Automatiseringen #

Automatiseringen stelt je in staat om workflows met meerdere stappen op te zetten — denk aan Zapier of n8n, maar dan gebouwd voor je contacten en gesprekken.

Automations is beschikbaar op elk account — het staat al in je zijbalk en er hoeft niets te worden ingeschakeld of aangevraagd.

Een Automatisering is een workflow: één trigger die het start, gevolgd door een willekeurig aantal stappen die in volgorde worden uitgevoerd (of vertakken, op basis van een voorwaarde). Het is de tool voor alles wat complexer is dan “stuur dit openingsbericht, stuur antwoorden door naar een Agent” — sequenties met meerdere stappen, gegevens opzoeken, verbinding maken met externe tools en logica die vertakt afhankelijk van wat een contact doet.

Waar vind je het: Klik in de zijbalk onder de groep AI Studio op Automatiseringen.

Een automatisering maken #

Klik op Maak je eerste automatisering (of Nieuwe automatisering zodra je er al andere hebt). Je komt op een leeg canvas terecht met twee manieren om te bouwen:

• Beschrijf het in begrijpelijke taal. Typ wat je wilt in het promptvak (bijvoorbeeld “Stuur een follow-up als er na 1 uur geen antwoord is”, “Label contacten die naar prijzen vragen” of “Geef mijn AI-agent een manier om een orderstatus op te zoeken”) en het bouwt de trigger en stappen voor je (inclusief AI Agent Function-tools die je agent kan aanroepen). Je kunt blijven chatten om het resultaat daarna te verfijnen. Weet je niet zeker waar je om moet vragen? Onder het vak staat een rij met voorbeeldideeën. Klik op een idee om het in het vak te plaatsen en het vanaf daar te bewerken, of klik op Meer ideeën om door de rest te bladeren. Terwijl je typt, suggereert het vak ook hoe je de zin kunt afmaken, weergegeven in grijs voor je cursor: druk op Tab om de suggestie te accepteren, of blijf gewoon typen om deze te negeren.

• Bouw het handmatig. Sleep onderdelen vanuit het paneel aan de linkerkant naar het canvas en verbind ze met elkaar. De + op een stap werkt in beide richtingen: pak hem vast en sleep — een lijn volgt je aanwijzer, en waar je ook loslaat, daar wordt de volgende stap gemaakt, al verbonden — of klik er gewoon op om een kleine kiezer te openen en de stap daar direct in te voegen. Je kunt op dezelfde manier vanuit een output-punt slepen, en items in de kiezer kunnen zelf ook naar het canvas worden gesleept. Typen in het zoekvak van de kiezer doorzoekt alles tegelijk — ingebouwde acties, verbonden apps en logische stappen — zodat je niet hoeft te weten onder welk tabblad iets staat. Het paneel aan de linkerkant heeft hetzelfde zoekvak bovenaan: typ “loop”, “webhook” of de naam van een app en het filtert elke sectie — triggers, acties, apps en logica — in één keer.

• Vraag het aan Champ. Vertel de in-app helper vanaf elke pagina wat je wilt (“wanneer iemand boekt, label ze en stuur een herinnering de dag ervoor”, “zet de AI weer aan twee uur nadat ik een chat heb overgenomen”) en hij bouwt het voor je. Zie Champ vragen er een te bouwen of te repareren hieronder.

Je kunt alle drie combineren: begin met een prompt of met Champ, pas het resultaat vervolgens aan op het canvas, of andersom.

Bouwen met de promptbalk #

De promptbalk blijft onderaan het canvas staan, zodat je wijzigingen kunt blijven aanvragen terwijl je bouwt.

• Je kunt het stoppen. Terwijl het wordt gebouwd, verandert de verzendknop in een Stop-knop. Klik erop en de build stopt daar, waardoor het canvas precies zo blijft als het was voordat je erom vroeg.
• Het onthoudt het gesprek. Je laatste paar instructies in dezelfde sessie worden onthouden, dus een korte vervolgvraag zoals “verwijder die stap” of “maak de vertraging in plaats daarvan twee dagen” wordt begrepen zonder dat je de hele automatisering opnieuw hoeft te beschrijven.
• Wijzigingen wachten op jouw OK. Wanneer je de AI vraagt om een automatisering te wijzigen die al stappen bevat, vervangt deze niet langer direct je canvas. De voorgestelde versie verschijnt op het canvas met nieuwe stappen omlijnd in het groen en gewijzigde stappen in het oranje. Een balk onderaan geeft aan wat er is toegevoegd, gewijzigd en verwijderd, hoeveel verbindingen er zijn veranderd en de nieuwe naam als er een is gekozen. Klik op Accepteren om het te behouden of op Afwijzen om alles precies terug te zetten zoals het was (Cmd+Z of Ctrl+Z wijst ook af). Totdat je een keuze maakt, kan de automatisering niet worden opgeslagen of ingeschakeld. Bouwen vanaf een leeg canvas wordt nog steeds direct toegepast, omdat er niets te verliezen valt.
• Wat de AI zegt blijft staan totdat je het sluit. Wanneer de AI iets uitlegt over wat het heeft gebouwd (een stap die is weggelaten, een vraag die beantwoord moet worden), blijft die notitie op het scherm staan totdat je deze wegklikt. Het verschijnt ook in de revisiebalk naast de wijzigingen, en daarna opent een Toon de notitie van de AI-knop boven de promptbalk het opnieuw tot je volgende verzoek.
• Eén keer ongedaan maken draait de hele wijziging terug. Alles wat de AI heeft toegevoegd of herschikt telt als één wijziging, dus nadat je het hebt geaccepteerd, zet één keer klikken op Ongedaan maken in de werkbalk het canvas terug zoals het was.
• Het voegt alleen toe waar je om vroeg. Het zal geen stappen toevoegen die de credits van een account wijzigen, een account blokkeren, dingen verwijderen of mensen berichten sturen, tenzij je daarom hebt gevraagd. Een prompt over het taggen van contacten resulteert dus in het taggen van contacten en niets anders.
• Het schrijft in jouw taal. De staplabels die op het canvas worden geplaatst, evenals de naam, beschrijving en notities van de automatisering, verschijnen in de taal waarop je app is ingesteld, degene die je hebt gekozen onder Instellingen → Profiel → Taal. Stel de app in op het Frans en wat de AI schrijft is in het Frans, zonder dat je erom hoeft te vragen. Automatiseringen die je al hebt, blijven precies zoals ze zijn, dus het wijzigen van je taal herschrijft ze niet: vraag de promptbalk om de stappen te hernoemen, of hernoem ze zelf.
• Het benoemt en beschrijft wat het bouwt. Een nieuwe automatisering komt terug met een naam en een korte beschrijving die al zijn ingevuld, zodat de lijst Automatiseringen je vertelt wat elk doet zonder deze te openen. Wanneer je later om een wijziging vraagt, laat het de naam en beschrijving die je hebt met rust, tenzij je vraagt om de automatisering te hernoemen of opnieuw te beschrijven, of als de wijziging ze onjuist heeft gemaakt. Alles wat je zelf hebt getypt, wordt alleen vervangen als je daarom vraagt.

Je wijzigingen opslaan #

Niets op het canvas wordt automatisch opgeslagen. Elke wijziging die je aanbrengt — een stap toevoegen, een veld bewerken, een knooppunt verplaatsen, de instellingen van de automatisering wijzigen — blijft als concept in je browser staan totdat je rechtsboven op Opslaan klikt (of op Cmd+S / Ctrl+S drukt). Zolang er iets niet is opgeslagen, staat er naast de knop Niet-opgeslagen concept; met Verwijderen gooi je het concept weg en keert de automatisering terug naar de laatst opgeslagen status.

Een actieve automatisering blijft op de laatst opgeslagen versie draaien terwijl je werkt, zodat je de helft ervan kunt herbouwen zonder dat er onvoltooide acties daadwerkelijk worden uitgevoerd. Als je de schakelaar Ingeschakeld omzet, wordt er eerst opgeslagen, omdat wat je inschakelt precies is wat er op het canvas staat. Als je het tabblad sluit of naar een andere pagina gaat met niet-opgeslagen wijzigingen, wordt je gevraagd of je wilt opslaan, wilt verlaten zonder op te slaan of wilt blijven.

Triggers #

Elke automatisering begint met precies één trigger — de gebeurtenis die het proces in gang zet. Er zijn er inmiddels veel, dus de trigger-kiezer sorteert ze in groepen op basis van hun onderwerp.

Berichten

Contacten

Deals

Afspraken

Taken

Account

Apps

Algemeen

Triggers reageren op je hele account, niet alleen op de builder. Binnenkomend bericht, Contact bijgewerkt en Deal bijgewerkt worden geactiveerd, ongeacht waar de wijziging vandaan komt: je AI-agent die een contact bijwerkt tijdens een gesprek, een broadcast, iemand die een record op het scherm bewerkt, een import of je eigen software die de API aanroept. Je hoeft daarvoor niets in de automatisering te doen — zo werken ze nu eenmaal.

De verkeerde gekozen, of later van gedachten veranderd? Open de trigger en klik op Trigger wijzigen om over te schakelen naar een ander type — de rest van je automatisering blijft precies zoals hij is. Als de huidige trigger al instellingen heeft die je hebt ingevuld, wordt je gevraagd dit te bevestigen voordat ze worden gewist.

App-gebeurtenissen #

De App-gebeurtenis-trigger start een automatisering op basis van iets dat gebeurt in een andere app die je gebruikt. Er zijn momenteel 41 apps om uit te kiezen, waaronder HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Stripe, Shopify, Calendly, Typeform, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Outlook, Slack, Discord, Trello, ClickUp, Asana, Monday, Jira, Linear, Notion, Airtable, Zendesk, Zoom, Mailchimp, MailerLite, Kit, DocuSign en GitHub. De kiezer toont alleen apps die gebeurtenissen kunnen doorgeven.

Instellen

1. Open de trigger en kies App-gebeurtenis onder Apps. (Heb je al een andere trigger? Klik eerst op Trigger wijzigen.)
2. Kies onder App de gewenste app. Kies onder Gebeurtenis wat er in die app moet gebeuren om de automatisering één keer te laten draaien.
3. Als de app nog niet is gekoppeld, koppel deze dan direct op dezelfde manier als bij een actiestap. Onder Account toont de automatisering op welk gekoppeld account deze luistert.
4. Vul de Gebeurtenisinstellingen in, indien van toepassing. Dit zijn de details die de app nodig heeft om te weten welke gebeurtenissen moeten worden verzonden; verplichte velden zijn gemarkeerd. Sommige gebeurtenissen vragen om details uit de eigen ontwikkelaarsinstellingen van de app. Waar dit het geval is, legt Hoe je dit instelt in de app onder de gebeurtenis uit waar je deze kunt vinden.
5. Sla de automatisering op en schakel deze in.

Luistert de trigger? Onder de instellingen zie je de status van de trigger. Luistert betekent dat gebeurtenissen vanuit de app de automatisering starten. Gepauzeerd met de automatisering betekent dat de automatisering is uitgeschakeld: schakel deze weer in om opnieuw te luisteren. Luistert niet wordt getoond met de reden die de app heeft opgegeven, bijvoorbeeld dat het gekoppelde account is verwijderd. Het pauzeren van de automatisering stopt de gebeurtenissen. Het verwijderen ervan, of het wijzigen van de trigger naar een andere app of gebeurtenis, verwijdert de oude listener. Het ontkoppelen van een app-account stopt elke automatisering die op dat account luistert, en de triggers tonen hiervan de reden.

Sommige apps rapporteren gebeurtenissen met enkele minuten vertraging. Niet elke app pusht een gebeurtenis op het moment dat deze plaatsvindt. Voor die apps wordt de gebeurtenis elke paar minuten gecontroleerd (het interval in de Gebeurtenisinstellingen, in minuten), waardoor een uitvoering kort na de gebeurtenis zelf kan starten. De trigger toont een opmerking wanneer de gekozen gebeurtenis op deze manier werkt.

Gebruikmaken van wat de app heeft verzonden. Elk veld dat de app over de gebeurtenis verstuurt, is beschikbaar voor latere stappen als ${trigger.field_name}. Daarnaast is ${trigger.app_event.toolkit} de app, ${trigger.app_event.event} de gebeurtenis, ${trigger.app_event.id} de id van deze levering en ${trigger.app_event.received_at} het tijdstip van aankomst. De volledige levering, ongewijzigd, bevindt zich onder ${trigger.raw}. Het voorbeeld in de +-kiezer begint met wat de gebeurtenis gewoonlijk bevat. Zodra er een echte gebeurtenis is binnengekomen, klik je op Gebruik de laatste echte gebeurtenis als voorbeeld en toont de kiezer precies de velden die jouw app verstuurt.

Wat kost het? Elke uitvoering kost hetzelfde als een uitvoering die door een andere trigger is gestart (zie Wat kosten automatiseringen). In de uitvoeringsgeschiedenis worden deze runs gelabeld als App-gebeurtenis.

Gebeurtenissen die een app alleen naar ontwikkelaars-apps stuurt. Een paar gebeurtenissen kunnen niet worden ingeschakeld vanuit een normale app-koppeling, omdat de app ze alleen naar een ontwikkelaars-app stuurt. Vandaag zijn dat HubSpot’s Contact created en Deal stage updated. Ze worden grijs weergegeven in de lijst met gebeurtenissen als Not available; houd de muis boven het label om te zien waarom. Om te reageren op nieuwe HubSpot-contacten of dealwijzigingen, gebruik je een Schedule-trigger (bijvoorbeeld elk uur) met een HubSpot-zoekstap die de deals of contacten vindt die sinds de laatste uitvoering zijn gewijzigd, en een Loop over wat er wordt gevonden.

Automatiseringsinstellingen #

Sommige keuzes horen bij de automatisering als geheel in plaats van bij één stap. Ze bevinden zich achter het tandwielpictogram rechtsboven in de editor, in Automatiseringsinstellingen, en ze maken deel uit van het concept zoals alles — klik op Opslaan om ze van kracht te laten worden. Er zijn er vijf:

• Beschrijving: een notitie over wat deze automatisering doet, weergegeven onder de naam in de lijst.
• Opnieuw toelaten — of een contactpersoon meer dan eens door deze automatisering kan gaan.
• Stoppen bij antwoord — beëindig de uitvoering voor een contactpersoon zodra deze je een bericht stuurt.
• Nachtrust respecteren — houd berichten tegen die 's nachts in de lokale tijd van de contactpersoon zouden worden verzonden.
• Alleen uitvoeren tijdens deze uren — negeer de trigger buiten een venster dat je hebt ingesteld.

