Tự động xóa liên hệ không hoạt động #

Theo mặc định, DM Champ sẽ lưu giữ liên hệ và lịch sử trò chuyện của họ cho đến khi bạn xóa chúng. Nếu chính sách quyền riêng tư, ngành nghề của bạn hoặc quy trình đánh giá bảo vệ dữ liệu của khách hàng yêu cầu bạn chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết, bạn có thể đặt hẹn giờ cho việc này: chọn một khoảng thời gian và bất kỳ liên hệ nào không có hoạt động trong thời gian dài hơn mức đó sẽ bị xóa tự động cùng với tin nhắn của họ.

Đây là nguyên tắc giới hạn lưu trữ từ GDPR trong thực tế: bạn quyết định thời gian lưu giữ và nền tảng sẽ thực thi điều đó cho bạn mỗi ngày.

Cách bật tính năng này #

Cách truy cập: Cài đặt → nhóm Nâng cao → Xuất dữ liệu → thẻ Lưu giữ dữ liệu.

1. Mở Cài đặt (biểu tượng bánh răng ở thanh bên trái).
2. Trong menu Cài đặt, nhấp vào Xuất dữ liệu trong nhóm Nâng cao.
3. Trong thẻ Lưu giữ dữ liệu ở trên cùng, hãy mở Xóa liên hệ không hoạt động sau và chọn một khoảng thời gian: 30 ngày, 90 ngày, 180 ngày, 1 năm, 2 năm hoặc Tùy chỉnh cho bất kỳ số ngày nào từ 30 đến 3650.
4. Nhấp vào Lưu và xác nhận.

Việc bật tính năng này hoặc rút ngắn khoảng thời gian sẽ yêu cầu bạn xác nhận trước, vì thao tác xóa không thể hoàn tác. Việc tắt hoặc kéo dài khoảng thời gian sẽ được lưu ngay lập tức.

Chỉ chủ sở hữu tài khoản mới có thể thay đổi cài đặt này. Các thành viên trong nhóm có thể thấy cài đặt nhưng không thể lưu, ngay cả khi họ có quyền cài đặt.

Điều gì được coi là không hoạt động #

Một liên hệ được coi là không hoạt động khi không có gì xảy ra trong cuộc trò chuyện của họ trong khoảng thời gian dài hơn mức bạn đã chọn: không có tin nhắn từ cả hai phía, không có ghi chú, không có cập nhật nào cho liên hệ. Đồng hồ đếm ngược bắt đầu từ hoạt động cuối cùng của liên hệ hoặc từ ngày họ được tạo nếu họ chưa từng có hoạt động nào.

Quá trình dọn dẹp chạy mỗi ngày một lần. Trong mỗi lần chạy, hệ thống sẽ bỏ qua một liên hệ nếu:

• Họ có một cuộc hẹn trong tương lai.
• Họ đang ở giữa một chuỗi theo dõi hoặc một chiến dịch đang hoạt động.

Mọi thứ khác đã quá thời hạn cắt sẽ bị xóa: hồ sơ liên hệ, toàn bộ lịch sử trò chuyện của họ trên tất cả các kênh, cùng các bản tóm tắt, nhiệm vụ, giao dịch, cuộc hẹn và phân tích gắn liền với họ. Đây cũng là thao tác xóa tương tự như khi bạn xóa liên hệ thủ công, vì vậy bất kỳ dữ liệu nào bạn đã xóa khỏi hệ thống trực tiếp sẽ được xóa khỏi các bản sao lưu trong vòng 90 ngày.

Các đợt dọn dẹp rất lớn sẽ được chia nhỏ trong vài ngày: mỗi lần chạy sẽ xóa tối đa 5.000 liên hệ cho mỗi tài khoản, vì vậy việc bật hẹn giờ cho một tài khoản đã tồn tại lâu ngày sẽ không xóa sạch mọi thứ trong một lần duy nhất.

Biết những gì đã bị xóa #

• Thẻ này hiển thị thời điểm lần cuối quá trình dọn dẹp chạy và số lượng liên hệ đã bị xóa.
• Sau bất kỳ lần chạy nào xóa ít nhất một liên hệ, bạn sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng.
• Nếu một lần chạy không thể hoàn tất, lý do sẽ được hiển thị trên thẻ và các liên hệ vẫn được giữ nguyên cho đến lần chạy tiếp theo.

Nếu bạn muốn có một bản sao trước khi bộ đếm thời gian bắt đầu, hãy yêu cầu xuất dữ liệu trước: xem Tải xuống Dữ liệu của Bạn.

Tài khoản phụ và Đại lý #

Cài đặt này áp dụng cho từng tài khoản. Lựa chọn của riêng một đại lý sẽ không áp dụng cho các tài khoản phụ của đại lý đó và mỗi chủ sở hữu tài khoản phụ sẽ tự thiết lập khoảng thời gian của riêng họ.

Các bước tiếp theo #

• Nơi Dữ liệu của Bạn Được Lưu trữ — bức tranh toàn cảnh về việc lưu giữ, lưu trữ và các bên xử lý phụ.
• Tải xuống Dữ liệu của Bạn — lấy một bản sao trước khi bộ đếm thời gian xóa bất kỳ thứ gì.