Tự động hóa #

Tự động hóa cho phép bạn thiết lập các quy trình làm việc gồm nhiều bước — hãy nghĩ đến Zapier hoặc n8n, nhưng được xây dựng dành riêng cho danh bạ và các cuộc hội thoại của bạn.

Tự động hóa (Automations) khả dụng trên mọi tài khoản — tính năng này đã có sẵn trong thanh bên của bạn và không cần phải bật hay yêu cầu gì thêm.

Một Tự động hóa là một quy trình làm việc: một trình kích hoạt (trigger) để bắt đầu, theo sau là bất kỳ số lượng bước nào chạy theo thứ tự (hoặc phân nhánh, dựa trên một điều kiện). Đây là công cụ cho bất kỳ việc gì phức tạp hơn “gửi tin nhắn mở đầu này, chuyển phản hồi cho Đại lý” — các chuỗi nhiều bước, tra cứu dữ liệu, kết nối với các công cụ bên ngoài và logic phân nhánh tùy thuộc vào hành động của liên hệ.

Tìm ở đâu: Trong thanh bên, dưới nhóm AI Studio, nhấp vào Tự động hóa.

Tạo Tự động hóa #

Nhấp vào Tạo tự động hóa đầu tiên của bạn (hoặc Tự động hóa mới khi bạn đã có những cái khác). Bạn sẽ đến một khung vẽ trống với hai cách để xây dựng:

• Mô tả bằng ngôn ngữ thông thường. Nhập nội dung bạn muốn vào hộp nhắc lệnh (ví dụ: “Gửi tin nhắn theo dõi nếu không có phản hồi trong 1 giờ”, “Gắn thẻ các liên hệ hỏi về giá”, hoặc “Cung cấp cho tác nhân AI của tôi cách tra cứu trạng thái đơn hàng”) và hệ thống sẽ tự động xây dựng trình kích hoạt và các bước cho bạn (bao gồm cả các công cụ Chức năng Tác nhân AI mà tác nhân của bạn có thể gọi). Bạn có thể tiếp tục trò chuyện để tinh chỉnh kết quả sau đó. Bạn không chắc nên yêu cầu điều gì? Một hàng các ý tưởng ví dụ nằm ngay dưới hộp. Nhấp vào một ý tưởng để đưa nó vào hộp và chỉnh sửa từ đó, hoặc nhấp vào Thêm ý tưởng để xem các ý tưởng còn lại. Khi bạn nhập, hộp cũng gợi ý cách hoàn thành câu, được hiển thị bằng màu xám phía trước con trỏ của bạn: nhấn Tab để chấp nhận gợi ý, hoặc chỉ cần tiếp tục nhập để bỏ qua nó.

• Tự xây dựng thủ công. Kéo các thành phần từ bảng điều khiển bên trái vào khung vẽ và kết nối chúng lại với nhau. Dấu + trên một bước hoạt động theo cả hai cách: giữ và kéo — một đường kẻ sẽ theo con trỏ của bạn, và bất cứ nơi nào bạn thả ra, bước tiếp theo sẽ được tạo tại đó và đã được kết nối sẵn — hoặc chỉ cần nhấp vào nó để mở một trình chọn nhỏ và chèn bước đó vào ngay tại đó. Bạn có thể kéo ra từ một dấu chấm đầu ra theo cách tương tự, và các mục trong trình chọn cũng có thể được kéo trực tiếp vào khung vẽ. Việc nhập vào hộp tìm kiếm của trình chọn sẽ tìm kiếm mọi thứ cùng một lúc — các hành động tích hợp, ứng dụng đã kết nối và các bước logic — vì vậy bạn không cần phải biết mục đó nằm dưới tab nào. Bảng điều khiển bên trái cũng có hộp tìm kiếm tương tự ở trên cùng: nhập “loop”, “webhook” hoặc tên ứng dụng và nó sẽ lọc mọi phần — trình kích hoạt, hành động, ứng dụng và logic — cùng một lúc.

• Hỏi Champ. Từ bất kỳ trang nào, hãy cho trợ lý trong ứng dụng biết bạn muốn gì (“khi có người đặt lịch, hãy gắn thẻ họ và gửi lời nhắc vào ngày hôm trước”, “bật lại AI hai giờ sau khi tôi tiếp quản cuộc trò chuyện”) và cậu ấy sẽ xây dựng nó cho bạn. Xem Yêu cầu Champ xây dựng hoặc sửa một tự động hóa bên dưới.

Bạn có thể kết hợp cả ba cách: bắt đầu từ một câu lệnh hoặc từ Champ, sau đó điều chỉnh kết quả trên canvas, hoặc ngược lại.

Xây dựng bằng thanh nhắc lệnh #

Thanh nhắc lệnh luôn nằm ở cuối canvas, vì vậy bạn có thể tiếp tục yêu cầu thay đổi trong khi đang xây dựng.

• Bạn có thể dừng nó lại. Trong khi đang xây dựng, nút gửi sẽ trở thành nút Dừng. Nhấp vào đó và quá trình xây dựng sẽ kết thúc tại đó, giữ nguyên canvas như trước khi bạn yêu cầu.
• Nó ghi nhớ cuộc trò chuyện. Một vài hướng dẫn gần nhất của bạn trong cùng một phiên sẽ được ghi nhớ, vì vậy một yêu cầu tiếp theo ngắn gọn như “xóa bước đó” hoặc “thay đổi thời gian chờ thành hai ngày” sẽ được hiểu mà không cần bạn phải mô tả lại toàn bộ quy trình tự động hóa.
• Các thay đổi chờ bạn xác nhận. Khi bạn yêu cầu AI thay đổi một quy trình tự động hóa đã có các bước, nó sẽ không thay thế canvas của bạn ngay lập tức nữa. Phiên bản đề xuất sẽ xuất hiện trên canvas với các bước mới được viền màu xanh lá cây và các bước đã thay đổi được viền màu hổ phách, đồng thời một thanh ở dưới cùng sẽ liệt kê những gì đã được thêm, thay đổi và xóa, số lượng kết nối đã thay đổi và tên mới nếu nó chọn một tên. Nhấp vào Chấp nhận để giữ lại hoặc Từ chối để khôi phục mọi thứ chính xác như cũ (Cmd+Z hoặc Ctrl+Z cũng có tác dụng từ chối). Cho đến khi bạn chọn, quy trình tự động hóa không thể được lưu hoặc bật. Việc xây dựng từ một canvas trống vẫn được áp dụng ngay lập tức, vì không có gì để mất.
• Những gì AI nói sẽ ở đó cho đến khi bạn đóng nó. Khi AI giải thích điều gì đó về những gì nó đã xây dựng (một bước nó bỏ qua, một câu hỏi nó cần được trả lời), ghi chú đó sẽ ở trên màn hình cho đến khi bạn đóng nó. Nó cũng hiển thị trong thanh đánh giá bên cạnh các thay đổi, và sau đó nút Hiển thị ghi chú của AI phía trên thanh nhắc lệnh sẽ mở lại ghi chú đó cho đến yêu cầu tiếp theo của bạn.
• Một lần Hoàn tác sẽ hủy toàn bộ thay đổi. Bất cứ thứ gì AI đã thêm hoặc sắp xếp lại đều được tính là một thay đổi, vì vậy sau khi bạn chấp nhận, việc nhấp vào Hoàn tác trên thanh công cụ một lần sẽ đưa canvas trở lại trạng thái ban đầu.
• Nó chỉ thêm những gì bạn yêu cầu. Nó sẽ không tự ý thêm các bước thay đổi tín dụng của tài khoản, chặn tài khoản, xóa mọi thứ hoặc nhắn tin cho mọi người trừ khi bạn yêu cầu, vì vậy một yêu cầu về gắn thẻ liên hệ sẽ chỉ trả về kết quả là gắn thẻ liên hệ và không gì khác.
• Nó viết bằng ngôn ngữ của bạn. Các nhãn bước mà nó đặt trên canvas, cũng như tên, mô tả và ghi chú của quy trình tự động hóa, sẽ trả về bằng ngôn ngữ mà ứng dụng của bạn được thiết lập, ngôn ngữ bạn đã chọn trong Cài đặt → Hồ sơ → Ngôn ngữ. Đặt ứng dụng thành tiếng Pháp và những gì AI viết sẽ bằng tiếng Pháp mà bạn không cần phải yêu cầu. Các quy trình tự động hóa bạn đã có sẽ được giữ nguyên, vì vậy việc thay đổi ngôn ngữ sẽ không viết lại chúng: hãy yêu cầu thanh nhắc lệnh đổi tên các bước hoặc tự đổi tên chúng.
• Nó đặt tên và mô tả những gì nó xây dựng. Một quy trình tự động hóa mới sẽ trả về với tên và mô tả ngắn đã được điền sẵn, vì vậy danh sách Tự động hóa cho bạn biết mỗi quy trình làm gì mà không cần mở nó ra. Khi bạn yêu cầu thay đổi sau này, nó sẽ giữ nguyên tên và mô tả bạn đang có, trừ khi bạn yêu cầu nó đổi tên hoặc mô tả lại quy trình tự động hóa, hoặc thay đổi đó khiến chúng không còn chính xác. Bất cứ điều gì bạn tự nhập chỉ bị thay thế khi bạn yêu cầu.

Lưu các thay đổi của bạn #

Không có gì trên khung vẽ được tự động lưu. Mọi thay đổi bạn thực hiện — thêm một bước, chỉnh sửa một trường, di chuyển một nút, thay đổi cài đặt của tự động hóa — đều được giữ dưới dạng bản nháp trong trình duyệt của bạn cho đến khi bạn nhấp vào Lưu ở góc trên bên phải (hoặc nhấn Cmd+S / Ctrl+S). Khi có nội dung chưa được lưu, trạng thái bên cạnh nút sẽ hiển thị là Bản nháp chưa lưu; Hủy bỏ sẽ loại bỏ bản nháp và đưa tự động hóa trở về trạng thái đã lưu gần nhất.

Một tự động hóa đang hoạt động vẫn chạy trên phiên bản đã lưu gần nhất trong khi bạn làm việc, vì vậy bạn có thể xây dựng lại một nửa mà không làm cho bất kỳ phần nào chưa hoàn thiện thực sự kích hoạt. Bật công tắc Đã bật sẽ lưu trước, vì những gì bạn bật là những gì đang có trên khung vẽ. Nếu bạn đóng tab hoặc chuyển sang trang khác khi có các thay đổi chưa lưu, bạn sẽ được hỏi liệu có muốn lưu, rời đi mà không lưu hay ở lại.

Trình kích hoạt #

Mỗi quy trình tự động hóa đều bắt đầu với đúng một trình kích hoạt — sự kiện khởi động quy trình đó. Hiện nay có rất nhiều trình kích hoạt, vì vậy bộ chọn trình kích hoạt sẽ phân loại chúng thành các nhóm dựa trên nội dung của chúng.

Nhắn tin

Liên hệ

Giao dịch

Cuộc hẹn

Nhiệm vụ

Tài khoản

Ứng dụng

Chung

Các trình kích hoạt phản ứng với toàn bộ tài khoản của bạn, không chỉ với trình tạo. Tin nhắn đến, Liên hệ được cập nhật và Giao dịch được cập nhật sẽ kích hoạt bất kể thay đổi đến từ đâu: tác nhân AI của bạn cập nhật liên hệ giữa cuộc trò chuyện, chương trình phát sóng, ai đó chỉnh sửa bản ghi trên màn hình, quá trình nhập dữ liệu hoặc phần mềm của riêng bạn gọi API. Bạn không cần phải làm bất cứ điều gì trong quá trình tự động hóa cho việc đó — đó đơn giản là cách chúng hoạt động hiện nay.

Chọn sai, hoặc đổi ý sau đó? Hãy mở trình kích hoạt và nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt để chuyển sang loại khác — phần còn lại của tự động hóa vẫn giữ nguyên như cũ. Nếu trình kích hoạt hiện tại đã có các cài đặt bạn đã điền, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận trước khi chúng bị xóa.

Sự kiện ứng dụng #

Trình kích hoạt Sự kiện ứng dụng bắt đầu một quy trình tự động hóa từ một điều gì đó xảy ra trong ứng dụng khác mà bạn sử dụng. Hiện có 41 ứng dụng để lựa chọn, trong đó có HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Stripe, Shopify, Calendly, Typeform, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Outlook, Slack, Discord, Trello, ClickUp, Asana, Monday, Jira, Linear, Notion, Airtable, Zendesk, Zoom, Mailchimp, MailerLite, Kit, DocuSign và GitHub. Bộ chọn chỉ liệt kê các ứng dụng có thể báo cáo sự kiện.

Thiết lập

1. Mở trình kích hoạt và chọn Sự kiện ứng dụng trong mục Ứng dụng. (Đã có trình kích hoạt khác? Hãy nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt trước.)
2. Trong mục Ứng dụng, hãy chọn ứng dụng. Trong mục Sự kiện, hãy chọn điều gì phải xảy ra trong đó để quy trình tự động hóa chạy một lần.
3. Nếu ứng dụng chưa được kết nối, hãy kết nối ngay tại đó, theo cách tương tự như khi bạn kết nối ứng dụng cho một bước hành động. Trong mục Tài khoản, quy trình tự động hóa sẽ hiển thị tài khoản đã kết nối mà nó đang lắng nghe.
4. Điền vào Cài đặt sự kiện, nếu sự kiện có bất kỳ cài đặt nào. Đây là các chi tiết mà ứng dụng cần để biết sự kiện nào cần gửi, và các mục bắt buộc đều được đánh dấu. Một số sự kiện yêu cầu chi tiết từ cài đặt nhà phát triển của chính ứng dụng đó. Trong trường hợp này, mục Cách thiết lập việc này trong ứng dụng bên dưới sự kiện sẽ giải thích nơi tìm các chi tiết đó.
5. Lưu quy trình tự động hóa và bật nó lên.

Nó có đang lắng nghe không? Bên dưới các cài đặt, trình kích hoạt cho bạn biết trạng thái của nó. Đang lắng nghe nghĩa là các sự kiện từ ứng dụng sẽ bắt đầu quy trình tự động hóa. Đã tạm dừng cùng với quy trình tự động hóa nghĩa là quy trình tự động hóa đã bị tắt: hãy bật lại và nó sẽ lắng nghe tiếp. Không lắng nghe đi kèm với lý do mà ứng dụng đưa ra, ví dụ như tài khoản đã kết nối đã bị xóa. Việc tạm dừng quy trình tự động hóa sẽ dừng các sự kiện. Việc xóa quy trình, hoặc chuyển trình kích hoạt sang ứng dụng hoặc sự kiện khác, sẽ xóa trình lắng nghe cũ. Ngắt kết nối tài khoản của ứng dụng sẽ dừng mọi quy trình tự động hóa đang lắng nghe tài khoản đó và các trình kích hoạt của chúng sẽ hiển thị lý do.

Một số ứng dụng báo cáo sự kiện chậm vài phút. Không phải ứng dụng nào cũng đẩy sự kiện ngay khi nó xảy ra. Đối với những ứng dụng đó, sự kiện được kiểm tra sau mỗi vài phút (khoảng thời gian trong Cài đặt sự kiện, tính bằng phút), vì vậy một lần chạy có thể bắt đầu ngay sau khi sự kiện thực tế diễn ra. Trình kích hoạt sẽ hiển thị ghi chú khi sự kiện bạn chọn hoạt động theo cách này.

Sử dụng những gì ứng dụng đã gửi. Mọi trường thông tin mà ứng dụng gửi về sự kiện đều có sẵn cho các bước sau dưới dạng ${trigger.field_name}. Bên cạnh đó, ${trigger.app_event.toolkit} là ứng dụng, ${trigger.app_event.event} là sự kiện, ${trigger.app_event.id} là id của lần gửi này và ${trigger.app_event.received_at} là thời điểm nó đến. Toàn bộ dữ liệu gửi đến, không bị thay đổi, nằm trong ${trigger.raw}. Mẫu trong bộ chọn + bắt đầu với những gì sự kiện thường chứa. Khi một sự kiện thực tế đã đến, hãy nhấp vào Sử dụng sự kiện thực tế cuối cùng làm mẫu và bộ chọn sẽ hiển thị chính xác các trường mà ứng dụng của bạn gửi.

Chi phí. Mỗi lần chạy có chi phí giống như một lần chạy được bắt đầu bởi bất kỳ trình kích hoạt nào khác (xem Chi phí tự động hóa). Lịch sử chạy sẽ gắn nhãn các lần chạy này là Sự kiện ứng dụng.

Ví dụ: một giao dịch HubSpot thay đổi giai đoạn. Giả sử bạn muốn gửi tin nhắn WhatsApp khi một giao dịch trong HubSpot chuyển sang giai đoạn mới.

