Langue des e-mails et modèles #

Chaque e-mail envoyé par la plateforme en votre nom — e-mails de bienvenue, réinitialisations de mot de passe, confirmations de rendez-vous, avertissements de crédit, invitations d’équipe — est désormais envoyé dans la langue du lecteur. Et si notre formulation ne vous convient pas, vous pouvez réécrire vous-même n’importe lequel de ces e-mails.

Deux choses distinctes, sur deux pages distinctes :

Les e-mails arrivent dans la langue de chaque personne #

Vous n’avez rien à activer. Cela fonctionne déjà.

Toute personne recevant un e-mail le reçoit dans la langue définie sur son compte, et non le vôtre. Si un client a configuré son application en néerlandais, sa réinitialisation de mot de passe arrivera en néerlandais. Si un membre de l’équipe utilise l’espagnol, son invitation d’équipe arrivera en espagnol. Tout le monde peut lire le même type d’e-mail dans une langue différente, sans que personne n’ait rien à faire.

Si quelqu’un n’a pas encore choisi de langue, ses e-mails arrivent en anglais.

Les e-mails sont envoyés dans toutes les langues disponibles dans l’application (voir les Paramètres du compte pour la liste). Les e-mails en arabe et en hébreu sont mis en page de droite à gauche, comme les lecteurs de ces langues s’y attendent.

Changer la langue dans laquelle vous recevez vos e-mails #

1. Cliquez sur Paramètres en bas de la barre latérale gauche.
2. Ouvrez Profil (c’est le premier élément, sous Compte).
3. Dans la carte Préférences sur la droite, choisissez votre Langue.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ce paramètre couvre les deux aspects : la langue dans laquelle l’application s’affiche et la langue dans laquelle vos e-mails arrivent.

Chacun de vos sous-comptes clients dispose du même paramètre sur son propre profil, afin qu’un client puisse choisir sa langue lui-même sans avoir à vous le demander.

Les réponses de votre IA constituent un paramètre différent. Le bot répond à chaque contact dans la langue dans laquelle ce contact écrit, et la langue principale d’un agent est définie sur l’agent lui-même — voir Configuration de votre bot IA. Changer la langue de vos e-mails ne change pas la façon dont le bot communique avec qui que ce soit.

Les premiers e-mails, avant qu’un client n’ait choisi une langue #

Il existe un écart au tout début : les e-mails d’inscription et de paiement sont envoyés avant qu’un nouveau client n’ait jamais ouvert l’application, il n’y a donc pas encore de langue définie sur son compte. Ces e-mails sont envoyés en anglais par défaut, sauf indication contraire de votre part.

Comment y accéder : Paramètres → groupe Avancé → Marque blanche, puis faites défiler jusqu’à la carte Personnalisation des e-mails.

Définissez la Langue par défaut sur celle que parlent principalement vos clients, et ces premiers e-mails seront envoyés dans cette langue. Laissez sur Aucune (Anglais) pour les conserver en anglais. Ce même paramètre détermine également la langue des pages de connexion, de mot de passe et d’inscription de votre domaine pour les visiteurs qui n’ont pas encore choisi de langue — voir White Labeling.

Cliquez sur Enregistrer sur la carte lorsque vous avez terminé. À partir du deuxième e-mail, la langue propre à chaque client est utilisée, ce paramètre cesse donc discrètement d’être pertinent une fois qu’ils sont dans l’application.

Si vous gérez plusieurs domaines personnalisés, chacun dispose de sa propre valeur par défaut — pratique lorsqu’une vitrine vend dans un pays différent des autres.

Réécrire un e-mail avec vos propres mots #

Notre formulation est correcte, mais ce n’est pas la vôtre. Les Modèles d’e-mails vous permettent de la remplacer — pour une langue, ou pour toutes en même temps.

Comment y accéder : Paramètres → groupe Avancé → Modèles d’e-mail. Cette section fait partie de la marque blanche, elle apparaît donc sur les plans Agency et Agency Unlimited (ainsi que sur les niveaux AppSumo incluant la marque blanche).

Chaque e-mail que vous pouvez réécrire est répertorié, regroupé en catégories telles que Alertes critiques, Rendez-vous, Alertes de crédit et Mises à jour d’abonnement, avec un nombre pour chaque groupe. Utilisez la zone de recherche en haut pour en trouver un par son objet ou par le nom court en dessous.

