Isännöidyt lakisääteiset sivut white label -ratkaisullesi
Asiakkaasi rekisteröityvät omassa verkkotunnuksessasi, hyväksyvät käyttöehdot rekisteröitymissivullasi ja pyytävät toisinaan tietosuojaselostetta, tietoturvakatsausta tai henkilötietojen käsittelysopimusta ennen kuin he siirtävät asiakasdataa alustallesi. Näiden kirjoittaminen alusta alkaen on hidasta, ja alustan omien asiakirjojen linkittäminen nimeäisi yrityksen, josta asiakkaasi eivät ole koskaan kuulleetkaan.
White Labeling -paneelin Lakisääteiset sivut -kortti tarjoaa neljä valmista asiakirjaa, jotka on täytetty yrityksesi tiedoilla ja jotka tarjoillaan omassa verkkotunnuksessasi:
| Sivu | URL-osoite verkkotunnuksessasi | Mikä se on |
|---|---|---|
| Käyttöehdot | /legal/terms |
Sopimus sinun ja alustaasi käyttävien yritysten välillä |
| Tietosuojaseloste | /legal/privacy |
Mitä henkilötietoja alusta käsittelee, miksi ja mitä oikeuksia ihmisillä on |
| Tietoturva | /legal/security |
Missä dataa säilytetään, miten se on suojattu ja kuinka kauan sitä säilytetään. Kirjoitettu toimitettavaksi asiakkaan tarkastajalle |
| Henkilötietojen käsittelysopimus | /legal/dpa |
GDPR:n artiklan 28 mukainen sopimus asiakkaasi (rekisterinpitäjä) ja sinun (henkilötietojen käsittelijä) välillä, sisältäen allekirjoituslohkon molemmille osapuolille |
Jokaisessa sivussa nimetään sinun oikeushenkilösi sopimusosapuoleksi. Alustan taustalla oleva yritys kuvataan vain “alustan tarjoajana”, eikä sitä koskaan nimetä, joten mikään näillä sivuilla ei paljasta, mille tuotteelle ratkaisusi on rakennettu.
Varoitus: Nämä ovat malleja, eivät oikeudellista neuvontaa. Ne on kirjoitettu tyypilliselle viestintä- ja tekoälyalustaa jälleenmyyvälle toimistolle englanniksi GDPR-säädösten mukaisesti. Tarkistuta ne omalla lakimiehelläsi ja mukauta ne liiketoimintaasi, hinnoitteluusi ja sinua koskeviin lakeihin ennen kuin luotat niihin. Olet osapuoli, joka on nimetty jokaisessa asiakirjassa.
Esikatselu ja lataaminen ilman julkaisemista
Napsauta Esikatsele ja lataa Lakisääteiset sivut -kortin yläreunassa lukeaksesi kaikki neljä asiakirjaa ennen kuin mitään julkaistaan. Esikatselu täyttää kortilla sillä hetkellä olevat tiedot, riippumatta siitä, onko ne tallennettu, ja se toimii ilman mukautettua verkkotunnusta tai julkaisukytkintä. Tyhjät kentät näkyvät hakasulkeissa olevina paikkamerkkeinä, kuten [Oikeudellinen yhteisösi], joten näet, mitä tietoja on vielä täytettävä.
Esikatselusta voit:
- Kopioida tekstin liittääksesi sanamuodot omaan asiakirjaasi.
- Ladata Word-muodossa saadaksesi muokattavan tiedoston, joka avautuu Wordissa tai Google Docsissa.
- Tulostaa tai tallentaa PDF-muodossa tulostaaksesi vain asiakirjan tai tallentaaksesi sen PDF-tiedostona selaimesi tulostusvalintaikkunasta.
Tämä on myös tapa käyttää malleja, jos haluat mieluummin isännöidä omaa versiotasi: lataa, mukauta lakimiehesi kanssa ja linkitä kopiosi Brändi-kortista.
Sivujen käyttöönotto
Siirry kohtaan Asetukset → White Labeling, valitse haluamasi white label (jos käytät useampaa kuin yhtä) ja vieritä Lakisääteiset sivut -korttiin, joka sijaitsee Brändi-kortin alapuolella.
- Oikeushenkilö. Rekisteröity yrityksen nimi, jonka kanssa asiakkaasi tekevät sopimuksen. Jätä tyhjäksi, jos haluat käyttää Brändi-kortin yrityksen nimeä.
