Roskapostisuodatin #

Alusta suodattaa automaattisesti jokaisen uuden yhteyshenkilön ensimmäisen viestin ja estää tekoälybottiasi vastaamasta ilmeiseen roskapostiin, huijauksiin ja myyntipuheisiin. Tämä suojaa yritystäsi tietojenkalasteluyrityksiltä, petoksilta ja massamarkkinoinnin roskasisällöltä – ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään asetuksia. Mitään ei hävitetä: kiinni jäänyt viesti tallennetaan keskusteluun Merkitty roskapostiksi -tunnisteella, ja keskustelu siirtyy Keskustelut-näkymän Roskaposti-välilehdelle, joten voit aina tarkistaa, mikä viesti on suodatettu.

Roskapostisuodatin on aina päällä. Sitä ei tarvitse kytkeä päälle, asetuksia ei tarvitse määrittää, eikä sinun tarvitse ylläpitää sitä.

Mitä suodatetaan #

Suodatin etsii viestejä, jotka vastaavat selvästi jotakin näistä tunnetuista roskapostimalleista:

• Tietojenkalasteluyritykset – “Tilisi on estetty, napsauta tästä vahvistaaksesi”, valheelliset tietoturvahälytykset, WhatsAppin, Instagramin, Metan, Googlen tai pankkisi kaltaisten alustojen tekeytyminen.
• Ennakkomaksuhuijaukset – Viestit, joissa pyydetään yritystäsi lähettämään tai siirtämään rahaa lähettäjälle (klassinen “minulla on perintö jaettavana” -huijaus).
• Arvonta- ja palkintohuijaukset – Pyytämättömät väitteet siitä, että olet voittanut palkinnon, arvonnan tai kilpailun, johon et ole osallistunut.
• Yrityksellesi suunnatut myyntipuheet – Joku myy omia tuotteitaan tai palveluitaan sinulle, kuten toimistot, liidien myyjät tai ohjelmistotoimittajat, jotka markkinoivat mainostavalla ja hypettävällä tavalla.
• Massamarkkinointiviestit – Joukkolähetykset, jotka nojaavat kiireen tuntuun ja hypetykseen (“toimi heti!”, “rajoitettu aika!”, “ilmainen kokeilu!”), “tienaa nopeasti” -järjestelmät, krypto- ja valuuttakaupan tarjoukset, automatisoidut markkinointiviestit.
• Bottien luoma hölynpöly – Satunnaisia merkkejä ja järjetöntä tekstiä automatisoiduista järjestelmistä.
• Haitalliset linkit – Viestit, joiden ainoa tarkoitus on tyrkyttää epäilyttävää linkkiä tuntemattomasta verkkotunnuksesta, yhdistettynä kiireen tuntuun tai tekeytymiseen.

Kaikki muu pääsee läpi. Aidot asiakaskyselyt, jopa hyvin lyhyet, kuten “hei” tai “terve”, lyhyet viestit millä tahansa kielellä, tuotteitasi koskevat kysymykset, tarjous- tai tapaamispyynnöt, valitukset ja palaute, tavalliset B2B-esittäytymiset tai toimittajien viestit, joissa on portfoliolinkkejä (ilman myyntiviestien hypetystä), sekä jaetut tiedostot palveluista kuten Google Drive tai WeTransfer, käsitellään kaikki asiallisina.

Miten se toimii #

Kun yhteyshenkilö, joka ei ole koskaan aiemmin viestinyt kanssasi, lähettää ensimmäisen viestinsä:

1. Alusta lähettää kyseisen viestin tekoälyjärjestelmälle, joka on koulutettu tunnistamaan roskapostia.
2. Tekoäly lukee viestin ja vertaa sitä alla oleviin tunnettuihin roskapostimalleihin päättäen, vastaako se jotakin niistä.
3. Jos yrityksesi nimi ja kuvaus on täytetty kohdassa Asetukset → Työtila → Yritys, kyseinen konteksti sisällytetään mukaan, jotta tekoäly ymmärtää, mikä on yrityksellesi normaalia (tämä vähentää merkittävästi vääriä positiivisia tuloksia).
4. Tulos kirjataan lokiin auditointia varten.

Suodatin on vikasietoinen. Jos tekoäly on epävarma, jos pyyntö aikakatkaistaan tai jos jokin muu menee vikaan, viesti päästetään läpi. Järjestelmä on rakennettu niin, ettei se koskaan estä aitoa asiakasta teknisen ongelman vuoksi – on paljon pahempaa menettää aito liidi kuin antaa yhden roskapostiviestin päästä läpi.

