Automatisierungen #

Automatisierungen ermöglichen es Ihnen, mehrstufige Workflows zu erstellen – ähnlich wie Zapier oder n8n, jedoch speziell für Ihre Kontakte und Konversationen entwickelt.

Automations ist für jedes Konto verfügbar – es befindet sich bereits in Ihrer Seitenleiste, und es muss nichts aktiviert oder angefordert werden.

Eine Automatisierung ist ein Workflow: ein Auslöser (Trigger), der ihn startet, gefolgt von einer beliebigen Anzahl an Schritten, die nacheinander ausgeführt werden (oder sich je nach Bedingung verzweigen). Es ist das Werkzeug für alles, was über „diese Eröffnungsnachricht senden, Antworten an einen Agenten weiterleiten“ hinausgeht – mehrstufige Sequenzen, Datenabfragen, die Anbindung externer Tools und Logik, die sich je nach Verhalten eines Kontakts verzweigt.

Wo Sie es finden: Klicken Sie in der Seitenleiste unter der Gruppe KI-Studio auf Automatisierungen.

Erstellen einer Automation #

Klicken Sie auf Erste Automatisierung erstellen (oder Neue Automatisierung, sobald Sie bereits andere haben). Sie gelangen auf eine leere Arbeitsfläche mit zwei Möglichkeiten zum Erstellen:

• Beschreiben Sie es in einfachem Deutsch. Geben Sie Ihren Wunsch in das Eingabefeld ein (zum Beispiel „Sende eine Nachverfolgung, wenn nach 1 Stunde keine Antwort erfolgt“, „Markiere Kontakte, die nach Preisen fragen“ oder „Gib meinem KI-Agenten eine Möglichkeit, einen Bestellstatus nachzuschlagen“), und es erstellt den Auslöser und die Schritte für Sie (einschließlich KI-Agenten-Funktionstools, die Ihr Agent aufrufen kann). Sie können danach weiter chatten, um das Ergebnis zu verfeinern. Sie sind sich nicht sicher, wonach Sie fragen sollen? Unter dem Feld befindet sich eine Reihe von Beispielideen. Klicken Sie auf eine, um sie in das Feld zu übernehmen und von dort aus zu bearbeiten, oder klicken Sie auf Weitere Ideen, um durch die übrigen zu blättern. Während Sie tippen, schlägt das Feld außerdem vor, wie der Satz beendet werden könnte; dies wird grau vor Ihrem Cursor angezeigt: Drücken Sie Tab, um den Vorschlag zu übernehmen, oder tippen Sie einfach weiter, um ihn zu ignorieren.

• Erstellen Sie es manuell. Ziehen Sie Elemente aus dem Bereich auf der linken Seite auf die Arbeitsfläche und verbinden Sie sie miteinander. Das + an einem Schritt funktioniert in beide Richtungen: Greifen und ziehen Sie es – eine Linie folgt Ihrem Zeiger, und wo immer Sie loslassen, wird der nächste Schritt erstellt und direkt verbunden – oder klicken Sie einfach darauf, um eine kleine Auswahl zu öffnen und den Schritt dort einzufügen. Sie können auf die gleiche Weise aus einem Ausgabepunkt herausziehen, und Elemente in der Auswahl können selbst auf die Arbeitsfläche gezogen werden. Die Eingabe in das Suchfeld der Auswahl durchsucht alles auf einmal – integrierte Aktionen, verbundene Apps und Logikschritte –, sodass Sie nicht wissen müssen, unter welcher Registerkarte sich etwas befindet. Der Bereich auf der linken Seite hat oben dasselbe Suchfeld: Geben Sie „Schleife“, „Webhook“ oder den Namen einer App ein, und es werden sofort alle Abschnitte – Auslöser, Aktionen, Apps und Logik – gefiltert.

• Frag Champ. Sag dem In-App-Helfer von jeder Seite aus, was du möchtest („wenn jemand bucht, tagge ihn und sende am Tag davor eine Erinnerung“, „schalte die KI zwei Stunden nachdem ich einen Chat übernommen habe wieder ein“), und er erstellt es für dich. Siehe Champ bitten, eine Automatisierung zu erstellen oder zu reparieren weiter unten.

Du kannst alle drei kombinieren: Beginne mit einer Eingabeaufforderung oder mit Champ, passe das Ergebnis dann auf der Arbeitsfläche an oder umgekehrt.

Erstellen mit der Prompt-Leiste #

Die Prompt-Leiste bleibt am unteren Rand der Arbeitsfläche, sodass Sie während des Erstellens weiterhin Änderungen anfordern können.

