DM Champ Docs

Automatyczne usuwanie nieaktywnych kontaktów

Domyślnie DM Champ przechowuje kontakt i historię jego rozmów, dopóki ich nie usuniesz. Jeśli Twoja polityka prywatności, branża lub przegląd ochrony danych klienta wymagają przechowywania danych osobowych tylko tak długo, jak jest to konieczne, możesz ustawić licznik czasu: wybierz okres, a każdy kontakt, który nie wykazywał aktywności dłużej niż ten czas, zostanie automatycznie usunięty wraz z jego wiadomościami.

Jest to zasada ograniczenia przechowywania wynikająca z RODO w praktyce: Ty decydujesz o okresie przechowywania, a platforma egzekwuje go dla Ciebie każdego dnia.

Jak to włączyć

Jak tam dotrzeć: Ustawienia → grupa Zaawansowane → Eksport danych → karta Przechowywanie danych.

  1. Otwórz Ustawienia (ikona koła zębatego na lewym pasku bocznym).
  2. W menu Ustawienia kliknij Eksport danych w grupie Zaawansowane.
  3. Na karcie Przechowywanie danych u góry otwórz Usuwaj nieaktywne kontakty po i wybierz okres: 30 dni, 90 dni, 180 dni, 1 rok, 2 lata lub Niestandardowy dla dowolnej liczby dni od 30 do 3650.
  4. Kliknij Zapisz i potwierdź.
Strona ustawień Eksportu danych z kartą Przechowywanie danych u góry: rozwijana lista Usuwaj nieaktywne kontakty po ustawiona na Wyłączone oraz przycisk Zapisz

Karta Przechowywanie danych znajduje się nad procesem eksportu. Jest wyłączona dla każdego konta, dopóki jej nie włączysz.

Włączenie tej opcji lub skrócenie okresu wymaga najpierw potwierdzenia, ponieważ usunięcia nie można cofnąć. Wyłączenie lub wydłużenie okresu jest zapisywane natychmiast.

Tylko właściciel konta może to zmienić. Członkowie zespołu widzą to ustawienie, ale nie mogą go zapisać, nawet jeśli mają uprawnienia do ustawień.

Co jest uznawane za nieaktywność

Kontakt jest nieaktywny, gdy w jego rozmowie nie wydarzyło się nic przez okres dłuższy niż wybrany przez Ciebie: brak wiadomości w obie strony, brak notatki, brak aktualizacji kontaktu. Licznik czasu biegnie od ostatniej aktywności kontaktu lub od dnia jego utworzenia, jeśli nigdy nie wykazywał żadnej aktywności.

Czyszczenie odbywa się raz dziennie. Podczas każdego uruchomienia pomijany jest kontakt, jeśli:

  • Ma spotkanie w przyszłości.
  • Jest w trakcie sekwencji działań następczych lub aktywnej kampanii.

Wszystko inne, co przekroczyło wyznaczony termin, zostaje usunięte: rekord kontaktu, pełna historia rozmów we wszystkich kanałach oraz powiązane z nim podsumowania, zadania, transakcje, spotkania i analityka. Jest to takie samo usunięcie, jak ręczne usunięcie kontaktu, więc wszystko, co usuniesz z systemów na żywo, zostanie usunięte z kopii zapasowych w ciągu 90 dni.

Bardzo duże czyszczenia są rozłożone na kilka dni: każde uruchomienie usuwa do 5000 kontaktów na konto, więc włączenie licznika dla długo istniejącego konta nie usunie wszystkiego za jednym razem.

Informacje o usuniętych danych

  • Karta pokazuje, kiedy ostatnio uruchomiono czyszczenie i ile kontaktów zostało usuniętych.
  • Po każdym uruchomieniu, w wyniku którego usunięto co najmniej jeden kontakt, otrzymasz powiadomienie w aplikacji.
  • Jeśli proces nie mógł zostać ukończony, powód zostanie wyświetlony na karcie, a kontakty pozostaną na miejscu do następnego uruchomienia.

Jeśli chcesz uzyskać kopię przed uruchomieniem licznika, najpierw zamów eksport: zobacz Pobieranie danych.

Subkonta i agencje

Ustawienie dotyczy każdego konta z osobna. Wybór dokonany przez agencję nie jest przenoszony na jej subkonta, a właściciel każdego subkonta ustala własny okres.

Następne kroki