1. Chọn Sự kiện ứng dụng, sau đó chọn HubSpot làm ứng dụng và Giai đoạn giao dịch đã cập nhật làm sự kiện, rồi kết nối tài khoản HubSpot của bạn.
2. Hai sự kiện của HubSpot (Liên hệ đã tạo và Giai đoạn giao dịch đã cập nhật) cần id ứng dụng HubSpot và khóa API nhà phát triển trong Cài đặt sự kiện. Cả hai đều lấy từ tài khoản nhà phát triển HubSpot của bạn tại developers.hubspot.com.
3. Thêm bước Điều kiện cho giai đoạn mới, để chỉ giai đoạn bạn quan tâm (ví dụ: Đã chốt thành công) mới tiếp tục, và sau đó là bước Gửi tin nhắn cho liên hệ.
4. Lưu, bật quy trình tự động hóa và di chuyển một giao dịch thử nghiệm trong HubSpot. Sau đó nhấp vào Sử dụng sự kiện thực tế cuối cùng làm mẫu, để các trường giai đoạn và liên hệ của một sự kiện HubSpot thực tế xuất hiện trong bộ chọn +.

Cài đặt tự động hóa #

Một số lựa chọn thuộc về toàn bộ quy trình tự động hóa thay vì một bước đơn lẻ. Chúng nằm sau biểu tượng bánh răng ở phía trên bên phải của trình chỉnh sửa, trong Cài đặt tự động hóa, và chúng là một phần của bản nháp giống như mọi thứ khác — nhấp vào Lưu để chúng có hiệu lực. Có năm lựa chọn:

• Mô tả: một ghi chú về những gì quy trình tự động hóa này thực hiện, hiển thị bên dưới tên của nó trong danh sách.
• Cho phép nhập lại — liệu một liên hệ có thể đi qua quy trình tự động hóa này nhiều hơn một lần hay không.
• Dừng khi có phản hồi — kết thúc quá trình chạy của liên hệ ngay khi họ nhắn tin cho bạn.
• Tôn trọng giờ yên tĩnh — giữ lại các tin nhắn sẽ được gửi vào ban đêm theo giờ địa phương của liên hệ.
• Chỉ chạy trong những giờ này — bỏ qua trình kích hoạt ngoài khung giờ bạn đã đặt.

Nói rõ quy trình tự động hóa làm gì #

Một cái tên như “Nhắn tin lại khi cuộc gọi nhỡ” là đủ để bạn hiểu; “Tin nhắn tiếp nối 3” một tháng sau thì không. Hộp Mô tả ở đầu Cài đặt tự động hóa là văn bản tự do cho chính xác mục đích đó: viết một hoặc hai dòng về những gì quy trình tự động hóa thực hiện, nó dành cho ai, hoặc tại sao bạn xây dựng nó.

Những gì bạn viết sẽ hiển thị bên dưới tên quy trình tự động hóa trong danh sách Tự động hóa, vì vậy bạn có thể đọc xuống trang và xem mỗi quy trình dùng để làm gì mà không cần mở nó ra. Hộp tìm kiếm trên trang đó cũng tìm kiếm trong phần mô tả cũng như tên, vì vậy “nhà hàng” hoặc “nhắc nhở” trong phần mô tả là đủ để tìm lại quy trình tự động hóa. Nó là tùy chọn, không thay đổi bất cứ điều gì về cách quy trình tự động hóa chạy, và để trống nó sẽ giữ cho danh sách chính xác như cũ.

Cho phép liên hệ đi qua nhiều lần #

Cho phép nhập lại quyết định điều gì sẽ xảy ra khi trình kích hoạt kích hoạt lại cho một người đã đi qua tự động hóa.

• Tắt: mỗi liên hệ đi qua tự động hóa một lần. Lần tiếp theo trình kích hoạt kích hoạt cho họ — họ gửi tin nhắn khác, đặt cuộc hẹn khác, nhận lại cùng một thẻ — không có gì bắt đầu. Lịch sử chạy vẫn yên tĩnh đối với họ, giống như cách nó xảy ra đối với một tin nhắn không khớp với bộ lọc của trình kích hoạt. Bất kỳ ai đã từng có một lần chạy tự động hóa này đều được tính là đã đi qua nó, cho dù lần chạy đó đã hoàn thành, thất bại hay bị dừng.
• Bật: một liên hệ có thể nhập lại mỗi khi trình kích hoạt kích hoạt. Đây là cài đặt cho bất kỳ thứ gì định kỳ — lời nhắc cuộc hẹn, xác nhận đặt chỗ, từ khóa sẽ nhận được cùng một câu trả lời mỗi lần.

Mặc định phụ thuộc vào trình kích hoạt. Đối với Đã thêm liên hệ (những người bạn thêm từ trang Liên hệ), nó bị tắt, vì vậy việc thêm cùng một danh sách hai lần không bao giờ gửi tin nhắn kép cho bất kỳ ai. Đối với mọi trình kích hoạt khác, nó được bật, đây là cách các tự động hóa luôn hoạt động — không có gì bạn đã xây dựng trước khi cài đặt này tồn tại thay đổi một cách tự động.

Hai điều cần lưu ý. Việc nhập lại liên quan đến liên hệ, vì vậy các trình kích hoạt không mang theo liên hệ — Theo lịch trình, Webhook đã nhận, RSS, Email đã nhận — không bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào. Và ba trình kích hoạt cuộc hẹn (Đã đặt lịch hẹn, Đã hủy lịch hẹn, Trước cuộc hẹn) luôn cho phép nhập lại, bất kể công tắc nói gì: chúng kích hoạt một lần cho mỗi lần đặt chỗ và trình kích hoạt lời nhắc kích hoạt một lần cho mỗi thời gian nhắc nhở, vì vậy “một lần” cho mỗi liên hệ sẽ bỏ qua lần đặt chỗ tiếp theo của khách hàng quay lại và thậm chí cả lời nhắc thứ hai cho cùng một lần đặt chỗ. Công tắc bị làm mờ đối với những trình kích hoạt đó.

Dừng khi liên hệ trả lời #

Dừng khi có phản hồi dành cho các chuỗi tiếp theo: một lượt chạy đang chờ trong Độ trễ, hoặc đang thực hiện các bước của nó, sẽ kết thúc ngay khi liên hệ gửi tin nhắn cho bạn trên bất kỳ kênh nào. Lượt chạy của họ sẽ hiển thị là Đã hủy trong lịch sử lượt chạy; lượt chạy của những người khác không bị ảnh hưởng và tự động hóa vẫn tiếp tục hoạt động cho mọi người. Khi Dừng khi có phản hồi kết thúc một lượt chạy, trang chi tiết của lượt chạy đó sẽ ghi rằng liên hệ đã phản hồi, trong khi lượt chạy bạn tự hủy sẽ ghi là đã bị hủy thủ công.

Tính năng này mặc định bị tắt. Khi được bật và trình kích hoạt của tự động hóa là Tin nhắn đến, câu trả lời dừng một lần chạy có thể bắt đầu một lần chạy mới nếu trình kích hoạt khớp với nó và việc nhập lại được cho phép — giống như cách một chuỗi theo dõi sẽ khởi động lại trong hầu hết các CRM. Hãy tắt tính năng nhập lại nếu bạn muốn mỗi liên hệ chỉ nhận chuỗi này một lần.

Tôn trọng giờ yên tĩnh #

Một quy trình tự động sẽ chạy ngay khi trình kích hoạt của nó được kích hoạt, và thời điểm đó không phải lúc nào cũng phù hợp — một lời nhắc cuộc hẹn được đặt trước 12 giờ sẽ gửi đến vào lúc 2 giờ sáng cho bất kỳ ai có lịch hẹn vào sáng sớm, và một liên hệ ở phía bên kia thế giới có thể đang ngủ khi bạn không ngủ.

Tôn trọng giờ yên tĩnh là một công tắc cho từng tự động hóa để thực hiện chính xác điều đó. Cách tìm: nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trình chỉnh sửa để mở Cài đặt tự động hóa — nó nằm ở đó bất kể tự động hóa có loại trình kích hoạt nào.

Tính năng này mặc định tắt, trên cả quy trình tự động mới và hiện có, vì vậy không có gì bạn đã xây dựng trước đó tự động thay đổi hành vi.

Khi bạn bật tính năng này, chỉ áp dụng cho quy trình tự động đó:

• Các bước gửi tin nhắn dự kiến diễn ra trong khoảng từ 8 giờ tối đến 8 giờ sáng theo giờ địa phương của liên hệ sẽ được tạm dừng và được gửi vào khoảng 8 giờ sáng theo giờ của họ — một khoảng trễ ngẫu nhiên ngắn sẽ phân bổ thời gian gửi trong khoảng 8:00–8:15 thay vì gửi tất cả cùng một lúc. Điều này áp dụng cho các bước Gửi tin nhắn, Mẫu WhatsApp và Gửi qua WhatsApp Web.
• Mọi bước khác vẫn chạy ngay lập tức. Thẻ, điều kiện, độ trễ, webhook, cập nhật liên hệ, tạo tác vụ — không có bước nào trong số này bị giữ lại. Chỉ riêng tin nhắn mới phải chờ.
• Các bước gửi tin nhắn bên trong Vòng lặp là một ngoại lệ — chúng được gửi ngay lập tức ngay cả khi đã bật tính năng này: việc giữ tin nhắn của từng liên hệ riêng biệt sẽ làm kéo dài một vòng lặp trong suốt khoảng thời gian yên tĩnh. Hãy đặt tin nhắn sau vòng lặp nếu cần đợi đến sáng, hoặc sử dụng Chỉ chạy trong những giờ này trên trình kích hoạt để toàn bộ vòng lặp chạy vào thời điểm thích hợp.
• Thời gian của chính trình kích hoạt không thay đổi. Một lời nhắc “3 giờ trước cuộc hẹn” vẫn chạy đúng ba giờ trước đó; nếu thời điểm đó rơi vào 3 giờ sáng, quá trình chạy vẫn diễn ra và tin nhắn là thứ sẽ chờ đến sáng.
• Giờ địa phương nghĩa là giờ của liên hệ, không phải giờ của bạn. Thời gian này được tính toán dựa trên mã quốc gia của số điện thoại của họ, hoặc múi giờ được lưu trên liên hệ — giống như cách cài đặt Giờ yên tĩnh trên toàn tài khoản thực hiện.

Điều này tách biệt với cài đặt Giờ yên tĩnh trên toàn tài khoản trong Cài đặt → Hồ sơ, bao gồm các tin nhắn theo dõi và tin nhắn do AI lên lịch. Cài đặt đó không can thiệp vào các quy trình tự động hóa của bạn, đó là lý do tại sao mỗi quy trình tự động hóa đều có công tắc riêng. Xem Giờ yên tĩnh & Tuân thủ để biết về khía cạnh cấp tài khoản.

Bạn đang xây dựng lời nhắc cho một thời điểm cố định trong ngày? Nếu tin nhắn chỉ được gửi trong giờ làm việc, hãy để công tắc ở chế độ tắt — nó không tốn phí gì, nhưng không có lý do gì để thêm một bước tạm dừng sẽ không bao giờ được sử dụng.

Chỉ chạy trong một số giờ nhất định #

Giờ yên tĩnh (Quiet hours) giữ lại các tin nhắn; mọi bước khác vẫn chạy. Đôi khi đó không phải là điều bạn muốn — đôi khi toàn bộ quá trình tự động hóa nên tắt hoàn toàn ngoài khung giờ đó. Giả sử nó chuyển các cuộc trò chuyện cho nhóm của bạn và nhóm của bạn chỉ làm việc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều: vào lúc 2 giờ sáng, bạn không muốn việc chuyển giao bị trì hoãn đến sáng, bạn muốn nó không xảy ra chút nào.

Chỉ chạy trong những giờ này là một công tắc thứ hai cho từng tự động hóa để thực hiện chính xác điều đó. Cách tìm: mở Cài đặt tự động hóa (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trình chỉnh sửa) — nó nằm ngay dưới Tôn trọng giờ yên tĩnh, bất kể tự động hóa có loại trình kích hoạt nào. Bật nó lên và đặt thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và múi giờ.

• Trong khung giờ quá trình tự động hóa hoạt động chính xác như trước.
• Ngoài khung giờ, trình kích hoạt đơn giản là bị bỏ qua. Quá trình tự động hóa không chạy, không có gì được xếp hàng đợi và không có gì hiển thị trong lịch sử chạy — sự kiện được xử lý giống như một tin nhắn không khớp với bộ lọc văn bản của trình kích hoạt. Nếu các sự kiện qua đêm vẫn cần được xử lý cuối cùng, thì tùy chọn này không phải là công cụ phù hợp; hãy tắt nó đi và sử dụng Tôn trọng giờ yên tĩnh thay thế.
• Kết thúc trước khi bắt đầu nghĩa là khung giờ qua đêm. 21:00 đến 08:00 chạy xuyên đêm và tắt vào ban ngày.
• Khung giờ sử dụng một múi giờ bạn đặt trên quá trình tự động hóa — không phải giờ địa phương của mỗi liên hệ. Giờ yên tĩnh được tính theo từng liên hệ; đây là một đồng hồ cho toàn bộ quá trình tự động hóa. Nhập múi giờ theo cách mà trình kích hoạt Theo lịch trình yêu cầu, ví dụ: Europe/London hoặc America/Lima.
• Các trình kích hoạt theo lịch trình được kiểm tra tại thời điểm chúng kích hoạt. Một lần chạy theo lịch trình có thời điểm rơi vào ngoài khung giờ sẽ bị bỏ qua, không phải di chuyển.

Sự khác biệt trong một dòng: Tôn trọng giờ yên tĩnh chạy quá trình tự động hóa và chỉ giữ lại các tin nhắn của nó cho đến sáng; Chỉ chạy trong những giờ này không chạy quá trình tự động hóa chút nào.

Và nếu điều bạn thực sự muốn là một quy trình tự động hóa hoạt động khác biệt theo thời gian — thực hiện một việc vào ban ngày, một việc khác vào ban đêm — đừng bỏ qua bước chạy: hãy phân nhánh nó bằng bước Điều kiện (Condition) được đặt thành Thời gian trong ngày (xem Các bước).

Chạy tự động hóa chỉ cho một tác nhân #

Hầu hết các tài khoản chạy nhiều hơn một AI agent, và một quy trình tự động hóa chỉ nên áp dụng cho một trong số đó — ví dụ như agent hỗ trợ, chứ không phải agent bán hàng — cần một cách để chỉ định điều đó. Bốn trình kích hoạt có một trường cho chính xác mục đích đó:

Mở trình kích hoạt, nhấp vào trường đó, và bạn sẽ nhận được một danh sách được nhóm: các AI agent của bạn theo tên, và các chiến dịch cổ điển của bạn bên dưới nếu tài khoản của bạn vẫn còn. Chọn một cái và quy trình tự động hóa chỉ chạy cho các liên hệ mà agent đó chịu trách nhiệm; mọi cuộc hội thoại khác trên tài khoản của bạn sẽ bị bỏ qua. Để ở Bất kỳ agent nào, đây là cách nó bắt đầu, và quy trình tự động hóa chạy cho mọi liên hệ trên tài khoản, bao gồm cả các liên hệ chưa được gán cho agent nào.

Nó đọc agent mà liên hệ được gán tại thời điểm đó, vì vậy việc chuyển một liên hệ sang agent khác hôm nay sẽ thay đổi quy trình tự động hóa nào chạy cho họ kể từ đó trở đi.

Trường này chỉ cho phép chọn một, không phải một tập hợp — một tự động hóa được thu hẹp phạm vi cho một tác nhân hoặc một chiến dịch duy nhất, vì vậy hãy xây dựng một tự động hóa thứ hai nếu bạn muốn các bước tương tự trên một tác nhân khác.

Mọi trigger khác đều chạy cho toàn bộ tài khoản. Không có trường đại lý nào trên các trigger liên hệ, giao dịch, cuộc hẹn, tác vụ, tài khoản hoặc trigger chung: chúng kích hoạt cho mọi thứ trong tài khoản. Để giới hạn một trong số đó cho một đại lý duy nhất, hãy thêm bước Điều kiện làm bước đầu tiên sau trigger và kiểm tra đại lý được chỉ định của liên hệ, sau đó đặt các bước còn lại trên nhánh đúng. Xem Các bước.

Không phải tác nhân nào cũng có thể được thu hẹp phạm vi ngay. Bất kỳ tác nhân nào mà trường này không hỗ trợ đều được liệt kê ngay bên dưới, vì vậy bạn có thể thấy ngay rằng danh sách bị thiếu thay vì tự hỏi tại sao một tác nhân lại không xuất hiện. Những cuộc hội thoại đó vẫn hoạt động bình thường; chúng chỉ là chưa thể được chọn riêng ở đây vào lúc này.