- Rekisteröity osoite. Yksi rivi kutakin elementtiä kohden (katu, kaupunki, maa). Se näkyy yhteystieto-osioissa ja DPA-allekirjoituslohkossa.
- Maa. Maa, johon yrityksesi on rekisteröity. Käyttöehdot käyttävät tätä sovellettavana lakina ja riitojen ratkaisupaikkana. Jos jätät tämän tyhjäksi, käyttöehdoissa lukee “perustamismaamme”, mikä on heikompi vaihtoehto; täytä tämä kenttä.
- Rekisterinumero. Kaupparekisterinumero tai yritystunnus. Valinnainen.
- Tietosuojan yhteyssähköposti. Osoite, johon tietosuojapyynnöt ja tietoturvaraportit lähetetään. Jätä tyhjäksi, jos haluat käyttää Brändi-kortin tukisähköpostia. Toinen näistä on pakollinen: jokaisella sivulla on mainittava yhteysosoite, joten sivuja ei voi julkaista ilman sitä.
- Kytke päälle Julkaise sivut omalla verkkotunnuksellani, vahvista valintaruudulla, että tarkistat mallipohjat oman lakimiehesi kanssa, ja napsauta Tallenna.
Kortti listaa tämän jälkeen neljä URL-osoitetta. Avaa jokainen niistä ja lue se: sivut näyttävät täsmälleen sen, mitä asiakkaasi näkevät. Mukana on Tulosta tai tallenna PDF-muodossa -painike sekä Kopioi teksti -painike, jos haluat siirtää tekstin omaan asiakirjaasi.
Kytkin vaatii, että mukautettu verkkotunnuksesi on yhdistetty (katso Mukautettu verkkotunnus), koska sivut tarjoillaan sen kautta. Ennen kuin verkkotunnus on vahvistettu, kytkin pysyy pois päältä.
Sivujen linkittäminen rekisteröitymisestä ja sähköposteista
Sivujen julkaiseminen ei itsessään muuta rekisteröitymissivuasi. Napsauta Käytä näitä linkkejä rekisteröitymissivulla ja sähköposteissa URL-listan alla: se täyttää Brändi-kortin Käyttöehtojen URL- ja Tietosuojaselosteen URL-kentät isännöidyillä sivuilla, jolloin rekisteröitymissivusi “Hyväksyn käyttöehdot” -rivi linkittää niihin. Se lisää myös “Käyttöehdot” ja “Tietosuoja” sähköpostisi alatunnisteen linkkeihin kohdassa Sähköpostibrändäys, jos tilaa on (alatunnisteeseen mahtuu neljä linkkiä; olemassa olevia ei koskaan korvata). Jos linkität jo omia asiakirjojasi siellä, jätä painike rauhaan ja säilytä omat linkkisi.
Dokumenttien verkkotunnuksesi ohjaa myös edelleen: docs.yourbrand.com/legal/terms (ja muut kolme polkua) ohjaavat samaan sivuun sovelluksesi verkkotunnuksessa, joten kumpi tahansa osoite toimii tarjouksessa tai sähköpostin allekirjoituksessa.
Mitä kukin asiakirja sisältää
Sanamuoto on tarkoituksella yleisluontoinen, jotta se sopii useimmille toimistoille ilman muokkauksia. Lyhyesti sanottuna:
- Käyttöehdot kattavat palvelun kuvauksen, tilit, maksut (“kuten on määritetty hyväksymässäsi suunnitelmassa, tilauksessa tai ehdotuksessa”, joten hinnoittelusi löytyy omista ehdotuksistasi), hyväksyttävän käytön ja viestintäkanavien säännöt, tekoälyominaisuudet ja niiden rajoitukset, tiedon omistajuuden ja viennin, aliprosessorit, saatavuuden ja tuen, takuut, viimeisten 12 kuukauden aikana maksettuihin maksuihin perustuvan vastuunrajoituksen, irtisanomisen 30 päivän vienti-ikkunalla sekä sovellettavan lain maassasi.
- Tietosuojakäytäntö selittää, että olet tilidatan rekisterinpitäjä ja asiakkaidesi yhteystietojen ja viestien käsittelijä, mitä tietoja kerätään, miksi, oikeudelliset perusteet, kenen kanssa tietoja jaetaan (luokittain kuvattuna), siirrot ETA-alueen ulkopuolelle, säilytysajat, tietoturvan, rekisteröidyn oikeudet, evästeet ja yhteystiedot.