Le badge à droite de chaque ligne vous indique son état :

• Par défaut — utilise toujours notre formulation.
• Personnalisé — vous avez rédigé votre propre version, utilisée pour toutes les langues.
• Personnalisé (Nederlands) — vous avez rédigé une version pour cette langue uniquement.

Tout ce que vous ne modifiez pas continue d’utiliser notre formulation, traduite dans la langue de chaque lecteur comme d’habitude. Vous n’êtes jamais obligé de tous les modifier.

Rédiger votre version #

Cliquez sur n’importe quelle ligne pour l’ouvrir.

La carte Votre version sur la gauche est l’endroit où vous rédigez :

• Langue — laissez sur Toutes les langues pour rédiger une version destinée à tout le monde, ou choisissez une langue spécifique pour rédiger une version destinée uniquement à ces lecteurs. Une version pour une langue spécifique prévaut toujours sur celle pour toutes les langues.
• Utiliser ma version — désactivez cette option pour revenir à notre formulation sans supprimer ce que vous avez écrit. Pratique pour faire des essais et revenir en arrière.
• Objet — facultatif, et en texte brut uniquement. Le texte grisé que vous voyez est notre objet actuel : laissez la case vide et c’est exactement ce que nous enverrons, dans la langue que recevra le lecteur. La plupart des utilisateurs réécrivent le message tout en conservant l’objet.
• Message — le corps du texte, et la seule partie que vous devez rédiger. Laissez une ligne vide entre les paragraphes ; tout le reste apparaîtra exactement comme vous l’avez saisi.

Trois boutons se trouvent sous la zone de message :

• Ajouter une variable — insère un détail personnel comme le prénom du lecteur ou le solde de son compte. Chacune affiche un exemple de ce à quoi elle ressemblera, et seules les variables que l’e-mail connaît réellement sont proposées.
• Ajouter un lien — un lien à l’intérieur d’une phrase.
• Ajouter un bouton — un gros bouton cliquable. Mettez l’étiquette d’abord, puis le lien après le signe |.

Vous pouvez également entourer des mots de ** pour les mettre en gras.

L’Aperçu sur la droite se met à jour au fur et à mesure que vous tapez — y compris lorsque vous n’avez rédigé que le message sans toucher à l’objet, auquel cas il affiche votre message sous notre objet, exactement comme il sera envoyé. Il utilise votre propre logo et vos couleurs avec des exemples de valeurs remplis. En dessous, Ce que nous envoyons aujourd’hui affiche notre formulation actuelle pour la langue que vous avez choisie, afin que vous puissiez comparer. Vous ne pouvez pas copier ce texte — rédigez plutôt votre propre version.

Rédiger une version pour une langue #

Choisissez la langue dans le menu déroulant Langue avant de commencer à écrire. Chaque langue conserve sa propre version distincte, vous pouvez donc réécrire l’e-mail de bienvenue en néerlandais sans toucher à celui en anglais.

Vérifier avant l’envoi #

Cliquez sur Enregistrer, puis sur Envoyer un e-mail de test. Cela envoie l’e-mail à votre propre adresse afin que vous puissiez le voir dans une vraie boîte de réception plutôt que dans un volet d’aperçu. Vous pouvez en envoyer 5 par heure.

Les modifications s’appliquent aux nouveaux e-mails dès le moment où vous enregistrez. Les e-mails déjà envoyés ne sont pas affectés.

Retour à notre formulation #

Deux méthodes, selon ce que vous souhaitez :

• Utiliser ma version, désactivée — conserve tout ce que vous avez écrit, mais envoie notre formulation en attendant.
• Réinitialiser par défaut — supprime définitivement votre version pour cette langue. Une confirmation vous sera demandée au préalable.

Ce que vous ne pouvez pas modifier #

Quelques e-mails ne figurent pas dans la liste, et c’est intentionnel : les codes de vérification, les confirmations de changement d’adresse e-mail et autres messages de sécurité. Leur formulation est ce qui les rend dignes de confiance et difficiles à imiter, elle reste donc telle quelle. Ils sont tout de même traduits dans la langue du lecteur comme tout le reste.

Besoin d’aide ? #

If an email isn’t arriving in the language you expect, or you want a hand with the wording, contact support and we’ll take a look.