Jaettuja julkaisuja ja keloja arvioidaan sen perusteella, mitä yhteyshenkilö on kirjoittanut, ei julkaisun perusteella. Instagramissa ja Messengerissä, kun ensimmäisessä viestissä jaetaan julkaisu tai kela, vain yhteyshenkilön sen yhteyteen kirjoittamat sanat tarkistetaan; kuvateksti kuuluu sen julkaisijalle, joka on usein oma tilisi. Jakoa, jonka yhteydessä ei ole kirjoitettua tekstiä, ei koskaan estetä.

Vain ensimmäiset viestit tarkistetaan. Kun yhteyshenkilö on järjestelmässäsi, jokainen hänen myöhemmin lähettämänsä viesti ohittaa suodattimen kokonaan. Jo käynnissä olevia keskusteluja ei koskaan arvioida uudelleen. Yksi poikkeus on yhteyshenkilö, joka on jo merkitty roskapostiksi (suodattimen tai sinun toimestasi): myös heidän myöhemmät viestinsä tallennetaan ja merkitään Merkitty roskapostiksi -tunnisteella, eikä tekoäly vastaa niihin.

Avainsanoihin perustuvat aloitukset ohittavat tarkistuksen. Ensimmäistä viestiä, joka vastaa jotakin agenttisi avainsana-aloituspistettä, ei koskaan käsitellä roskapostina.

Mitä tapahtuu, kun viesti merkitään roskapostiksi #

Kun suodatin luokittelee ensimmäisen viestin roskapostiksi:

• Viesti tallennetaan ja näytetään keskustelussa, ja sen alla on punainen Merkitty roskapostiksi · Tekoäly ei vastannut -tunniste. Vie hiiri tunnisteen päälle nähdäksesi, miksi se jäi kiinni, mukaan lukien suodattimen lyhyt syy.
• Yhteyshenkilö saa tilan roskaposti, hänet asetetaan tilaan Älä häiritse, ja tekoäly kytketään pois päältä kyseisen yhteyshenkilön kohdalla.
• Keskustelu siirtyy tavallisista postilaatikon välilehdistä Keskustelut-näkymän Roskaposti-välilehdelle (arkistoidut roskapostikeskustelut näkyvät myös siellä).
• Tekoäly ei koskaan vastaa siihen, se ei näy lukemattomana, eikä mikään muu laukea sen vuoksi: ei ilmoitusta, push-viestiä tai Uudet yhteyshenkilöt -hälytystä, ei jatkotoimenpiteitä, ei automaatiota saapuvan viestin laukaisimella eikä Uuden viestin webhookia.

Sama tapahtuu jokaiselle myöhemmälle viestille yhteyshenkilöltä, joka on merkitty roskapostiksi, riippumatta siitä, merkitsikö suodatin vai sinä hänet.

Jokainen roskapostiyhteystieto on merkitty Keskustelut-näkymässä, ei vain sen suodatetut viestit. Keskusteluluettelossa ja keskustelun yläreunassa nimen vieressä näkyy punainen Roskaposti-merkintä (se korvaa Älä häiritse- ja Keskeytetty-merkinnät, sillä roskapostimerkintä on se, mikä kytkee tekoälyn pois päältä). Avaa keskustelu, niin näet punaisen palkin, jossa kerrotaan yhteystiedon olevan merkitty roskapostiksi, suodattimen mahdollisen syyn sekä Ei roskapostia -painikkeen. Alareunan tekstikentässä lukee, ettei viestejä voi lähettää yhteystiedon ollessa roskapostiksi merkitty, ja se tarjoaa myös Ei roskapostia -vaihtoehtoa. Tämä koskee myös yhteystietoja, jotka on merkitty roskapostiksi ennen kuin suodatettuja viestejä alettiin säilyttää, joiden keskusteluissa ei ole merkittyjä viestejä.

Ei roskapostia -toiminto palauttaa yhteyshenkilön. Napsauta keskustelun tunnisteessa (tai keskustelun kolmen pisteen valikosta) Ei roskapostia. Roskapostin tila poistetaan, Älä häiritse -tila kytkeytyy pois, tekoäly kytkeytyy takaisin päälle ja tunnisteet katoavat. Tekoäly ei palaa vastaamaan kiinni jääneisiin viesteihin: se vastaa yhteyshenkilön seuraavaan viestiin, ja tästä eteenpäin se lukee aiemmat viestit normaalina keskusteluhistoriana.