Một điều nữa cần lưu ý đối với các tài khoản sử dụng tác nhân AI: tính năng tự động hóa được kích hoạt bằng tin nhắn theo cách này sẽ chạy ngay từ tin nhắn đầu tiên của một liên hệ hoàn toàn mới cũng như mọi tin nhắn sau đó. Trước đây, tính năng này chỉ bắt đầu từ tin nhắn thứ hai, vì vậy tin nhắn mở đầu của mọi cuộc hội thoại mới đều bị bỏ qua. (Điều này áp dụng cho các tính năng tự động hóa có trình kích hoạt là tin nhắn đến — nó tách biệt với trình kích hoạt Liên hệ đã được thêm ở trên, vốn chỉ chạy đúng một lần cho mỗi liên hệ mà bạn thêm vào.)

Cho phép tác nhân AI của bạn gọi một tự động hóa #

Trình kích hoạt Hàm Tác nhân AI (AI Agent Function) biến một quy trình tự động thành một khả năng mà tác nhân AI của bạn có thể sử dụng khi đang trò chuyện với khách hàng — giống như cách nó sử dụng các hàm tùy chỉnh hiện có. Khách hàng hỏi điều gì đó, tác nhân quyết định quy trình tự động của bạn là công cụ phù hợp, gọi quy trình đó với các chi tiết đã thu thập được từ cuộc trò chuyện và (nếu bạn muốn) nhận lại câu trả lời để sử dụng trong phản hồi tiếp theo của nó.

Cách thiết lập:

1. Đặt tên cho hàm. Một cái tên ngắn gọn gồm chữ cái, số và dấu gạch dưới — check_availability, register_warranty. AI sẽ nhìn thấy cái tên này, vì vậy hãy đặt tên sao cho mô tả được chức năng của nó.
2. Mô tả khi nào nên sử dụng hàm. Mô tả là cách tác nhân của bạn quyết định gọi hàm — hãy viết theo cách bạn hướng dẫn một thành viên mới trong nhóm: “Sử dụng hàm này khi khách hàng hỏi liệu chúng ta có lịch hẹn trống vào một ngày cụ thể hay không.”
3. Thêm các chi tiết cần thu thập. Mỗi tham số là một thông tin mà AI nên thu thập từ cuộc trò chuyện trước khi gọi hàm — một thành phố, số đơn hàng, ngày ưu tiên. Đặt tên, loại và mô tả ngắn cho từng tham số; đánh dấu những tham số bắt buộc. Loại có thể là văn bản, số, có/không hoặc JSON — chọn JSON khi AI cần chuyển một gói dữ liệu có cấu trúc (ví dụ: địa chỉ giao hàng đầy đủ) thay vì một giá trị đơn lẻ.
4. Chọn tác nhân nào có thể sử dụng hàm. Chọn các tác nhân AI nên có khả năng này — tại đây trên trình kích hoạt hoặc sau đó từ tab Khả năng AI của bất kỳ tác nhân nào, nơi hàm xuất hiện cùng với các khả năng khác của tác nhân với công tắc bật/tắt thông thường. Cả hai nơi đều chỉnh sửa cùng một thứ, vì vậy hãy sử dụng nơi nào bạn đang ở đó.
5. Bật tự động hóa. Kể từ thời điểm đó, các tác nhân đó sẽ có hàm này — không cần sao chép bất cứ thứ gì, không cần địa chỉ webhook hay mã bí mật để dán xung quanh.

Bạn không muốn tự viết tên, mô tả và chi tiết? Hãy xây dựng các bước của quy trình tự động trước, sau đó nhấp vào Điền bằng AI (Fill in with AI) ở đầu phần cài đặt của trình kích hoạt — nó sẽ đọc những gì quy trình tự động của bạn thực hiện và viết các thông tin đó cho bạn. Bất kỳ nội dung nào bạn đã nhập sẽ được giữ nguyên; nó chỉ điền vào những phần bạn để trống. Hãy xem lại kết quả, điều chỉnh những gì bạn muốn và lưu lại.

Bên trong quy trình tự động, mọi thứ AI gửi đều có sẵn thông qua các nút dữ liệu thông thường: mỗi tham số nằm dưới trigger.args, cộng với thông tin về liên hệ và kênh mà cuộc trò chuyện đang diễn ra.

Trả lời tác nhân. Thêm bước Return response (Trả về phản hồi) và bất cứ nội dung nào được gửi lại sẽ trở thành câu trả lời mà AI đọc — nhờ đó nó có thể trích dẫn dữ liệu thực trong cùng một lượt hội thoại: tra cứu cổ phiếu trong cơ sở dữ liệu của riêng bạn, kiểm tra lịch, tính toán báo giá. Nếu không có bước Return response, tác nhân sẽ đợi tự động hóa hoàn tất (tối đa 25 giây) và được thông báo kết quả: hoàn tất thành công hoặc thất bại. Điều này phù hợp với các tác vụ kiểu “đăng ký khiếu nại này vào hệ thống của tôi” mà không cần dữ liệu phản hồi. Nếu quá trình tự động hóa vẫn đang chạy sau 25 giây hoặc đang đợi ở bước Delay (Trì hoãn) dài, tác nhân sẽ được thông báo rằng nó đang chạy ngầm và tiếp tục công việc. Một điều cần lưu ý: tác nhân đợi tối đa 25 giây để nhận phản hồi, vì vậy hãy tránh đặt các bước Delay trên đường dẫn giữa trình kích hoạt và bước Return response. Nếu quá trình chạy thất bại trước khi đến bước Return response (một bước bị lỗi hoặc số dư của bạn không đủ để thực hiện), tác nhân sẽ được thông báo rằng cuộc gọi thất bại, cảnh báo cho con người và thông báo cho khách hàng rằng có sự cố kỹ thuật. Nó không bao giờ hứa hẹn một câu trả lời không có thực. Điều tương tự xảy ra khi chính bước Return response gửi trạng thái lỗi (400 trở lên), vì vậy hãy gửi mã 200 kèm thông báo rõ ràng trong phần nội dung khi “không tìm thấy” là câu trả lời bạn muốn tác nhân chuyển tiếp.

Khi quy trình tự động bị tắt, các tác nhân không thể gọi nó — hàm sẽ biến mất khỏi các khả năng của chúng cho đến khi bạn bật lại.

Bạn cũng sẽ thấy hàm được liệt kê trên trang Hàm tùy chỉnh (Custom Functions) của mình với nhãn “Được quản lý bởi quy trình tự động” (Managed by automation). Mục đó được hệ thống quản lý giúp bạn — tên và các trường của nó tuân theo những gì bạn thiết lập trên trình kích hoạt — vì vậy nó không thể bị chỉnh sửa hoặc xóa ở đó; hãy mở quy trình tự động thay thế.

Thêm liên hệ vào một tự động hóa #

Hầu hết các trình kích hoạt đều chờ đợi một sự kiện xảy ra. Trình kích hoạt Liên hệ được thêm (Contact added) là trình kích hoạt mà bạn tự chủ động: bạn chọn các liên hệ và quy trình tự động sẽ chạy một lần cho mỗi liên hệ đó. Đây là cách bạn xây dựng chuỗi theo dõi, loạt tin nhắn chào mừng hoặc chiến dịch tái tương tác — nhắn tin, chờ đợi, nhắn tin lại — và sau đó đưa mọi người vào quy trình bất cứ khi nào bạn muốn.

Xây dựng nó giống như bất kỳ quy trình tự động hóa nào khác: cung cấp cho nó trình kích hoạt Liên hệ được thêm, sau đó thêm các bước của bạn. Mọi thông tin về liên hệ đều có sẵn cho các bước đó thông qua các nút dữ liệu thông thường — tên, số điện thoại, email và kênh của họ — vì vậy bước Gửi tin nhắn có thể chào họ bằng tên và nó đã biết cần gửi đến liên hệ nào.

Có bốn nơi để thêm người, vì vậy bạn có thể thực hiện từ bất cứ nơi nào bạn đang ở:

Từ Liên hệ, theo lô. Đi tới Liên hệ, đánh dấu các liên hệ bạn muốn — một, một vài hoặc tất cả mọi người trong danh sách đã lọc — sau đó nhấp vào Quy trình tự động (Automation) trên thanh ở dưới cùng. Chọn quy trình tự động và nhấp vào Thêm liên hệ. Chỉ những quy trình tự động có trình kích hoạt Liên hệ được thêm mới xuất hiện, và quy trình nào vẫn đang tạm dừng sẽ bị làm mờ cho đến khi bạn bật nó lên.

Từ một liên hệ. Mở một liên hệ để hiển thị bảng chi tiết của họ và nhấp vào Thêm vào quy trình tự động (Add to automation).

Từ một cuộc hội thoại. Trong phần Trò chuyện, hãy mở menu ba chấm ở đầu cuộc hội thoại và chọn Thêm vào tự động hóa — rất hữu ích khi bạn đang trả lời dở và nhận ra người này nên được đưa vào chuỗi theo dõi của bạn.

Từ chính tự động hóa. Đây là cách sử dụng khi bạn đang xem một tự động hóa và tự hỏi “ai sẽ tham gia vào đây?”. Trong danh sách Tự động hóa, một tự động hóa Liên hệ được thêm đang bật sẽ có biểu tượng thêm người trong hàng của nó; hãy nhấp vào đó và tìm kiếm liên hệ của bạn theo tên, số điện thoại hoặc email, đánh dấu những người bạn muốn và thêm họ vào. Nút tương tự nằm ở đầu bảng Liên hệ đã thêm của tự động hóa trên trang Nhật ký của nó.

Dù bạn chọn cách nào, tự động hóa sẽ bắt đầu chạy cho những liên hệ đó và bạn có thể tiếp tục công việc của mình.

Thêm dần dần (drip). Thêm vài trăm người cùng một lúc đồng nghĩa với việc vài trăm tin nhắn được gửi đi trong một khoảng thời gian ngắn, điều này hiếm khi là thứ bạn muốn — đặc biệt là trên WhatsApp. Hãy đánh dấu vào Thêm dần dần trong cùng hộp thoại và thiết lập số lượng liên hệ muốn thêm mỗi lần cũng như số phút chờ giữa các đợt: 20 liên hệ mỗi 30 phút sẽ phân bổ danh sách 500 người trong khoảng nửa ngày. Dù bạn chọn gì, các liên hệ luôn được đưa vào đều đặn thay vì tất cả cùng một lúc, vì vậy một đợt lớn không thể làm quá tải tài khoản của bạn.

Theo dõi tiến trình. Mở tự động hóa và nhấp vào Nhật ký. Phía trên lịch sử chạy, bảng Liên hệ đã thêm hiển thị từng đợt bạn đã thêm, số lượng liên hệ đã được xử lý cho đến nay và các nút để Tạm dừng, Tiếp tục hoặc Hủy. Tạm dừng sẽ ngăn không cho thêm liên hệ mới; các lần chạy đã bắt đầu sẽ kết thúc bình thường. Hủy sẽ dừng phần còn lại vĩnh viễn — nó không thể được tiếp tục.

Thêm cùng một người hai lần. Theo mặc định, mỗi liên hệ chỉ có thể trải qua một tự động hóa nhất định một lần: thêm họ lại sau đó và họ sẽ bị bỏ qua một cách âm thầm, được tính là “đã bỏ qua” trong dòng tiến trình. Nếu bạn muốn một liên hệ có thể trải qua lại — ví dụ như kiểm tra hàng tháng — hãy mở Cài đặt tự động hóa (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải) và bật Cho phép nhập lại. Xem Cho phép liên hệ trải qua nhiều lần.

Hai điều cần biết: chi tiết liên hệ được lấy tại thời điểm bạn thêm một người, vì vậy việc chỉnh sửa số điện thoại sau đó sẽ không thay đổi lần chạy đã được xếp hàng; và nếu bạn tắt tự động hóa trong khi các liên hệ vẫn đang được thêm, đợt đó sẽ tạm dừng thay vì thất bại — hãy bật lại và nhấp vào Tiếp tục.

Các bước #

Sau trình kích hoạt, hãy thêm bao nhiêu bước tùy ý:

• Hành động — thực hiện điều gì đó trong DM Champ: nhắn tin cho liên hệ, chỉnh sửa chi tiết của họ, gắn thẻ, di chuyển họ giữa các danh sách, chuyển họ cho tác nhân AI khác, tạo và cập nhật nhiệm vụ và giao dịch, đặt lịch, di chuyển hoặc hủy cuộc hẹn, tra cứu thông tin để sử dụng sau trong quy trình làm việc hoặc cảnh báo cho con người. Danh sách đầy đủ nằm trong phần Hành động bên dưới.

• Tích hợp — kết nối ứng dụng bên ngoài (Google Sheets, Slack và các ứng dụng khác) và sử dụng các hành động của ứng dụng đó trong quy trình tự động hóa của bạn. Kết nối một lần từ trình tạo, sau đó kéo ứng dụng vào như bất kỳ bước nào khác. Nếu một bước sử dụng ứng dụng bạn chưa kết nối, bước đó sẽ hiển thị một dấu chấm màu hổ phách nhỏ trên khung vẽ và bảng cài đặt của nó hiển thị nút Kết nối ngay tại nơi bạn cần — nhấp vào đó, phê duyệt ứng dụng trong tab mở ra và bước đó sẽ tự động được mở khóa. Điều này cũng áp dụng cho các quy trình tự động hóa mà AI xây dựng cho bạn: bất kỳ bước nào vẫn cần kết nối ứng dụng sẽ thông báo cho bạn trước khi bạn bật quy trình tự động hóa.

  Mọi hành động bạn tìm thấy trong tiêu đề Phổ biến của ứng dụng đều đi kèm với biểu mẫu hướng dẫn thay vì các trường kỹ thuật. Ví dụ, thêm một hàng vào Google Sheets sẽ hướng dẫn bạn thực hiện: chọn một trong các bảng tính của bạn từ danh sách, chọn trang tính, sau đó mỗi tiêu đề cột của trang tính sẽ xuất hiện dưới dạng trường riêng để điền vào — với các nút dữ liệu thông thường để chèn giá trị từ các bước trước đó. Tìm kiếm một hàng cũng hoạt động theo cách tương tự: chọn bảng tính và trang tính, nhập nội dung cần tìm, xong. Cách xử lý tương tự áp dụng cho Gmail (gửi, nháp, trả lời, tìm email), Slack (kênh đến từ danh sách trực tiếp), Notion (chọn cơ sở dữ liệu và mỗi thuộc tính của nó xuất hiện dưới dạng trường), HubSpot (liên hệ, giao dịch, công ty, vé), Google Calendar (chọn lịch từ danh sách của riêng bạn khi tạo hoặc tìm sự kiện), Google Docs (chọn tài liệu từ danh sách) và Telegram. Bất cứ điều gì khác thường đều nằm sau Hiển thị tùy chọn nâng cao với các giá trị hợp lý đã được đặt sẵn. Các bước được thiết lập trước khi tính năng này tồn tại vẫn hoạt động như cũ; hãy mở một bước và chọn Chuyển sang chế độ đơn giản bất cứ khi nào bạn muốn phiên bản có hướng dẫn.

  Mọi hành động khác đều hiển thị một trường cho mỗi cài đặt mà ứng dụng yêu cầu, được dán nhãn bằng từ ngữ đơn giản, với biểu tượng i bên cạnh nhãn để giải thích. Một cài đặt chứa nhiều giá trị sẽ là một biểu mẫu nhỏ, không phải là một hộp mã: một danh sách (ví dụ: các bản ghi mà một ghi chú HubSpot mới được liên kết tới) là một tập hợp các hàng mà bạn thêm bằng nút Add và xóa bằng dấu x, các lựa chọn cố định là menu thả xuống, và một tập hợp các giá trị được đặt tên là các hàng tên và giá trị. Mọi hộp đều nhận giá trị từ các bước trước đó bằng nút +. Nếu bạn thích nhập các giá trị thô, nút Edit as JSON bên cạnh trường đó sẽ hiển thị cùng nội dung dưới dạng văn bản, và những gì bạn thay đổi ở đó sẽ xuất hiện trong biểu mẫu.

  Sử dụng Test step bên trong bất kỳ bước tích hợp nào để chạy thử bước đó — đối với ví dụ về Sheets, hàng dữ liệu sẽ thực sự xuất hiện trong bảng tính của bạn, nhờ đó bạn biết quy trình tự động hóa hoạt động trước khi bật nó lên.

  Để thay đổi tài khoản mà một ứng dụng sử dụng, hãy mở bất kỳ bước nào của ứng dụng đó. Sau khi kết nối, phần đầu của bảng cài đặt sẽ hiển thị tài khoản đã kết nối (theo tên hoặc email nếu ứng dụng chia sẻ thông tin đó) cùng với Disconnect (Ngắt kết nối) và Use another account (Sử dụng tài khoản khác). Use another account sẽ ngắt kết nối tài khoản hiện tại; sau đó nhấp vào Connect (Kết nối) và đăng nhập bằng tài khoản khác. Kết nối này thuộc về toàn bộ không gian làm việc của bạn, vì vậy mọi quy trình tự động hóa sử dụng ứng dụng đó sẽ chuyển sang tài khoản mới, và các bước sử dụng tài khoản đó sẽ ngừng chạy khi chưa có kết nối nào được thiết lập.

