Excluir contatos inativos automaticamente
Por padrão, o DM Champ mantém um contato e seu histórico de conversas até que você os exclua. Se sua política de privacidade, seu setor ou uma análise de proteção de dados de um cliente exigir que você mantenha dados pessoais apenas pelo tempo necessário, você pode definir um temporizador: escolha um período e qualquer contato que não tenha tido atividade por mais tempo que isso será excluído automaticamente, juntamente com suas mensagens.
Este é o princípio de limitação de armazenamento do GDPR na prática: você decide o período de retenção e a plataforma o aplica para você todos os dias.
Como ativar
Como chegar lá: Configurações → grupo Avançado → Exportação de dados → cartão Retenção de dados.
- Abra as Configurações (ícone de engrenagem na barra lateral esquerda).
- No menu Configurações, clique em Exportação de dados no grupo Avançado.
- No cartão Retenção de dados na parte superior, abra Excluir contatos inativos após e escolha um período: 30 dias, 90 dias, 180 dias, 1 ano, 2 anos ou Personalizado para qualquer número de dias entre 30 e 3650.
- Clique em Salvar e confirme.
O cartão Retenção de dados fica acima do fluxo de exportação. Ele está Desativado para todas as contas até que você o ative.
Ativá-lo ou reduzir o período exige que você confirme primeiro, pois a exclusão não pode ser desfeita. Desativá-lo ou aumentar o período salva imediatamente.
Somente o proprietário da conta pode alterar isso. Os membros da equipe veem a configuração, mas não podem salvá-la, mesmo com permissões de configurações.
O que conta como inativo
Um contato fica inativo quando nada aconteceu em sua conversa por mais tempo do que o período escolhido: nenhuma mensagem em ambas as direções, nenhuma nota, nenhuma atualização no contato. O relógio começa a contar a partir da última atividade do contato ou do dia em que foi criado, caso nunca tenha tido nenhuma.
A limpeza é executada uma vez por dia. Em cada execução, o sistema ignora um contato se:
- Ele tiver um agendamento no futuro.
- Ele estiver no meio de uma sequência de acompanhamento ou de uma campanha ativa.
Todo o resto que ultrapassar o limite é excluído: o registro do contato, seu histórico completo de conversas em todos os canais, e os resumos, tarefas, negócios, agendamentos e análises vinculados a eles. Esta é a mesma exclusão que remover o contato manualmente, portanto, tudo o que você excluiu dos sistemas ativos é removido dos backups dentro de 90 dias.
Limpezas muito grandes são distribuídas ao longo de vários dias: cada execução exclui até 5.000 contatos por conta, portanto, ativar o temporizador para uma conta antiga não remove tudo de uma só vez.
Sabendo o que foi excluído
- O cartão mostra quando a limpeza foi executada pela última vez e quantos contatos foram removidos.
- Após qualquer execução que tenha excluído pelo menos um contato, você recebe uma notificação no aplicativo.
- Se uma execução não puder ser concluída, o motivo será exibido no cartão e os contatos permanecerão no local até a próxima execução.
Se você quiser uma cópia antes que o cronômetro comece, solicite uma exportação primeiro: veja Baixe seus dados.
Subcontas e Agências
A configuração é por conta. A escolha da própria agência não é transferida para suas subcontas, e cada proprietário de subconta define seu próprio período.
Próximos passos
- Onde seus dados são armazenados — o panorama completo de retenção, hospedagem e subprocessadores.
- Baixe seus dados — faça uma cópia antes que o cronômetro remova qualquer coisa.