Zeggen wat een automatisering doet #

Een naam als “Tekstbericht bij gemiste oproep” zegt genoeg; “Vervolgbericht 3” een maand later niet. Het vak Beschrijving bovenaan de Automatiseringsinstellingen is vrije tekst voor precies dat: schrijf een of twee regels over wat de automatisering doet, voor wie het is of waarom je het hebt gebouwd.

Wat je schrijft, wordt weergegeven onder de naam van de automatisering in de lijst Automatiseringen, zodat je de pagina kunt scannen en kunt zien waar elke automatisering voor is zonder deze te openen. Het zoekvak op die pagina doorzoekt zowel beschrijvingen als namen, dus “restaurant” of “herinnering” in een beschrijving is genoeg om de automatisering terug te vinden. Het is optioneel, het verandert niets aan de werking van de automatisering en het leeglaten ervan houdt de lijst precies zoals deze was.

Een contactpersoon meer dan eens door de automatisering laten gaan #

Opnieuw binnenkomen toestaan bepaalt wat er gebeurt wanneer de trigger opnieuw wordt geactiveerd voor iemand die al door de automatisering is gegaan.

• Uit: elke contactpersoon gaat één keer door de automatisering. De volgende keer dat de trigger voor hen wordt geactiveerd — ze sturen nog een bericht, boeken nog een afspraak, krijgen opnieuw hetzelfde label — start er niets. De uitvoeringsgeschiedenis blijft stil voor hen, op dezelfde manier als voor een bericht dat niet overeenkomt met het filter van de trigger. Iedereen die ooit een uitvoering van deze automatisering heeft gehad, telt als iemand die erdoorheen is gegaan, ongeacht of die uitvoering is voltooid, mislukt of gestopt.
• Aan: een contactpersoon kan elke keer dat de trigger wordt geactiveerd opnieuw binnenkomen. Dit is de instelling voor alles wat terugkerend is — afspraakherinneringen, boekingsbevestigingen, een trefwoord dat elke keer hetzelfde antwoord moet krijgen.

De standaardinstelling hangt af van de trigger. Voor Contact toegevoegd (mensen die je toevoegt vanaf de pagina Contacten) staat deze uit, zodat het twee keer toevoegen van dezelfde lijst nooit iemand dubbele berichten stuurt. Voor elke andere trigger staat deze aan, wat de manier is waarop automatiseringen altijd hebben gewerkt — niets wat je vóór het bestaan van deze instelling hebt gebouwd, verandert uit zichzelf.

Twee dingen om in gedachten te houden. Opnieuw binnenkomen gaat over de contactpersoon, dus triggers die er geen bevatten — Op schema, Webhook ontvangen, RSS, E-mail ontvangen — worden op geen enkele manier beïnvloed. En de drie afspraak-triggers (Afspraak geboekt, Afspraak geannuleerd, Voor een afspraak) staan altijd opnieuw binnenkomen toe, wat de schakelaar ook zegt: ze worden één keer per boeking geactiveerd, en een herinneringstrigger wordt één keer per herinneringstijd geactiveerd, dus een “één keer” per contactpersoon zou de volgende boeking van een terugkerende klant overslaan en zelfs de tweede herinnering voor dezelfde boeking. De schakelaar is grijs voor deze triggers.

Stoppen wanneer een contactpersoon antwoordt #

Stoppen bij reactie is bedoeld voor vervolgreeksen: een uitvoering die wacht in een vertraging, of bezig is met de stappen, eindigt op het moment dat de contactpersoon je een bericht stuurt via welk kanaal dan ook. Hun uitvoering wordt weergegeven als Geannuleerd in de uitvoeringsgeschiedenis; de uitvoering van niemand anders wordt aangeraakt en de automatisering blijft voor iedereen ingeschakeld. Wanneer ‘Stoppen bij reactie’ een uitvoering beëindigt, staat er op de detailpagina dat de contactpersoon heeft gereageerd, terwijl een uitvoering die je zelf annuleert, wordt gemarkeerd als handmatig geannuleerd.

Deze staat standaard uit. Wanneer deze aan staat en de eigen trigger van de automatisering is Inkomend bericht, kan het antwoord dat een run stopt een nieuwe starten als de trigger overeenkomt en herintreding is toegestaan — op dezelfde manier als een vervolgreeks in de meeste CRM’s opnieuw zou starten. Schakel herintreding ook uit als u wilt dat elke contactpersoon de reeks slechts één keer ontvangt.

Respecteer rusttijden #

Een automatisering wordt uitgevoerd op het moment dat de trigger wordt geactiveerd, en dat moment is niet altijd even gepast — een afspraakherinnering die 12 uur van tevoren is ingesteld, komt om 02:00 uur 's nachts aan voor iedereen met een afspraak vroeg in de ochtend, en een contact aan de andere kant van de wereld slaapt wanneer jij dat niet doet.

Respecteer rusttijden is een schakelaar per automatisering voor precies dat. Waar te vinden: klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de editor om Automatiseringsinstellingen te openen — het staat daar, ongeacht het type trigger dat de automatisering heeft.

Het staat standaard uit, zowel bij nieuwe als bestaande automatiseringen, dus niets wat je al hebt gebouwd verandert uit zichzelf van gedrag.

Wanneer je het inschakelt, geldt voor die automatisering alleen:

• Berichtstappen die tussen 20:00 en 08:00 uur in de lokale tijd van de contactpersoon zouden worden verzonden, wachten en worden rond 08:00 uur hun tijd verstuurd — een korte willekeurige vertraging verspreidt ze over 08:00–08:15 uur in plaats van ze allemaal tegelijk te versturen. Dit geldt voor de stappen Bericht verzenden, WhatsApp-sjabloon en WhatsApp Web verzenden.
• Elke andere stap wordt nog steeds direct uitgevoerd. Tags, voorwaarden, vertragingen, webhooks, het bijwerken van een contactpersoon, het aanmaken van een taak — niets daarvan wordt tegengehouden. Alleen het bericht zelf wacht.
• Berichtstappen binnen een Lus zijn de enige uitzondering — deze worden direct verzonden, zelfs als de schakelaar aan staat: het afzonderlijk vasthouden van het bericht van elke contactpersoon zou één lus over de hele rustperiode verspreiden. Plaats het bericht na de lus als het moet wachten tot de ochtend, of gebruik Alleen uitvoeren tijdens deze uren op de trigger zodat de hele lus op een sociaal acceptabel tijdstip wordt uitgevoerd.
• De timing van de trigger zelf verandert niet. Een herinnering van “3 uur voor de afspraak” wordt nog steeds drie uur van tevoren uitgevoerd; als dat om 03:00 uur 's nachts valt, vindt de uitvoering plaats en is het bericht wat wacht tot de ochtend.
• Lokale tijd betekent de tijd van de contactpersoon, niet die van jou. Dit wordt berekend op basis van de landcode van hun telefoonnummer, of een tijdzone die is opgeslagen bij de contactpersoon — op dezelfde manier als de accountbrede instelling voor Rusttijden dat doet.

Dit staat los van de accountbrede instelling Niet storen in Instellingen → Profiel, die betrekking heeft op follow-ups en door AI geplande verzendingen. Die instelling reikt niet tot in je automatiseringen, en daarom heeft elke automatisering zijn eigen schakelaar. Zie Niet storen & Naleving voor de kant van het accountniveau.

Een herinnering bouwen voor een vast tijdstip op de dag? Als het bericht sowieso alleen tijdens kantooruren wordt verstuurd, laat de schakelaar dan uit — het kost je niets, maar er is geen reden om een pauze toe te voegen die nooit zal worden gebruikt.

Alleen uitvoeren tijdens bepaalde uren #

Stille uren houdt de berichten tegen; elke andere stap wordt nog steeds uitgevoerd. Soms is dat niet wat je wilt — soms moet de hele automatisering uitgeschakeld blijven buiten een bepaald tijdsvenster. Stel dat het chats overdraagt aan je team, en je team is alleen aanwezig van 9 tot 6: om 2 uur 's nachts wil je niet dat de overdracht wordt uitgesteld tot de ochtend, je wilt dat het helemaal niet gebeurt.

Alleen uitvoeren tijdens deze uren is een tweede schakelaar per automatisering voor precies dat. Waar te vinden: open Automatiseringsinstellingen (het tandwielpictogram rechtsboven in de editor) — het staat direct onder Respecteer rusttijden, ongeacht het type trigger dat de automatisering heeft. Schakel het in en stel een starttijd, een eindtijd en een tijdzone in.

• Binnen het venster gedraagt de automatisering zich precies zoals voorheen.
• Buiten het venster wordt de trigger simpelweg genegeerd. De automatisering wordt niet uitgevoerd, er wordt niets in de wachtrij geplaatst en er verschijnt niets in de uitvoeringsgeschiedenis — de gebeurtenis wordt op dezelfde manier behandeld als een bericht dat niet overeenkomt met het tekstfilter van de trigger. Als gebeurtenissen 's nachts uiteindelijk toch afgehandeld moeten worden, is deze schakelaar niet het juiste hulpmiddel; laat deze uitgeschakeld en gebruik in plaats daarvan Stille uren respecteren.
• Eindtijd vóór starttijd betekent een venster dat de nacht overbrugt. 21:00 tot 08:00 loopt door de nacht heen en blijft overdag uitgeschakeld.
• Het venster gebruikt de ene tijdzone die je hebt ingesteld voor de automatisering — niet de lokale tijd van elke contactpersoon. Stille uren zijn per contactpersoon; dit is één klok voor de hele automatisering. Typ de tijdzone op de manier zoals de Op schema-trigger deze accepteert, bijv. Europe/London of America/Lima.
• Op schema-triggers worden gecontroleerd op het moment dat ze worden geactiveerd. Een geplande uitvoering waarvan het moment buiten het venster valt, wordt overgeslagen, niet verplaatst.

Het verschil in één zin: Stille uren respecteren voert de automatisering uit en houdt alleen de berichten vast tot de ochtend; Alleen uitvoeren tijdens deze uren voert de automatisering helemaal niet uit.

En als je eigenlijk wilt dat één automatisering zich anders gedraagt afhankelijk van de tijd — het ene overdag, het andere 's nachts — sla de uitvoering dan niet over: vertak deze met een Voorwaarde-stap ingesteld op Tijdstip (zie Stappen).

Een automatisering uitvoeren voor slechts één agent #

De meeste accounts gebruiken meer dan één AI-agent, en een automatisering die alleen op één van hen van toepassing zou moeten zijn — bijvoorbeeld de support-agent en niet de verkoop-agent — heeft een manier nodig om dat aan te geven. Vier triggers hebben hiervoor een veld:

Open de trigger, klik op het veld en je krijgt een gegroepeerde lijst: je AI-agents op naam, en je klassieke campagnes daaronder als je account er nog heeft. Kies er een en de automatisering wordt alleen uitgevoerd voor contactpersonen waarvoor die agent verantwoordelijk is; elk ander gesprek op je account wordt genegeerd. Laat het op Elke agent staan, wat de standaardinstelling is, en de automatisering wordt uitgevoerd voor elke contactpersoon op het account, inclusief contactpersonen aan wie geen agent is toegewezen.

Het leest de agent aan wie de contactpersoon op dat moment is toegewezen, dus het verplaatsen van een contactpersoon naar een andere agent vandaag verandert vanaf dat moment welke van deze automatiseringen voor hen worden uitgevoerd.

Het veld is een enkele keuze, geen set — een automatisering wordt beperkt tot één agent of één campagne, dus bouw een tweede automatisering als je dezelfde stappen voor een andere wilt.

Elke andere trigger wordt uitgevoerd voor het hele account. Er is geen agent-veld bij de triggers voor contactpersoon, deal, afspraak, taak, account of algemeen: deze worden geactiveerd voor alles in het account. Om dit te beperken tot één specifieke agent, voeg je als eerste stap na de trigger een Voorwaarde-stap toe en controleer je de toegewezen agent van de contactpersoon. Plaats vervolgens de rest van de stappen op het true-pad. Zie Stappen.

Niet elke agent kan al worden geselecteerd. Elke agent die het veld niet kan aanbieden, wordt er net onder geteld, zodat je in één oogopslag kunt zien dat de lijst kort is in plaats van je af te vragen waarom een agent ontbreekt. Die gesprekken werken nog steeds normaal; ze kunnen hier op dit moment alleen niet worden geselecteerd.

Nog één ding dat de moeite waard is om te weten voor accounts die AI-agents gebruiken: een automatisering die op deze manier wordt geactiveerd door een bericht, wordt zowel bij het allereerste bericht van een gloednieuwe contactpersoon geactiveerd als bij elk bericht daarna. Voorheen begon dit pas vanaf het tweede bericht, waardoor het openingsbericht van elk nieuw gesprek erdoorheen glipte. (Dit betreft automatiseringen waarvan de trigger een inkomend bericht is — dit staat los van de hierboven genoemde Contact toegevoegd-trigger, die precies één keer wordt uitgevoerd per contactpersoon die je toevoegt.)

Je AI-agent een automatisering laten aanroepen #

De AI-agentfunctie-trigger verandert een automatisering in een vaardigheid die je AI-agent kan gebruiken terwijl hij met een klant praat — op dezelfde manier als hij al aangepaste functies gebruikt. De klant vraagt iets, de agent besluit dat jouw automatisering het juiste hulpmiddel hiervoor is, roept deze aan met de details die hij uit het gesprek heeft verzameld en krijgt (indien gewenst) een antwoord terug om in zijn eerstvolgende reactie te gebruiken.

Er een instellen:

1. Geef de functie een naam. Een korte naam met letters, cijfers en underscores — check_availability, register_warranty. De AI ziet deze naam, dus zorg dat deze beschrijft wat de functie doet.
2. Beschrijf wanneer deze gebruikt moet worden. De beschrijving bepaalt hoe je agent besluit de functie aan te roepen — schrijf het zoals je een nieuw teamlid zou instrueren: “Gebruik dit wanneer een klant vraagt of we op een bepaalde dag een afspraakslot vrij hebben.”
3. Voeg de details toe die verzameld moeten worden. Elke parameter is een stukje informatie dat de AI uit het gesprek moet verzamelen voordat de functie wordt aangeroepen — een stad, een ordernummer, een voorkeursdatum. Geef elk item een naam, een type en een korte beschrijving; markeer de verplichte velden. Het type kan tekst, een getal, een ja/nee-waarde of JSON zijn — kies JSON wanneer de AI een gestructureerde bundel velden moet doorgeven (bijvoorbeeld een volledig afleveradres) in plaats van een enkele waarde.
4. Kies welke agents de functie mogen gebruiken. Kies de AI-agents die deze mogelijkheid moeten hebben — ofwel hier bij de trigger, of later via het tabblad AI-vaardigheden van een agent, waar de functie naast de andere vaardigheden van de agent verschijnt met een normale aan/uit-schakelaar. Beide plekken bewerken hetzelfde, dus gebruik degene waar je al in zit.
5. Schakel de automatisering in. Vanaf dat moment hebben die agents de functie — niets om ergens te kopiëren, geen webhook-adressen of geheimen om rond te sturen.