• Email (your mail server) — gửi email từ máy chủ thư của riêng bạn thay vì thông qua Gmail. Chọn loại bước này và điền thông tin gửi của nhà cung cấp một lần: địa chỉ máy chủ, cổng, tên người dùng, mật khẩu và địa chỉ bạn muốn gửi thư từ đó. Bạn sẽ tìm thấy các thông tin này trong cài đặt của nhà cung cấp email, thường nằm trong mục “SMTP” hoặc “Sending” (Gửi). Chúng tôi sẽ kiểm tra thông tin chi tiết với máy chủ thư của bạn trước khi lưu, vì vậy nếu có lỗi, bạn sẽ biết ngay lập tức thay vì đợi đến lần đầu tiên quy trình tự động hóa chạy.

  Hai điều cần biết. Sử dụng cổng 587 — nó được mã hóa, hầu hết mọi nhà cung cấp đều hỗ trợ và đây là cổng hoạt động từ mạng gửi của chúng tôi. Và nếu tài khoản email của bạn sử dụng đăng nhập hai bước, hãy tạo mật khẩu ứng dụng trong cài đặt tài khoản của nhà cung cấp thay vì nhập mật khẩu thông thường.

  Sau khi kết nối, bước này chỉ bao gồm Tới, Chủ đề và Tin nhắn, với các nút thông thường để chèn dữ liệu từ các bước trước đó. Cc và Bcc cũng có ở đó nếu bạn cần. Mật khẩu của bạn được lưu trữ mã hóa và không bao giờ được hiển thị lại cho bạn — việc kết nối lại sẽ yêu cầu nhập lại.

• Ứng dụng tích hợp sẵn — một vài công cụ có các bước hạng nhất riêng, tách biệt với danh mục tích hợp:

  • Mollie — tạo liên kết thanh toán hoặc kiểm tra xem khoản thanh toán đã được thanh toán hay chưa. Kết nối một lần bằng khóa API Mollie của bạn (Mollie Dashboard → Developers → API keys).
  • WooCommerce — tra cứu khách hàng hoặc đơn hàng trong cửa hàng của bạn, chuyển trạng thái đơn hàng hoặc tạo mã giảm giá. Kết nối bằng địa chỉ cửa hàng của bạn cộng với khóa REST API (WooCommerce → Settings → Advanced → REST API → Add key).
  • WordPress: tạo, cập nhật hoặc lấy bài viết, tạo người dùng hoặc tìm người dùng theo email. Kết nối bằng địa chỉ trang web của bạn, tên người dùng WordPress và mật khẩu ứng dụng (Users → Profile → Application Passwords). Xem WordPress.
  • FluentCRM: tạo hoặc cập nhật liên hệ, tìm liên hệ theo email, thêm hoặc xóa thẻ và thêm người vào danh sách. Chi tiết kết nối giống như WordPress vì FluentCRM chạy trên trang web WordPress của bạn. Thẻ và danh sách được cung cấp dưới dạng ID, không phải tên. Xem FluentCRM.
  • MemberPress: lấy thông tin thành viên, tìm thành viên theo email, tạo thành viên, liệt kê các gói đăng ký hoặc giao dịch của họ và tạo giao dịch (cách cấp tư cách thành viên). Kết nối bằng địa chỉ trang web của bạn cộng với khóa API từ MemberPress → Developer Tools. Xem MemberPress.

  Việc kết nối hoạt động giống như bước email: các chi tiết được kiểm tra trực tiếp với dịch vụ trước khi bất kỳ thứ gì được lưu, các khóa được lưu trữ dưới dạng mã hóa và không bao giờ hiển thị lại cho bạn, và mọi bước đều nhận được các trường thuần túy với các nút chèn dữ liệu thông thường.

• Truy vấn cơ sở dữ liệu — dành cho người dùng kỹ thuật: chạy truy vấn SQL đối với cơ sở dữ liệu MySQL hoặc Postgres bên ngoài của riêng bạn (ví dụ: tra cứu khách hàng trong cơ sở dữ liệu cửa hàng của bạn). Thêm kết nối một lần — nó được kiểm tra trực tiếp trước khi lưu — sau đó viết truy vấn. Sử dụng các trình giữ chỗ $1, $2 (Postgres) hoặc ? (MySQL) cho các giá trị đến từ các bước trước đó và đặt các giá trị đó vào trường Giá trị, để văn bản kiểu liên hệ không bao giờ bị dán vào SQL của bạn. Cơ sở dữ liệu phải có thể truy cập được từ internet.

• Yêu cầu HTTP — gọi trực tiếp bất kỳ địa chỉ web bên ngoài nào, dành cho các công cụ chưa có tích hợp sẵn.

• Điều kiện — phân nhánh tự động hóa theo một trong hai đường dẫn tùy thuộc vào quy tắc bạn đặt ra. Chèn nội dung bạn muốn kiểm tra bằng nút + thay vì nhập nội dung đó, chọn cách so sánh ( bằng, chứa, lớn hơn, khớp với regex…), và nhập nội dung để so sánh với nó. Chứa tìm kiếm chính xác văn bản bạn đã nhập; khi bạn cần một mẫu thay thế — một vài cách viết của một từ khóa, một từ chỉ ở đầu tin nhắn, định dạng số đơn hàng — hãy chọn khớp với regex và nhập biểu thức chính quy như ^(ja|yes)\b. Thêm các cờ kiểu /i bằng cách viết mẫu dưới dạng /ja|yes/i. Một mẫu không hợp lệ sẽ làm bước đó thất bại với lỗi trong lịch sử chạy thay vì lặng lẽ đi theo đường dẫn sai. Các bước trên đường dẫn đúng chạy khi quy tắc khớp, các bước trên đường dẫn sai khi không khớp; một đường dẫn bạn để trống sẽ chỉ đơn giản là kết thúc quá trình chạy. Kiểm tra thẻ của ai đó là một trong những cách hữu ích nhất — chèn tag_names của liên hệ và sử dụng chứa với tên thẻ, như trong Ví dụ: bỏ qua bất kỳ ai bạn gắn thẻ là spam bên dưới.

  Kiểm tra nhiều hơn một điều kiện. Một Điều kiện có thể chứa nhiều quy tắc cùng một lúc. Đặt Khớp thành Tất cả các điều sau (mọi quy tắc phải đúng) hoặc Bất kỳ điều nào sau đây (chỉ cần một quy tắc đúng), và sử dụng Thêm điều kiện cho mỗi quy tắc bổ sung — ví dụ: quốc gia bằng NL và tin nhắn chứa giá. Nếu bạn cần kết hợp cả hai hoặc nhóm các quy tắc bằng dấu ngoặc, hãy nhập quy tắc dưới dạng biểu thức: (${trigger.contact.country} == 'NL' or ${trigger.contact.country} == 'BE') and ${trigger.message.body} contains 'pricing' — and liên kết chặt chẽ hơn or, và dấu ngoặc sẽ ghi đè điều đó. Một điều kiện được viết theo cách đó sẽ mở ra dưới dạng hộp biểu thức thay vì các hàng.

  

  Các giai đoạn được so sánh theo ID, không phải theo tên. Giai đoạn của một tác vụ hoặc giao dịch được truyền dưới dạng ID nội bộ của nó (todo, in_progress, done…), có thể khác với tiêu đề cột trên bảng của bạn. Vì vậy, khi trường dữ liệu là giai đoạn của tác vụ hoặc giao dịch và phép so sánh là bằng hoặc không bằng, hộp giá trị sẽ trở thành danh sách các giai đoạn của riêng bạn: hãy chọn cột theo tên của nó và bước này sẽ lưu trữ ID của cột đó. Một điều kiện đã lưu trước đó với tên giai đoạn được nhập thủ công sẽ được gắn cảnh báo bên dưới danh sách, và khi văn bản khớp với một trong các cột của bạn, một nút sẽ xuất hiện để thay thế nó bằng ID của cột đó.

  Các giá trị khác trỏ đến tài khoản của bạn cũng là danh sách. Với thẻ của liên hệ (chứa, bằng), thẻ mà trình kích hoạt Thẻ đã thêm mang theo, người được chỉ định của giao dịch hoặc tác vụ, tác nhân AI hoặc trường tùy chỉnh loại Danh sách thả xuống, hộp giá trị là danh sách các thẻ, thành viên nhóm, tác nhân hoặc các tùy chọn của trường đó. Nhấp vào Sử dụng giá trị từ bước trước đó thay thế để so sánh với giá trị từ trình kích hoạt hoặc bước khác.

  Mỗi bước tiếp theo cần một nhánh. Một bước được kết nối với một Điều kiện phải nằm trên nhánh Có hoặc Không của nó. Một bước được kết nối mà không có nhánh sẽ chạy theo bất kỳ câu trả lời nào của điều kiện — trình chỉnh sửa sẽ gắn cờ và không cho phép bạn bật tự động hóa cho đến khi nó được di chuyển vào một nhánh.

  Một Điều kiện cũng có thể phân nhánh dựa trên đồng hồ thay vì một giá trị. Đặt Loại điều kiện của nó thành Thời gian trong ngày và cung cấp thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và múi giờ: nhánh đúng chạy khi thời gian hiện tại nằm trong khoảng đó, nhánh sai nằm ngoài khoảng đó. Kết thúc trước khi bắt đầu tạo ra một khoảng thời gian qua đêm (21:00 đến 08:00), và các nút chuyển đổi Ngày giới hạn nó vào các ngày nhất định trong tuần — để tất cả chúng tắt nếu muốn áp dụng cho mọi ngày. Nó kiểm tra đồng hồ tại thời điểm bước chạy, vì vậy một điều kiện thời gian được đặt sau một Độ trễ sẽ xem xét thời gian thực tế đạt được, không phải thời gian bắt đầu chạy. Đây là cách bạn xây dựng “một tự động hóa, hành vi khác nhau theo thời gian” — làm một việc vào ban ngày và việc khác vào ban đêm; khi tự động hóa đơn giản là không nên chạy ngoài khoảng thời gian đó, hãy sử dụng Chỉ chạy trong những giờ này trong Cài đặt tự động hóa.

  Trong điều kiện So sánh một giá trị (Compare a value) thông thường, bạn cũng có thể so sánh trực tiếp với đồng hồ: nhóm Thời gian hiện tại (Current time) trong bộ chọn chèn dữ liệu cung cấp now.hour (0–23), now.minute, now.weekday (1 = Thứ Hai … 7 = Chủ Nhật), now.day, now.month và now.year. Chúng được đọc theo giờ UTC trừ khi bạn điền vào trường múi giờ tùy chọn của điều kiện.

• Bước AI (AI step) — để AI tích hợp đọc dữ liệu cho đến thời điểm hiện tại và đưa ra phản hồi hoặc quyết định như một phần của quy trình làm việc. Viết lời nhắc (prompt), chèn các giá trị từ các bước trước đó và đầu ra của bước đó sẽ khả dụng cho mọi bước sau nó. Không có gì để cấu hình ngoài lời nhắc — bản thân AI được quản lý cho bạn. Cài đặt của bước cho biết giá mỗi lần chạy trước: mỗi khi một bước AI chạy, nó sử dụng 0,25 tín dụng (vì vậy một bước AI bên trong Vòng lặp (Loop) sử dụng 0,25 tín dụng cho mỗi lần lặp lại), và Kiểm tra bước (Test step) chạy AI thực tế, vì vậy nó cũng sử dụng 0,25 tín dụng tương tự.

  Có hai giới hạn cần biết, cả hai đều đủ rộng rãi để hầu hết các tự động hóa không bao giờ chạm tới. Các phản hồi có độ dài tối đa; nếu AI cần nhiều không gian hơn mức đó, câu trả lời sẽ bị cắt bớt — bạn sẽ thấy một ghi chú thông báo điều này khi kiểm tra bước, vì vậy hãy yêu cầu nội dung ngắn hơn hoặc chia nhỏ công việc qua hai bước AI. Và bản thân lời nhắc (prompt) có kích thước tối đa sau khi dữ liệu từ các bước trước đó được điền vào: nếu bạn chèn một lượng dữ liệu rất lớn (lịch sử trò chuyện dài, toàn bộ trang được quét), quá trình chạy sẽ dừng lại với thông báo yêu cầu bạn nhập ít dữ liệu hơn. Và trong khi Pause all AI messages (Tạm dừng tất cả tin nhắn AI) được bật trong Settings → Profile, một bước AI sẽ không chạy: quá trình chạy dừng lại với ghi chú rằng AI đã bị tạm dừng cho tài khoản này và không bị tính phí. Hãy tắt tạm dừng và các lần chạy mới sẽ tiếp tục hoạt động.

• Delay (Trì hoãn) — tạm dừng trước khi tiếp tục. Wait type (Loại chờ) cung cấp hai cách để thực hiện việc đó. For a fixed amount of time (Trong một khoảng thời gian cố định) là cách cổ điển: đợi 10 phút, 2 giờ, 3 ngày, với tùy chọn thêm một chút ngẫu nhiên để các lần chạy liên tiếp không cùng kích hoạt vào một giây. Until a specific moment (Cho đến một thời điểm cụ thể) thay vào đó sẽ đợi đến một ngày và giờ — thường là thời điểm bạn chèn từ bước trước đó bằng nút +, như thời gian bắt đầu cuộc hẹn — và một Offset (Độ lệch) tính bằng phút sẽ thay đổi nó: -180 nghĩa là ba giờ trước thời điểm đó, -1440 một ngày trước, 0 chính thời điểm đó. Nếu thời điểm đó đã qua khi quá trình chạy đến bước này, nó sẽ không đợi mà tiếp tục chạy ngay; các khoảng chờ dài hơn 30 ngày sẽ bị từ chối. Các khoảng chờ dài hơn nửa phút sẽ tạm dừng quá trình chạy một cách thích hợp thay vì giữ nó mở — quá trình chạy hiển thị là waiting (đang chờ) cho đến khi đến giờ, vì vậy phút, giờ và ngày đều ổn.

• Loop (Vòng lặp) — lặp lại một nhóm các bước một lần cho mỗi mục trong danh sách (ví dụ: một lần cho mỗi liên hệ mà Find contacts trả về, hoặc một lần cho mỗi thẻ trên một liên hệ). Để trống Max iterations (Số lần lặp tối đa) để thực hiện qua mọi mục, tối đa 1.000; đặt một số để dừng sớm hơn. Một danh sách dài không nhất thiết phải vừa trong một lần: khi quá trình chạy gần đến giới hạn thời gian, vòng lặp sẽ tạm dừng tại đó và tiếp tục vài giây sau từ cùng một mục, vì vậy một lần quét hàng ngày qua vài trăm liên hệ sẽ tự hoàn tất. Một bước Delay bên trong vòng lặp hoạt động theo cùng cách — vòng lặp đợi hết thời gian đó và tiếp tục với bước tiếp theo cho mục đó. Kết nối các bước cần lặp lại với tay cầm body của vòng lặp và dừng ở đó: một nhánh chỉ kết thúc là cách vòng lặp biết mục đó đã hoàn tất và nó tự chuyển sang mục tiếp theo. Một Condition (Điều kiện) bên trong vòng lặp quyết định cho từng mục: chỉ nhánh true (hoặc false) của mục đó chạy, vì vậy Loop → Condition → Send message chỉ gửi đến các mục thỏa mãn điều kiện. Bạn không cần một đường kẻ quay lại Loop, và canvas không còn cho phép bạn vẽ đường đó nữa: kéo một kết nối từ một bước sau quay lại Loop (hoặc bất kỳ bước nào phía trên nó) và đường kẻ sẽ bị từ chối kèm ghi chú giải thích lý do. Nếu một tự động hóa bạn đã xây dựng trước đó vẫn còn đường kẻ này, mọi lần chạy của nó sẽ dừng trước bước đầu tiên và quá trình chạy sẽ cho bạn biết cần xóa kết nối nào.

• Return response (Trả về phản hồi) — dành cho các tự động hóa bắt đầu bằng trình kích hoạt Webhook hoặc AI Agent Function: gửi dữ liệu lại cho bất cứ thứ gì đã gọi tự động hóa — công cụ bên ngoài đã truy cập webhook của bạn hoặc tác nhân AI của riêng bạn trong khi hội thoại. Theo mặc định, một cuộc gọi chỉ nhận được xác nhận; thêm bước này và người gọi sẽ nhận được phản hồi của riêng bạn thay thế — chọn mã trạng thái, viết nội dung (JSON hoặc văn bản thuần) và chèn các giá trị từ các bước trước đó, để công cụ đã gọi bạn nhận được, ví dụ, hàng bạn đã tra cứu hoặc liên hệ bạn đã tạo. Người gọi đợi tối đa 30 giây; nếu tự động hóa mất nhiều thời gian hơn thế (ví dụ: một bước Delay ở phía trước), nó sẽ quay lại xác nhận thông thường và tự động hóa vẫn tiếp tục bất kể thế nào. Nếu quá trình chạy thất bại trước khi đến bước này, người gọi sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức thay vì phải đợi: trạng thái 200 với "status": "failed" trong nội dung (và insufficient_credits là mã lỗi khi số dư của bạn không đủ để thực hiện). Đây cố tình không phải là trạng thái lỗi: yêu cầu đã được nhận và các bước trước đó có thể đã chạy, và các công cụ như Stripe hoặc Shopify sẽ gửi lại webhook nhận được lỗi, điều này sẽ chạy lại các bước đó. Chi tiết vẫn nằm trong lịch sử chạy. Test step hiển thị bản xem trước của phản hồi với dữ liệu mẫu của bạn.

