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TheFork

À qui s’adresse cette intégration ? Cette intégration est destinée aux restaurants qui gèrent leurs réservations via TheFork (TheFork Manager). Si vous n’utilisez pas TheFork, vous pouvez ignorer cette page.

Vous utilisez un autre système de réservation ? Tout système doté d’une API peut être connecté : consultez Connecter un outil que nous ne listons pas, qui couvre les fonctions personnalisées, l’API et les webhooks.

Availability. The TheFork connection is built, but it is not switched on yet. It runs on TheFork’s partner API, and TheFork issues those partner credentials only after approving a partnership, so the TheFork card stays hidden until that approval comes through. There is no date to give you yet — if you run your reservations in TheFork and want to know the moment it opens up, send us a note via email support.

TheFork est la plateforme de réservation derrière thefork.com, utilisée par les restaurants en France, en Espagne, en Italie et sur d’autres marchés européens pour les réservations en ligne et la gestion des tables. Connecter TheFork à DM Champ permet à votre agent IA de vérifier les disponibilités en temps réel, de réserver une table, et de modifier ou annuler une réservation pour un client, directement au sein du chat WhatsApp, SMS, Instagram ou du site web où se trouve déjà le client.

Ce que l’IA peut faire avec TheFork

Une fois connecté et sélectionné comme fournisseur de réservation sur un agent IA, l’agent peut :

  • Vérifier les créneaux réservables pour une date et un nombre de couverts donnés en fonction des disponibilités en temps réel du restaurant sur TheFork, et consulter une plage de dates pour indiquer au client quels jours disposent encore de tables.
  • Indiquer le coût d’un créneau avant la réservation. Si un créneau nécessite une garantie par carte bancaire, ou n’est réservable qu’avec une offre ou un menu spécifique, l’agent le précise au lieu de réserver autre chose sans prévenir.
  • Réserver la table avec le nom du client, son e-mail, le nombre de couverts, la date, l’heure et toute demande particulière mentionnée.
  • Retrouver les réservations à venir du client afin de pouvoir les citer ou les gérer. Sur WhatsApp et SMS, l’agent les recherche via le numéro de téléphone utilisé pour la conversation ; sur les autres canaux, il ne connaît que les réservations effectuées dans ce même chat.
  • Modifier la date, l’heure ou le nombre de couverts d’une réservation.
  • Annuler une réservation.

Votre équipe voit chacune de ces réservations dans TheFork Manager comme n’importe quelle autre réservation, répertoriée avec TheFork Manager API comme canal d’origine.

Bon à savoir

  • Certaines réservations sont effectuées “sur demande”. Le restaurant confirme ces réservations ultérieurement au lieu que la table soit bloquée immédiatement, et l’agent en informe précisément le client au lieu de lui promettre une table confirmée.
  • Les créneaux nécessitant un acompte ou une empreinte bancaire ne peuvent pas être réservés par chat. L’agent explique pourquoi et redirige le client vers vous ou vers votre page TheFork pour finaliser la réservation.
  • Réservations uniquement, pas le menu. Voir Questions sur le menu ci-dessous.

Où apparaissent les réservations

Chaque réservation effectuée par l’agent apparaît également sur votre page Rendez-vous avec un badge THEFORK, afin que vous puissiez la voir aux côtés de vos autres réservations.

TheFork reste le système de référence pour le client : TheFork envoie son propre e-mail de confirmation, donc DM Champ n’en envoie pas de second, et ces réservations ne sont pas copiées dans Google Calendar. Le calendrier de votre restaurant est TheFork Manager.

Connecter TheFork

Avant de commencer : votre restaurant doit avoir le partenaire DM Champ activé sur son compte TheFork. C’est une opération que TheFork active pour le restaurant ; demandez-le à votre chargé de compte TheFork ou au support TheFork. Tant que cela n’est pas fait, TheFork ne nous permet pas d’accéder au restaurant et l’étape de l’identifiant du restaurant (Restaurant ID) ci-dessous s’arrêtera avec un message l’indiquant.