Heb je geen zin om zelf de naam, beschrijving en details te schrijven? Bouw eerst de stappen van de automatisering en klik daarna op Invullen met AI bovenaan de instellingen van de trigger — deze leest wat je automatisering doet en schrijft ze voor je. Alles wat je al hebt getypt blijft staan; het vult alleen in wat je leeg hebt gelaten. Controleer het resultaat, pas aan wat je wilt en sla op.

Binnen de automatisering is alles wat de AI heeft verzonden beschikbaar via de gebruikelijke gegevensknoppen: elke parameter onder trigger.args, plus bij welke contactpersoon en welk kanaal het gesprek hoort.

Antwoorden aan de agent. Voeg een Return response-stap toe en alles wat deze terugstuurt, wordt het antwoord dat de AI leest — zodat deze echte gegevens kan citeren in hetzelfde gespreksmoment: zoek voorraad op in je eigen database, controleer een agenda, bereken een offerte. Zonder een Return response-stap wacht de agent tot de automatisering is voltooid (tot 25 seconden) en krijgt te horen of het is gelukt: succesvol afgerond of mislukt. Dat is prima voor werkzaamheden in de stijl van “registreer deze klacht in mijn systeem” waarvoor geen gegevens terug nodig zijn. Als de automatisering na 25 seconden nog steeds bezig is, of wacht op een lange Delay-stap, krijgt de agent te horen dat deze op de achtergrond draait en gaat hij door. Eén ding om in gedachten te houden: de agent wacht maximaal 25 seconden op een antwoord, dus houd Delay-stappen uit het pad tussen de trigger en de Return response-stap. Als de uitvoering mislukt voordat deze de Return response-stap bereikt (een stap geeft een foutmelding, of je saldo is ontoereikend voor de uitvoering), krijgt de agent te horen dat de aanroep is mislukt, waarschuwt hij een mens en vertelt de klant dat er een technisch probleem was. Hij belooft nooit een antwoord dat er niet komt. Hetzelfde gebeurt wanneer de Return response-stap zelf een foutstatus (400 of hoger) verstuurt, dus stuur een 200 met een duidelijk bericht in de body wanneer “niet gevonden” een antwoord is dat je de agent wilt laten doorgeven.

Terwijl de automatisering is uitgeschakeld, kunnen agents deze niet aanroepen — de functie verdwijnt uit hun vaardigheden totdat je deze weer inschakelt.

Je zult de functie ook vermeld zien op je pagina Aangepaste functies met een “Beheerd door automatisering”-badge. Dat item wordt voor je onderhouden — de naam en velden volgen wat je hebt ingesteld bij de trigger — dus het kan daar niet worden bewerkt of verwijderd; open in plaats daarvan de automatisering.

Contacten toevoegen aan een automatisering #

De meeste triggers wachten tot er iets gebeurt. De Contactpersoon toegevoegd-trigger is degene die je zelf aanstuurt: je kiest de contactpersonen en de automatisering wordt één keer voor elk van hen uitgevoerd. Zo bouw je een vervolgreeks, een welkomstserie of een heractiveringscampagne — bericht, wachten, opnieuw bericht — en voeg je mensen toe wanneer je maar wilt.

Bouw het zoals elke andere automatisering: geef het de Contact toegevoegd-trigger en voeg vervolgens je stappen toe. Alles over het contact is beschikbaar voor die stappen via de gebruikelijke dataknoppen — hun naam, telefoonnummer, e-mailadres en kanaal — dus een Bericht verzenden-stap kan hen bij naam begroeten en weet al naar welk contact het bericht moet worden verzonden.

Er zijn vier plekken om mensen toe te voegen, zodat je dit kunt doen vanaf waar je al bent:

Vanuit Contactpersonen, in bulk. Ga naar Contactpersonen, vink de contactpersonen aan die je wilt — één, een handvol of iedereen op een gefilterde lijst — en klik vervolgens op Automatisering in de balk onderaan. Kies de automatisering en klik op Contactpersonen toevoegen. Alleen automatiseringen met de Contactpersoon toegevoegd-trigger verschijnen, en een automatisering die nog gepauzeerd is, is grijs totdat je deze inschakelt.

Vanuit één contactpersoon. Open een contactpersoon om het detailpaneel te openen en klik op Toevoegen aan automatisering.

Vanuit een gesprek. Open in Chats het menu met de drie puntjes bovenaan het gesprek en kies Toevoegen aan automatisering — handig wanneer je midden in een antwoord zit en je je realiseert dat deze persoon in je vervolgreeks moet worden opgenomen.

Vanuit de automatisering zelf. Gebruik deze optie wanneer je naar een automatisering kijkt en je afvraagt “wie moet hierin?”. In de lijst Automatiseringen heeft een ingeschakelde Contact toegevoegd-automatisering een icoon om personen toe te voegen in de rij; klik hierop, zoek je contacten op naam, telefoonnummer of e-mailadres, vink de gewenste contacten aan en voeg ze toe. Dezelfde knop staat bovenaan het paneel Toegevoegde contacten op de logboekpagina van de automatisering.

Welke route je ook kiest, de automatisering begint te draaien voor die contacten en jij kunt doorgaan met je werk.

Geleidelijk toevoegen (drip). Een paar honderd mensen tegelijk toevoegen betekent dat er in korte tijd honderden berichten worden verstuurd, wat zelden de bedoeling is — zeker niet op WhatsApp. Vink Geleidelijk toevoegen aan in hetzelfde dialoogvenster en stel in hoeveel contacten er per keer moeten worden toegevoegd en hoeveel minuten er tussen de batches moet zitten: 20 contacten per 30 minuten verspreidt een lijst van 500 personen over ongeveer een halve dag. Wat je ook kiest, contacten worden altijd gestaag ingevoerd in plaats van allemaal tegelijk, zodat een grote batch je account niet kan overbelasten.

Voortgang bekijken. Open de automatisering en klik op Logboek. Boven de uitvoeringsgeschiedenis toont het paneel Toegevoegde contacten elke batch die je hebt toegevoegd, hoeveel contacten er tot nu toe zijn verwerkt, en knoppen om de actie te Pauzeren, Hervatten of Annuleren. Pauzeren stopt het toevoegen van nieuwe contacten; runs die al zijn gestart, worden normaal afgerond. Annuleren stopt de rest definitief — dit kan niet worden hervat.

Dezelfde persoon twee keer toevoegen. Standaard kan elke contactpersoon slechts één keer door een bepaalde automatisering gaan: voeg ze later opnieuw toe en ze worden stilletjes overgeslagen, geteld als “overgeslagen” in de voortgangslijn. Als u wilt dat een contactpersoon er opnieuw doorheen kan gaan — bijvoorbeeld voor een maandelijkse check-in — open dan Automatiseringsinstellingen (het tandwielpictogram rechtsboven) en schakel Herintreding toestaan in. Zie Een contactpersoon er meer dan eens doorheen laten gaan.

Twee dingen die de moeite waard zijn om te weten: contactgegevens worden op het moment van toevoegen vastgelegd, dus het achteraf bewerken van een telefoonnummer verandert niets aan een run die al in de wachtrij staat; en als je de automatisering uitschakelt terwijl er nog contacten worden toegevoegd, pauzeert de batch in plaats van te mislukken — schakel hem weer in en klik op Hervatten.

Stappen #

Voeg na de trigger zoveel stappen toe als je nodig hebt:

• Acties — doe iets in DM Champ: stuur een bericht naar een contact, bewerk hun gegevens, voeg labels toe, verplaats ze tussen lijsten, draag ze over aan een andere AI-agent, maak en werk taken en deals bij, boek, verplaats of annuleer afspraken, zoek dingen op voor later gebruik in de workflow, of waarschuw een mens. De volledige lijst staat hieronder bij Acties.

• Integraties — verbind een externe app (Google Sheets, Slack en andere) en gebruik de acties ervan binnen je automatisering. Verbind de app één keer vanuit de builder en sleep deze vervolgens als elke andere stap naar binnen. Als een stap een app gebruikt die je nog niet hebt verbonden, toont de stap een klein oranje bolletje op het canvas en toont het instellingenpaneel een Verbinden-knop precies waar je die nodig hebt — klik erop, keur de app goed in het tabblad dat opent en de stap wordt automatisch ontgrendeld. Dit geldt ook voor automatiseringen die de AI voor je bouwt: elke stap die nog een app-verbinding nodig heeft, geeft dit aan voordat je de automatisering inschakelt.

  Elke actie die je vindt onder het kopje Populair van een app wordt geleverd met een begeleid formulier in plaats van technische velden. Het toevoegen van een rij aan Google Sheets leidt je er bijvoorbeeld doorheen: kies een van je spreadsheets uit een lijst, kies het blad en vervolgens verschijnt elk van je kolomkoppen als een eigen veld om in te vullen — met de gebruikelijke dataknoppen voor het invoegen van waarden uit eerdere stappen. Een rij vinden werkt op dezelfde manier: kies de spreadsheet en het blad, typ wat je wilt zoeken, klaar. Dezelfde behandeling geldt voor Gmail (e-mails verzenden, concepten maken, beantwoorden, zoeken), Slack (kanalen komen uit een live lijst), Notion (kies een database en elk van de eigenschappen verschijnt als een veld), HubSpot (contacten, deals, bedrijven, tickets), Google Calendar (kies een agenda uit je eigen lijst bij het maken of zoeken van evenementen), Google Docs (kies een document uit een lijst) en Telegram. Iets ongebruikelijks staat achter Geavanceerde opties weergeven met verstandige waarden die al zijn ingesteld. Stappen die vóór dit bestonden, blijven werken zoals ze zijn; open er een en kies Overschakelen naar eenvoudige modus wanneer je de begeleide versie wilt.

  Elke andere actie toont één veld per instelling waar de app om vraagt, gelabeld in duidelijke taal, met de i naast een label voor uitleg. Een instelling die meerdere waarden bevat is een klein formulier, geen codeblok: een lijst (bijvoorbeeld de records waaraan een nieuwe HubSpot-notitie is gekoppeld) is een reeks rijen die je toevoegt met Toevoegen en verwijdert met de x, vaste keuzes zijn vervolgkeuzemenu’s, en een set benoemde waarden bestaat uit rijen voor naam en waarde. Elk vakje haalt waarden uit eerdere stappen met de +-knop. Als je liever de ruwe waarden typt, toont Bewerken als JSON naast het veld hetzelfde als tekst, en wat je daar wijzigt, wordt zichtbaar in het formulier.

  Gebruik Teststap binnen elke integratiestap om die stap daadwerkelijk uit te voeren — voor het Sheets-voorbeeld verschijnt de rij echt in je spreadsheet, zodat je weet dat de automatisering werkt voordat je deze inschakelt.

  Om te wijzigen welk account een app gebruikt, open je een willekeurige stap van die app. Zodra deze is verbonden, toont de bovenkant van het instellingenpaneel het verbonden account (bij naam of e-mailadres wanneer de app dit deelt) met Verbinding verbreken en Ander account gebruiken. Ander account gebruiken verbreekt de verbinding met het huidige account; klik daarna op Verbinden en meld je aan met het andere account. De verbinding behoort tot je gehele werkruimte, dus elke automatisering die die app gebruikt, schakelt over naar het nieuwe account, en stappen die het gebruiken stoppen met draaien terwijl er niets is verbonden.

• E-mail (je mailserver) — verstuur een e-mail vanaf je eigen mailserver in plaats van via Gmail. Kies dit als staptype en vul eenmalig de verzendgegevens van je provider in: serveradres, poort, gebruikersnaam, wachtwoord en het adres waarvan je wilt dat de mail afkomstig is. Je vindt deze in de instellingen van je e-mailprovider, meestal onder “SMTP” of “Verzenden”. We controleren de gegevens bij je mailserver voordat we ze opslaan, dus als er iets mis is, merk je dat direct in plaats van pas bij de eerste keer dat de automatisering wordt uitgevoerd.

  Twee dingen die de moeite waard zijn om te weten. Gebruik poort 587 — deze is versleuteld, bijna elke provider ondersteunt het en het is de poort die werkt vanuit ons verzendnetwerk. En als je e-mailaccount gebruikmaakt van tweestapsverificatie, maak dan een app-wachtwoord aan in de accountinstellingen van je provider in plaats van je normale wachtwoord te typen.

  Eenmaal verbonden, bestaat de stap alleen uit Aan, Onderwerp en Bericht, met de gebruikelijke knoppen voor het invoegen van gegevens uit eerdere stappen. Cc en Bcc zijn ook beschikbaar als je ze nodig hebt. Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en wordt nooit aan je getoond — bij opnieuw verbinden wordt er weer om gevraagd.

• Ingebouwde apps — een paar tools hebben hun eigen eersteklas stappen, los van de integratiecatalogus:

  • Mollie — maak een betaallink aan of controleer of een betaling is voldaan. Verbind het eenmalig met je Mollie API-sleutel (Mollie Dashboard → Developers → API-sleutels).
  • WooCommerce — zoek een klant of bestelling in je webshop, wijzig de status van een bestelling of maak een kortingscode aan. Verbind het met het adres van je webshop plus een REST API-sleutel (WooCommerce → Instellingen → Geavanceerd → REST API → Sleutel toevoegen).
  • WordPress: maak, bewerk of haal een bericht op, maak een gebruiker aan of zoek een gebruiker op e-mailadres. Verbind het met het adres van je site, je WordPress-gebruikersnaam en een applicatiewachtwoord (Gebruikers → Profiel → Applicatiewachtwoorden). Zie WordPress.
  • FluentCRM: maak of bewerk een contactpersoon, zoek er een op e-mailadres, voeg tags toe of verwijder ze, en voeg iemand toe aan lijsten. Dezelfde verbindingsgegevens als WordPress, omdat FluentCRM op je WordPress-site draait. Tags en lijsten worden opgegeven als ID’s, niet als namen. Zie FluentCRM.
  • MemberPress: haal een lid op, zoek er een op e-mailadres, maak een lid aan, bekijk hun abonnementen of transacties, en maak een transactie aan (zo wordt een lidmaatschap verleend). Verbind het met het adres van je site plus de API-sleutel van MemberPress → Developer Tools. Zie MemberPress.