Ngoài ra còn có bước Transform (Chuyển đổi) để định hình lại dữ liệu bằng một chút mã — bước này dành cho người dùng kỹ thuật thoải mái với việc viết một tập lệnh nhỏ; những người khác có thể an tâm bỏ qua nó.

Sử dụng kết quả trả về từ bước trước đó #

Khi một trường yêu cầu một giá trị, chẳng hạn như Contact ID, hãy chèn giá trị đơn lẻ đó bằng nút +, thay vì chèn toàn bộ bước. Sau một bước Find contact có tên là find_contact, đó là ${nodes.find_contact.contactId}. Việc tự ý chèn ${nodes.find_contact} sẽ truyền tất cả những gì bước đó trả về cùng một lúc, và một bước cần liên hệ sau đó sẽ thất bại với thông báo “contact not found”.

Các biểu thức #

Bên trong ${ }, bạn có thể viết một đoạn mã JavaScript nhỏ để thay đổi giá trị trước khi nó được sử dụng. Hãy viết mã này vào bất kỳ trường nào chấp nhận biến, sử dụng cùng các tên mà nút + chèn vào:

Văn bản xung quanh vẫn được giữ nguyên, vì vậy Hi ${ trigger.contact.first_name.toUpperCase() }! sẽ gửi “Hi ADA!”. Hộp Kết quả bên dưới trường sẽ hiển thị giá trị mà mã tạo ra với dữ liệu mẫu của bạn trong khi bạn nhập.

Nếu mã bị lỗi (do lỗi đánh máy hoặc trường bị trống đối với liên hệ này), phần đó sẽ hiển thị trống và các bước còn lại vẫn tiếp tục thực hiện. Lịch sử chạy sẽ cho biết đoạn mã nào đã thất bại và lý do tại sao.

Mã chạy ngay lập tức và độc lập: nó không có quyền truy cập internet, không thể chờ đợi bất cứ điều gì và có thể mất tối đa nửa giây. Để lấy dữ liệu, hãy sử dụng bước Yêu cầu HTTP và chèn kết quả của nó. Khi logic cần nhiều hơn một dòng, hoặc nhiều bước cùng chia sẻ một kết quả, bước Chuyển đổi (Transform) vẫn là công cụ tốt hơn.

Kiểm thử các bước tìm kiếm liên hệ #

Run và Test step sử dụng dữ liệu mẫu của trình kích hoạt, và mẫu đó là một liên hệ giả định (contact_abc123, [email protected], không có số điện thoại). Liên hệ này không tồn tại trong tài khoản của bạn, vì vậy một bước tìm kiếm hoặc gửi tin nhắn cho liên hệ sẽ thất bại trong quá trình kiểm thử với thông báo “contact not found” hoặc “no number stored”. Điều đó là bình thường: khi một trình kích hoạt thực tế được kích hoạt, bước này sẽ nhận được liên hệ thực và hoạt động bình thường. Để kiểm thử với dữ liệu thực, hãy để tự động hóa chạy một lần trong thực tế, sau đó nhấp vào Replay trên thanh công cụ để chạy lại với dữ liệu mà lần chạy cuối cùng đó thực sự nhận được.

Hành động #

Hành động là những việc mà một quy trình tự động hóa thực hiện bên trong chính DM Champ — không cần kết nối ứng dụng, không cần thiết lập trước. Chúng được nhóm trong bộ chọn theo cùng cách chúng được nhóm ở đây.

Các trường trỏ đến thứ gì đó đã có trong tài khoản của bạn là các menu thả xuống: quy trình và các giai đoạn của nó, danh sách liên hệ, thẻ, thành viên nhóm, giai đoạn tác vụ, loại sự kiện, bản nháp phát sóng hoặc mẫu WhatsApp. Hãy chọn từ danh sách. Khi giá trị cần lấy từ một bước trước đó (ví dụ: tên giai đoạn được gửi bởi webhook), hãy nhấp vào Sử dụng giá trị từ bước trước đó bên dưới trường và chèn nó bằng nút +.

Liên hệ

Nhắn tin

Nhiệm vụ

Giao dịch

Cuộc hẹn

Khác

Các hành động API tài khoản #

Bên dưới các hành động ở trên, trình chọn bước có một phần gọi là API tài khoản, được thu gọn cho đến khi bạn mở nó. Nó chứa một hành động cho mỗi điểm cuối của API DM Champ, khoảng 390 hành động, được nhóm theo phần của tài khoản mà chúng thuộc về: Liên hệ, Giao dịch, Quy trình, Thẻ, Nhiệm vụ, Cuộc hẹn, Chương trình phát sóng, Cơ sở kiến thức, Câu hỏi thường gặp, Tóm tắt, Tin nhắn, Tài khoản phụ và các phần còn lại. Bất cứ điều gì API có thể làm, một tự động hóa giờ đây có thể làm như một bước bình thường, không cần bước yêu cầu HTTP, không cần khóa API và không cần mã.

Một vài điều cần biết về chúng:

• Cài đặt của mỗi hành động hiển thị một trường cho mỗi tham số mà điểm cuối yêu cầu. Một trường mong đợi một đối tượng hoặc một danh sách các mục là một hộp mà bạn nhập JSON vào. Mọi trường đều chấp nhận các giá trị từ các bước trước đó ở dạng ${…} thông thường, được chèn bằng nút +.
• Bước trên canvas hiển thị phương thức và địa chỉ mà nó gọi, ví dụ PUT /v1/pipelines/:pipelineId, vì vậy bạn có thể tra cứu điểm cuối trong tài liệu tham khảo API khi muốn biết chi tiết về những gì nó trả về. Một phần của địa chỉ bắt đầu bằng dấu hai chấm là giá trị bạn điền vào bước đó, vì vậy nó thực sự gọi /v1/pipelines/default sau khi Pipeline ID được đặt thành default.
• Các hành động xóa nội dung nào đó sẽ có cảnh báo màu đỏ trong cài đặt của chúng. Chúng thực hiện chính xác những gì lệnh gọi API thực hiện, ngay lập tức, và không có cách nào để hoàn tác sau đó.
• Các hành động ở đầu bảng chọn, những hành động được liệt kê trong các bảng trên, không thay đổi. Chúng vẫn là cách nhanh nhất để thực hiện các việc phổ biến, và hầu hết các tự động hóa không bao giờ cần phải mở phần này.

Ví dụ: thiết lập quy trình và thẻ cho tài khoản khách hàng mới. Đây là phiên bản không cần mã của những gì từng cần một tập lệnh.

1. Trình kích hoạt: Tài khoản phụ đã tạo.
2. API tài khoản → Thẻ → Tạo hoặc gán thẻ (POST /v1/tags), với tên của thẻ và Tài khoản phụ được đặt thành ${trigger.sub_account.id}.
3. API tài khoản → Quy trình → Cập nhật quy trình (PUT /v1/pipelines/default), với các giai đoạn của bạn trong trường JSON. trigger_tag của một giai đoạn được viết là users/<the sub-account id>/tags/<the tag id the previous step returned>, cả hai đều được chèn bằng nút +.

Mọi tài khoản khách hàng bạn tạo từ đó trở đi đều có cùng một bảng và cùng các quy tắc thẻ mà bạn không cần phải mở nó ra.

Ví dụ: gửi email tóm tắt cho chính bạn khi có người đặt lịch.

1. Trình kích hoạt: Cuộc hẹn đã đặt.
2. API tài khoản → Tóm tắt → Tóm tắt cuộc hội thoại (POST /v1/summaries), trỏ đến liên hệ từ trình kích hoạt.
3. Email, với phần tóm tắt từ bước 2 trong nội dung.

Cách viết các biến. Bất kỳ nội dung nào bạn chèn bằng nút + đều sẽ xuất hiện dưới dạng ${…} — ví dụ: ${trigger.contact.first_name} hoặc ${trigger.appointment.start_time} — và đó là định dạng duy nhất mà tính năng tự động hóa có thể phân giải. Kiểu {{first_name}} mà bạn có thể đã biết từ các mẫu phát sóng không được hiểu ở đây: nó được gửi chính xác như những gì bạn đã nhập, vì vậy tin nhắn sẽ hiển thị {{first_name}} thay vì tên người nhận. Nếu một tin nhắn được gửi đi mà vẫn còn văn bản giữ chỗ, thì hầu như luôn là do nguyên nhân này — hãy xóa phần giữ chỗ đó và chèn lại bằng nút +. Các trường tùy chỉnh nằm trong mục liên hệ giống như mọi thông tin khác về người đó (${trigger.contact.your_field_key}). Tên trường có chứa dấu cách, dấu chấm hỏi hoặc các ký hiệu khác (biểu mẫu khách hàng tiềm năng trên Facebook gửi mỗi câu hỏi dưới dạng một trường riêng) sẽ nằm trong dấu ngoặc vuông và dấu ngoặc kép, ví dụ như ${trigger["what_service_are_you_interested_in?"]}; nút + sẽ tự động chèn nó theo cách đó cho bạn. ${…} cũng có thể chứa một đoạn mã nhỏ giúp thay đổi giá trị, chẳng hạn như ${ trigger.contact.phone.replace("+", "") }: xem Biểu thức. Bên dưới mỗi trường chứa biến, hộp Kết quả sẽ hiển thị văn bản như khi nó xuất hiện với dữ liệu mẫu của bạn: biến màu xanh lá cây là biến đã được phân giải (giá trị của nó được hiển thị), biến màu vàng là biến chưa thể kiểm tra vì bước của nó chưa được thử nghiệm hoặc trình kích hoạt chưa có sự kiện nào được ghi lại, và biến màu đỏ chỉ ra một trường không có trong dữ liệu mẫu, thường là do lỗi chính tả hoặc sai đường dẫn. Đối với một đoạn mã bên trong ${ }, hộp này sẽ hiển thị kết quả hoạt động của nó với dữ liệu mẫu, hoặc hiển thị màu đỏ nếu nó thất bại. Các biến cũng hoạt động bên trong một trường chứa danh sách hoặc nhóm giá trị (chẳng hạn như danh sách các bản ghi cần liên kết, hoặc một tập hợp các thuộc tính): mỗi ${…} trong đó sẽ được điền vào, và nếu một biến là toàn bộ giá trị thì nó sẽ giữ nguyên kiểu dữ liệu của nó, vì vậy số vẫn là số và danh sách vẫn là danh sách.

Dữ liệu mẫu không cần chạy thử. Một bước mà bạn không muốn chạy trong khi xây dựng (ví dụ: bước tạo liên hệ hoặc gửi tin nhắn) có thể lấy dữ liệu mẫu theo cách thủ công: mở bước đó, nhấp vào Pin sample (Ghim mẫu) bên dưới Output sample (Dữ liệu đầu ra mẫu), dán hoặc nhập nội dung mà bước đó trả về, rồi nhấp lại vào Pin sample. Bộ chọn biến, hộp Kết quả và các bài kiểm tra của các bước sau đó sẽ sử dụng dữ liệu này, và nó được đánh dấu là Pinned (Đã ghim) cho đến khi một Test step (Bước kiểm tra) thực sự thay thế nó. Các lần chạy trực tiếp không bao giờ sử dụng mẫu đã ghim, mà chỉ sử dụng những gì bước đó thực sự trả về. Đối với trình kích hoạt Webhook, Save as sample (Lưu dưới dạng mẫu) sẽ giữ lại payload bạn đã nhập làm mẫu cho trình kích hoạt mà không cần chạy bất cứ thứ gì, trong khi Send test event (Gửi sự kiện kiểm tra) cũng sẽ bắt đầu một lần chạy thử. Hộp Sample payload (for testing) (Payload mẫu (để kiểm tra)) phải chứa JSON hợp lệ, có cùng cấu trúc với dữ liệu mà công cụ bên ngoài sẽ gửi: các khóa và giá trị văn bản nằm trong dấu ngoặc kép thẳng, và dấu ngoặc kép bên trong giá trị văn bản được viết là \" (ví dụ: { "note": "she said \"hi\"" }). Khi văn bản không phải là JSON hợp lệ, hộp sẽ hiển thị Invalid JSON (JSON không hợp lệ) và không nút nào lưu hoặc gửi bất kỳ thứ gì.

Một điều cần biết về việc điền các thông tin này: bất cứ thứ gì kết thúc bằng ID — ID liên hệ, ID tác vụ, ID cuộc hẹn — đều được thiết kế để chèn từ một bước trước đó bằng nút + thay vì nhập thủ công; gợi ý bên dưới mỗi trường đều ghi như vậy.

Ví dụ: nhắc nhở cuộc hẹn 24 giờ và 3 giờ trước #

Đây là quy trình tự động hóa mà hầu hết mọi người xây dựng đầu tiên, vì vậy đây là hướng dẫn từ đầu đến cuối.

1. Bắt đầu tự động hóa. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới, sau đó nhấp vào trình kích hoạt trên khung vẽ.

2. Chọn trình kích hoạt. Nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt, mở Cuộc hẹn, và chọn Trước một cuộc hẹn.

3. Chọn thời gian nhắc nhở. Trong phần Nhắc nhở, nhấp vào các thẻ 24 giờ trước và 3 giờ trước. Bạn cần một khoảng thời gian khác không được cung cấp — ví dụ như 45 phút? Hãy nhập số phút vào Khác và nhấp Thêm. Bạn có thể đặt tối đa năm lời nhắc trong một quy trình tự động hóa, và tối thiểu là một: nếu không đặt lời nhắc nào, quy trình tự động hóa sẽ không bao giờ chạy.

Nếu bất kỳ cuộc hẹn nào của bạn bắt đầu đủ sớm để lời nhắc rơi vào ban đêm, hãy bật Tôn trọng giờ yên tĩnh trong Cài đặt tự động hóa (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải) — lời nhắc vẫn chạy đúng giờ, tin nhắn chỉ chờ đến 8 giờ sáng theo giờ địa phương của liên hệ. Xem Tôn trọng giờ yên tĩnh.

Mỗi lời nhắc chạy một lần cho mỗi cuộc hẹn, vì vậy hai lời nhắc có nghĩa là hai lần chạy cho cùng một lượt đặt chỗ. Nó bao gồm mọi cuộc hẹn mà DM Champ biết: các lượt đặt chỗ trên lịch tích hợp và các bảng mà AI của bạn đặt qua Zenchef, Formitable, OpenTable hoặc Trafft. Một lượt đặt chỗ được thực hiện trực tiếp trong hệ thống của nhà hàng (tiện ích, điện thoại, khách vãng lai) sẽ không bao giờ đến được DM Champ, vì vậy nó không nhận được lời nhắc. Nó áp dụng cho các cuộc hẹn đã có trong lịch của bạn, không chỉ những cuộc hẹn được đặt sau khi bạn bật nó — và nó theo kịp các thay đổi: di chuyển một cuộc hẹn và các lời nhắc của nó di chuyển theo, hủy nó và chúng cũng bị hủy. Một lời nhắc có thời điểm đã trôi qua khi lượt đặt chỗ được thực hiện (lời nhắc 24 giờ cho một cuộc hẹn được đặt vào chiều nay) sẽ bị bỏ qua thay vì gửi muộn.

4. Tùy chọn: đặt nội dung khác nhau cho mỗi lời nhắc. Thêm bước Điều kiện sau trình kích hoạt và chọn Nhắc nhở: số phút trước làm trường, ==, và 1440 làm giá trị. Nhánh đúng là tin nhắn ngày hôm trước (“Hẹn gặp bạn vào ngày mai lúc…”), nhánh sai là tin nhắn ba giờ trước (“Hẹn gặp bạn sớm lúc…”). Bỏ qua bước này nếu bạn muốn dùng chung nội dung cho cả hai.

5. Gửi tin nhắn. Thêm hành động Gửi tin nhắn. Đối với ID Liên hệ, nhấp vào + và chèn liên hệ của cuộc hẹn. Đối với tin nhắn, hãy viết lời nhắc của bạn và sử dụng + để chèn tên liên hệ và thời gian bắt đầu cuộc hẹn — ví dụ:

Hi ${trigger.contact.first_name}, a reminder about your appointment on ${trigger.appointment.start_time}. Reply CONFIRM to keep it or CANCEL if you can't make it.

