非アクティブな連絡先を自動削除する
デフォルトでは、DM Champは連絡先とその会話履歴をユーザーが削除するまで保持します。プライバシーポリシー、業界の規制、または顧客のデータ保護レビューにより、個人データを必要な期間のみ保持することが求められる場合、タイマーを設定できます。期間を選択すると、その期間を超えてアクティビティがない連絡先は、メッセージとともに自動的に削除されます。
これはGDPRのストレージ制限の原則を実践するものです。保持期間を決定すれば、プラットフォームが毎日それを強制的に適用します。
有効にする方法
アクセス方法: 設定 → 詳細設定グループ → データエクスポート → データ保持カード
- 設定（左サイドバーの歯車アイコン）を開きます。
- 設定メニューの詳細設定グループの下にあるデータエクスポートをクリックします。
- 上部にあるデータ保持カードで、非アクティブな連絡先を削除するまでの期間を開き、期間を選択します（30日、90日、180日、1年、2年、または30日から3650日の間で任意の数値を指定できるカスタム）。
- 保存をクリックして確定します。
データ保持カードはエクスポートフローの上に配置されています。すべてのカウントで、有効にするまではオフになっています。
有効にする場合や期間を短縮する場合は、削除を取り消すことができないため、最初に確認を求められます。オフにする場合や期間を延長する場合は、すぐに保存されます。
アカウント所有者のみがこれを変更できます。 チームメンバーは設定を表示することはできますが、設定の権限があっても保存することはできません。
非アクティブの定義
連絡先は、選択した期間を超えて会話に何も動きがない場合に非アクティブとみなされます。メッセージの送受信、メモの追加、連絡先の更新などが一切ない状態を指します。タイマーは、連絡先の最後のアクティビティ、またはアクティビティが一度もない場合は作成日からカウントされます。
クリーンアップは1日1回実行されます。実行の際、以下の条件に該当する連絡先はスキップされます：
- 将来の予定がある場合。
- フォローアップシーケンスまたはアクティブなキャンペーンの途中である場合。
期限を過ぎたその他のデータはすべて削除されます。連絡先レコード、すべてのチャネルにわたる完全な会話履歴、およびそれらに紐付いている要約、タスク、案件、予定、分析データが含まれます。これは手動で連絡先を削除するのと同じ削除処理であるため、ライブシステムから削除されたデータは90日以内にバックアップからも消去されます。
非常に大規模なクリーンアップは数日にわたって行われます。各実行でアカウントごとに最大5,000件の連絡先が削除されるため、長期間利用しているアカウントでタイマーをオンにしても、一度にすべてが削除されるわけではありません。
削除された内容の確認
- カードには、クリーンアップが最後に実行された日時と、削除された連絡先の数が表示されます。
- 少なくとも1件の連絡先が削除された実行後には、アプリ内で通知が届きます。
- 実行が完了しなかった場合、その理由がカードに表示され、連絡先は次回の実行までそのまま保持されます。
タイマーが開始される前にコピーが必要な場合は、先にエクスポートをリクエストしてください。データのダウンロードを参照してください。
サブアカウントとエージェンシー
この設定はアカウントごとに適用されます。エージェンシー自身の選択はサブアカウントには引き継がれず、各サブアカウントの所有者がそれぞれ期間を設定します。
次のステップ
- データの保存場所 — 保持、ホスティング、およびサブプロセッサに関する全体像。
- データのダウンロード — タイマーによって削除される前にコピーを取得します。