Eliminar Contactos Inativos Automaticamente #

Por predefinição, o DM Champ mantém um contacto e o seu histórico de conversas até que os elimine. Se a sua política de privacidade, o seu setor ou uma análise de proteção de dados de um cliente exigir que mantenha os dados pessoais apenas durante o tempo necessário, pode definir um temporizador: escolha um período e qualquer contacto que não tenha tido atividade durante mais tempo do que esse período será eliminado automaticamente, juntamente com as suas mensagens.

Este é o princípio da limitação da conservação do RGPD na prática: você decide o período de retenção e a plataforma aplica-o por si todos os dias.

Como Ativar #

Como chegar lá: Definições → grupo Avançadas → Exportação de dados → cartão Retenção de dados.

1. Abra as Definições (ícone de engrenagem na barra lateral esquerda).
2. No menu Definições, clique em Exportação de dados sob o grupo Avançadas.
3. No cartão Retenção de dados no topo, abra Eliminar contactos inativos após e escolha um período: 30 dias, 90 dias, 180 dias, 1 ano, 2 anos ou Personalizado para qualquer número de dias entre 30 e 3650.
4. Clique em Guardar e confirme.

Ao ativá-lo ou encurtar o período, ser-lhe-á pedido que confirme primeiro, uma vez que a eliminação não pode ser desfeita. Desativá-lo ou prolongar o período guarda as alterações imediatamente.

Apenas o proprietário da conta pode alterar isto. Os membros da equipa veem a definição, mas não a podem guardar, mesmo com permissões de definições.

O que conta como inativo #

Um contacto está inativo quando não aconteceu nada na sua conversa durante mais tempo do que o período que escolheu: nenhuma mensagem em qualquer direção, nenhuma nota, nenhuma atualização no contacto. O relógio conta a partir da última atividade do contacto, ou a partir do dia em que foi criado, caso nunca tenha tido nenhuma.

A limpeza é executada uma vez por dia. Em cada execução, ignora um contacto se:

• Tiver um agendamento no futuro.
• Estiver a meio de uma sequência de seguimento ou de uma campanha ativa.

Tudo o resto que ultrapasse o limite é eliminado: o registo do contacto, todo o seu histórico de conversas em todos os canais, e os resumos, tarefas, oportunidades, agendamentos e análises associados aos mesmos. Esta é a mesma eliminação que remover o contacto manualmente, pelo que tudo o que eliminou dos sistemas ativos é apagado das cópias de segurança no prazo de 90 dias.

As limpezas muito grandes são distribuídas por vários dias: cada execução elimina até 5000 contactos por conta, pelo que ativar o temporizador para uma conta antiga não remove tudo de uma só vez.

Saber o que foi eliminado #

• O cartão mostra quando foi a última execução da limpeza e quantos contactos foram removidos.
• Após qualquer execução que tenha eliminado pelo menos um contacto, receberá uma notificação na aplicação.
• Se uma execução não puder ser concluída, o motivo é apresentado no cartão e os contactos permanecem no local até à execução seguinte.

Se pretender uma cópia antes de o temporizador iniciar, solicite primeiro uma exportação: consulte Transferir os Seus Dados.

Subcontas e Agências #

A definição é por conta. A escolha da própria agência não é aplicada às suas subcontas, e cada proprietário de subconta define o seu próprio período.

Próximos Passos #

• Onde os Seus Dados Estão Armazenados — a visão completa da retenção, alojamento e subprocessadores.
• Transferir os Seus Dados — obtenha uma cópia antes que o temporizador remova qualquer coisa.