  Verbinding maken werkt op dezelfde manier als de e-mailstap: de gegevens worden live gecontroleerd tegen de service voordat er iets wordt opgeslagen, sleutels worden versleuteld opgeslagen en nooit meer aan je getoond, en elke stap krijgt eenvoudige velden met de gebruikelijke knoppen voor het invoegen van gegevens.

• Databasequery — voor technische gebruikers: voer een SQL-query uit op je eigen externe MySQL- of Postgres-database (zoek bijvoorbeeld een klant op in de database van je winkel). Voeg één keer een verbinding toe — deze wordt live getest voordat deze wordt opgeslagen — en schrijf vervolgens de query. Gebruik $1, $2 (Postgres) of ? (MySQL) tijdelijke aanduidingen voor waarden die uit eerdere stappen komen, en plaats die waarden in het veld Waarden, zodat tekst die door een contactpersoon is getypt nooit in je SQL wordt geplakt. De database moet bereikbaar zijn vanaf het internet.

• HTTP-verzoek — roep direct elk extern webadres aan, voor tools die nog geen ingebouwde integratie hebben.

• Voorwaarde — vertak de automatisering naar een van de twee paden, afhankelijk van een regel die je instelt. Voeg het item dat je wilt controleren in met de +-knop in plaats van het te typen, kies hoe je het wilt vergelijken (is gelijk aan, bevat, is groter dan, komt overeen met regex…), en typ waartegen je het wilt vergelijken. Bevat zoekt naar de exacte tekst die je hebt getypt; wanneer je in plaats daarvan een patroon nodig hebt — verschillende spellingen van een trefwoord, een woord alleen aan het begin van een bericht, een formaat voor een bestelnummer — kies dan komt overeen met regex en typ een reguliere expressie zoals ^(ja|yes)\b. Voeg /i-stijl vlaggen toe door het patroon te schrijven als /ja|yes/i. Een patroon dat niet geldig is, zorgt ervoor dat de stap mislukt met een foutmelding in de uitvoeringsgeschiedenis in plaats van stilletjes het onwaar-pad te volgen. Stappen op het waar-pad worden uitgevoerd wanneer de regel overeenkomt, stappen op het onwaar-pad wanneer dat niet zo is; een pad dat je leeg laat, beëindigt simpelweg de uitvoering. Het controleren van iemands tags is een van de meest nuttige — voeg de tag_names van de contactpersoon in en gebruik bevat met de naam van de tag, zoals in Voorbeeld: negeer iedereen die je als spam tagt hieronder. Om te controleren of iemand GEEN tag heeft, kies je in plaats daarvan bevat niet (geschreven als not contains in de expressie).

  Meer dan één ding controleren. Een voorwaarde kan meerdere regels tegelijk bevatten. Stel Match in op Alle volgende (elke regel moet waar zijn) of Eén van de volgende (één ware regel is voldoende), en gebruik Voorwaarde toevoegen voor elke extra regel — bijvoorbeeld land is gelijk aan NL en bericht bevat prijzen. Als je de twee moet combineren, of regels met haakjes moet groeperen, typ de regel dan als een expressie: (${trigger.contact.country} == 'NL' or ${trigger.contact.country} == 'BE') and ${trigger.message.body} contains 'pricing' — and bindt sterker dan or, en haakjes overschrijven dat. Een voorwaarde die op die manier is geschreven, opent als een expressievenster in plaats van als rijen.

  

  Fasen worden vergeleken op basis van hun ID, niet hun naam. De fase van een taak of deal komt binnen als het interne ID (todo, in_progress, done…), wat kan afwijken van de kolomnaam op je bord. Dus wanneer het veld de fase van de taak of deal is en de vergelijking gelijk aan of niet gelijk aan is, wordt het waardeveld een lijst van je eigen fasen: kies de kolom op naam en de stap slaat het ID op. Een eerder opgeslagen voorwaarde met een ingevoerde fasenaam wordt gemarkeerd met een waarschuwing onder de lijst, en wanneer de tekst overeenkomt met een van je kolommen, vervangt een knop deze door het ID van die kolom.

  Andere waarden die naar je account verwijzen, zijn ook lijsten. Bij de labels van de contactpersoon (bevat, is gelijk aan), het label dat een ‘Label toegepast’-trigger met zich meedraagt, de verantwoordelijke voor een deal of taak, de AI-agent of een aangepast veld van het type ‘Keuzelijst’, is het waardeveld een lijst van je eigen labels, teamleden, agenten of de opties van het veld. Klik op Gebruik in plaats daarvan een waarde uit een eerdere stap om te vergelijken met een waarde uit de trigger of een andere stap.

  Elke volgende stap heeft een vertakking nodig. Een stap die is verbonden met een voorwaarde moet aan de Ja- of Nee-hendel hangen. Een stap die zonder vertakking is verbonden, wordt uitgevoerd ongeacht het antwoord op de voorwaarde — de editor markeert dit en laat je de automatisering niet inschakelen totdat deze op een hendel is geplaatst.

  Een voorwaarde kan ook vertakken op basis van de klok in plaats van een waarde. Stel het Voorwaardetype in op Tijdstip van de dag en geef een starttijd, een eindtijd en een tijdzone op: het waar-pad wordt uitgevoerd terwijl de huidige tijd binnen dat venster valt, het onwaar-pad erbuiten. Eindigen voor de starttijd creëert een venster dat de nacht overbrugt (21:00 tot 08:00), en de Dagen-schakelaars beperken het tot bepaalde dagen van de week — laat ze allemaal uit voor elke dag. Het controleert de klok op het moment dat de stap wordt uitgevoerd, dus een tijdsvoorwaarde die na een vertraging is geplaatst, kijkt naar de tijd waarop deze daadwerkelijk wordt bereikt, niet naar de tijd waarop de run begon. Dit is hoe u “één automatisering, verschillend gedrag per tijdstip” bouwt — doe het ene overdag en het andere 's nachts; wanneer de automatisering buiten een venster simpelweg helemaal niet mag draaien, gebruik dan Alleen uitvoeren tijdens deze uren in de Automatiseringsinstellingen.

  In een normale Vergelijk een waarde-voorwaarde kun je ook direct vergelijken met de klok: de groep Huidige tijd in de kiezer voor gegevensinvoer biedt now.hour (0–23), now.minute, now.weekday (1 = maandag … 7 = zondag), now.day, now.month en now.year. Deze worden in UTC gelezen, tenzij je het optionele tijdzoneveld van de voorwaarde invult.

• AI-stap — laat de ingebouwde AI de gegevens tot nu toe lezen en een antwoord of beslissing genereren als onderdeel van de workflow. Schrijf een prompt, voeg waarden uit eerdere stappen in, en de uitvoer van de stap is beschikbaar voor elke stap daarna. Er is niets te configureren buiten de prompt — de AI zelf wordt voor je beheerd. De instellingen van de stap vermelden de prijs vooraf: elke keer dat een AI-stap wordt uitgevoerd, verbruikt deze 0,25 credits (dus een AI-stap binnen een Lus verbruikt 0,25 credits per herhaling), en Teststap voert de echte AI uit, dus deze verbruikt dezelfde 0,25 credits.

  Er zijn twee limieten die de moeite waard zijn om te kennen, beide ruim genoeg zodat de meeste automatiseringen ze nooit bereiken. Antwoorden hebben een maximale lengte; als de AI meer ruimte nodig heeft dan dat, wordt het antwoord afgekapt — je ziet een opmerking hierover wanneer je de stap test, dus vraag om iets korter of splits het werk over twee AI-stappen. En de prompt zelf heeft een maximale grootte zodra de gegevens van eerdere stappen zijn ingevuld: als je een zeer grote hoeveelheid gegevens invoegt (een lange chatgeschiedenis, een hele gescrapte pagina), stopt de uitvoering met een bericht dat je minder moet invoeren. En terwijl Pause all AI messages is ingeschakeld in Settings → Profile, wordt een AI-stap helemaal niet uitgevoerd: de uitvoering stopt met een opmerking dat AI is gepauzeerd voor het account, en er worden geen kosten in rekening gebracht. Schakel de pauze uit en nieuwe uitvoeringen gaan weer door.

• Delay — pauzeer voordat je verdergaat. Wait type biedt twee manieren om dat te doen. For a fixed amount of time is de klassieke manier: wacht 10 minuten, 2 uur, 3 dagen, met een optionele willekeurige variatie zodat opeenvolgende uitvoeringen niet allemaal op dezelfde seconde vuren. Until a specific moment wacht in plaats daarvan op een datum en tijd — meestal een die je invoegt vanuit een eerdere stap met de +-knop, zoals de starttijd van de afspraak — en een Offset in minuten verschuift het: -180 betekent drie uur voor dat moment, -1440 een dag ervoor, 0 het moment zelf. Als het moment al voorbij is tegen de tijd dat de uitvoering de stap bereikt, wacht het helemaal niet en gaat het gewoon door; wachttijden langer dan 30 dagen worden geweigerd. Wachttijden van meer dan een halve minuut pauzeren de uitvoering op de juiste manier in plaats van deze open te houden — de uitvoering wordt weergegeven als waiting tot het tijd is, dus minuten, uren en dagen zijn allemaal prima.

• Loop — herhaal een groep stappen één keer voor elk item in een lijst (bijvoorbeeld één keer per contact dat Find contacts heeft geretourneerd, of één keer per tag op een contact). Laat Max iterations leeg om elk item te doorlopen, tot 1.000; stel een getal in om eerder te stoppen. Een lange lijst hoeft niet in één keer te passen: wanneer een uitvoering bijna aan zijn tijdsbudget zit, pauzeert de lus waar deze is en gaat een paar seconden later verder vanaf hetzelfde item, dus een dagelijkse scan over enkele honderden contacten wordt vanzelf voltooid. Een Delay binnen de lus werkt op dezelfde manier — de lus wacht het af en gaat verder met de volgende stap voor dat item. Verbind de stappen die moeten worden herhaald met de body-handle van de lus en stop daar: een vertakking die simpelweg eindigt is hoe de lus weet dat het item is voltooid, en deze gaat vanzelf door naar de volgende. Een Condition binnen de lus beslist per item: alleen de true (of false) vertakking van dat item wordt uitgevoerd, dus Loop → Condition → Send message stuurt alleen berichten naar de items die slagen. Je hebt geen lijn terug naar de Loop nodig, en het canvas laat je er geen meer tekenen: trek een verbinding van een latere stap terug naar de Loop (of naar een stap erboven) en de lijn wordt geweigerd met een opmerking waarom. Als een automatisering die je eerder hebt gebouwd er nog een heeft, pauzeert de eerste uitvoering deze: de automatisering wordt uitgeschakeld, de lijst toont Paused automatically (houd de muis erboven voor de reden) en de editor noemt de verbinding die moet worden verwijderd. Verwijder deze, sla op en schakel de automatisering weer in.

• Return response — voor automatiseringen die beginnen met een Webhook of AI Agent Function-trigger: stuur gegevens terug naar wat de automatisering ook heeft aangeroepen — de externe tool die je webhook heeft geraakt, of je eigen AI-agent midden in een gesprek. Standaard krijgt een aanroep alleen een bevestiging; voeg deze stap toe en de aanroeper ontvangt in plaats daarvan je eigen antwoord — kies een statuscode, schrijf de body (JSON of platte tekst) en voeg waarden uit eerdere stappen in, zodat de tool die je aanriep bijvoorbeeld de rij krijgt die je hebt opgezocht of het contact dat je hebt aangemaakt. De aanroeper wacht maximaal 30 seconden; als de automatisering langer duurt dan dat (bijvoorbeeld een Delay-stap stroomopwaarts), valt deze terug op de normale bevestiging en gaat de automatisering hoe dan ook door. Als de uitvoering mislukt voordat deze bij deze stap komt, krijgt de aanroeper direct een antwoord in plaats van te wachten: status 200 met "status": "failed" in de body (en insufficient_credits als de foutcode wanneer je saldo de uitvoering niet kon dekken). Het is bewust geen foutstatus: het verzoek is ontvangen en eerdere stappen zijn mogelijk al uitgevoerd, en tools zoals Stripe of Shopify sturen een webhook opnieuw die een fout terugkrijgt, waardoor die stappen opnieuw zouden worden uitgevoerd. De details blijven in de uitvoeringsgeschiedenis staan. Test step toont een voorbeeld van het antwoord met je voorbeeldgegevens.

Er is ook een Transformeren-stap voor het opnieuw vormgeven van gegevens met een beetje code — deze is bedoeld voor technische gebruikers die comfortabel een klein script schrijven; alle anderen kunnen deze veilig negeren.

Gebruikmaken van wat een eerdere stap heeft geretourneerd #

Wanneer een veld om één waarde vraagt, zoals Contact-ID, voeg dan die ene waarde in met de +-knop, niet de hele stap. Na een Contact zoeken-stap genaamd find_contact, is dat ${nodes.find_contact.contactId}. Het invoegen van ${nodes.find_contact} op zichzelf geeft alles door wat de stap in één keer heeft geretourneerd, en een stap die een contact nodig heeft, faalt vervolgens met “contact niet gevonden”.

Expressies #

Binnen ${ } kun je een klein stukje JavaScript schrijven om een waarde te wijzigen voordat deze wordt gebruikt. Schrijf dit in elk veld dat variabelen accepteert, met dezelfde namen die de +-knop invoegt:

Tekst eromheen blijft zoals hij is, dus Hi ${ trigger.contact.first_name.toUpperCase() }! verstuurt “Hi ADA!”. Het Resultaat-vak onder het veld laat zien wat de code oplevert met je voorbeeldgegevens terwijl je typt.

Als de code faalt (een typefout, of een veld dat leeg is voor dit contact), blijft dat deel leeg en gaat de rest van de stap gewoon door. De uitvoeringsgeschiedenis geeft aan welk stukje code is mislukt en waarom.

De code wordt onmiddellijk en zelfstandig uitgevoerd: deze heeft geen internettoegang, kan nergens op wachten en mag maximaal een halve seconde duren. Een stukje code binnen ${ } mag maximaal 16.000 tekens lang zijn; langere code wordt behandeld als code die mislukt, en de uitvoeringsgeschiedenis geeft aan dat deze te lang is. Gebruik een HTTP-verzoek-stap om iets op te halen en voeg het resultaat daarvan in. Wanneer de logica meer dan één regel vereist, of wanneer verschillende stappen hetzelfde resultaat delen, is een Transform-stap nog steeds het betere hulpmiddel.

