Suppression automatique des contacts inactifs #

Par défaut, DM Champ conserve un contact et l’historique de ses conversations jusqu’à ce que vous les supprimiez. Si votre politique de confidentialité, votre secteur d’activité ou une demande de protection des données d’un client vous impose de ne conserver les données personnelles que le temps nécessaire, vous pouvez définir une limite de temps : choisissez une période, et tout contact n’ayant eu aucune activité au-delà de cette durée sera automatiquement supprimé, ainsi que ses messages.

Il s’agit de l’application concrète du principe de limitation de la conservation du RGPD : vous décidez de la durée de conservation et la plateforme l’applique pour vous chaque jour.

Comment l’activer #

Comment y accéder : Paramètres → groupe Avancé → Exportation de données → carte Conservation des données.

1. Ouvrez les Paramètres (icône d’engrenage dans la barre latérale gauche).
2. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Exportation de données sous le groupe Avancé.
3. Dans la carte Conservation des données en haut, ouvrez Supprimer les contacts inactifs après et choisissez une période : 30 jours, 90 jours, 180 jours, 1 an, 2 ans, ou Personnalisé pour un nombre de jours compris entre 30 et 3650.
4. Cliquez sur Enregistrer et confirmez.

L’activation ou la réduction de la période nécessite une confirmation préalable, car la suppression est irréversible. La désactivation ou l’allongement de la période sont enregistrés immédiatement.

Seul le propriétaire du compte peut modifier ce paramètre. Les membres de l’équipe peuvent voir le paramètre mais ne peuvent pas l’enregistrer, même avec les autorisations de paramètres.

Qu’est-ce qui est considéré comme inactif #

Un contact est inactif lorsqu’aucune activité n’a eu lieu dans sa conversation pendant une durée supérieure à celle que vous avez choisie : aucun message dans les deux sens, aucune note, aucune mise à jour du contact. Le compte à rebours commence à partir de la dernière activité du contact, ou du jour de sa création s’il n’en a jamais eu.

Le nettoyage s’effectue une fois par jour. À chaque exécution, le système ignore un contact si :

• Il a un rendez-vous dans le futur.
• Il est au milieu d’une séquence de suivi ou d’une campagne active.

Tout le reste dépassant la limite est supprimé : la fiche contact, l’historique complet des conversations sur tous les canaux, ainsi que les résumés, tâches, opportunités, rendez-vous et analyses qui y sont liés. Il s’agit de la même suppression que celle effectuée manuellement ; par conséquent, tout ce que vous avez supprimé des systèmes en direct est effacé des sauvegardes dans un délai de 90 jours.

Les nettoyages très volumineux sont répartis sur plusieurs jours : chaque exécution supprime jusqu’à 5 000 contacts par compte. Ainsi, l’activation de la minuterie pour un compte existant depuis longtemps ne supprime pas tout en une seule fois.

Savoir ce qui a été supprimé #

• La carte indique quand le nettoyage a été effectué pour la dernière fois et combien de contacts ont été supprimés.
• Après chaque exécution ayant supprimé au moins un contact, vous recevez une notification dans l’application.
• Si une exécution n’a pas pu aboutir, la raison est affichée sur la carte et les contacts restent en place jusqu’à la prochaine exécution.

Si vous souhaitez une copie avant le démarrage du minuteur, demandez d’abord une exportation : voir Télécharger vos données.

Sous-comptes et agences #

Le paramètre est défini par compte. Le choix d’une agence ne s’applique pas à ses sous-comptes, et chaque propriétaire de sous-compte définit sa propre période.

Étapes suivantes #

• Où vos données sont stockées — une vue d’ensemble de la conservation, de l’hébergement et des sous-traitants.
• Télécharger vos données — obtenez une copie avant que le minuteur ne supprime quoi que ce soit.