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Inaktive Kontakte automatisch löschen

Standardmäßig behält DM Champ einen Kontakt und dessen Konversationsverlauf bei, bis Sie ihn löschen. Wenn Ihre Datenschutzrichtlinie, Ihre Branche oder eine Datenschutzprüfung eines Kunden verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange wie nötig gespeichert werden, können Sie dies zeitlich begrenzen: Wählen Sie einen Zeitraum aus, und jeder Kontakt, der länger als diesen Zeitraum inaktiv war, wird automatisch zusammen mit seinen Nachrichten gelöscht.

Dies ist das Prinzip der Speicherbegrenzung der DSGVO in der Praxis: Sie legen die Aufbewahrungsfrist fest, und die Plattform setzt diese täglich für Sie durch.

So aktivieren Sie die Funktion

So gelangen Sie dorthin: Einstellungen → Gruppe Erweitert → Datenexport → Karte Datenaufbewahrung.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnradsymbol in der linken Seitenleiste).
  2. Klicken Sie im Einstellungsmenü unter der Gruppe Erweitert auf Datenexport.
  3. Öffnen Sie in der Karte Datenaufbewahrung oben den Punkt Inaktive Kontakte löschen nach und wählen Sie einen Zeitraum aus: 30 Tage, 90 Tage, 180 Tage, 1 Jahr, 2 Jahre oder Benutzerdefiniert für eine beliebige Anzahl von Tagen zwischen 30 und 3650.
  4. Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Sie.
Die Seite für Datenexport-Einstellungen mit der Karte für Datenaufbewahrung oben: ein Dropdown-Menü zum Löschen inaktiver Kontakte, das auf Aus gesetzt ist, und eine Schaltfläche zum Speichern

Die Karte für Datenaufbewahrung befindet sich über dem Export-Ablauf. Sie ist für jedes Konto deaktiviert, bis Sie sie einschalten.

Wenn Sie die Funktion aktivieren oder den Zeitraum verkürzen, werden Sie zunächst um eine Bestätigung gebeten, da der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Das Deaktivieren oder Verlängern des Zeitraums wird sofort gespeichert.

Nur der Kontoinhaber kann dies ändern. Teammitglieder sehen die Einstellung, können sie aber nicht speichern, selbst wenn sie über Berechtigungen für die Einstellungen verfügen.

Was gilt als inaktiv

Ein Kontakt gilt als inaktiv, wenn in seiner Konversation länger als der von Ihnen gewählte Zeitraum nichts passiert ist: keine Nachricht in beide Richtungen, keine Notiz, keine Aktualisierung des Kontakts. Die Uhr läuft ab der letzten Aktivität des Kontakts oder ab dem Tag seiner Erstellung, falls er noch nie eine Aktivität hatte.

Die Bereinigung erfolgt einmal täglich. Bei jedem Durchlauf wird ein Kontakt übersprungen, wenn:

  • Er einen Termin in der Zukunft hat.
  • Er sich mitten in einer Follow-up-Sequenz oder einer aktiven Kampagne befindet.

Alles andere, das die Frist überschritten hat, wird gelöscht: der Kontaktdatensatz, der vollständige Konversationsverlauf über alle Kanäle hinweg sowie die damit verbundenen Zusammenfassungen, Aufgaben, Deals, Termine und Analysen. Dies entspricht dem manuellen Löschen des Kontakts, sodass alles, was Sie aus den Live-Systemen gelöscht haben, innerhalb von 90 Tagen auch aus den Backups entfernt wird.

Sehr große Bereinigungen werden auf mehrere Tage verteilt: Jeder Durchlauf löscht bis zu 5.000 Kontakte pro Konto, sodass das Einschalten des Timers für ein langjähriges Konto nicht alles auf einmal entfernt.

Wissen, was gelöscht wurde

  • Die Karte zeigt an, wann die Bereinigung zuletzt ausgeführt wurde und wie viele Kontakte entfernt wurden.
  • Nach jedem Durchlauf, bei dem mindestens ein Kontakt gelöscht wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in der App.
  • Wenn ein Durchlauf nicht abgeschlossen werden konnte, wird der Grund auf der Karte angezeigt und die Kontakte bleiben bis zum nächsten Durchlauf erhalten.

Wenn Sie eine Kopie benötigen, bevor der Timer startet, fordern Sie zuerst einen Export an: siehe Ihre Daten herunterladen.

Unterkonten und Agenturen

Die Einstellung gilt pro Konto. Die Wahl einer Agentur wird nicht auf ihre Unterkonten übertragen, und jeder Unterkontoinhaber legt seinen eigenen Zeitraum fest.

Nächste Schritte