Wanneer een stap mislukt #

Standaard stopt een stap die mislukt de automatisering, en de uitvoeringsgeschiedenis toont de stap in het rood met de reden. Twee schakelaars laten het in plaats daarvan doorgaan:

• If this step fails, keep going, in de instellingen van elke stap. De automatisering gaat door met de volgende stap, en het resultaat van de mislukte stap heeft failed ingesteld op true en error bevat de reden, dus een Condition op ${nodes.<step>.failed} kan alleen iets doen als het mislukt: jezelf waarschuwen, een ander kanaal proberen, het contact taggen. De uitvoering telt als voltooid, met een Kept going after an error-notitie erop, en de mislukte stap wordt nog steeds in het rood weergegeven.
• If one item fails, skip it and go on with the next, in de instellingen van een Loop. Eén item dat mislukt stopt niet langer de hele lijst: dat item wordt overgeslagen, de rest wordt nog steeds uitgevoerd, en het resultaat van de lus vermeldt de overgeslagen items onder failed_items. Handig voor een scan over veel deals of contacten, waarbij één slecht record de rest niet zou moeten ophouden.

Het opraken van credits stopt altijd de automatisering, wat deze schakelaars ook zeggen. Een HTTP request-stap die een foutstatus terugkrijgt (een 404 of een 500) is niet mislukt: deze is voltooid en geeft de status door, dus controleer de status of ok ervan met een Condition om erop te reageren.

Stappen testen die een contact opzoeken #

Uitvoeren en Stap testen gebruiken de voorbeeldgegevens van de trigger, en dat voorbeeld is een verzonnen contact (contact_abc123, [email protected], zonder telefoonnummer). Dit bestaat niet in uw account, dus een stap die een contact opzoekt of een bericht stuurt, faalt tijdens een test met “contact niet gevonden” of “geen nummer opgeslagen”. Dat is te verwachten: wanneer een echte trigger wordt geactiveerd, krijgt de stap het echte contact en werkt het wel. Om met echte gegevens te testen, laat u de automatisering één keer echt draaien en klikt u vervolgens op Opnieuw afspelen in de werkbalk om het opnieuw uit te voeren met wat die laatste uitvoering daadwerkelijk heeft ontvangen.

Acties #

Acties zijn de dingen die een automatisering binnen DM Champ zelf doet — geen app om te verbinden, niets om vooraf in te stellen. Ze zijn in de kiezer op dezelfde manier gegroepeerd als hier.

Velden die verwijzen naar iets dat al in je account staat, zijn vervolgkeuzelijsten: een pijplijn en de bijbehorende fasen, een contactenlijst, een label, een teamlid, een taakfase, een gebeurtenistype, een concept-broadcast of een WhatsApp-sjabloon. Kies deze uit de lijst. Wanneer de waarde in plaats daarvan uit een eerdere stap moet komen (bijvoorbeeld een fasenaam die via een webhook is verzonden), klik je onder het veld op Gebruik in plaats daarvan een waarde uit een eerdere stap en voeg je deze in met de +-knop.

Contacten

Berichten

Taken

Deals

Afspraken

Overig

Account API-acties #

Onder de bovenstaande acties heeft de stapkiezer een sectie genaamd Account API, die is ingeklapt totdat je deze opent. Deze bevat één actie voor elk eindpunt van de DM Champ API, ongeveer 390 in totaal, gegroepeerd per onderdeel van het account waartoe ze behoren: Contactpersonen, Deals, Pijplijnen, Labels, Taken, Afspraken, Uitzendingen, Kennisbank, Veelgestelde vragen, Samenvattingen, Berichten, Sub-accounts en de rest. Alles wat de API kan doen, kan een automatisering nu doen als een normale stap, zonder HTTP-verzoekstap, zonder API-sleutel en zonder code.

Een paar dingen om over hen te weten:

• De instellingen van elke actie tonen één veld per parameter die het eindpunt vereist. Een veld dat een object of een lijst met items verwacht, is een vak waarin u JSON typt. Elk veld accepteert waarden van eerdere stappen in de gebruikelijke ${…}-vorm, ingevoegd met de +-knop.
• De stap op het canvas toont de methode en het adres dat wordt aangeroepen, bijvoorbeeld PUT /v1/pipelines/:pipelineId, zodat u het eindpunt kunt opzoeken in de API-referentie wanneer u details wilt over wat het retourneert. Een deel van het adres dat begint met een dubbele punt is een waarde die u invult in de stap, zodat deze daadwerkelijk /v1/pipelines/default aanroept zodra Pipeline ID is ingesteld op default.
• Acties die iets verwijderen, bevatten een rode waarschuwing in hun instellingen. Ze doen precies wat de API-aanroep doet, direct, en er is achteraf niets ongedaan te maken.
• De acties bovenaan de kiezer, de acties die in de bovenstaande tabellen worden vermeld, zijn ongewijzigd. Ze blijven de snelste manier om de algemene taken uit te voeren, en de meeste automatiseringen hoeven deze sectie helemaal niet te openen.

Voorbeeld: de pijplijn en labels van een nieuw klantaccount instellen. Dit is de versie zonder code van wat voorheen een script vereiste.

1. Trigger: Sub-account aangemaakt.
2. Account API → Labels → Label aanmaken of toewijzen (POST /v1/tags), met de naam van het label en Sub-account ingesteld op ${trigger.sub_account.id}.
3. Account API → Pijplijnen → Pijplijn bijwerken (PUT /v1/pipelines/default), met je fasen in het JSON-veld. De trigger_tag van een fase wordt geschreven als users/<the sub-account id>/tags/<the tag id the previous step returned>, beide ingevoegd met de +-knop.

Elk klantaccount dat je vanaf dat moment aanmaakt, krijgt hetzelfde bord en dezelfde labelregels, zonder dat je het hoeft te openen.

Voorbeeld: e-mail jezelf een samenvatting wanneer iemand boekt.

1. Trigger: Afspraak geboekt.
2. Account API → Samenvattingen → Gesprek samenvatten (POST /v1/summaries), gericht op de contactpersoon uit de trigger.
3. E-mail, met de samenvatting uit stap 2 in de hoofdtekst.

Hoe variabelen worden geschreven. Alles wat je invoegt met de +-knop komt terecht als ${…} — bijvoorbeeld ${trigger.contact.first_name} of ${trigger.appointment.start_time} — en dat is het enige formaat dat de automatisering begrijpt. De {{first_name}}-stijl die je misschien kent van broadcast-sjablonen wordt hier niet begrepen: het wordt exact verzonden zoals getypt, dus het bericht komt aan met {{first_name}} erin in plaats van de naam. Als een bericht is binnengekomen met de tijdelijke aanduiding (placeholder) er nog in, is dat bijna altijd de reden — verwijder de tijdelijke aanduiding en voeg deze opnieuw in met de +-knop. Aangepaste velden staan onder contact zoals alles over de persoon (${trigger.contact.your_field_key}). Een veldnaam met spaties, een vraagteken of andere symbolen (een Facebook-leadformulier verzendt elke vraag als zijn eigen veld) gaat tussen haakjes en aanhalingstekens, zoals ${trigger["what_service_are_you_interested_in?"]}; de +-knop voegt het op die manier voor je in. ${…} kan ook een klein stukje code bevatten dat de waarde wijzigt, zoals ${ trigger.contact.phone.replace("+", "") }: zie Expressies. Onder elk veld dat een variabele bevat, toont een Resultaat-vak de tekst zoals deze eruit zou zien met je voorbeeldgegevens: een groene variabele is opgelost (de waarde wordt getoond), een oranje kan nog niet worden gecontroleerd omdat de stap niet is getest of de trigger geen vastgelegde gebeurtenis heeft, en een rode wijst naar een veld dat niet in het voorbeeld staat, wat meestal een typefout of het verkeerde pad is. Voor een stukje code binnen ${ } toont het vak wat het oplevert met het voorbeeld, of in het rood waarom het faalt. Variabelen werken ook in een veld dat een lijst of een groep waarden bevat (zoals een lijst met records om te koppelen, of een set eigenschappen): elke ${…} erin wordt ingevuld, en een variabele die de volledige waarde is, behoudt zijn type, dus een getal blijft een getal en een lijst blijft een lijst.

Voorbeeldgegevens zonder testrun. Een stap die je liever niet uitvoert tijdens het bouwen (zoals een stap die een contactpersoon aanmaakt of een bericht verstuurt) kan handmatig van een voorbeeld worden voorzien: open de stap, klik op Voorbeeld vastmaken onder Uitvoervoorbeeld, plak of typ wat de stap retourneert en klik nogmaals op Voorbeeld vastmaken. De variabelenkiezer, het Resultaat-vak en de tests van latere stappen gebruiken dit vervolgens, en het wordt gemarkeerd als Vastgemaakt totdat een echte Teststap het vervangt. Live runs gebruiken nooit een vastgemaakt voorbeeld, alleen wat de stap daadwerkelijk retourneert. Bij een Webhook-trigger bewaart Opslaan als voorbeeld de payload die je hebt getypt als het voorbeeld van de trigger zonder iets uit te voeren, terwijl Testgebeurtenis verzenden ook een testrun start. Het vak Voorbeeld-payload (voor testen) moet geldige JSON bevatten, in dezelfde vorm als wat de externe tool zal verzenden: sleutels en tekstwaarden tussen rechte dubbele aanhalingstekens, en een dubbel aanhalingsteken binnen een tekstwaarde geschreven als \" (bijvoorbeeld { "note": "she said \"hi\"" }). Zolang de tekst geen geldige JSON is, toont het vak Ongeldige JSON en slaan de knoppen niets op en verzenden ze niets.

Eén ding om te weten over het invullen hiervan: alles wat eindigt op ID — Contact-ID, Taak-ID, Afspraak-ID — is bedoeld om vanuit een eerdere stap te worden ingevoegd met de +-knop in plaats van handmatig te worden getypt; de hint onder elk veld geeft dit aan.

Voorbeeld: afspraakherinneringen 24 uur en 3 uur van tevoren #

Dit is de automatisering die de meeste mensen als eerste bouwen, dus hier is deze van begin tot eind.

1. Start de automatisering. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, en klik vervolgens op de trigger op het canvas.

2. Kies de trigger. Klik op Trigger wijzigen, open Afspraken en kies Voor een afspraak.

3. Kies je herinneringstijden. Klik onder Herinneringen op de knoppen 24 uur van tevoren en 3 uur van tevoren. Heb je iets nodig dat niet wordt aangeboden — bijvoorbeeld 45 minuten? Typ het aantal minuten bij Iets anders en klik op Toevoegen. Je kunt maximaal vijf herinneringen in één automatisering hebben, en minimaal één: als er geen zijn ingesteld, wordt de automatisering nooit uitgevoerd.

Als een van uw afspraken zo vroeg begint dat een herinnering 's nachts zou vallen, schakel dan Respecteer rusttijden in bij de Automatiseringsinstellingen (het tandwielpictogram rechtsboven) — de herinnering wordt nog steeds op tijd uitgevoerd, het bericht wacht alleen tot 08:00 uur in de lokale tijd van de contactpersoon. Zie Respecteren van rusttijden.

Elke herinnering wordt één keer per afspraak uitgevoerd, dus twee herinneringen betekenen twee runs voor dezelfde boeking. Het dekt elke afspraak die DM Champ kent: boekingen in de ingebouwde agenda en de tabellen die uw AI boekt via Zenchef, Formitable, OpenTable of Trafft. Een reservering die rechtstreeks in het eigen systeem van het restaurant is gemaakt (de widget, de telefoon, een inloop) bereikt DM Champ nooit, dus krijgt deze geen herinnering. Het is van toepassing op afspraken die al in uw agenda staan, niet alleen op afspraken die zijn geboekt nadat u het hebt ingeschakeld — en het houdt wijzigingen bij: verplaats een afspraak en de herinneringen verhuizen mee, annuleer deze en ze worden ook geannuleerd. Een herinnering waarvan het moment al is verstreken wanneer de boeking wordt gemaakt (een herinnering van 24 uur op een afspraak die vanmiddag is geboekt) wordt simpelweg overgeslagen in plaats van te laat verzonden.

4. Optioneel: geef elke herinnering een andere tekst. Voeg een Voorwaarde-stap toe na de trigger en kies Herinnering: minuten van tevoren als veld, ==, en 1440 als waarde. Het waar-pad is het bericht voor de dag van tevoren (“Tot morgen om…”), het onwaar-pad is dat voor drie uur van tevoren (“Tot zo om…”). Sla dit over als dezelfde tekst voor beide prima is.

5. Verstuur het bericht. Voeg een Bericht versturen-actie toe. Klik bij Contact-ID op + en voeg de contactpersoon van de afspraak in. Schrijf voor het bericht je herinnering en gebruik + om de voornaam van de contactpersoon en de starttijd van de afspraak in te voegen — bijvoorbeeld:

Hi ${trigger.contact.first_name}, a reminder about your appointment on ${trigger.appointment.start_time}. Reply CONFIRM to keep it or CANCEL if you can't make it.

Andere details die de trigger je geeft: de ruimte van de afspraak, de samenvatting, het telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon, en welke herinnering dit is. De starttijd komt binnen als een volledige datum en tijd (2026-09-01T10:00:00Z), dus als je liever wilt dat het bericht zegt “morgen om 10:00”, plaats dan een AI-stap voor het bericht en vraag deze om de tijd in de eigen woorden van de contactpersoon te formuleren.

6. Testen en inschakelen. Klik op Uitvoeren om het één keer te testen met voorbeeldgegevens, controleer de uitvoering in Logboek en zet vervolgens de Ingeschakeld-schakelaar om.

Over het 24-uursvenster van WhatsApp. Als de contactpersoon langer dan 24 uur geleden voor het laatst een bericht heeft gestuurd, laat WhatsApp een normaal bericht niet door — en dat is precies de situatie bij een herinnering een dag van tevoren. Gebruik hiervoor in plaats daarvan de actie WhatsApp-sjabloon verzenden met een goedgekeurd sjabloon; een sjabloon mag het gesprek openen en heropent ook het 24-uursvenster, zodat het antwoord van de contactpersoon normaal kan worden afgehandeld. Voor de herinnering van drie uur van tevoren kan vaak een gewoon Bericht verzenden worden gebruikt, omdat de contactpersoon tegen die tijd mogelijk al op het eerste bericht heeft gereageerd. Zie WhatsApp-sjablonen voor het maken en laten goedkeuren van een sjabloon.

