Eliminar automáticamente contactos inactivos
De forma predeterminada, DM Champ conserva un contacto y su historial de conversaciones hasta que usted los elimine. Si su política de privacidad, su sector o una revisión de protección de datos de un cliente le exige conservar los datos personales solo durante el tiempo necesario, puede establecer un temporizador: elija un periodo y cualquier contacto que no haya tenido actividad durante más tiempo que ese será eliminado automáticamente, junto con sus mensajes.
Este es el principio de limitación del almacenamiento del RGPD en la práctica: usted decide el periodo de retención y la plataforma lo aplica por usted todos los días.
Cómo activarlo
Cómo llegar: Configuración → grupo Avanzado → Exportación de datos → tarjeta Retención de datos.
- Abra Configuración (icono de engranaje en la barra lateral izquierda).
- En el menú Configuración, haga clic en Exportación de datos bajo el grupo Avanzado.
- En la tarjeta Retención de datos en la parte superior, abra Eliminar contactos inactivos después de y elija un periodo: 30 días, 90 días, 180 días, 1 año, 2 años o Personalizado para cualquier número de días entre 30 y 3650.
- Haga clic en Guardar y confirme.
La tarjeta Retención de datos se encuentra sobre el flujo de exportación. Está desactivada para todas las cuentas hasta que usted la active.
Al activarlo o acortar el periodo, se le pedirá que confirme primero, ya que la eliminación no se puede deshacer. Al desactivarlo o alargar el periodo, se guarda inmediatamente.
Solo el propietario de la cuenta puede cambiar esto. Los miembros del equipo ven la configuración pero no pueden guardarla, incluso con permisos de configuración.
Qué cuenta como inactivo
Un contacto está inactivo cuando no ha ocurrido nada en su conversación durante más tiempo del periodo que usted eligió: ningún mensaje en ninguna dirección, ninguna nota, ninguna actualización del contacto. El reloj comienza a contar desde la última actividad del contacto, o desde el día en que fue creado si nunca tuvo ninguna.
La limpieza se ejecuta una vez al día. En cada ejecución, se omite un contacto si:
- Tiene una cita en el futuro.
- Se encuentra en medio de una secuencia de seguimiento o una campaña activa.
Todo lo demás que haya superado el límite se elimina: el registro del contacto, su historial completo de conversaciones en todos los canales, y los resúmenes, tareas, tratos, citas y análisis vinculados a ellos. Esta es la misma eliminación que borrar el contacto manualmente, por lo que todo lo que eliminó de los sistemas en vivo se borrará de las copias de seguridad en un plazo de 90 días.
Las limpiezas muy grandes se distribuyen a lo largo de varios días: cada ejecución elimina hasta 5000 contactos por cuenta, por lo que activar el temporizador para una cuenta antigua no elimina todo de una sola vez.
Saber qué se eliminó
- La tarjeta muestra cuándo se ejecutó la limpieza por última vez y cuántos contactos eliminó.
- Después de cualquier ejecución que haya eliminado al menos un contacto, recibirás una notificación en la aplicación.
- Si una ejecución no pudo completarse, el motivo se muestra en la tarjeta y los contactos permanecen en su lugar hasta la siguiente ejecución.
Si deseas una copia antes de que comience el temporizador, solicita primero una exportación: consulta Descarga tus datos.
Subcuentas y agencias
La configuración es por cuenta. La elección de una agencia no se aplica a sus subcuentas, y cada propietario de subcuenta establece su propio período.
Próximos pasos
- Dónde se almacenan tus datos — el panorama completo de retención, alojamiento y subprocesadores.
- Descarga tus datos — obtén una copia antes de que el temporizador elimine algo.