Các chi tiết khác mà trình kích hoạt cung cấp cho bạn: phòng họp của cuộc hẹn, tóm tắt, số điện thoại và email của liên hệ, và đây là lượt nhắc nhở thứ mấy. Thời gian bắt đầu được hiển thị dưới dạng ngày và giờ đầy đủ (2026-09-01T10:00:00Z), vì vậy nếu bạn muốn tin nhắn hiển thị “ngày mai lúc 10:00”, hãy đặt một bước AI trước tin nhắn và yêu cầu nó diễn đạt thời gian theo cách tự nhiên của liên hệ.

6. Kiểm tra, sau đó bật. Nhấp vào Chạy để kích hoạt một lần với dữ liệu mẫu, kiểm tra lượt chạy trong Nhật ký, sau đó bật công tắc Đã bật.

Về cửa sổ 24 giờ của WhatsApp. Nếu liên hệ đã nhắn tin cho bạn lần cuối cách đây hơn 24 giờ, WhatsApp sẽ không cho phép gửi tin nhắn thông thường — đây chính xác là tình huống của lời nhắc một ngày trước đó. Hãy sử dụng hành động Gửi mẫu WhatsApp cho lời nhắc đó, với một mẫu đã được phê duyệt; một mẫu được phép mở cuộc trò chuyện và nó cũng mở lại cửa sổ 24 giờ để câu trả lời của liên hệ có thể được xử lý bình thường. Lời nhắc ba giờ trước thường có thể sử dụng Gửi tin nhắn thông thường, vì lúc đó liên hệ có thể đã trả lời tin nhắn đầu tiên. Xem Mẫu WhatsApp để biết cách tạo và được phê duyệt mẫu.

Về các nút Xác nhận / Hủy. Các nút trả lời nhanh có thể nhấn được hiện chưa khả dụng trong các quy trình tự động hóa. Cách thực hiện hiện nay là yêu cầu phản hồi bằng một từ — “trả lời CONFIRM để giữ hoặc CANCEL để hủy” — và xử lý câu trả lời bằng AI agent của bạn (nó đọc phản hồi giống như bất kỳ tin nhắn nào khác và có thể hủy hoặc đặt lại lịch) hoặc bằng quy trình tự động hóa thứ hai trên trình kích hoạt Tin nhắn đến, được thu hẹp phạm vi cho các tin nhắn chứa CANCEL, quy trình này sẽ tìm kiếm cuộc hẹn với Tìm cuộc hẹn cho liên hệ đó, chạy Hủy cuộc hẹn và thông báo cho bạn bằng Cảnh báo con người.

Ví dụ: biến cuộc gọi WhatsApp nhỡ thành một cuộc trò chuyện #

Một nhà hàng đang trong giờ cao điểm, một gara với ai đó đang sửa xe, một phòng khám giữa các bệnh nhân: điện thoại đổ chuông, không ai có thể bắt máy và người gọi thử nơi tiếp theo trong danh sách. Tự động hóa này nhắn tin cho mọi người gọi nhỡ trên WhatsApp trong vài giây và để tác nhân AI của bạn tiếp quản từ đó.

Chỉ muốn gửi lại tin nhắn? Bạn không cần phải tự xây dựng thủ công: tại Settings → Channels, mỗi số WhatsApp Web có một công tắc Text back missed calls giúp tạo chính xác tự động hóa này cho bạn, với tin nhắn của bạn, và thẻ SMS via Twilio cũng có công tắc tương tự cho số Twilio bạn tự kết nối. Xem WhatsApp Web → Text back missed calls và SMS → Text back missed calls. Hãy tự xây dựng, như dưới đây, khi bạn muốn thêm điều kiện, một agent khác cho người gọi nhỡ, hoặc các bước theo dõi.

Nó hoạt động cho các cuộc gọi đến một số được kết nối thông qua WhatsApp Web và cho các cuộc gọi đến số Twilio bạn đã kết nối cho SMS. Cuộc gọi nhỡ là bất kỳ cuộc gọi nào bạn không bắt máy: người gọi đã cúp máy sau vài hồi chuông, hoặc đổ chuông hết mức. Các cuộc gọi bạn trả lời và từ chối không được tính, và các cuộc gọi nhóm bị bỏ qua.

1. Tạo tự động hóa. AI Studio → Automations → New automation, nhấp vào Change trigger, mở Messaging và chọn Missed call. Để Number là Any number và nó sẽ kích hoạt cho mọi cuộc gọi nhỡ trên mọi số trong tài khoản, cả WhatsApp Web và SMS; trường này liệt kê các số WhatsApp Web và số SMS của bạn, vì vậy hãy chọn một số để chạy tự động hóa này chỉ cho các cuộc gọi đến số đó (một tự động hóa thứ hai có thể bao phủ số khác với tin nhắn riêng của nó).

2. Gửi tin nhắn. Thêm hành động Gửi tin nhắn. Đối với ID liên hệ, nhấp vào + và chèn người gọi từ trình kích hoạt. Sau đó viết văn bản, ví dụ:

Xin lỗi vì chúng tôi đã bỏ lỡ cuộc gọi của bạn, chúng tôi đang trong giờ cao điểm ngay lúc này. Bạn có muốn đặt bàn không? Tôi có thể giúp bạn ngay tại đây.

Người gọi trở thành một liên hệ ngay khi cuộc gọi bị nhỡ (với tên từ hồ sơ WhatsApp của họ, nếu họ hiển thị), vì vậy tin nhắn sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện của họ như bất kỳ tin nhắn nào khác, và một người gọi đã có cuộc trò chuyện với bạn sẽ nhận được nó trong cuộc trò chuyện đó. Phản hồi được gửi đi từ số họ đã gọi. WhatsApp Web không có cửa sổ 24 giờ, vì vậy một tin nhắn đơn thuần được cho phép ngay cả khi họ chưa bao giờ viết cho bạn.

Nếu bạn muốn gửi từ một dòng cụ thể, cả Gửi tin nhắn và Gửi tin nhắn WhatsApp Web đều có trường Gửi từ liệt kê các số WhatsApp Web của bạn. Ở chế độ Tự động, tin nhắn sẽ được gửi từ số mà người đó đã nói chuyện gần nhất, đối với cuộc gọi nhỡ thì đó là số họ đã gọi.

Nếu người gọi đã gọi vào số SMS của bạn, bước Send message tương tự với ID liên hệ của người gọi sẽ trả lời họ — tin nhắn được gửi đi dưới dạng SMS từ số SMS đã kết nối duy nhất của bạn, vì vậy không có gì để chọn trong Send from. Người gọi được lưu dưới dạng liên hệ SMS khi cuộc gọi kết thúc, cuộc trò chuyện của họ hiển thị dòng Missed voice call, và câu trả lời của họ được xử lý bởi AI Agent của số SMS. Tin nhắn được gửi qua tài khoản Twilio của riêng bạn, vì vậy phí SMS Twilio của bạn sẽ được áp dụng. Nếu một tự động hóa bao phủ cả hai loại số, ${trigger.channel} sẽ cho bạn biết bạn đang xử lý loại nào — whatsapp_web hoặc sms — vì vậy một Condition trên đó có thể cung cấp cho người gọi WhatsApp cách diễn đạt khác với người gọi SMS.

3. Để tác nhân của bạn tiếp quản. Khi người gọi trả lời, cuộc trò chuyện được xử lý như bất kỳ cuộc trò chuyện mới nào trên số đó: tác nhân được đặt làm mặc định của số đó trong phần Ai trả lời cuộc trò chuyện mới sẽ trả lời. Chỉ khi một tác nhân khác nên xử lý những người gọi nhỡ, hãy thêm hành động Chỉ định tác nhân AI trước tin nhắn. Các giá trị hữu ích cho Condition hoặc trong nội dung tin nhắn: ${trigger.contact.first_name}, ${trigger.contact.phone_number}, ${trigger.channel} (whatsapp_web hoặc sms), ${trigger.call.to_number} (số họ đã gọi; đối với một tự động hóa cho mỗi số, hãy sử dụng trường Number của trình kích hoạt thay vì điều kiện), ${trigger.call.is_video}, ${trigger.call.missed_at} và ${trigger.is_new_contact}, là true cho người chưa từng trò chuyện với bạn, để bạn có thể chào hỏi người lạ khác với người quen.

Các cuộc gọi đến số WhatsApp Business API không kích hoạt trình kích hoạt này, cũng như các cuộc gọi đến các số được mua thông qua nền tảng hoặc điện thoại được sử dụng làm Android SMS gateway. Người gọi chỉ được lưu dưới dạng liên hệ trên các tài khoản đã bật tự động hóa Missed call; nếu không có, cuộc gọi nhỡ sẽ không để lại dấu vết trong ứng dụng. Đối với số SMS, có thêm một điều kiện: công tắc Text back missed calls trên thẻ SMS via Twilio phải được bật, vì công tắc đó là thứ hướng các cuộc gọi của số đó đến DM Champ trong tài khoản Twilio của bạn. Một tự động hóa được xây dựng thủ công cho số SMS sẽ không hoạt động khi công tắc đó tắt; hãy bật nó trước, sau đó tùy chỉnh tự động hóa mà nó đã tạo.

Ví dụ: bỏ qua bất kỳ ai bạn gắn thẻ là spam #

Gắn thẻ một người gây lãng phí thời gian một lần và không bao giờ phải nghe từ họ nữa — hình thức tương tự cũng hoạt động cho “chỉ trả lời những người được gắn thẻ VIP”, “bỏ qua bất kỳ ai được gắn thẻ Khách hàng”, v.v.

1. Bắt đầu tự động hóa. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới, sau đó nhấp vào trình kích hoạt trên khung vẽ.

2. Chọn trình kích hoạt. Nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt, mở Nhắn tin, và chọn Tin nhắn đến. Để kênh ở chế độ Bất kỳ kênh nào để nó bao phủ mọi cuộc trò chuyện.

3. Thêm kiểm tra. Thêm bước Điều kiện sau trình kích hoạt. Trong trường đầu tiên, nhấp vào nút +, nhập tag vào hộp tìm kiếm, và chọn tag_names (mục nằm dưới liên hệ, trong nhóm trình kích hoạt tin nhắn đến) — đó là các thẻ của liên hệ theo tên. Trường này sẽ tự điền là ${trigger.contact.tag_names}. Đặt phép so sánh thành chứa, và trong hộp giá trị, nhập chính xác thẻ như bạn đã đặt tên, ví dụ spam.

4. Quyết định điều gì sẽ xảy ra. Trên đường dẫn đúng — đường dẫn chạy khi liên hệ có thẻ đó — hãy thêm hành động Đặt không làm phiền, hành động này sẽ ngăn chặn mọi tin nhắn gửi đi đến họ. Điền ba thông tin: ID liên hệ bằng nút + (chèn liên hệ từ trình kích hoạt, đừng nhập thủ công), Không làm phiền là true, và tùy chọn Lý do cho hồ sơ của riêng bạn. Bạn muốn giữ cuộc trò chuyện mở nhưng tắt tiếng AI? Hãy sử dụng Bật hoặc tắt AI cho một liên hệ thay thế, với AI được bật đặt thành false. Để trống đường dẫn sai: tất cả những người khác vẫn tiếp tục như bình thường.

5. Kiểm tra, sau đó bật nó lên. Nhấp vào Chạy để kích hoạt một lần với dữ liệu mẫu, kiểm tra quá trình chạy trong Nhật ký, sau đó bật công tắc Đã bật.

Ba điều cần biết:

• Chữ hoa có phân biệt. Một thẻ tên Spam sẽ không khớp với spam. Sao chép tên từ Cài đặt → Thẻ nếu bạn không chắc chắn — xem Tạo thẻ.
• Chọn tag_names, không phải tags. Ngay bên cạnh nó trong cùng danh sách là tags, chứa các mã ID nội bộ thay vì tên. Một kiểm tra dựa trên đó sẽ không bao giờ khớp với từ bạn nhập, vì vậy quá trình tự động hóa sẽ lặng lẽ đi theo đường dẫn sai mãi mãi. Nếu bạn muốn nhập trường thay vì chọn nó, trường bạn cần là ${trigger.contact.tag_names}.
• Nó áp dụng từ tin nhắn tiếp theo của họ. Kiểm tra này đọc các thẻ mà liên hệ có tại thời điểm tin nhắn đến, vì vậy việc gắn thẻ ai đó không hoàn tác các tin nhắn đã gửi. Nếu bạn muốn chính thẻ đó là điểm bắt đầu, hãy sử dụng trình kích hoạt Liên hệ được cập nhật, trình kích hoạt này sẽ chạy ngay khi một thẻ được thêm hoặc xóa.

Ví dụ: tham gia danh sách bằng từ khóa (và rời khỏi bằng từ khóa khác) #

Cho phép mọi người đăng ký vào danh sách bằng cách gửi một từ — JOIN, VIP, OFFERS — và hủy đăng ký cũng dễ dàng như vậy. Với hai tự động hóa nhỏ, một danh sách liên hệ, các bản tin của bạn sẽ có một lượng khán giả tự xây dựng.

1. Bắt đầu tự động hóa. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới, sau đó nhấp vào trình kích hoạt trên khung vẽ.

2. Chọn trình kích hoạt. Nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt, mở Nhắn tin và chọn Tin nhắn đến. Chọn kênh mà từ khóa sẽ hoạt động — ví dụ: WhatsApp — hoặc để là Bất kỳ kênh nào. Trong phần Chứa văn bản, hãy nhập từ khóa, ví dụ: JOIN. Chữ hoa hay chữ thường không quan trọng ở đây: join, Join và JOIN đều khớp.

3. Thêm họ vào danh sách. Thêm hành động Thêm liên hệ vào danh sách. Chèn ID liên hệ bằng nút + — liên hệ đi kèm với trình kích hoạt — và chọn danh sách mà mọi người sẽ được thêm vào. Nếu bạn chưa có danh sách, hãy tạo danh sách trước (xem Quản lý Danh sách và Liên hệ).

4. Tùy chọn: xác nhận. Thêm hành động Gửi tin nhắn sau đó, với ID liên hệ được chèn theo cùng cách, kèm nội dung như “Bạn đã nằm trong danh sách! Hãy trả lời STOP bất cứ lúc nào để rời khỏi.”

5. Kiểm tra, sau đó bật nó lên. Nhấp vào Chạy để kích hoạt một lần với dữ liệu mẫu, kiểm tra quá trình chạy trong Nhật ký, sau đó bật công tắc Đã bật.

6. Xây dựng lối thoát. Tạo tự động hóa thứ hai theo cùng cách: cùng trình kích hoạt với STOP trong Chứa văn bản, và thay bằng hành động Xóa liên hệ khỏi danh sách. Hãy đề cập đến từ khóa dừng trong tin nhắn bạn gửi — những người biết có một cách thoát lịch sự sẽ không chặn số của bạn để rời khỏi.

Kể từ đó, bất kỳ bản tin nào cũng có thể sử dụng danh sách đó làm đối tượng nhận — tất cả những người đã gửi từ khóa, trừ đi tất cả những người sau đó đã gửi từ khóa dừng. Một bản tin đang chạy gửi tin nhắn cho các thành viên mới trong danh sách sẽ tự động cập nhật những người tham gia bằng từ khóa.

Một điều cần lưu ý: Chứa văn bản khớp ở bất kỳ đâu trong tin nhắn, vì vậy “joining you tomorrow” có chứa join. Hãy chọn một từ mà mọi người sẽ không sử dụng giữa câu, hoặc sử dụng trường Regex của trình kích hoạt khi bạn cần khớp chính xác.

Ví dụ: chuyển khách hàng tiềm năng từ Instagram hoặc Facebook sang WhatsApp khi cửa sổ hội thoại đóng #

Một phễu quảng cáo phổ biến: mọi người thấy quảng cáo Instagram hoặc Facebook của bạn, nhắn tin trực tiếp (DM) cho trang của bạn, và tác nhân AI của bạn sẽ sàng lọc họ rồi hỏi số điện thoại. Khi khách hàng tiềm năng nhập số điện thoại hoặc email của họ vào khung chat, AI sẽ tự động lưu thông tin đó vào các trường số điện thoại và email của liên hệ theo thời gian thực — bạn không cần phải ánh xạ hay cấu hình gì cho phần này cả.

Điều không tự động xảy ra là việc chuyển sang WhatsApp. Instagram và Messenger chỉ cho phép gửi tin nhắn trong vòng 24 giờ kể từ tin nhắn cuối cùng của liên hệ, không hỗ trợ các mẫu tin nhắn để mở lại cuộc hội thoại, và các tính năng theo dõi tự động của DM Champ luôn giữ nguyên trên kênh mà cuộc hội thoại đang diễn ra — vì vậy khi cửa sổ hội thoại đóng lại, các tin nhắn theo dõi trên những kênh đó sẽ bị bỏ qua (xem Hệ thống theo dõi). Tự động hóa này sẽ thực hiện việc chuyển đổi giúp bạn, sử dụng số điện thoại mà AI đã thu thập được:

1. Bắt đầu tự động hóa. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới, sau đó nhấp vào trình kích hoạt trên khung vẽ.