Over Bevestigen / Annuleren-knoppen. Tikbare snelantwoordknoppen zijn nog niet beschikbaar vanuit automatiseringen. De manier om dit vandaag te doen is door om een woord als antwoord te vragen — “antwoord BEVESTIGEN om te behouden of ANNULEREN om te annuleren” — en het antwoord af te handelen met je AI-agent (deze leest het antwoord als elk ander bericht en kan annuleren of opnieuw boeken) of met een tweede automatisering op de Inkomend bericht-trigger, beperkt tot berichten die ANNULEREN bevatten, die de boeking opzoekt met Afspraken zoeken voor dat contact, Afspraak annuleren uitvoert en je informeert met Mens waarschuwen.

Voorbeeld: vraag om een beoordeling 2 uur na een afspraak #

Er is geen “na een afspraak”-trigger: Voor een afspraak wordt alleen geactiveerd vóór het begin. Om een contactpersoon een bericht te sturen zodra de afspraak voorbij is, begin je bij de boeking en wacht je tot na afloop.

1. Trigger: Afspraak geboekt.
2. Een Vertraging-stap met Wachttype ingesteld op Tot een specifiek moment. Voeg de eindtijd van de afspraak in met de +-knop (${trigger.appointment.end_time}) en stel Offset in op 120 voor twee uur nadat deze is afgelopen.
3. Een Bericht verzenden (of WhatsApp-sjabloon verzenden als de contactpersoon je mogelijk de afgelopen 24 uur niet heeft geschreven, zie de opmerking over het 24-uursvenster hierboven) met je beoordelingslink.

Dit werkt voor elke afspraak waarvan DM Champ op de hoogte is: de ingebouwde agenda en de boekingen die je AI maakt via Zenchef, Formitable, OpenTable of Trafft. Een boeking die rechtstreeks in het andere systeem is gemaakt (via de eigen boekingspagina, de beheeromgeving of telefonisch) bereikt DM Champ nooit, dus wordt er niets gestart. Schakel de automatisering in met de Ingeschakeld-schakelaar, anders wordt er niets uitgevoerd.

Voorbeeld: verander een gemiste WhatsApp-oproep in een chat #

Een restaurant midden in de bediening, een garage met iemand onder een auto, een kliniek tussen patiënten door: de telefoon gaat, niemand kan opnemen en de beller probeert de volgende op de lijst. Deze automatisering stuurt binnen enkele seconden een bericht naar elke gemiste beller op WhatsApp en laat je AI-agent het vanaf daar overnemen.

Wil je alleen de tekst terug? Je hoeft dit niet handmatig te bouwen: bij Instellingen → Kanalen heeft elk WhatsApp Web-nummer een SMS terug bij gemiste oproepen-schakelaar die precies deze automatisering voor je aanmaakt, met jouw bericht, en de SMS via Twilio-kaart heeft dezelfde schakelaar voor een Twilio-nummer dat je zelf hebt gekoppeld. Zie WhatsApp Web → SMS terug bij gemiste oproepen en SMS → SMS terug bij gemiste oproepen. Bouw het zelf, zoals hieronder, wanneer je voorwaarden, een andere agent voor bellers die je hebt gemist, of follow-upstappen wilt toevoegen.

Het werkt voor oproepen naar een nummer dat is gekoppeld via WhatsApp Web en voor oproepen naar het Twilio-nummer dat je hebt gekoppeld voor SMS. Een gemiste oproep is elke oproep die je niet hebt beantwoord: de beller hing op na een paar keer overgaan, of het gesprek ging over. Oproepen die je beantwoordt en oproepen die je weigert tellen niet mee, en groepsoproepen worden genegeerd.

1. Maak de automatisering. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, klik op Trigger wijzigen, open Berichten en kies Gemiste oproep. Laat Nummer op Elk nummer staan en het wordt geactiveerd voor elke gemiste oproep op elk nummer in het account, zowel WhatsApp Web als SMS; het veld toont je WhatsApp Web-nummers en je SMS-nummer, dus kies er een om deze automatisering alleen uit te voeren voor oproepen naar dat nummer (een tweede automatisering kan een ander nummer dekken met zijn eigen tekst).

2. Het bericht verzenden. Voeg een Bericht verzenden-actie toe. Klik bij Contact-ID op + en voeg de beller uit de trigger in. Schrijf vervolgens de tekst, bijvoorbeeld:

Sorry dat we je oproep hebben gemist, we zitten midden in de bediening. Wil je een tafel boeken? Ik kan je hier direct helpen.

De beller wordt een contactpersoon op het moment dat de oproep wordt gemist (met de naam uit hun WhatsApp-profiel, als ze die tonen), dus het bericht komt in hun chat terecht zoals elk ander, en een beller die al een chat met je heeft, krijgt het in die chat. Het antwoord wordt verzonden vanaf het nummer dat ze belden. WhatsApp Web heeft geen 24-uursvenster, dus een gewoon bericht is toegestaan, ook al hebben ze je nooit geschreven.

Als u liever vanaf een specifieke lijn verzendt, hebben zowel Bericht verzenden als WhatsApp Web-bericht verzenden een Verzenden vanaf-veld waarin uw WhatsApp Web-nummers worden vermeld. Op Automatisch wordt het bericht verzonden vanaf het nummer waarmee de persoon het laatst heeft gesproken, wat voor een gemiste oproep het nummer is dat ze hebben gebeld.

Als de beller je SMS-nummer heeft gebeld, beantwoordt dezelfde Bericht verzenden-stap met de Contact-ID van de beller hen — de tekst wordt verzonden als een SMS vanaf je ene gekoppelde SMS-nummer, dus er is niets te kiezen onder Verzenden vanaf. De beller wordt opgeslagen als een SMS-contact wanneer het gesprek eindigt, hun chat toont een Gemiste spraakoproep-regel en hun antwoord wordt afgehandeld door de AI-agent van het SMS-nummer. De tekst wordt verzonden via je eigen Twilio-account, dus je Twilio SMS-tarieven zijn van toepassing. Als één automatisering beide soorten nummers dekt, vertelt ${trigger.channel} je met welke je te maken hebt — whatsapp_web of sms — zodat een Voorwaarde hierop een WhatsApp-beller een andere formulering kan geven dan een sms-beller.

3. Laat je agent het overnemen. Wanneer de beller opneemt, wordt het gesprek afgehandeld als elke nieuwe chat op dat nummer: de agent die is ingesteld als standaard voor dat nummer onder Wie beantwoordt nieuwe gesprekken antwoordt. Voeg alleen een AI-agent toewijzen-actie toe vóór het bericht als een andere agent gemiste oproepen moet afhandelen.

Nuttige waarden voor een Voorwaarde of in de berichttekst: ${trigger.contact.first_name}, ${trigger.contact.phone_number}, ${trigger.channel} (whatsapp_web of sms), ${trigger.call.to_number} (het nummer dat ze belden; gebruik voor één automatisering per nummer het Nummer-veld van de trigger in plaats van een voorwaarde), ${trigger.call.is_video}, ${trigger.call.missed_at} en ${trigger.is_new_contact}, wat true is voor iemand die nog nooit met je heeft gechat, zodat je een vreemde anders kunt begroeten dan een vaste klant.

Oproepen naar een WhatsApp Business API-nummer activeren deze trigger niet, evenmin als oproepen naar nummers die via het platform zijn gekocht of naar een telefoon die als Android SMS-gateway wordt gebruikt. Bellers worden alleen opgeslagen als contactpersonen in accounts waar een automatisering voor gemiste oproepen is ingeschakeld; zonder deze automatisering laat een gemiste oproep geen spoor achter in de app. Voor het SMS-nummer is er nog één voorwaarde: de SMS terug bij gemiste oproepen-schakelaar op de SMS via Twilio-kaart moet aan staan, omdat die schakelaar bepaalt dat de oproepen van het nummer naar DM Champ in je Twilio-account gaan. Een handmatig gebouwde automatisering voor het SMS-nummer doet niets zolang die schakelaar uit staat; zet deze eerst aan en pas daarna de automatisering aan die het heeft aangemaakt.

Voorbeeld: negeer iedereen die je als spam markeert #

Markeer een tijdverspiller één keer en hoor nooit meer iets van ze — dezelfde vorm werkt voor “alleen antwoorden op mensen met het label VIP”, “oversla iedereen met het label Klant”, enzovoort.

1. Start de automatisering. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, en klik vervolgens op de trigger op het canvas.

2. Kies de trigger. Klik op Trigger wijzigen, open Berichten en kies Inkomend bericht. Laat het kanaal op Elk kanaal staan zodat het alle gesprekken dekt.

3. Voeg de controle toe. Voeg een Voorwaarde-stap toe na de trigger. Klik in het eerste veld op de +-knop, typ tag in het zoekvak en kies tag_names (degene onder contact, in de groep inkomend bericht-trigger) — dat zijn de tags van de contactpersoon op naam. Het veld vult zichzelf in als ${trigger.contact.tag_names}. Stel de vergelijking in op bevat en typ in het waardeveld de tag precies zoals je deze hebt genoemd, bijvoorbeeld spam.

4. Bepaal wat er gebeurt. Voeg op het waar-pad — het pad dat wordt uitgevoerd wanneer de contactpersoon het label inderdaad heeft — een Niet storen instellen-actie toe, die voorkomt dat er iets uitgaand naar hen wordt verzonden. Vul drie dingen in: Contact-ID met de +-knop (voeg de contactpersoon uit de trigger in, typ deze niet), Niet storen als true, en optioneel een Reden voor je eigen administratie. Wil je het gesprek liever openhouden maar de AI het zwijgen opleggen? Gebruik in plaats daarvan AI in- of uitschakelen voor een contactpersoon, met AI ingeschakeld ingesteld op false. Laat het onwaar-pad leeg: iedereen gaat gewoon door zoals normaal.

5. Testen en inschakelen. Klik op Uitvoeren om het één keer te starten met voorbeeldgegevens, controleer de uitvoering in Logboek en zet vervolgens de Ingeschakeld-schakelaar om.

Drie dingen die de moeite waard zijn om te weten:

• Hoofdletters tellen. Een tag genaamd Spam komt niet overeen met spam. Kopieer de naam uit Instellingen → Tags als je het niet zeker weet — zie Tags maken.
• Kies tag_names, niet tags. Vlak daarnaast in dezelfde lijst staat tags, die interne ID-codes bevat in plaats van namen. Een controle daarop kan nooit overeenkomen met een woord dat je typt, dus de automatisering zou stilletjes voor altijd het onwaar-pad volgen. Als je het veld liever typt dan kiest, is degene die je nodig hebt ${trigger.contact.tag_names}.
• Het is van toepassing vanaf hun volgende bericht. De controle leest de tags die de contactpersoon heeft op het moment dat het bericht binnenkomt, dus iemand een label geven maakt eerder verzonden berichten niet ongedaan. Als je wilt dat de tag zelf het startpunt is, gebruik dan de Contactpersoon bijgewerkt-trigger, die wordt geactiveerd op het moment dat een tag wordt toegevoegd of verwijderd.

Voorbeeld: een lijst koppelen aan een trefwoord (en deze verlaten met een ander) #

Laat mensen zich abonneren op een lijst door een woord te sturen — JOIN, VIP, OFFERS — en zich net zo gemakkelijk weer afmelden. Twee kleine automatiseringen, één contactenlijst en je uitzendingen krijgen een publiek dat zichzelf opbouwt.

1. Start de automatisering. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, en klik vervolgens op de trigger op het canvas.

2. Kies de trigger. Klik op Trigger wijzigen, open Berichten en kies Inkomend bericht. Kies het kanaal waarop het trefwoord moet werken — bijvoorbeeld WhatsApp — of laat het op Elk kanaal staan. Typ bij Bevat tekst het trefwoord, bijvoorbeeld JOIN. Hoofdletters maken hier niet uit: join, Join en JOIN komen allemaal overeen.

3. Voeg ze toe aan de lijst. Voeg een actie Contact toevoegen aan lijst toe. Voeg Contact-ID in met de +-knop — het contact komt mee met de trigger — en kies de lijst waar mensen op terecht moeten komen. Als je er nog geen hebt, maak deze dan eerst aan (zie Lijst- en contactbeheer).

4. Optioneel: bevestig het. Voeg daarna een actie Bericht verzenden toe, met het Contact-ID op dezelfde manier ingevoegd, met een tekst als “Je staat op de lijst! Antwoord STOP op elk gewenst moment om je af te melden.”

5. Testen en inschakelen. Klik op Uitvoeren om het één keer te starten met voorbeeldgegevens, controleer de uitvoering in Logboek en zet vervolgens de Ingeschakeld-schakelaar om.

6. Bouw de uitgang. Maak op dezelfde manier een tweede automatisering: dezelfde trigger met STOP in Bevat tekst, en in plaats daarvan een actie Contact verwijderen uit lijst. Vermeld het stopwoord in wat je verstuurt — mensen die weten dat er een nette uitgang is, blokkeren het nummer niet om er een te krijgen.

Vanaf dat moment kan elke uitzending die lijst als publiek gebruiken — iedereen die het trefwoord heeft gestuurd, minus iedereen die later het stopwoord heeft gestuurd. Een doorlopende uitzending die berichten stuurt naar nieuwe lijstleden, pikt mensen die zich via het trefwoord hebben aangemeld automatisch op.

Eén ding om te weten: Bevat tekst zoekt overal in het bericht, dus “ik kom morgen bij je langs” bevat join. Kies een woord dat mensen niet midden in een zin zouden gebruiken, of gebruik het Regex-veld van de trigger wanneer je een exacte overeenkomst nodig hebt.

Voorbeeld: verplaats een Instagram- of Facebook-lead naar WhatsApp wanneer het venster sluit #

Een veelvoorkomende advertentietrechter: mensen zien je Instagram- of Facebook-advertentie, sturen een DM naar je pagina, en je AI-agent kwalificeert hen en vraagt om hun telefoonnummer. Wanneer een lead hun nummer of e-mailadres in de chat typt, slaat de AI dit automatisch en in realtime op in de telefoon- en e-mailvelden van de contactpersoon — voor dat onderdeel hoeft niets te worden toegewezen of geconfigureerd.