  1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Paramètres (icône d’engrenage).
  2. Dans la barre latérale des paramètres, sous le groupe Intégrations, cliquez sur Réservation et calendrier.
  3. Trouvez la carte TheFork et cliquez sur Ajouter un restaurant.
  4. Collez votre Identifiant de restaurant (Restaurant ID) et cliquez sur Vérifier. Il s’agit du long identifiant que TheFork attribue à votre restaurant (un UUID, une chaîne de lettres, de chiffres et de tirets) ; vous le trouverez dans TheFork Manager, ou demandez-le au support TheFork. Nous vérifions que le restaurant est accessible avant de continuer.
  5. Donnez un nom au restaurant (c’est ce que vous verrez dans la liste et ce que l’IA utilisera pour le désigner), puis enregistrez.

Vous pouvez ajouter plusieurs restaurants de cette manière, un par identifiant de restaurant TheFork : cliquez sur Ajouter un restaurant sur la ligne TheFork connectée pour chacun d’eux. L’IA effectue les réservations sur le restaurant actif ; mettez les autres en pause.

Suspendre ou supprimer un restaurant

Chaque restaurant connecté possède ses propres boutons Suspendre et Supprimer sur la page Réservation et calendrier. La suspension empêche l’IA de prendre des réservations pour ce restaurant tout en conservant sa configuration ; la suppression le supprime entièrement, bien que vous puissiez le rajouter à tout moment avec le même identifiant.

Indiquer à votre agent IA de réserver avec TheFork

  1. Cliquez sur Agents IA dans la barre latérale et ouvrez l’agent.
  2. Accédez à l’étape Capacités de l’IA et recherchez la carte Réservations.
  3. Activez Autoriser cet agent à réserver des rendez-vous.
  4. Cliquez sur le sélecteur de fournisseur, choisissez TheFork, et sélectionnez pour lequel de vos restaurants connectés cet agent doit effectuer des réservations.

Aucun type d’événement n’est nécessaire : TheFork fournit ses propres disponibilités, horaires d’ouverture et plan de salle.

Comment se déroule une conversation de réservation

  1. Le client demande une table. L’agent demande la date, le nombre de convives et une heure souhaitée si le client en a une.
  2. L’agent vérifie sur TheFork et indique au client les créneaux disponibles. Si rien ne convient ce jour-là, il peut proposer les jours proches où des tables sont encore disponibles. Si l’heure souhaitée nécessite une garantie par carte bancaire, ou dépend d’une offre particulière ou d’un menu spécifique, l’agent en informe le client avant de réserver.
  3. Le client choisit une heure et indique son nom et son adresse e-mail. L’agent réserve la table et confirme la réservation, ou explique que le restaurant doit encore la valider lorsque TheFork renvoie la réservation sous forme de demande.
  4. Plus tard, le client peut demander au même agent de modifier le jour, l’heure ou le nombre de personnes, ou d’annuler.

Les heures correspondent toujours à l’heure locale du restaurant.

Questions sur le menu

La connexion TheFork couvre les réservations ; elle ne lit pas votre menu. Pour permettre à l’IA de répondre aux questions sur le menu :

  • Ajoutez le menu à la base de connaissances : intégrez vos plats, prix, notes sur les allergènes et suggestions du jour dans les FAQ ou les sources de connaissances de votre agent IA, et le bot répondra à la question « Quelles options végétariennes proposez-vous ? » à partir de ces informations — voir Gérer les FAQ.
  • Envoyez le menu sous forme de fichier : téléchargez le PDF ou l’image du menu dans la bibliothèque multimédia avec une note sur le « moment de l’envoi », et le bot l’enverra lorsqu’un client demandera le menu ou la liste des prix.

Conseils pour les restaurants

  • Renseignez votre numéro de téléphone et votre site web dans votre compte et sur la fiche du restaurant, afin que lorsque l’IA doit transférer un client (pour un créneau nécessitant un acompte ou une modification que le restaurant doit effectuer), elle lui donne un moyen réel de vous contacter.
  • Ajoutez des FAQ opérationnelles à la base de connaissances de votre agent IA : horaires, parking, salle privée, politique sur les allergènes, code vestimentaire — voir Gestion des FAQ.
  • Utilisez des tags pour segmenter votre liste de clients — par exemple “amateur de vin”, “anniversaire”, “grand groupe” — et envoyez des communications ciblées à chaque segment.

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