מחיקה אוטומטית של אנשי קשר לא פעילים #

כברירת מחדל, DM Champ שומרת איש קשר ואת היסטוריית השיחות שלו עד שתמחק אותם. אם מדיניות הפרטיות שלך, התעשייה שבה אתה פועל, או דרישות הגנת מידע של לקוח מחייבות אותך לשמור נתונים אישיים רק כל עוד הם נחוצים, באפשרותך להגדיר זאת באמצעות טיימר: בחר תקופה, וכל איש קשר שלא הייתה בו פעילות מעבר לתקופה זו יימחק אוטומטית, יחד עם ההודעות שלו.

זהו עקרון הגבלת האחסון מתוך ה-GDPR הלכה למעשה: אתה מחליט על תקופת השמירה, והפלטפורמה אוכפת זאת עבורך מדי יום.

כיצד להפעיל זאת #

איך מגיעים לשם: הגדרות → קבוצת מתקדם → ייצוא נתונים → כרטיס שמירת נתונים.

1. פתח את הגדרות (סמל גלגל השיניים בסרגל הצד השמאלי).
2. בתפריט ההגדרות, לחץ על ייצוא נתונים תחת קבוצת מתקדם.
3. בכרטיס שמירת נתונים בחלק העליון, פתח את מחק אנשי קשר לא פעילים לאחר ובחר תקופה: 30 ימים, 90 ימים, 180 ימים, שנה אחת, שנתיים, או מותאם אישית לכל מספר ימים בין 30 ל-3650.
4. לחץ על שמור ואשר.

הפעלת האפשרות, או קיצור התקופה, מחייבים אישור תחילה, מכיוון שלא ניתן לבטל את המחיקה. כיבוי האפשרות או הארכת התקופה נשמרים באופן מיידי.

רק בעל החשבון יכול לשנות זאת. חברי צוות רואים את ההגדרה אך אינם יכולים לשמור אותה, גם אם יש להם הרשאות הגדרות.

מה נחשב כלא פעיל #

איש קשר נחשב ללא פעיל כאשר לא התרחשה שום פעילות בשיחה שלו במשך תקופה ארוכה מהתקופה שבחרת: אין הודעה באף אחד מהכיוונים, אין הערה, ואין עדכון לאיש הקשר. השעון מתחיל לפעול מהפעילות האחרונה של איש הקשר, או מהיום שבו נוצר אם מעולם לא הייתה לו פעילות.

תהליך הניקוי מתבצע פעם ביום. בכל הרצה, התהליך ידלג על איש קשר אם:

• יש לו פגישה בעתיד.
• הוא נמצא באמצע רצף מעקב או קמפיין פעיל.

כל דבר אחר שעבר את תאריך היעד נמחק: רשומת איש הקשר, היסטוריית השיחות המלאה שלו בכל הערוצים, והסיכומים, המשימות, העסקאות, הפגישות והניתוחים הקשורים אליו. זוהי אותה מחיקה כמו הסרת איש קשר באופן ידני, לכן כל מה שמחקת מהמערכות החיות יוסר מהגיבויים תוך 90 יום.

ניקויים גדולים מאוד מפוזרים על פני מספר ימים: כל הרצה מוחקת עד 5,000 אנשי קשר לכל חשבון, כך שהפעלת הטיימר עבור חשבון ותיק לא תסיר את הכל בבת אחת.

לדעת מה נמחק #

• הכרטיס מציג מתי הופעלה פעולת הניקוי לאחרונה וכמה אנשי קשר הוסרו.
• לאחר כל הרצה שבה נמחק לפחות איש קשר אחד, תקבל התראה באפליקציה.
• אם הרצה לא הצליחה להסתיים, הסיבה תוצג על הכרטיס ואנשי הקשר יישארו במקומם עד להרצה הבאה.

אם ברצונך לקבל עותק לפני שהטיימר מתחיל, בקש תחילה ייצוא: ראה הורד את הנתונים שלך.

תתי-חשבונות וסוכנויות #

ההגדרה היא לכל חשבון בנפרד. הבחירה של סוכנות אינה עוברת לתתי-החשבונות שלה, וכל בעל תת-חשבון מגדיר את התקופה שלו.

צעדים הבאים #

• היכן הנתונים שלך מאוחסנים — התמונה המלאה של שמירת נתונים, אירוח ומעבדי משנה.
• הורד את הנתונים שלך — קח עותק לפני שהטיימר יסיר משהו.