- Tietoturva määrittelee, missä tiedot sijaitsevat (dedikoidut palvelimet EU:ssa, tiedostot ja varmuuskopiot EU:ssa), salauksen (kaikki siirrettävä data; varmuuskopiot, tallennetut tunnistetiedot ja integraatiotunnisteet levossa), kenellä on pääsy tietoihin, miten tekoälypalveluntarjoajat käsittelevät viestien sisältöä, varmuuskopioiden ja poistamisen aikataulut, seurannan ja tietoturvaloukkauksista ilmoittamisen sekä sen, että alustalla ei ole SOC 2- tai ISO 27001 -sertifiointia.
- Tietojenkäsittelysopimus noudattaa vakioartiklan 28 mukaisen sopimuksen rakennetta: roolit, kohteen ja keston, tietoluokat, velvollisuutesi käsittelijänä, aliprosessorit ja 14 päivän muutosilmoituksen, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisen, auditoinnit, kansainväliset siirrot, ei tekoälykoulutusta asiakasdatalla sekä kolme liitettä (käsittelyn kuvaus, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, aliprosessoriluokat). Se päättyy allekirjoitusosioon asiakkaallesi ja sinulle.
Faktat, jotka sivuilla kerrotaan itse alustasta (EU-hosting, salaus, varmuuskopiointi- ja säilytysikkunat, tekoälypalveluntarjoajat, jotka käsittelevät sisältöä kaupallisten API-ehtojen mukaisesti, jotka sulkevat pois mallien kouluttamisen), vastaavat alustan omassa tietosuojadokumentaatiossa julkaistuja tietoja. Kun nämä faktat muuttuvat, myös mallipohjat muuttuvat niiden mukana.
Tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) allekirjoittaminen asiakkaan kanssa
Avaa /legal/dpa verkkotunnuksellasi, napsauta Tulosta tai tallenna PDF-muodossa ja lähetä PDF asiakkaallesi. He täyttävät rekisterinpitäjän osion (heidän virallinen nimensä, osoitteensa, allekirjoittajansa, päivämääränsä, allekirjoituksensa), sinä allekirjoitat käsittelijän osion, ja molemmat osapuolet pitävät kopion. DPA viittaa käyttöehtoihisi, joten julkaise molemmat.
Oma DPA-sopimuksesi alustan kanssa, jossa olet rekisterinpitäjä ja alusta on käsittelijäsi, on erillinen asiakirja: katso Hanki allekirjoitettu DPA. Allekirjoita se kerran toimistona; isännöity DPA on se, jonka allekirjoitat jokaisen asiakkaan kanssa.
Sivujen muuttaminen tai julkaisun poistaminen
Muokkaa mitä tahansa kortin kenttää ja napsauta Tallenna: sivut päivittyvät välittömästi ja kunkin sivun yläreunassa oleva “Viimeksi päivitetty” -päivämäärä muuttuu kuluvalle päivälle. Kytke Julkaise sivut omalla verkkotunnuksellani pois päältä ja napsauta Tallenna poistaaksesi julkaisun. URL-osoitteet näyttävät sen jälkeen “Ei julkaistu” -tekstiä, ja kaikki niihin viittaavat rekisteröitymis- tai sähköpostin alatunnisteen linkit poistetaan samanaikaisesti, jotta mikään ei linkitä tyhjälle sivulle.
Rajoitukset
- Sivut ovat vain englanniksi. Jos tarvitset toisen kielen, käytä Kopioi teksti -toimintoa lähtökohtana ja isännöi omaa käännöstäsi, ja linkitä se sitten Brändi-kortista.
- Niitä ei voi muokata sovelluksessa. Jos jokin lauseke ei sovi liiketoimintaasi, se on syy ladata asiakirja, mukauttaa se ja isännöidä omaa kopiota sen sijaan, että jättäisit virheellisen version julkiseksi.
- Asiakkaidesi loppuasiakkaat (ihmiset, jotka viestivät asiakkaidesi kanssa) kuuluvat asiakkaidesi omien tietosuojailmoitusten piiriin; isännöity tietosuojakäytäntö selittää tämän jaon, mutta se ei korvaa asiakkaan omaa ilmoitusta.