DM Champ Docs

Menghapus Kontak Tidak Aktif Secara Otomatis

Secara default, DM Champ menyimpan kontak dan riwayat percakapan mereka hingga Anda menghapusnya. Jika kebijakan privasi, industri Anda, atau tinjauan perlindungan data pelanggan mengharuskan Anda menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan, Anda dapat mengaturnya dengan pengatur waktu: pilih periode, dan setiap kontak yang tidak memiliki aktivitas lebih lama dari periode tersebut akan dihapus secara otomatis, beserta pesan-pesan mereka.

Ini adalah penerapan prinsip pembatasan penyimpanan dari GDPR: Anda menentukan periode retensi, dan platform akan menegakkannya untuk Anda setiap hari.

Cara Mengaktifkannya

Cara menuju ke sana: Pengaturan → grup Lanjutan → Ekspor Data → kartu Retensi data.

  1. Buka Pengaturan (ikon roda gigi di bilah sisi kiri).
  2. Di menu Pengaturan, klik Ekspor Data di bawah grup Lanjutan.
  3. Di kartu Retensi data di bagian atas, buka Hapus kontak tidak aktif setelah dan pilih periode: 30 hari, 90 hari, 180 hari, 1 tahun, 2 tahun, atau Kustom untuk jumlah hari berapa pun antara 30 dan 3650.
  4. Klik Simpan dan konfirmasi.
Halaman pengaturan Ekspor Data dengan kartu Retensi data di bagian atas: menu tarik-turun Hapus kontak tidak aktif setelah diatur ke Nonaktif, dan tombol Simpan

Kartu Retensi data berada di atas alur ekspor. Fitur ini Nonaktif untuk setiap akun sampai Anda mengaktifkannya.

Mengaktifkannya, atau memperpendek periode, mengharuskan Anda untuk mengonfirmasi terlebih dahulu, karena penghapusan tidak dapat dibatalkan. Menonaktifkannya atau memperpanjang periode akan langsung tersimpan.

Hanya pemilik akun yang dapat mengubah ini. Anggota tim dapat melihat pengaturan tersebut tetapi tidak dapat menyimpannya, bahkan dengan izin pengaturan.

Apa yang Dianggap Tidak Aktif

Kontak dianggap tidak aktif jika tidak ada aktivitas apa pun dalam percakapan mereka selama lebih dari periode yang Anda pilih: tidak ada pesan dari kedua belah pihak, tidak ada catatan, tidak ada pembaruan pada kontak. Penghitungan waktu dimulai dari aktivitas terakhir kontak, atau dari hari mereka dibuat jika mereka tidak pernah memiliki aktivitas sama sekali.

Pembersihan berjalan sekali sehari. Pada setiap proses, sistem akan melewati kontak jika:

  • Mereka memiliki janji temu di masa mendatang.
  • Mereka sedang dalam urutan tindak lanjut atau kampanye aktif.

Semua hal lain yang melewati batas waktu akan dihapus: catatan kontak, riwayat percakapan lengkap mereka di semua saluran, serta ringkasan, tugas, kesepakatan, janji temu, dan analitik yang terkait dengan mereka. Ini sama dengan penghapusan kontak secara manual, sehingga apa pun yang Anda hapus dari sistem langsung akan dibersihkan dari cadangan dalam waktu 90 hari.

Pembersihan dalam jumlah yang sangat besar akan disebar selama beberapa hari: setiap proses menghapus hingga 5.000 kontak per akun, sehingga mengaktifkan pengatur waktu untuk akun yang sudah lama tidak akan menghapus semuanya sekaligus.

Mengetahui Apa yang Dihapus

  • Kartu ini menunjukkan kapan pembersihan terakhir dijalankan dan berapa banyak kontak yang dihapus.
  • Setelah setiap proses yang menghapus setidaknya satu kontak, Anda akan menerima notifikasi di dalam aplikasi.
  • Jika suatu proses tidak dapat diselesaikan, alasannya akan ditampilkan pada kartu dan kontak tersebut tetap dibiarkan hingga proses berikutnya.

Jika Anda menginginkan salinan sebelum pengatur waktu dimulai, minta ekspor terlebih dahulu: lihat Unduh Data Anda.

Sub-Akun dan Agensi

Pengaturan ini berlaku per akun. Pilihan agensi tidak akan terbawa ke sub-akunnya, dan setiap pemilik sub-akun menetapkan periodenya masing-masing.

Langkah Selanjutnya