Poista passiiviset yhteystiedot automaattisesti
Oletusarvoisesti DM Champ säilyttää yhteystiedot ja niiden keskusteluhistorian, kunnes poistat ne. Jos tietosuojakäytäntösi, toimialasi tai asiakkaan tietosuojatarkistus edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, voit asettaa niille ajastimen: valitse ajanjakso, ja jokainen yhteystieto, jonka kohdalla ei ole ollut toimintaa pidempään kuin kyseinen aika, poistetaan automaattisesti viesteineen päivineen.
Tämä on GDPR:n säilytyksen rajoittamisen periaate käytännössä: sinä päätät säilytysajan, ja alusta valvoo sitä puolestasi päivittäin.
Miten otat sen käyttöön
Miten pääset sinne: Asetukset → Lisäasetukset-ryhmä → Datan vienti → Tietojen säilytys -kortti.
- Avaa Asetukset (rataskuvake vasemmassa sivupalkissa).
- Napsauta Asetukset-valikossa Datan vienti Lisäasetukset-ryhmän alta.
- Avaa yläreunan Tietojen säilytys -kortissa Poista passiiviset yhteystiedot ajanjakson jälkeen ja valitse ajanjakso: 30 päivää, 90 päivää, 180 päivää, 1 vuosi, 2 vuotta tai Mukautettu mille tahansa päivämäärälle 30 ja 3650 välillä.
- Napsauta Tallenna ja vahvista.
Tietojen säilytys -kortti sijaitsee vientitoiminnon yläpuolella. Se on Pois päältä jokaisella tilillä, kunnes kytket sen päälle.
Sen päälle kytkeminen tai ajanjakson lyhentäminen vaatii ensin vahvistuksen, koska poistoa ei voi kumota. Pois päältä kytkeminen tai ajanjakson pidentäminen tallentuu välittömästi.
Vain tilin omistaja voi muuttaa tätä. Tiimin jäsenet näkevät asetuksen, mutta eivät voi tallentaa sitä, vaikka heillä olisi asetusoikeudet.
Mikä lasketaan passiivisuudeksi
Yhteystieto on passiivinen, kun heidän keskustelussaan ei ole tapahtunut mitään valitsemaasi ajanjaksoa pidempään aikaan: ei viestejä kumpaankaan suuntaan, ei muistiinpanoja eikä päivityksiä yhteystietoon. Kello käy yhteystiedon viimeisimmästä toiminnosta tai luontipäivästä alkaen, jos toimintaa ei ole koskaan ollut.
Siivous suoritetaan kerran päivässä. Jokaisella ajokerralla se ohittaa yhteystiedon, jos:
- Heillä on tuleva tapaaminen.
- He ovat keskellä jatkotoimenpidesarjaa tai aktiivista kampanjaa.
Kaikki muu, joka on määräajan ylittänyt, poistetaan: yhteystietue, koko keskusteluhistoria kaikissa kanavissa sekä niihin liittyvät yhteenvedot, tehtävät, kaupat, tapaamiset ja analytiikka. Tämä on sama poisto kuin yhteystiedon poistaminen käsin, joten kaikki, mitä poistit live-järjestelmistä, poistuu varmuuskopioista 90 päivän kuluessa.
Erittäin laajat siivoukset jaetaan useammalle päivälle: jokainen ajo poistaa enintään 5 000 yhteystietoa tiliä kohden, joten ajastimen kytkeminen päälle pitkään käytössä olleelle tilille ei poista kaikkea yhdellä kertaa.
Tietoa poistetuista tiedoista
- Kortti näyttää, milloin puhdistus on viimeksi suoritettu ja kuinka monta yhteystietoa se poisti.
- Saat sovelluksessa ilmoituksen jokaisen sellaisen suorituksen jälkeen, jossa poistettiin vähintään yksi yhteystieto.
- Jos suoritus ei voinut valmistua, syy näkyy kortissa ja yhteystiedot säilytetään ennallaan seuraavaan suorituskertaan asti.
Jos haluat kopion ennen ajastimen käynnistymistä, pyydä ensin vientiä: katso Lataa tietosi.
Alitilit ja toimistot
Asetus on tilikohtainen. Toimiston oma valinta ei siirry sen alitileille, ja jokainen alitilin omistaja määrittää oman ajanjaksonsa.
Seuraavat vaiheet
- Missä tietosi säilytetään – täydellinen kuva säilytyksestä, isännöinnistä ja aliprosessoreista.
- Lataa tietosi – ota kopio ennen kuin ajastin poistaa mitään.