Wat niet automatisch gebeurt, is de overstap naar WhatsApp. Instagram en Messenger staan alleen berichten toe binnen 24 uur na het laatste bericht van de contactpersoon, ondersteunen geen sjablonen om het gesprek te heropenen, en de ingebouwde follow-ups van DM Champ blijven altijd op het kanaal waar het gesprek plaatsvindt — dus zodra het venster sluit, worden follow-ups op die kanalen simpelweg overgeslagen (zie Follow-Up Systeem). Deze automatisering maakt de overstap voor je, met behulp van het nummer dat de AI heeft vastgelegd:

1. Start de automatisering. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, en klik vervolgens op de trigger op het canvas.

2. Kies de trigger. Klik op Trigger wijzigen, open Contacten en kies Contact bijgewerkt, beperkt tot het veld telefoonnummer. Deze wordt geactiveerd op het moment dat de AI een vastgelegd nummer opslaat — ongeacht op welk kanaal het gesprek plaatsvindt.

3. Voeg een vertraging toe. Een vaste wachttijd van bijvoorbeeld 24 uur geeft het gesprek — en eventuele snelle follow-ups binnen het venster — eerst de tijd om hun werk te doen. Als de lead in de tussentijd converteert, kun je de uitvoering stoppen met een Voorwaarde vóór de volgende stap (door de tag_names van de contactpersoon te controleren op iets als Customer, hetzelfde patroon als in Voorbeeld: negeer iedereen die je als spam markeert).

4. Het sjabloon verzenden. Voeg een WhatsApp-sjabloon verzenden-actie toe, voeg Contact-ID in met de +-knop, en kies een van je goedgekeurde sjablonen. Sjablonen mogen een gesprek openen, dus dit werkt ongeacht hoe lang de lead al stil is — dat is het hele punt van de stap. Variabelen die je leeg laat in Sjabloonvariabelen worden ingevuld vanuit de eigen velden van het contact, en het vereist dat je WhatsApp Business API-kanaal is gekoppeld. Zie WhatsApp-sjablonen voor het maken en goedkeuren van een sjabloon.

5. Testen en inschakelen. Klik op Uitvoeren om het één keer te starten met voorbeeldgegevens, controleer de uitvoering in Logboek en zet vervolgens de Ingeschakeld-schakelaar om.

Wanneer de lead antwoordt, vindt het gesprek plaats op WhatsApp — binnen het 24-uursvenster — en gaat je agent vanaf daar verder.

Voorbeeld: WhatsApp-orderbevestiging vanuit Shopify #

Verstuur een WhatsApp-sjabloon zodra iemand een bestelling plaatst in je Shopify-winkel, met hun naam en ordernummer ingevuld. Het vereist een goedgekeurd sjabloon (bijvoorbeeld “Hoi {{1}}, bedankt voor je bestelling {{2}}!”) en je WhatsApp Business API-kanaal gekoppeld.

1. Begin met een Webhook-trigger. Maak een nieuwe automatisering, kies de Webhook-trigger en kopieer het webadres. Voeg ?secret= en het geheim van de triggerstap toe aan het einde van het adres, omdat Shopify geen aangepaste header kan verzenden.

2. Wijs Shopify ernaar. Ga in Shopify naar Instellingen > Meldingen > Webhooks, maak een webhook aan voor Order aanmaken in JSON-formaat en plak het adres. Klik bij de triggerstap op Luisteren starten onder Luisteren naar inkomende webhooks, plaats een testbestelling (of verstuur een testmelding vanuit Shopify), en kies de vastgelegde bestelling als voorbeeld, zodat de velden verschijnen in de +-kiezer.

3. Optioneel: sla het ordernummer op bij het contact. Voeg een Contact aanmaken-stap toe. Stel Telefoonnummer in op ${trigger.phone}, Voornaam op ${trigger.customer.first_name}, en vul bij Aangepaste velden je ordernummerveld in (bijvoorbeeld order_id) met ${trigger.name}. Als de klant al een contact is, wordt het ordernummer opgeslagen bij het bestaande contact.

4. Het sjabloon verzenden. Voeg een WhatsApp-sjabloon verzenden-stap toe. Typ de naam van het sjabloon exact zoals deze verschijnt onder WhatsApp-sjablonen, en vul vervolgens in naar wie het gaat: voeg het Contact-ID in van de ‘Contact aanmaken’-stap, of zet ${trigger.phone} in Telefoonnummer. Vul bij Sjabloonvariabelen de vakken in:

• {{1}} (de naam van de klant): ${trigger.customer.first_name}
• {{2}} (het ordernummer): ${trigger.name}, wat de ordernaam van Shopify is, zoals #1001

Gebruik het eigen telefoonnummer van de bestelling, ${trigger.phone}, in internationaal formaat. Het telefoonveld van de klant, ${trigger.customer.phone}, is vaak leeg bij Shopify-bestellingen, en een verzending zonder nummer faalt.

5. Test het. Klik op Uitvoeren met het vastgelegde voorbeeld, open de uitvoering in Logboek en controleer of het bericht is verzonden met de naam en het ordernummer erin.

Schakel daarna de automatisering in. Terwijl deze uitgeschakeld is, worden Shopify’s webhooks nog steeds ontvangen en verschijnen ze onder Luisteren naar inkomende webhooks, maar worden er geen berichten verzonden.

Herinneringen voor achtergelaten winkelwagentjes: Shopify heeft geen webhook voor achtergelaten winkelwagentjes. Gebruik dezelfde configuratie met de Checkout update-webhook van Shopify, voeg een Vertraging toe, en vervolgens een Voorwaarde op een label dat een tweede automatisering (bij Order aanmaken) aan kopers geeft, zodat de herinnering alleen naar mensen gaat die niet hebben besteld.

Voorbeeld: e-mailopvolging voor website-chatleads #

Iemand chat met je agent op de website, laat hun naam en e-mailadres achter en vertrekt voordat er geboekt wordt. Je wilt de komende dagen per e-mail contact opnemen — en stoppen zodra ze aangeven dat ze hebben geboekt. Twee automatiseringen doen dit; beide gebruiken je gekoppelde E-mailkanaal, zodat de antwoorden in Chats terechtkomen en je e-mailagent ze afhandelt.

Voordat je begint. Schakel Bezoekersinfo verzamelen in op de chatwidget zodat elke bezoeker een naam en e-mailadres achterlaat. Koppel het E-mailkanaal en geef de agent een labelregel op het tabblad Labels, zoals Geboekt — toepassen wanneer de persoon aangeeft dat ze hun sessie hebben geboekt of gepland (AI-agents → Labels). Dat label is de uit-schakelaar.

Automatisering 1 — de lead verplaatsen naar e-mail.

1. Trigger Inkomend bericht, beperkt tot het Website-chat-kanaal, en schakel in Automatiseringsinstellingen Opnieuw toelaten uit, zodat elke bezoeker er één keer doorheen gaat, bij hun eerste bericht. (Niet Nieuw contact: een “contact aangemaakt”-trigger gevolgd door een Contact aanmaken-stap is de zelf-triggerende vorm die de editor weigert — zie Automatiseringen die zichzelf triggeren.)
2. Een Voorwaarde op het e-mailadres van het contact — bevat niet unknown@ — zodat bezoekers die geen adres hebben achtergelaten hier eindigen in plaats van dat de volgende stap faalt.
3. Een Vertraging van bijvoorbeeld een uur, zodat het websitegesprek eerst wordt afgerond.
4. Contact aanmaken met Kanaal ingesteld op E-mail. Voeg het e-mailadres van de bezoeker in met de +-knop (${trigger.contact.email}), en hun voor- en achternaam op dezelfde manier. Laat het telefoonnummer leeg. Als dat adres al een e-mailcontact is, geeft de stap dit simpelweg terug.
5. Bericht verzenden met het Contact-ID ingevoegd vanuit de stap Contact aanmaken. Dit wordt verzonden als een e-mail vanuit je gekoppelde inbox — de eerste check-in, bijvoorbeeld “Is het gelukt om je sessie te boeken?”. Een proactieve e-mail heeft geen eerder bericht om op te antwoorden, dus het onderwerp is Bericht van gevolgd door de afzendernaam van je inbox; antwoorden behouden dat onderwerp.

Automatisering 2 — de opvolgreeks, op het e-mailcontact.

1. Trigger Nieuw contact, beperkt tot het E-mail-kanaal. Deze wordt geactiveerd zodra Automatisering 1 het e-mailcontact aanmaakt (en voor iedereen die jou als eerste mailt — voeg een Voorwaarde toe op een label of de contactgegevens als je alleen website-leads in deze reeks wilt).
2. Vertraging van twee dagen.
3. Contact zoeken op het e-mailadres van het contact (voeg dit in vanuit de trigger), beperkt tot het E-mail-kanaal, zodat de controle de labels van het contact leest zoals ze nu zijn in plaats van zoals ze waren toen de uitvoering begon.
4. Voorwaarde: de label_namen van het gevonden contact bevatten Booked. Laat het waar-pad leeg — dat beëindigt de uitvoering voor iedereen die heeft geboekt.
5. Op het onwaar-pad, Bericht verzenden naar het contact met je tweede check-in, daarna Vertraging, Contact zoeken, Voorwaarde en opnieuw Bericht verzenden voor zoveel rondes als je wilt. Eindig met een Contactlabel instellen zoals Sequence complete zodat je kunt zien wie het hele proces heeft doorlopen.

Wanneer de lead op een van de e-mails antwoordt, staat het gesprek al in Chats op het e-mailcontact, beantwoordt de e-mailagent het, en als het antwoord aangeeft dat ze hebben geboekt, voegt de labelregel van de agent Geboekt toe en beëindigt de Voorwaarde van de volgende ronde de reeks. Laat Stoppen bij antwoord uitgeschakeld in Automatisering 2: dit zou de reeks beëindigen bij elk antwoord, inclusief “nog niet”.

Twee dingen die handig zijn om te weten. De website-chat en het e-mailgesprek zijn twee contacten die een adres delen, geen samengevoegde thread — de widget-chat blijft op het website-contact en de e-mails staan op het e-mailcontact. En een contact is er één per kanaal, dus als dezelfde persoon je als eerste mailt, geeft de stap Contact aanmaken van Automatisering 1 dat bestaande e-mailcontact terug in plaats van een tweede aan te maken.

Voorbeeld: AI 's nachts, je team overdag #

Sommige teams werken met omgekeerde diensten: de AI-agent dekt de avond en nacht, en echte mensen nemen het 's ochtends over. Stel de actieve uren van de agent in op de nachtdienst en dat is de helft van het werk — een bericht dat overdag binnenkomt, wordt door de AI beantwoord zodra de uren weer openen, en het verschijnt in de tussentijd onder het filter Buiten kantooruren in Chats.

De andere helft is het automatiseren van de ochtendoverdracht, zodat een chat die de AI om 21:00 uur opende niet blijft wachten tot 21:00 uur de volgende dag wanneer de klant om 10:00 uur terugschrijft. Twee kleine automatiseringen doen dit — de eerste pauzeert de AI bij elk chatbericht dat overdag binnenkomt, de tweede geeft alles 's avonds weer terug aan de AI:

Automatisering 1 — draag overdag chats over aan je team.

1. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering. De trigger is al Inkomend bericht; laat deze accountbreed of beperk deze tot één agent.
2. Schakel in de Automatiseringsinstellingen (het tandwielpictogram rechtsboven) Alleen uitvoeren tijdens deze uren in en stel de dag van uw team in — zeg 08:00 tot 20:45 — met uw tijdzone (zie Alleen uitvoeren tijdens bepaalde uren).
3. Voeg een AI in- of uitschakelen voor een contactpersoon-actie toe: voeg Contact-ID in met de +-knop, stel AI ingeschakeld in op false.
4. Voeg een Contactlabel instellen-actie toe met een label zoals day-shift, zodat de avondautomatisering deze chats weer kan vinden.

Nu pauzeert elk bericht dat overdag binnenkomt direct de AI in dat gesprek: de chat verschijnt onder je AI gepauzeerd filter en je team antwoordt vanaf daar. Handmatig antwoorden annuleert ook het in de wachtrij staande AI-antwoord voor die chat, zodat de AI niet opnieuw zal ingrijpen wanneer de uren weer openen.

Automatisering 2 — geef de chats 's avonds terug aan de AI.

1. Nieuwe automatisering met de Op schema-trigger, ingesteld op een paar minuten voordat de uren van de AI beginnen — voor een start om 21:00 uur, de cron 50 20 * * * met dezelfde tijdzone.
2. Voeg een actie Contactpersonen zoeken toe, gefilterd op Met label day-shift.
3. Voeg een Lus toe over het resultaat met twee stappen erin: AI in- of uitschakelen voor een contactpersoon met AI ingeschakeld true, en daarna Contactlabel verwijderen day-shift.

Chats die je team overdag heeft afgehandeld, gaan 's nachts terug naar de AI, en een chat van overdag waar niemand aan toe is gekomen, krijgt alsnog het in de wachtrij staande AI-antwoord zodra de uren van de agent openen — er valt niets tussen wal en schip.

Vanuit de werkbalk op het canvas start Uitvoeren de automatisering één keer met behulp van voorbeeldgegevens, zonder deze echt in te schakelen voor echte contacten — een veilige manier om te controleren of het werkt. Opnieuw afspelen voert het opnieuw uit met de echte gegevens van je laatste uitvoering. Logboek opent de uitvoeringsgeschiedenis, zodat je elke eerdere uitvoering kunt zien en of deze is geslaagd, mislukt of nog bezig is.

Een run annuleren. Een run die nog bezig is, inclusief een run die wacht op een Vertraging of wordt vastgehouden voor stille uren, kan handmatig worden gestopt: klik op Annuleren in de betreffende rij in de run-geschiedenis, of open de run en klik op Run annuleren, en bevestig vervolgens. De run stopt op het huidige punt en wordt weergegeven als Geannuleerd. Stappen die nog niet waren bereikt, worden nooit uitgevoerd, dus er wordt niets meer vanuit verzonden; stappen die al zijn uitgevoerd, worden niet ongedaan gemaakt. Alleen die specifieke run wordt beïnvloed: de automatisering blijft voor iedereen anders ingeschakeld.