2. Chọn trình kích hoạt. Nhấp vào Thay đổi trình kích hoạt, mở Liên hệ, và chọn Liên hệ đã cập nhật, thu hẹp phạm vi vào trường số điện thoại. Nó sẽ kích hoạt ngay khi AI lưu số điện thoại đã thu thập được — bất kể cuộc hội thoại đang diễn ra trên kênh nào.

3. Thêm Độ trễ. Một khoảng thời gian chờ cố định, ví dụ 24 giờ, sẽ giúp cuộc hội thoại — và bất kỳ tin nhắn theo dõi nhanh nào bên trong cửa sổ hội thoại — có thời gian để hoàn thành nhiệm vụ trước. Nếu khách hàng tiềm năng chuyển đổi trong thời gian đó, bạn có thể dừng quá trình chạy bằng một Điều kiện trước bước tiếp theo (kiểm tra tag_names của liên hệ để tìm thứ gì đó như Customer, cùng một mẫu như trong Ví dụ: bỏ qua bất kỳ ai bạn gắn thẻ là spam).

4. Gửi mẫu. Thêm hành động Gửi mẫu WhatsApp, chèn ID liên hệ bằng nút +, và chọn một trong các mẫu đã được phê duyệt của bạn. Các mẫu được phép mở một cuộc trò chuyện, vì vậy cách này hoạt động bất kể khách hàng tiềm năng đã im lặng bao lâu — đó chính là mục đích của bước này. Các biến bạn để trống trong Biến mẫu sẽ được điền từ các trường của chính liên hệ đó, và nó cần kết nối kênh WhatsApp Business API của bạn. Xem Mẫu WhatsApp để tạo và phê duyệt mẫu.

5. Kiểm tra, sau đó bật nó lên. Nhấp vào Chạy để kích hoạt một lần với dữ liệu mẫu, kiểm tra quá trình chạy trong Nhật ký, sau đó bật công tắc Đã bật.

Khi khách hàng tiềm năng trả lời, cuộc hội thoại sẽ nằm trên WhatsApp — bên trong cửa sổ 24 giờ của nó — và tác nhân của bạn sẽ tiếp tục công việc từ đó.

Ví dụ: xác nhận đơn hàng WhatsApp từ Shopify #

Gửi mẫu WhatsApp ngay khi ai đó đặt hàng trong cửa hàng Shopify của bạn, với tên và số đơn hàng của họ được điền sẵn. Nó cần một mẫu đã được phê duyệt (ví dụ: “Chào {{1}}, cảm ơn bạn đã đặt hàng {{2}}!”) và kết nối kênh WhatsApp Business API của bạn.

1. Bắt đầu với trình kích hoạt Webhook. Tạo một tự động hóa mới, chọn trình kích hoạt Webhook và sao chép địa chỉ web của nó. Thêm ?secret= và mã bí mật từ bước kích hoạt vào cuối địa chỉ, vì Shopify không thể gửi tiêu đề tùy chỉnh.

2. Trỏ Shopify đến đó. Trong Shopify, đi tới Cài đặt > Thông báo > Webhook, tạo một webhook cho Tạo đơn hàng ở định dạng JSON, và dán địa chỉ vào. Trên bước kích hoạt, nhấp vào Bắt đầu lắng nghe trong mục Lắng nghe webhook đến, đặt một đơn hàng thử nghiệm (hoặc gửi thông báo thử nghiệm từ Shopify), và chọn đơn hàng đã thu thập làm mẫu, để các trường của nó hiển thị trong bộ chọn +.

3. Tùy chọn: lưu số đơn hàng vào liên hệ. Thêm bước Tạo liên hệ. Thiết lập Số điện thoại thành ${trigger.phone}, Tên thành ${trigger.customer.first_name}, và trong mục Trường tùy chỉnh, điền trường số đơn hàng của bạn (ví dụ order_id) với ${trigger.name}. Nếu khách hàng đã là một liên hệ, số đơn hàng sẽ được lưu vào liên hệ hiện có.

4. Gửi mẫu. Thêm bước Gửi mẫu WhatsApp. Nhập chính xác tên mẫu như hiển thị trong mục Mẫu WhatsApp, sau đó điền người nhận: chèn ID liên hệ từ bước Tạo liên hệ, hoặc đặt ${trigger.phone} vào Số điện thoại. Trong mục Biến mẫu, điền vào các ô:

• {{1}} (tên khách hàng): ${trigger.customer.first_name}
• {{2}} (số đơn hàng): ${trigger.name}, đây là tên đơn hàng của Shopify, chẳng hạn như #1001

Sử dụng số điện thoại của chính đơn hàng, ${trigger.phone}, ở định dạng quốc tế. Trường điện thoại của khách hàng, ${trigger.customer.phone}, thường trống trên các đơn hàng Shopify, và việc gửi mà không có số sẽ thất bại.

5. Kiểm tra. Nhấp vào Chạy với mẫu đã thu thập, mở quá trình chạy trong Nhật ký, và kiểm tra xem tin nhắn đã được gửi đi với tên và số đơn hàng trong đó chưa.

Sau đó bật tự động hóa. Trong khi nó tắt, các webhook của Shopify vẫn được nhận và hiển thị trong mục Lắng nghe webhook đến, nhưng không có tin nhắn nào được gửi đi.

Nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên: Shopify không có webhook cho giỏ hàng bị bỏ quên. Sử dụng thiết lập tương tự với webhook Cập nhật thanh toán của Shopify, thêm Độ trễ, sau đó là Điều kiện trên một thẻ mà quy trình tự động thứ hai (về Tạo đơn hàng) cung cấp cho người mua, để lời nhắc chỉ gửi đến những người chưa đặt hàng.

Ví dụ: theo dõi qua email cho khách hàng tiềm năng từ chat trên website #

Ai đó trò chuyện với tác nhân của bạn trên website, để lại tên và email, rồi rời đi trước khi đặt lịch. Bạn muốn kiểm tra qua email trong vài ngày tới — và dừng lại ngay khi họ nói rằng họ đã đặt lịch. Hai quy trình tự động hóa sẽ thực hiện việc này; cả hai đều sử dụng Kênh Email đã kết nối của bạn, vì vậy các câu trả lời sẽ nằm trong Trò chuyện và tác nhân email của bạn sẽ xử lý chúng.

Trước khi bắt đầu. Bật Thu thập thông tin khách truy cập trên widget chat để mọi khách truy cập đều để lại tên và email. Kết nối Kênh Email và đặt cho tác nhân của nó một quy tắc thẻ trên tab Thẻ như Đã đặt lịch — áp dụng khi người đó nói rằng họ đã đặt lịch hoặc lên lịch phiên của họ (Tác nhân AI → Thẻ). Thẻ đó chính là công tắc tắt.

Tự động hóa 1 — chuyển khách hàng tiềm năng sang email.

1. Kích hoạt Tin nhắn đến, thu hẹp vào kênh Chat trên website, và trong Cài đặt tự động hóa, tắt Cho phép nhập lại để mỗi khách truy cập chỉ đi qua nó một lần, vào tin nhắn đầu tiên của họ. (Không phải Liên hệ mới: một trình kích hoạt “liên hệ được tạo” theo sau bởi bước Tạo liên hệ là hình thức tự kích hoạt mà trình chỉnh sửa từ chối — xem Các tự động hóa tự kích hoạt chính chúng.)
2. Một Điều kiện trên email của liên hệ — không chứa unknown@ — để những khách truy cập không để lại địa chỉ sẽ kết thúc ở đây thay vì làm thất bại bước tiếp theo.
3. Một Độ trễ khoảng một giờ, để cuộc trò chuyện trên website kết thúc trước.
4. Tạo liên hệ với Kênh được đặt là Email. Chèn email của khách truy cập bằng nút + (${trigger.contact.email}), và tên cũng như họ của họ theo cùng cách đó. Để trống số điện thoại. Nếu địa chỉ đó đã là một liên hệ email, bước này sẽ chỉ trả về liên hệ đó.
5. Gửi tin nhắn với ID liên hệ được chèn từ bước Tạo liên hệ. Tin nhắn này được gửi dưới dạng email từ hộp thư đến đã kết nối của bạn — lần kiểm tra đầu tiên, ví dụ: “Bạn đã đặt được phiên của mình chưa?”. Một email chủ động không có tin nhắn trước đó để trả lời, vì vậy tiêu đề của nó là Tin nhắn từ theo sau bởi tên người gửi của hộp thư đến của bạn; các câu trả lời sẽ giữ nguyên tiêu đề đó.

Tự động hóa 2 — chuỗi theo dõi, trên liên hệ email.

1. Kích hoạt Liên hệ mới, thu hẹp vào kênh Email. Nó kích hoạt ngay khi Tự động hóa 1 tạo liên hệ email (và cho bất kỳ ai gửi email cho bạn trước — thêm Điều kiện trên thẻ hoặc chi tiết liên hệ nếu bạn chỉ muốn khách hàng tiềm năng từ website trong đó).
2. Độ trễ hai ngày.
3. Tìm liên hệ theo email của liên hệ (chèn nó từ trình kích hoạt), thu hẹp vào kênh Email, để việc kiểm tra đọc các thẻ của liên hệ như hiện tại thay vì như khi quá trình chạy bắt đầu.
4. Điều kiện: tag_names của liên hệ được tìm thấy chứa Booked. Để trống đường dẫn đúng — điều đó kết thúc quá trình chạy cho bất kỳ ai đã đặt lịch.
5. Trên đường dẫn sai, Gửi tin nhắn đến liên hệ với lần kiểm tra thứ hai của bạn, sau đó Độ trễ, Tìm liên hệ, Điều kiện và Gửi tin nhắn lại cho bao nhiêu vòng tùy thích. Kết thúc bằng Đặt thẻ liên hệ như Sequence complete để bạn có thể thấy ai đã đi hết quy trình.

Khi khách hàng tiềm năng trả lời bất kỳ email nào, cuộc trò chuyện đã nằm trong Trò chuyện trên liên hệ email, tác nhân email sẽ trả lời, và nếu câu trả lời nói rằng họ đã đặt lịch, quy tắc thẻ của tác nhân sẽ thêm Đã đặt lịch và Điều kiện của vòng tiếp theo sẽ kết thúc chuỗi. Để Dừng khi có phản hồi ở chế độ tắt trong Tự động hóa 2: nó sẽ kết thúc chuỗi khi có bất kỳ phản hồi nào, bao gồm cả “chưa”.

Hai điều đáng biết. Cuộc trò chuyện chat trên website và cuộc trò chuyện email là hai liên hệ chia sẻ cùng một địa chỉ, không phải là một luồng hợp nhất — chat trên widget vẫn nằm trên liên hệ website và các email nằm trên liên hệ email. Và một liên hệ chỉ có một trên mỗi kênh, vì vậy nếu cùng một người gửi email cho bạn trước, bước Tạo liên hệ của Tự động hóa 1 sẽ trả về liên hệ email hiện có đó thay vì tạo thêm một liên hệ thứ hai.

Ví dụ: AI vào ban đêm, nhóm của bạn vào ban ngày #

Một số nhóm chạy ca đảo ngược: tác nhân AI bao phủ buổi tối và ban đêm, và con người thực sự tiếp quản vào buổi sáng. Đặt giờ hoạt động của tác nhân vào ca đêm và đó là một nửa công việc — một tin nhắn đến vào ban ngày sẽ được AI trả lời khi giờ hoạt động của nó mở lại và trong thời gian chờ đợi, nó sẽ hiển thị dưới bộ lọc Ngoài giờ trong phần Trò chuyện.

Nửa còn lại là làm cho việc chuyển giao vào buổi sáng trở nên tự động, để một cuộc trò chuyện mà AI đã mở lúc 9 giờ tối không phải đợi đến 9 giờ tối ngày hôm sau khi khách hàng viết lại lúc 10 giờ sáng. Hai quá trình tự động hóa nhỏ sẽ thực hiện điều đó — quá trình đầu tiên tạm dừng AI trên bất kỳ cuộc trò chuyện nào nhận được tin nhắn ban ngày, quá trình thứ hai trả lại mọi thứ cho AI vào buổi tối:

Quá trình tự động hóa 1 — chuyển các cuộc trò chuyện ban ngày cho nhóm của bạn.

1. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới. Trình kích hoạt đã là Tin nhắn đến; để toàn tài khoản hoặc thu hẹp cho một nhân viên.
2. Trong Cài đặt tự động hóa (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải), bật Chỉ chạy trong những giờ này và đặt ngày làm việc của nhóm bạn — ví dụ 08:00 đến 20:45 — với múi giờ của bạn (xem Chỉ chạy trong những giờ nhất định).
3. Thêm hành động Bật hoặc tắt AI cho một liên hệ: chèn ID liên hệ bằng nút +, đặt AI được bật thành false.
4. Thêm hành động Đặt thẻ liên hệ với một thẻ như day-shift, để tự động hóa buổi tối có thể tìm lại các cuộc trò chuyện này.

Bây giờ, bất kỳ tin nhắn nào đến vào ban ngày sẽ tạm dừng AI trên cuộc trò chuyện đó ngay lập tức: cuộc trò chuyện xuất hiện dưới bộ lọc AI đã tạm dừng của bạn và nhóm của bạn sẽ trả lời từ đó. Việc trả lời thủ công cũng hủy bỏ câu trả lời đã xếp hàng của AI cho cuộc trò chuyện đó, vì vậy AI sẽ không nhảy vào lại khi giờ hoạt động của nó mở ra.

Quá trình tự động hóa 2 — trả lại các cuộc trò chuyện cho AI vào buổi tối.

1. Tự động hóa mới với trình kích hoạt Theo lịch trình, được đặt vài phút trước khi giờ hoạt động của AI bắt đầu — cho thời điểm bắt đầu lúc 9 giờ tối, cron 50 20 * * * với cùng múi giờ.
2. Thêm hành động Tìm liên hệ được lọc theo Có thẻ day-shift.
3. Thêm một Vòng lặp qua kết quả với hai bước bên trong: Bật hoặc tắt AI cho một liên hệ với AI được bật true, sau đó Xóa thẻ liên hệ day-shift.

Các cuộc trò chuyện mà nhóm của bạn đã hoàn thành trong ngày sẽ quay lại với AI vào ban đêm, và một cuộc trò chuyện ban ngày mà chưa ai xử lý vẫn nhận được câu trả lời AI đã xếp hàng ngay khi giờ hoạt động của tác nhân mở ra — không có gì bị bỏ sót.

Từ thanh công cụ trên canvas, Run (Chạy) sẽ kích hoạt tự động hóa một lần bằng cách sử dụng dữ liệu mẫu, mà không cần bật nó cho các liên hệ thực — một cách an toàn để kiểm tra xem nó có hoạt động hay không. Replay (Chạy lại) sẽ chạy lại nó với dữ liệu thực từ lần chạy cuối cùng của bạn. Log (Nhật ký) mở lịch sử chạy, vì vậy bạn có thể xem mọi lần chạy trước đó và liệu nó đã thành công, thất bại hay vẫn đang trong quá trình thực hiện.

Hủy một lần chạy. Một lần chạy vẫn đang diễn ra, bao gồm cả lần chạy đang chờ Delay (Độ trễ) hoặc bị giữ lại do giờ yên tĩnh, có thể được dừng thủ công: nhấp vào Cancel (Hủy) trên hàng của nó trong lịch sử chạy, hoặc mở lần chạy đó ra và nhấp vào Cancel run (Hủy lần chạy), sau đó xác nhận. Lần chạy sẽ dừng lại tại thời điểm đó và hiển thị là Cancelled (Đã hủy). Các bước chưa được thực hiện sẽ không bao giờ chạy, vì vậy không có thêm dữ liệu nào được gửi đi từ đó; các bước đã chạy rồi sẽ không bị hoàn tác. Chỉ lần chạy đó bị ảnh hưởng: tự động hóa vẫn tiếp tục hoạt động đối với tất cả những người khác.

