DM Champ Docs

Inactieve contacten automatisch verwijderen

Standaard bewaart DM Champ een contact en de bijbehorende gespreksgeschiedenis totdat je deze verwijdert. Als je privacybeleid, je sector of een gegevensbeschermingscontrole van een klant vereist dat je persoonsgegevens alleen bewaart zolang als nodig is, kun je hiervoor een timer instellen: kies een periode, en elk contact dat langer dan die tijd inactief is geweest, wordt automatisch verwijderd, samen met hun berichten.

Dit is het principe van opslagbeperking uit de AVG in de praktijk: jij bepaalt de bewaartermijn en het platform handhaaft deze elke dag voor je.

Hoe je dit inschakelt

Hoe je er komt: Instellingen → groep Geavanceerd → Gegevensexport → kaart Gegevensbewaring.

  1. Open Instellingen (tandwielpictogram in de linkerzijbalk).
  2. Klik in het menu Instellingen op Gegevensexport onder de groep Geavanceerd.
  3. Open in de kaart Gegevensbewaring bovenaan de optie Inactieve contacten verwijderen na en kies een periode: 30 dagen, 90 dagen, 180 dagen, 1 jaar, 2 jaar, of Aangepast voor een willekeurig aantal dagen tussen 30 en 3650.
  4. Klik op Opslaan en bevestig.
De pagina Gegevensexport-instellingen met de kaart Gegevensbewaring bovenaan: een vervolgkeuzelijst Inactieve contacten verwijderen na ingesteld op Uit, en een knop Opslaan

De kaart Gegevensbewaring bevindt zich boven het exportproces. Deze staat voor elk account op Uit totdat je het inschakelt.

Wanneer je dit inschakelt of de periode verkort, wordt je gevraagd dit eerst te bevestigen, omdat het verwijderen niet ongedaan kan worden gemaakt. Het uitschakelen of verlengen van de periode wordt direct opgeslagen.

Alleen de accounteigenaar kan dit wijzigen. Teamleden zien de instelling wel, maar kunnen deze niet opslaan, zelfs niet met instellingsrechten.

Wat telt als inactief

Een contact is inactief wanneer er langer dan de door jou gekozen periode niets is gebeurd in hun gesprek: geen bericht in beide richtingen, geen notitie, geen update aan het contact. De klok loopt vanaf de laatste activiteit van het contact, of vanaf de dag dat ze zijn aangemaakt als ze nooit activiteit hebben gehad.

De opschoning vindt één keer per dag plaats. Bij elke uitvoering wordt een contact overgeslagen als:

  • Ze een afspraak in de toekomst hebben.
  • Ze zich midden in een follow-upreeks of een actieve campagne bevinden.

Al het andere dat de limiet heeft overschreden, wordt verwijderd: het contactrecord, hun volledige gespreksgeschiedenis via alle kanalen, en de samenvattingen, taken, deals, afspraken en analyses die aan hen gekoppeld zijn. Dit is dezelfde verwijdering als het handmatig verwijderen van het contact, dus alles wat je uit de live systemen hebt verwijderd, wordt binnen 90 dagen uit back-ups gewist.

Zeer grote opschoonacties worden verspreid over meerdere dagen: elke uitvoering verwijdert maximaal 5.000 contacten per account, dus het inschakelen van de timer voor een account dat al lang bestaat, verwijdert niet alles in één keer.

Weten wat er is verwijderd

  • De kaart toont wanneer de opschoning voor het laatst is uitgevoerd en hoeveel contacten er zijn verwijderd.
  • Na elke uitvoering waarbij ten minste één contact is verwijderd, ontvang je een melding in de app.
  • Als een uitvoering niet kon worden voltooid, wordt de reden op de kaart getoond en blijven de contacten staan tot de volgende uitvoering.

Als je een kopie wilt voordat de timer start, vraag dan eerst een export aan: zie Je gegevens downloaden.

Subaccounts en bureaus

De instelling is per account. De keuze van een bureau wordt niet overgenomen door de subaccounts, en elke eigenaar van een subaccount stelt zijn eigen periode in.

Volgende stappen