Roskapostiksi merkitseminen tai merkinnän poistaminen manuaalisesti #

Automaattinen suodatin tarkistaa vain yhteystiedon ensimmäisen viestin, joten se ei tunnista henkilöä, joka alkaa lähettää roskapostia myöhemmin keskustelun aikana. Tätä varten sekä Yhteystiedot- että Keskustelut-näkymissä on manuaalinen Roskaposti-toiminto, jonka voit käynnistää itse – se on sama merkintä, jonka automaattinen suodatin tekee, mutta sinun aloittamanasi.

1. Avaa Yhteystiedot tai Keskustelut vasemmasta sivupalkista.
2. Valitse valintaruutu yhteystiedon riviltä (Yhteystiedot) tai keskustelun avatarista (Keskustelut). Kelluva toimintopalkki ilmestyy näytön alareunaan, kun vähintään yksi rivi on valittu.
3. Napsauta kyseisessä palkissa Roskaposti (Yhteystiedoissa Päällä kohdan Roskaposti vieressä) ja vahvista sitten Merkitse roskapostiksi avautuvassa valintaikkunassa.

Sama toiminto on käytettävissä Keskustelut-luettelossa – valitse keskustelun valintaruutu ja käytä joukkotoimintopalkin Roskaposti-painiketta.

Keskustelun sisältä. Kun luet jo keskustelua, sinun ei tarvitse palata listaan: napsauta keskustelun otsikossa olevaa Lisää toimintoja -valikkoa (kolme pistettä) ja valitse Merkitse roskapostiksi, ja vahvista sitten. Keskustelu poistuu postilaatikostasi ja sulkeutuu, aivan kuten joukkotoimintojen palkista, ja löydät sen uudelleen Roskaposti-välilehden alta. Jos avaat yhteyshenkilön, joka on jo merkitty roskapostiksi (Roskaposti-välilehden tai sen linkin kautta), samassa valikossa näkyy sen sijaan Ei roskapostia, mikä kumoaa tilan yhdellä vaiheella. Viestin roskapostitunnisteessa oleva Ei roskapostia -painike tekee saman.

Molemmat toiminnot ovat peruttavissa. Valitse sama yhteystieto uudelleen Yhteystiedoissa ja napsauta Pois kohdan Roskaposti vieressä, tai käytä Ei roskapostia -painiketta keskustelussa - se palauttaa yhteystiedon normaaliksi, jolloin lähetykset ja botti voivat taas tavoittaa sen. Tekoäly vastaa yhteystiedon seuraavaan viestiin, ei niihin, jotka suodatettiin.

Väärät hälytykset – Mitä tehdä, jos todellinen asiakas jää haaviin #

Suodatin on säädetty varovaiseksi, mutta mikään automaattinen järjestelmä ei ole täydellinen. Jos laillinen yhteystieto merkitään joskus roskapostiksi:

1. Avaa Keskustelut ja napsauta Roskaposti-välilehteä. Suodatettu viesti on siellä keskustelussa, ja sen alla on Merkitty roskapostiksi -merkintä; vie hiiri merkinnän päälle nähdäksesi, miksi se suodatettiin.
2. Napsauta Ei roskapostia merkinnässä (tai keskustelun kolmen pisteen valikossa). Tämä poistaa “roskaposti”-tilan, kytkee Älä häiritse -tilan pois päältä ja kytkee tekoälyn takaisin päälle yhdellä vaiheella. Yhteystiedoista Pois-painike kohdan Roskaposti vieressä joukkotoimintopalkissa tekee saman.
3. Vastaa yhteystiedolle itse, jos suodatettu viesti vaatii vastauksen. Tekoäly ei vastaa suodatettuihin viesteihin; se jatkaa yhteystiedon seuraavasta viestistä, ja aiemmat viestit säilyvät historiassa.

Vähennä vääriä positiivisia tuloksia jatkossa: Täytä yrityksesi nimi ja kuvaus. Napsauta Asetukset (rataskuvake pääsivupalkin alaosassa). Napsauta sitten Työtila-ryhmän alta Yritys. Mitä selkeämpi yrityksesi konteksti on, sitä paremmin tekoäly ymmärtää, mitkä viestit ovat sinulle normaaleja. Jalokivikauppias, joka saa viestejä lainoista, klinikka, joka saa viestejä resepteistä, tai markkinointitoimisto, joka saa viestejä mainosbudjeteista, ovat kaikki esimerkkejä siitä, kuinka hyvä yrityskonteksti kertoo suodattimelle: “tämä on oikea asiakas, joka kysyy palveluistani”.