Ba điều giúp bạn phát hiện lỗi trước khi các liên hệ của bạn nhận ra:

• Một bước bị thiếu thông tin bắt buộc sẽ không bắt đầu. Các trường được đánh dấu là bắt buộc sẽ được kiểm tra trước khi chạy và trước khi công tắc Đã bật (Enabled) có thể chuyển đổi: nếu một bước Gửi tin nhắn không có ID Liên hệ, bạn sẽ nhận được thông báo nêu tên bước và trường dữ liệu đó thay vì một lần chạy bị lỗi âm thầm. Hãy điền thông tin vào và công tắc sẽ hoạt động bình thường. Việc tạm dừng không bao giờ bị chặn.
• Các biến không được giải quyết sẽ được báo cáo. Nếu một giá trị ${…} trong một trong các bước của bạn không tìm thấy gì — do tên trường bị viết sai chính tả hoặc dữ liệu mà trình kích hoạt thực tế không mang theo — bước đó vẫn chạy với phần đó để trống, và chi tiết lần chạy sẽ hiển thị dòng Cảnh báo nêu rõ những biến nào bị trống. Đó thường là câu trả lời cho câu hỏi “tại sao tin nhắn của tôi lại bị thiếu thông tin”.
• Một lần chạy đã chọn nhánh khác sẽ được thông báo. Sau khi chạy, bảng điều khiển lần chạy trên canvas sẽ liệt kê mọi Điều kiện mà nó đã vượt qua cùng với nhánh mà nó đã chọn (Có hoặc Không), và đếm các bước không được thực hiện. Một lần chạy có điều kiện trả về Không vẫn kết thúc với trạng thái thành công, vì vậy đây là nơi bạn thấy rằng các bước trên nhánh Có đã bị bỏ qua.
• Một bước bị từ chối sẽ hiển thị là thất bại, kèm theo lý do. Một bước mà ứng dụng từ chối (liên hệ trùng lặp, giai đoạn không tồn tại, mẫu không được phê duyệt) sẽ được đánh dấu là thất bại và hiển thị lý do, thay vì một dấu tích màu xanh lá cây mà không có thông tin gì bên dưới.

Đối với các tự động hóa bắt đầu bằng trình kích hoạt Webhook, lịch sử chạy cũng cảnh báo bạn về các cuộc gọi không bao giờ trở thành lần chạy: nếu có thứ gì đó đang gọi webhook của bạn với bí mật bị thiếu hoặc sai, một biểu ngữ ở trên cùng sẽ đếm các yêu cầu bị từ chối đó và nhắc bạn những gì cần sửa — người gọi cần gửi bí mật từ bước kích hoạt, dưới dạng tiêu đề X-Webhook-Secret hoặc dưới dạng ?secret= ở cuối URL. Trước đây, các cuộc gọi đó chỉ đơn giản là bị từ chối mà không có thông báo gì, điều này khiến một người gọi được cấu hình sai trông như thể tự động hóa chưa bao giờ được kích hoạt.

Ví dụ: tin nhắn chúc mừng sinh nhật mỗi sáng #

Gửi tin nhắn cho mỗi liên hệ vào ngày sinh nhật của họ. Bạn cần một trường tùy chỉnh Ngày chứa ngày sinh nhật (năm có thể là bất kỳ, chỉ tháng và ngày được sử dụng).

1. AI Studio → Tự động hóa → Tự động hóa mới với trình kích hoạt Theo lịch trình, được đặt thành 0 9 * * * (mỗi ngày lúc 9 giờ sáng) với múi giờ của bạn.
2. Thêm hành động Tìm liên hệ. Trong Bộ lọc nâng cao, thêm quy tắc Sinh nhật, kỷ niệm trong N ngày tới, 0 (chỉ hôm nay). Đặt Số lượng thành 1000: mặc định là 50 và chỉ các liên hệ mà nó xem xét mới có thể khớp.
3. Thêm một Vòng lặp và, với nút +, chọn danh sách liên hệ từ bước Tìm liên hệ làm danh sách để đi qua.
4. Trên tay cầm thân của vòng lặp, thêm bước Gửi tin nhắn. Đối với ID liên hệ, hãy chèn ID của mục vòng lặp bằng nút + (nó hiển thị là ${nodes.loop_1.item.id} khi vòng lặp được gọi là loop_1). Tin nhắn có thể chào họ theo tên theo cùng cách, với first_name của mục đó.

Đó là toàn bộ tự động hóa: không cần bước Điều kiện hoặc Chuyển đổi, vì Tìm liên hệ đã chỉ trả về các ngày sinh nhật hôm nay. Vào một ngày không có ngày sinh nhật nào, vòng lặp chạy không lần nào và lần chạy vẫn hiển thị là thành công.

Quy tắc sinh nhật đếm ngày theo UTC. Đối với lần chạy buổi sáng, điều đó ổn ở hầu hết mọi nơi; nếu bạn đi trước UTC hơn 9 giờ, hãy chạy nó muộn hơn trong ngày (sau 11 giờ sáng ở Sydney, sau 1 giờ chiều ở New Zealand) để ngày của bạn và ngày UTC trùng nhau.

Bật Tự động hóa #

Sử dụng công tắc Enabled (Đã bật) để đưa nó vào hoạt động (nó sẽ lưu bản nháp của bạn trước) — kể từ thời điểm đó, nó sẽ thực sự kích hoạt mỗi khi trình kích hoạt của nó xảy ra. Chuyển nó trở lại Paused (Đã tạm dừng) bất cứ lúc nào để dừng nó mà không làm mất công việc của bạn. Việc tạm dừng sẽ ngăn các lần chạy mới bắt đầu; các lần chạy đang chờ Delay (Độ trễ) hoặc giờ yên tĩnh vẫn sẽ hoàn tất. Để dừng một trong số đó, hãy nhấp vào Log (Nhật ký) và sử dụng Cancel (Hủy) trên hàng của nó trong lịch sử chạy. Một tự động hóa phải được tạm dừng trước khi bạn có thể xóa nó.

Các quy trình tự động tự kích hoạt #

Một số luồng có thể tự kích hoạt chính nó. Trường hợp điển hình: một quy trình tự động bắt đầu khi Tác vụ được tạo và có bước Tạo tác vụ. Tác vụ mới lại kích hoạt trình kích hoạt một lần nữa, từ đó tạo ra một tác vụ khác, và cứ tiếp tục như vậy, mỗi giây một lần chạy, mỗi lần đều tiêu tốn tín dụng. Điều tương tự có thể xảy ra với Liên hệ được tạo cộng với Tạo liên hệ, Cuộc hẹn được đặt cộng với Tạo cuộc hẹn, hoặc Giao dịch được tạo cộng với Tạo giao dịch.

Ba biện pháp bảo vệ giúp phát hiện điều này:

• Trình chỉnh sửa sẽ thông báo cho bạn ngay lập tức. Ngay khi một luồng có cấu trúc đó, một biểu ngữ màu đỏ sẽ xuất hiện phía trên khung làm việc, nêu tên bước và cách khắc phục, bước đó sẽ có dấu hiệu màu đỏ, và công tắc Đã bật, Chạy và Phát lại sẽ bị tắt cho đến khi lỗi được khắc phục. Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và lưu một quy trình tự động đang tạm dừng; nếu quy trình tự động đã được bật, thay đổi sẽ không được lưu cho đến khi bạn tạm dừng hoặc sửa bước đó. Các luồng có khả năng tự kích hoạt lại (ví dụ: trình kích hoạt Liên hệ được cập nhật với một bước thay đổi liên hệ — chỉnh sửa chi tiết, thẻ, danh sách hoặc trường tùy chỉnh, chỉ định cho thành viên trong nhóm, bật hoặc tắt AI, đặt chế độ không làm phiền hoặc chuyển cho một tác nhân AI khác) sẽ nhận được cảnh báo màu vàng, cảnh báo này không chặn bất cứ điều gì: hãy chọn một trường để trình kích hoạt theo dõi để nó chỉ bắt đầu khi có những thay đổi mà bạn quan tâm. Trình kích hoạt Giai đoạn giao dịch thay đổi với bước Di chuyển giai đoạn giao dịch, và trình kích hoạt Thẻ được áp dụng hoặc Thẻ bị xóa với bước Đặt thẻ liên hệ hoặc Xóa thẻ liên hệ, sẽ nhận được cảnh báo màu vàng tương tự: đó là các luồng thông thường (“khi đạt trạng thái Thắng, hãy gắn thẻ cho họ”) cho đến khi bước đó ghi đè lại chính thứ mà trình kích hoạt đang theo dõi, vì vậy chúng tôi sẽ thông báo và để bạn tự quyết định.
• Trình tạo AI sẽ từ chối cấu trúc hiển nhiên. Nếu bạn mô tả một luồng trong đó trình kích hoạt “thứ gì đó đã được tạo” theo sau bởi một bước tạo ra chính thứ đó, trình tạo sẽ không thực hiện và cho bạn biết cần thay đổi bước nào. Khi bạn muốn thay đổi chính thứ đã bắt đầu quá trình chạy (đặt ngày đến hạn cho tác vụ vừa được tạo, gắn thẻ cho liên hệ vừa mới thêm vào), hãy sử dụng bước Cập nhật tương ứng dựa trên ID của trình kích hoạt: Cập nhật tác vụ với ${trigger.task.id}, Cập nhật liên hệ với ${trigger.contact.id}. Việc cập nhật sẽ không kích hoạt lại trình kích hoạt “được tạo”.
• Quy trình tự động chạy mất kiểm soát sẽ tự tắt. Một quy trình tự động tiếp tục chạy với tốc độ hơn 30 lần mỗi phút trong vài phút liên tiếp sẽ tự động bị tạm dừng và một lần chạy thất bại sẽ xuất hiện trong lịch sử giải thích lý do. Một quy trình có cấu trúc tự lặp lại như trên sẽ bị dừng sớm hơn nhiều, sau 10 lần chạy trong một phút. Các đợt chạy bình thường thì không sao: nhập 300 liên hệ vào quy trình tự động Liên hệ được tạo sẽ kích hoạt 300 lần chạy trong một phút rồi dừng lại, đó không phải là một vòng lặp. Các lần chạy thử nghiệm do chính bạn bắt đầu từ thanh công cụ sẽ không bao giờ được tính. Hãy sửa luồng, sau đó bật lại.

Chi phí của tự động hóa #

Mỗi lần chạy tự động hóa sử dụng 0,25 tín dụng, bất kể điều gì đã khởi động nó — một trigger kích hoạt thực tế, hoặc bạn tự nhấn Chạy (Run) hoặc Phát lại (Replay). 0,25 tín dụng được tính một lần khi quá trình chạy bắt đầu, vì vậy một lần chạy mà bước Điều kiện dừng lại ở nhánh đầu tiên vẫn được tính là một lần chạy và vẫn tốn 0,25 tín dụng đó. Bạn có thể xây dựng các tự động hóa với bao nhiêu bước tùy thích mà không mất thêm chi phí; bước duy nhất làm tăng giá là bước AI, sử dụng thêm 0,25 tín dụng mỗi khi chạy. Bước AI luôn chạy trên mô hình Max, bất kể mô hình nào mà các Đại lý của bạn sử dụng, vì vậy việc chuyển Đại lý sang Mini không thay đổi chi phí của tự động hóa. Nếu số dư của bạn hết, quá trình chạy sẽ thất bại với thông báo “không đủ tín dụng” rõ ràng trong lịch sử chạy và các lần chạy mới sẽ tiếp tục ngay khi bạn nạp thêm tiền.

Một bước từ phần API tài khoản được tính phí chính xác như cách gọi tương tự đến API. Hầu hết các điểm cuối hoàn toàn không tốn phí, và những điểm cuối chạy AI cho bạn, ví dụ như tóm tắt cuộc trò chuyện, sẽ tốn phí theo mức phí của API. Không có thêm khoản phí nào cho mỗi bước ngoài mức phí đó.

Phí chạy tự động luôn được trừ vào tài khoản nơi lưu trữ quy trình tự động hóa. Việc trỏ một bước đến một trong các tài khoản phụ của bạn thông qua trường Sub-account ID không làm thay đổi hóa đơn — lượt chạy vẫn được tính phí cho không gian làm việc của bạn, trong khi bất kỳ hành động nào mà bước đó kích hoạt bên trong tài khoản phụ (ví dụ: phản hồi AI cho một cuộc trò chuyện chưa tạm dừng) sẽ được tính phí cho tài khoản phụ đó như bình thường. Nếu bạn muốn số dư của khách hàng tự chi trả cho các lượt chạy, hãy xây dựng quy trình tự động hóa bên trong tài khoản của họ thay vì tài khoản của bạn.

Sử dụng khóa Anthropic của riêng bạn (BYOK)? Các tự động hóa vẫn được tính phí bằng tín dụng như bình thường. Bước AI chạy trên AI tự động hóa tích hợp sẵn của chúng tôi, không phải trên khóa của bạn, vì vậy nó luôn sử dụng 0,25 tín dụng cho mỗi lần chạy, giống như mức phí cố định 0,25 tín dụng cho mỗi lần chạy tự động hóa. Khóa của bạn vẫn tiếp tục chi trả cho các phản hồi của Tác nhân (Agents) như trước đây; hai hệ thống này không tương tác với nhau.

Tự động hóa so với Điểm truy cập #

Những khái niệm này nghe có vẻ giống nhau nhưng giải quyết các vấn đề khác nhau:

• Một Điểm truy cập chỉ thực hiện một việc duy nhất — khớp một sự kiện và chuyển cuộc trò chuyện cho một Tác nhân. Không có độ trễ, không có điều kiện, không có phân nhánh.
• Một Tự động hóa là công cụ quy trình làm việc đầy đủ — nhiều bước, điều kiện, độ trễ và hành động trên các liên hệ, giao dịch, tác vụ và tích hợp bên ngoài, không chỉ là chuyển giao cuộc trò chuyện.

Nếu tất cả những gì bạn cần là “định tuyến cuộc trò chuyện này đến Agent đó”, hãy sử dụng Điểm truy cập. Nếu bạn cần một chuỗi các bước hoặc logic ngoài điều đó, hãy xây dựng một Tự động hóa.

Sao chép tự động hóa sang tài khoản khách hàng #

Nếu bạn quản lý các tài khoản khách hàng, một quy trình tự động hóa mà bạn đã hoàn thiện trên tài khoản của chính mình có thể được sao chép sang bất kỳ tài khoản nào trong số đó. Trong danh sách tự động hóa, hãy nhấp vào nút Sao chép sang tài khoản khách hàng (biểu tượng hai mũi tên) trên hàng của quy trình tự động hóa đó, đánh dấu chọn các tài khoản khách hàng muốn sao chép sang, rồi nhấp vào Sao chép đến. Nút này nằm cạnh nút Nhân bản và chỉ xuất hiện trên tài khoản đại lý.

Bản sao sẽ giữ nguyên tên, trình kích hoạt và mọi bước của quy trình tự động hóa. Có hai điểm khác biệt được thiết lập có chủ đích trong tài khoản của khách hàng:

• Nó sẽ ở trạng thái tạm dừng khi được chuyển đến. Không có gì chạy cho đến khi ai đó mở nó trong tài khoản của khách hàng, kiểm tra kỹ lưỡng và bật Đã kích hoạt.
• Bất kỳ nội dung nào trỏ đến tài khoản của bạn đều bị xóa, vì các ID đó không có ý nghĩa trong tài khoản của người khác: tài khoản khách hàng mà một bước hướng tới, danh sách thông minh đã chọn, sự kiện lịch đã chọn và kết nối cơ sở dữ liệu đã chọn. Hãy điền thông tin của chính khách hàng vào sau khi bản sao đã ở đó — bản thân các bước vẫn được giữ nguyên.

Nếu một bước hoặc trình kích hoạt trỏ đến một trong các AI agent của bạn, bản sao sẽ tự động cố gắng trỏ đến agent tương ứng của khách hàng. Điều này hoạt động khi agent của khách hàng đến từ cùng một bản chụp (snapshot) hoặc được sao chép từ cùng một agent của bạn — chúng tôi biết cả hai là cùng một thiết lập, vì vậy liên kết được tạo lại tự động. Khi không có kết quả khớp, bản sao sẽ thông báo cho bạn biết agent nào không thể đặt được; hãy mở quy trình tự động hóa trong tài khoản của khách hàng, chọn agent ở đó và bật nó lên.

Làm việc với nhiều tự động hóa cùng một lúc #

Mỗi hàng trong danh sách tự động hóa có một hộp kiểm, và hộp kiểm tiêu đề chọn mọi thứ hiện đang hiển thị. Với các tự động hóa đã chọn, một thanh ở cuối màn hình cung cấp Enable (Bật), Pause (Tạm dừng) và Delete (Xóa) — mỗi tùy chọn đều yêu cầu bạn xác nhận trước, và việc xóa cũng sẽ xóa lịch sử chạy của các tự động hóa đó. Nhấn Escape để xóa lựa chọn.

Các bước tiếp theo #

• Điểm truy cập — công cụ định tuyến đơn giản hơn để chuyển cuộc trò chuyện cho Tác nhân.
• Tác nhân AI — nhân vật mà Tự động hóa hoặc Điểm truy cập có thể định tuyến đến.
• Broadcast — gửi tin nhắn một lần hoặc liên tục đến danh sách liên hệ.
• Hệ thống đặt lịch — thiết lập các cuộc hẹn mà tự động hóa có thể nhắc nhở, đặt lịch, di chuyển hoặc hủy bỏ.
• Mẫu WhatsApp — cần thiết để nhắn tin cho ai đó ngoài khung thời gian 24 giờ của WhatsApp.