DM Champ Docs

Slet automatisk inaktive kontakter

Som standard beholder DM Champ en kontakt og vedkommendes samtalelogg, indtil du sletter dem. Hvis din privatlivspolitik, din branche eller en kundes databeskyttelsesgennemgang kræver, at du kun opbevarer personoplysninger, så længe du har brug for dem, kan du indstille en timer: Vælg en periode, og enhver kontakt, der ikke har haft aktivitet i længere tid end dette, slettes automatisk sammen med deres beskeder.

Dette er princippet om opbevaringsbegrænsning fra GDPR i praksis: Du bestemmer opbevaringsperioden, og platformen håndhæver den for dig hver dag.

Sådan aktiverer du det

Sådan kommer du dertil: Indstillinger → Avanceret-gruppe → Dataeksport → Databevaring-kort.

  1. Åbn Indstillinger (tandhjulsikonet i venstre sidepanel).
  2. Klik på Dataeksport under gruppen Avanceret i menuen Indstillinger.
  3. I kortet Databevaring øverst skal du åbne Slet inaktive kontakter efter og vælge en periode: 30 dage, 90 dage, 180 dage, 1 år, 2 år eller Brugerdefineret for et vilkårligt antal dage mellem 30 og 3650.
  4. Klik på Gem og bekræft.
Siden for dataeksportindstillinger med kortet Databevaring øverst: en rullemenu for Slet inaktive kontakter efter sat til Fra, og en Gem-knap

Kortet Databevaring er placeret over eksportflowet. Det er slået Fra for alle konti, indtil du aktiverer det.

Når du aktiverer funktionen eller forkorter perioden, bliver du bedt om at bekræfte først, da sletningen ikke kan fortrydes. Hvis du slår funktionen fra eller forlænger perioden, gemmes ændringerne med det samme.

Kun kontoejeren kan ændre dette. Teammedlemmer kan se indstillingen, men kan ikke gemme den, selv med tilladelser til indstillinger.

Hvad tæller som inaktivt

En kontakt er inaktiv, når der ikke er sket noget i deres samtale i længere tid end den periode, du har valgt: ingen besked i nogen af retningerne, ingen note, ingen opdatering af kontakten. Uret starter fra kontaktens seneste aktivitet eller fra den dag, de blev oprettet, hvis de aldrig har haft nogen aktivitet.

Oprydningen kører én gang om dagen. Ved hver kørsel springes en kontakt over, hvis:

  • De har en aftale i fremtiden.
  • De er midt i en opfølgningssekvens eller en aktiv kampagne.

Alt andet, der er forbi skæringsdatoen, slettes: kontaktposten, hele deres samtalelogg på tværs af alle kanaler samt resuméer, opgaver, handler, aftaler og analyser, der er knyttet til dem. Dette er den samme sletning som at fjerne kontakten manuelt, så alt, hvad du har slettet fra de aktive systemer, fjernes fra sikkerhedskopier inden for 90 dage.

Meget store oprydninger spredes over flere dage: Hver kørsel sletter op til 5.000 kontakter pr. konto, så aktivering af timeren for en konto med lang historik fjerner ikke alt på én gang.

Vide hvad der blev slettet

  • Kortet viser, hvornår oprydningen sidst blev kørt, og hvor mange kontakter den fjernede.
  • Efter enhver kørsel, der slettede mindst én kontakt, modtager du en notifikation i appen.
  • Hvis en kørsel ikke kunne fuldføres, vises årsagen på kortet, og kontakterne bliver stående, indtil næste kørsel.

Hvis du ønsker en kopi, før timeren starter, skal du først anmode om et eksport: se Download dine data.

Underkonti og bureauer

Indstillingen er pr. konto. Et bureaus eget valg overføres ikke til dets underkonti, og hver ejer af en underkonto indstiller sin egen periode.

Næste skridt