Miksi poiskytkentäpainiketta ei ole #

Roskapostisuodatin toimii vain uuden yhteystiedon ensimmäisen viestin kohdalla. Se ei koske käynnissä olevia keskusteluja, jatkoviestintää, olemassa olevaa asiakaskuntaasi tai mitään, mitä lähetät. Lailliset asiakkaat eivät juurikaan häiriinny – jopa hyvin lyhyet tervehdykset, vieraskieliset viestit, kirjoitusvirheet ja arkiset avaukset käsitellään nimenomaisesti laillisina.

Koska vaikutus todellisiin asiakkaisiin on niin pieni ja hyöty (ei tietojenkalastelua, ei roskapostihälyä, ei tekoälypisteiden tuhlaamista roskaviestien vastaamiseen) on niin suuri, suodatin on käytössä koko alustalla kaikille. Se on osa alustan sisäänrakennettua suojauskerrosta, aivan kuten viestien tilan takaisinkutsut ja nopeusrajoitukset.

Jos numerosi lähettää roskapostin kaltaisia viestejä alustan ulkopuolelta #

Tämän alustan roskapostisuodatin suojaa sinua vain saapuvalta roskapostilta – mutta itse kanavat (WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS) suorittavat oman roskapostin tunnistuksensa lähtevälle liikenteelle. Jos kanava itse merkitsee puhelinnumerosi tai sosiaalisen median tilisi (esim. WhatsApp merkitsee numerosi todennäköiseksi roskapostin lähettäjäksi), alusta ei voi ohittaa sitä.

Hyvän maineen säilyttämiseksi:

• Viesti vain yhteystiedoille, jotka ovat antaneet suostumuksensa. Kylmät massaviestit ostetuille listoille ovat nopein tapa tulla merkityksi roskapostiksi.
• Personoi lähtevät viestisi. Identtiset kopioi-liitä-viestit kymmenille numeroille peräkkäin näyttävät jokaisen kanavan silmissä roskapostilta.
• Pidä väliä lähetysten välillä. Sadat viestit muutamassa minuutissa uudesta numerosta laukaisevat nopeusrajoitukset (kanava hidastaa tai estää lähetyksesi automaattisesti) ja roskapostimerkinnät.
• Pidä vastausprosenttisi terveenä. Jos yhteystiedot toistuvasti jättävät viestisi huomiotta tai raportoivat niistä, kanava laskee tilisi luokitusta.
• Käytä malleja oikein WhatsAppissa. 24 tunnin asiakaspalveluikkunan ulkopuolella voidaan lähettää vain hyväksyttyjä malleja. Vapaamuotoisen tekstin lähettäminen kyseisen ikkunan ulkopuolella aiheuttaa eston riskin.
• Vältä roskapostia laukaisevia ilmauksia. Sanat kuten “ILMAINEN!!!”, “voittaja”, “lunasta nyt” ja liialliset emojit myynninedistämisviesteissä lisäävät riskiä tulla merkityksi roskapostiksi.

Jos numerosi merkitään kanavan toimesta, palautusprosessi tapahtuu kyseisen kanavan puolella (WhatsApp Business Manager, Meta Business Suite, SMS-operaattorisi). Ota yhteyttä tukeen, jos tarvitset apua asian selvittämisessä.

Tarvitsetko apua? #

Jos uskot, että roskapostisuodatin on napannut jotain, mitä sen ei olisi pitänyt, tai sinulla on yhteystieto, jota et saa poistettua estosta yllä olevilla ohjeilla, ota yhteyttä tukeen ja liitä mukaan yhteystiedon nimi, kanava ja merkitty viesti, jotta voimme tarkistaa asian.

Seuraavat vaiheet #

• Keskusteluliittymä – Roskaposti-välilehti, jossa kiinni jääneet keskustelut näkyvät.
• Yhteyshenkilöt – missä merkitty yhteyshenkilö näkyy ja miten virheellinen merkintä poistetaan.
• Tiliasetukset – missä yrityksesi nimi ja kuvaus sijaitsevat.