw klant en voor u.
De feiten die de pagina’s vermelden over het platform zelf (EU-hosting, versleuteling, back-up- en bewaartermijnen, AI-aanbieders die inhoud verwerken onder commerciële API-voorwaarden die modeltraining uitsluiten) komen overeen met wat is gepubliceerd in de eigen privacy-documentatie van het platform. Wanneer die feiten veranderen, veranderen de sjablonen mee.
Een DPA ondertekenen met een klant
Open /legal/dpa op uw domein, klik op Afdrukken of opslaan als PDF en stuur de PDF naar uw klant. Zij vullen het blok voor de Verwerkingsverantwoordelijke in (hun juridische naam, adres, ondertekenaar, datum, handtekening), u ondertekent het blok voor de Verwerker, en beide partijen bewaren een kopie. De DPA verwijst naar uw Servicevoorwaarden, dus publiceer beide.
Uw eigen DPA met het platform, waarbij u de verwerkingsverantwoordelijke bent en het platform uw verwerker, is een apart document: zie Een ondertekende DPA verkrijgen. Onderteken die eenmalig als bureau; de gehoste DPA is wat u met elke klant ondertekent.
De pagina’s wijzigen of de publicatie ongedaan maken
Bewerk elk veld op de kaart en klik op Opslaan: de pagina’s worden onmiddellijk bijgewerkt en de datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan elke pagina wordt verplaatst naar vandaag. Schakel Publiceer de pagina’s op mijn domein uit en klik op Opslaan om de publicatie ongedaan te maken. De URL’s geven vervolgens “Niet gepubliceerd” aan en elke aanmeldings- of e-mailvoettekstlink die ernaar verwees, wordt tegelijkertijd verwijderd, zodat er niets naar een lege pagina linkt.
Beperkingen
- De pagina’s zijn alleen in het Engels. Als u een andere taal nodig heeft, gebruik dan Tekst kopiëren als uitgangspunt en host uw eigen vertaling, en koppel deze vervolgens vanaf de Merk-kaart.
- Ze kunnen niet in de app worden bewerkt. Een clausule die niet bij uw bedrijf past, is een reden om het document te downloaden, aan te passen en in plaats daarvan uw eigen kopie te hosten, niet om een onjuiste versie live te laten staan.
- De eindklanten van uw klanten (de mensen die uw klanten berichten sturen) vallen onder de eigen privacyverklaringen van uw klanten; het gehoste Privacybeleid legt die splitsing uit, maar het is geen vervanging voor de verklaring van een klant.