Drie dingen helpen je om een fout te ontdekken voordat je contacten dat doen:

• Een stap die een vereist onderdeel mist, start niet. Velden die als vereist zijn gemarkeerd, worden gecontroleerd vóór een uitvoering en voordat de Ingeschakeld-schakelaar kan worden omgezet: als een Bericht verzenden-stap geen Contact-ID heeft, krijg je een bericht met de naam van de stap en het veld in plaats van een uitvoering die stilletjes mislukt. Vul het in en de schakelaar werkt zoals normaal. Pauzeren wordt nooit geblokkeerd.
• Variabelen die niet worden opgelost, worden gerapporteerd. Als een ${…}-waarde in een van je stappen niets heeft gevonden — een verkeerd gespelde veldnaam of gegevens die de trigger in werkelijkheid niet bevat — wordt de stap nog steeds uitgevoerd met dat deel leeg, en toont het uitvoeringsdetail een Waarschuwingen-regel die precies aangeeft welke leeg zijn binnengekomen. Dat is meestal het antwoord op “waarom kwam mijn bericht aan met een gat erin”.
• Een uitvoering die de andere vertakking nam, geeft dit aan. Na een uitvoering toont het uitvoeringspaneel op het canvas elke voorwaarde die is doorlopen met de gekozen vertakking (Ja of Nee), en telt het de stappen die niet zijn uitgevoerd. Een uitvoering waarvan de voorwaarde Nee antwoordde, eindigt nog steeds als geslaagd, dus hier zie je dat de stappen op het Ja-pad zijn overgeslagen.
• Een geweigerde stap wordt getoond als mislukt, met de reden. Een stap die door de app is afgewezen (een dubbel contact, een fase die niet bestaat, een sjabloon dat niet is goedgekeurd) wordt gemarkeerd als mislukt en toont de reden, in plaats van een groen vinkje zonder verdere informatie.

Voor automatiseringen die beginnen met een Webhook-trigger, waarschuwt de uitvoeringsgeschiedenis je ook voor aanroepen die nooit uitvoeringen zijn geworden: als iets je webhook heeft aangeroepen met een ontbrekend of verkeerd geheim, telt een banner bovenaan die geweigerde verzoeken en herinnert je eraan wat je moet repareren — de aanroeper moet het geheim van de triggerstap verzenden, ofwel als een X-Webhook-Secret header of als ?secret= aan het einde van de URL. Voorheen werden die aanroepen simpelweg afgewezen zonder resultaat, waardoor een verkeerd geconfigureerde aanroeper eruitzag alsof de automatisering nooit was gestart.

Voorbeeld: elke ochtend een verjaardagsbericht #

Stuur elke contactpersoon een bericht op hun verjaardag. Je hebt een aangepast Datum-veld nodig met de verjaardag (het jaar kan van alles zijn, alleen de maand en dag worden gebruikt).

1. AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering met de Op schema-trigger, ingesteld op 0 9 * * * (elke dag om 9 uur 's ochtends) met jouw tijdzone.
2. Voeg een Zoek contactpersonen-actie toe. Voeg onder Geavanceerde filters de regel Verjaardag, verjaardag is in de komende N dagen, 0 (alleen vandaag) toe. Stel Hoeveel in op 1000: de standaardwaarde is 50, en alleen de contactpersonen die worden bekeken kunnen overeenkomen.
3. Voeg een Lus toe en kies met de +-knop de lijst met contactpersonen uit de Zoek contactpersonen-stap als de lijst die moet worden doorlopen.
4. Voeg op de body-handle van de lus een Bericht verzenden-stap toe. Voeg voor Contact-ID de ID van het lus-item in met de +-knop (er staat ${nodes.loop_1.item.id} wanneer de lus wordt aangeroepen loop_1). Het bericht kan hen op dezelfde manier bij naam begroeten, met de first_name van het item.

Dat is de hele automatisering: er is geen Voorwaarde- of Transformatiestap nodig, omdat Zoek contactpersonen al alleen de verjaardagen van vandaag retourneert. Op een dag zonder verjaardagen wordt de lus nul keer uitgevoerd en wordt de uitvoering nog steeds als geslaagd weergegeven.

De verjaardagsregel telt dagen in UTC. Voor een ochtenduitvoering is dat bijna overal prima; als je meer dan 9 uur voorloopt op UTC, voer het dan later op de dag uit (na 11 uur 's ochtends in Sydney, na 13 uur 's middags in Nieuw-Zeeland) zodat jouw datum en de UTC-datum hetzelfde zijn.

Een automatisering inschakelen #

Gebruik de Ingeschakeld-schakelaar om deze live te zetten (je concept wordt eerst opgeslagen) — vanaf dat moment wordt de automatisering daadwerkelijk uitgevoerd telkens wanneer de trigger wordt geactiveerd. Zet de schakelaar op elk gewenst moment terug naar Gepauzeerd om deze te stoppen zonder je werk te verliezen. Pauzeren voorkomt dat er nieuwe runs starten; runs die al wachten op een Vertraging of op stille uren worden nog wel afgerond. Om een van die runs te stoppen, klik je op Logboek en gebruik je Annuleren in de betreffende rij in de run-geschiedenis. Een automatisering moet gepauzeerd zijn voordat je deze kunt verwijderen.

Automatiseringen die zichzelf activeren #

Sommige flows kunnen hun eigen trigger activeren. Het klassieke geval: een automatisering die start bij Taak aangemaakt en een stap Taak aanmaken bevat. De nieuwe taak activeert de trigger opnieuw, wat weer een nieuwe taak aanmaakt, enzovoort, met ongeveer één uitvoering per seconde, waarbij elke uitvoering credits kost. Hetzelfde kan gebeuren met Contact aangemaakt plus Contact aanmaken, Afspraak geboekt plus Afspraak aanmaken, of Deal aangemaakt plus Deal aanmaken.

Drie beveiligingen vangen dit op:

• De editor waarschuwt je direct. Zodra een flow die vorm heeft, verschijnt er een rode banner boven het canvas met de naam van de stap en de oplossing, krijgt de stap een rode markering en blijven de schakelaar Ingeschakeld, Uitvoeren en Opnieuw afspelen uitgeschakeld totdat het is opgelost. Je kunt een gepauzeerde automatisering blijven bewerken en opslaan; als de automatisering al aan staat, wordt de wijziging pas opgeslagen nadat je deze pauzeert of de stap corrigeert. Flows die zichzelf mogelijk opnieuw activeren (bijvoorbeeld een Contact bijgewerkt-trigger met een stap die het contact wijzigt — zoals details, tags, lijsten of aangepaste velden bewerken, toewijzen aan een teamlid, AI in- of uitschakelen, niet-storen instellen of overdragen aan een andere AI-agent) krijgen in plaats daarvan een oranje waarschuwing, die niets blokkeert: kies een veld dat de trigger in de gaten moet houden, zodat deze alleen start bij de wijzigingen die voor jou relevant zijn. Een Deal-fase gewijzigd-trigger met een Deal-fase verplaatsen-stap, en een Tag toegepast of Tag verwijderd-trigger met een Contact-tag instellen of Contact-tag verwijderen-stap, krijgen dezelfde oranje waarschuwing: dit zijn normale flows (“wanneer de status Gewonnen wordt bereikt, voeg een tag toe”) totdat de stap precies datgene wijzigt wat de trigger in de gaten houdt, dus we melden dit en laten de keuze aan jou.
• De AI-builder weigert de voor de hand liggende vorm. Als je een flow beschrijft waarbij een “iets is aangemaakt”-trigger wordt gevolgd door een stap die hetzelfde type object aanmaakt, zal de builder deze niet produceren en aangeven welke stap je moet wijzigen. Wanneer je precies datgene wilt wijzigen wat de uitvoering heeft gestart (een vervaldatum instellen op de taak die zojuist is aangemaakt, een tag toevoegen aan het contact dat zojuist is binnengekomen), gebruik dan de bijbehorende Bijwerken-stap op de ID van de trigger: Taak bijwerken met ${trigger.task.id}, Contact bijwerken met ${trigger.contact.id}. Bijwerken activeert een “aangemaakt”-trigger niet opnieuw.
• Een op hol geslagen automatisering schakelt zichzelf uit. Een automatisering die gedurende meerdere minuten achter elkaar meer dan 30 keer per minuut wordt uitgevoerd, wordt automatisch gepauzeerd en er verschijnt een mislukte uitvoering in de geschiedenis met de uitleg waarom. Een automatisering met de hierboven beschreven zelfvoedende vorm wordt veel sneller gestopt, na 10 uitvoeringen in één minuut. Normale pieken zijn geen probleem: het importeren van 300 contacten in een Contact aangemaakt-automatisering activeert 300 uitvoeringen in één minuut en wordt daarna stil, wat geen lus is. Testuitvoeringen die je zelf start vanuit de werkbalk worden nooit meegeteld. Corrigeer de flow en schakel deze daarna weer in.

Wat kosten automatiseringen #

Elke uitvoering van een automatisering verbruikt 0,25 credits, ongeacht wat de uitvoering heeft gestart — een trigger die daadwerkelijk afgaat, of wanneer je zelf op Uitvoeren of Opnieuw afspelen drukt. De 0,25 wordt eenmalig in rekening gebracht wanneer de uitvoering start, dus een uitvoering die bij een Voorwaarde-stap stopt bij de eerste tak telt nog steeds als een uitvoering en kost nog steeds 0,25. Je kunt automatiseringen bouwen met zoveel stappen als je wilt zonder extra kosten; de enige stap die de prijs verhoogt is de AI-stap, die elke keer dat deze wordt uitgevoerd nog eens 0,25 credits verbruikt. De AI-stap draait altijd op het Max-model, ongeacht welk model je Agents gebruiken, dus het overschakelen van een Agent naar Mini verandert niets aan de kosten van een automatisering. Als je saldo op is, mislukt een uitvoering met een duidelijke “niet genoeg credits”-melding in de uitvoeringsgeschiedenis, en nieuwe uitvoeringen worden weer verwerkt zodra je je saldo opwaardeert.

Een stap uit de sectie Account-API wordt exact hetzelfde gefactureerd als dezelfde aanroep naar de API. De meeste eindpunten kosten helemaal niets, en de eindpunten die AI voor je uitvoeren, zoals gespreksverslagen, kosten wat de API daarvoor in rekening brengt. Er is geen extra toeslag per stap bovenop dat bedrag.

De uitvoeringskosten worden altijd afgeschreven van het account waarin de automatisering is opgeslagen. Het verwijzen van een stap naar een van uw sub-accounts via het veld Sub-account ID verplaatst de factuur niet — de uitvoering wordt nog steeds in rekening gebracht bij uw werkruimte, terwijl alles wat de stap in gang zet binnen het sub-account (bijvoorbeeld een AI-antwoord op een niet-gepauzeerde chat) zoals gebruikelijk aan dat sub-account wordt gefactureerd. Als u wilt dat het eigen saldo van een klant de uitvoeringen zelf betaalt, bouw de automatisering dan in hun account.

Gebruik je je eigen Anthropic-sleutel (BYOK)? Automatiseringen worden ongeacht daarvan in credits gefactureerd. De AI-stap draait op onze ingebouwde automatiserings-AI, niet op jouw sleutel, dus deze verbruikt altijd 0,25 credits per uitvoering, net als de standaard 0,25 credits per automatiseringsuitvoering. Je sleutel blijft zoals voorheen de antwoorden van je Agents dekken; de twee hebben geen invloed op elkaar.

Automatiseringen versus Toegangspunten #

Deze klinken vergelijkbaar, maar lossen verschillende problemen op:

• Een Toegangspunt doet altijd maar één ding — een gebeurtenis matchen en het gesprek overdragen aan een Agent. Geen vertragingen, geen voorwaarden, geen vertakkingen.
• Een Automatisering is de volledige workflow-tool — meerdere stappen, voorwaarden, vertragingen en acties voor contacten, deals, taken en externe integraties, niet alleen voor het overdragen van gesprekken.

Als alles wat je nodig hebt “routeer dit gesprek naar die Agent” is, gebruik dan een Toegangspunt. Als je een reeks stappen of logica nodig hebt die verder gaat dan dat, bouw dan een Automatisering.

Een automatisering kopiëren naar een klantaccount #

Als je klantaccounts beheert, kan een automatisering die je op je eigen account hebt geperfectioneerd, naar elk van die accounts worden gekopieerd. Klik in de lijst met automatiseringen op de knop Kopiëren naar klantaccount (de twee pijlen) op de rij van de automatisering, vink de klantaccounts aan waarnaar je deze wilt kopiëren en klik op Kopiëren naar. De knop staat naast Dupliceren en verschijnt alleen op een bureau-account.

De kopie behoudt de naam van de automatisering, de trigger en elke stap. Twee zaken zijn bewust anders in het account van de klant:

• Deze komt gepauzeerd aan. Niets wordt uitgevoerd totdat iemand de automatisering opent in het account van de klant, deze controleert en op Ingeschakeld zet.
• Alles wat naar jouw account verwees, wordt gewist, omdat die ID’s niets betekenen in het account van iemand anders: het klantaccount waarop een stap was gericht, een gekozen slimme lijst, een gekozen agenda-item en een gekozen databaseverbinding. Vul deze in met de gegevens van de klant zodra de kopie daar is — de stappen zelf blijven ongewijzigd.

Als een stap of de trigger naar een van jouw AI-agents verwees, probeert de kopie automatisch naar de overeenkomstige agent van de klant te verwijzen. Dat werkt wanneer de agent van de klant afkomstig is uit dezelfde snapshot of is gekopieerd van dezelfde agent van jou — we weten dat beide dezelfde configuratie hebben, dus de koppeling wordt automatisch hersteld. Wanneer er geen overeenkomst is, geeft de kopie aan welke agent niet kon worden geplaatst; open de automatisering in het account van de klant, kies daar de agent en schakel deze in.

Werken met meerdere automatiseringen tegelijk #

Elke rij in de lijst met automatiseringen heeft een selectievakje, en het selectievakje in de koptekst selecteert alles wat momenteel wordt weergegeven. Met geselecteerde automatiseringen biedt een balk onderaan het scherm Inschakelen, Pauzeren en Verwijderen — bij elk wordt je gevraagd om eerst te bevestigen, en bij verwijderen wordt ook de uitvoeringsgeschiedenis van de automatiseringen verwijderd. Druk op Escape om een selectie te wissen.

Volgende stappen #

• Toegangspunten — de eenvoudigere routeringstool voor het overdragen van gesprekken aan een agent.
• AI-agents — de persona waarnaar een automatisering of toegangspunt kan doorverwijzen.
• Uitzendingen — stuur een eenmalig of doorlopend bericht naar een lijst met contactpersonen.
• Boekingssysteem — stel de afspraken in waarover een automatisering mensen kan herinneren, of die kunnen worden geboekt, verplaatst of geannuleerd.
• WhatsApp-sjablonen — nodig om iemand buiten het 24-uursvenster van WhatsApp een bericht te sturen.