• Sie können es stoppen. Während der Erstellung wird die Senden-Schaltfläche zu einer Stopp-Schaltfläche. Klicken Sie darauf, um den Erstellungsvorgang sofort zu beenden. Die Arbeitsfläche bleibt dabei genau so, wie sie vor Ihrer Anfrage war.
• Es merkt sich das Gespräch. Ihre letzten Anweisungen innerhalb derselben Sitzung bleiben im Gedächtnis, sodass kurze Nachfragen wie „entferne diesen Schritt“ oder „ändere die Verzögerung auf zwei Tage“ verstanden werden, ohne dass Sie die gesamte Automatisierung erneut beschreiben müssen.
• Änderungen warten auf Ihre Bestätigung. Wenn Sie die KI bitten, eine Automatisierung zu ändern, die bereits Schritte enthält, wird Ihre Arbeitsfläche nicht sofort überschrieben. Die vorgeschlagene Version erscheint auf der Arbeitsfläche, wobei neue Schritte grün und geänderte Schritte bernsteinfarben markiert sind. Eine Leiste am unteren Rand listet auf, was hinzugefügt, geändert oder entfernt wurde, wie viele Verbindungen sich geändert haben und welcher neue Name ggf. vergeben wurde. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Änderungen zu übernehmen, oder auf Ablehnen, um alles wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzen (Cmd+Z oder Ctrl+Z lehnt die Änderungen ebenfalls ab). Bis Sie eine Auswahl treffen, kann die Automatisierung nicht gespeichert oder aktiviert werden. Bei der Erstellung auf einer leeren Arbeitsfläche werden die Änderungen sofort angewendet, da es nichts zu verlieren gibt.
• Was die KI sagt, bleibt sichtbar, bis Sie es schließen. Wenn die KI etwas zu dem Erstellten erklärt (einen Schritt, den sie weggelassen hat, oder eine Frage, die sie beantwortet haben möchte), bleibt dieser Hinweis auf dem Bildschirm, bis Sie ihn schließen. Er wird auch in der Überprüfungsleiste neben den Änderungen angezeigt. Danach öffnet die Schaltfläche KI-Hinweis anzeigen über der Eingabeleiste den Hinweis erneut, bis zu Ihrer nächsten Anfrage.
• Ein Klick auf „Rückgängig“ macht die gesamte Änderung rückgängig. Alles, was die KI hinzugefügt oder neu angeordnet hat, zählt als eine Änderung. Nachdem Sie diese akzeptiert haben, setzt ein Klick auf Rückgängig in der Symbolleiste die Arbeitsfläche wieder in den vorherigen Zustand zurück.
• Es wird nur hinzugefügt, worum Sie gebeten haben. Es werden keine Schritte eingefügt, die Kontoguthaben ändern, ein Konto sperren, Dinge löschen oder Nachrichten an Personen senden, es sei denn, Sie haben explizit darum gebeten. Eine Aufforderung zum Taggen von Kontakten führt also nur zum Taggen von Kontakten und zu nichts anderem.
• Es schreibt in Ihrer Sprache. Die Schrittbeschriftungen auf der Arbeitsfläche sowie der Name, die Beschreibung und die Notizen der Automatisierung werden in der Sprache angezeigt, die in Ihrer App eingestellt ist (ausgewählt unter Einstellungen → Profil → Sprache). Stellen Sie die App auf Französisch um, schreibt die KI auf Französisch, ohne dass Sie danach fragen müssen. Bestehende Automatisierungen bleiben unverändert; eine Sprachänderung schreibt diese nicht um. Bitten Sie die Eingabeleiste, die Schritte umzubenennen, oder benennen Sie diese selbst um.
• Es benennt und beschreibt, was es erstellt. Eine neue Automatisierung wird mit einem Namen und einer kurzen Beschreibung erstellt, sodass die Automatisierungsliste Ihnen anzeigt, was jede Automatisierung tut, ohne dass Sie sie öffnen müssen. Wenn Sie später eine Änderung anfordern, bleiben Name und Beschreibung erhalten, es sei denn, Sie bitten darum, die Automatisierung umzubenennen oder neu zu beschreiben, oder die Änderung macht die Angaben inhaltlich falsch. Alles, was Sie selbst eingegeben haben, wird nur ersetzt, wenn Sie explizit darum bitten.

Änderungen speichern #

Nichts auf der Arbeitsfläche wird automatisch gespeichert. Jede Änderung, die Sie vornehmen – das Hinzufügen eines Schritts, das Bearbeiten eines Felds, das Verschieben eines Knotens, das Ändern der Automatisierungseinstellungen – bleibt als Entwurf in Ihrem Browser, bis Sie oben rechts auf Speichern klicken (oder Cmd+S / Ctrl+S drücken). Solange etwas nicht gespeichert wurde, lautet der Status neben der Schaltfläche Nicht gespeicherter Entwurf; Verwerfen löscht den Entwurf und versetzt die Automatisierung zurück in ihren letzten gespeicherten Zustand.

Eine aktive Automatisierung läuft während Ihrer Arbeit mit ihrer letzten gespeicherten Version weiter, sodass Sie die Hälfte davon umbauen können, ohne dass etwas Unfertiges tatsächlich ausgeführt wird. Das Einschalten des Aktiviert-Schalters speichert zuerst, da das, was Sie einschalten, das ist, was sich auf der Arbeitsfläche befindet. Wenn Sie den Tab schließen oder zu einer anderen Seite wechseln, während noch ungespeicherte Änderungen vorliegen, werden Sie gefragt, ob Sie speichern, ohne Speichern verlassen oder bleiben möchten.

Trigger #

Jede Automatisierung beginnt mit genau einem Auslöser – dem Ereignis, das sie in Gang setzt. Da es inzwischen sehr viele gibt, sortiert die Auslöser-Auswahl sie nach Themengebieten.

Messaging

Kontakte

Deals

Termine

Aufgaben

Konto

Apps

Allgemein

Trigger reagieren auf Ihr gesamtes Konto, nicht nur auf den Builder. „Eingehende Nachricht“, „Kontakt aktualisiert“ und „Deal aktualisiert“ werden ausgelöst, egal woher die Änderung kommt: ob Ihr KI-Agent mitten im Gespräch einen Kontakt aktualisiert, ein Broadcast gesendet wird, jemand einen Datensatz auf dem Bildschirm bearbeitet, ein Import stattfindet oder Ihre eigene Software die API aufruft. Sie müssen dafür in der Automatisierung nichts weiter tun – so funktionieren sie jetzt einfach.

Den falschen ausgewählt oder Ihre Meinung später geändert? Öffnen Sie den Auslöser und klicken Sie auf Auslöser ändern, um zu einer anderen Art zu wechseln – der Rest Ihrer Automatisierung bleibt genau so, wie er ist. Wenn der aktuelle Auslöser bereits Einstellungen enthält, die Sie ausgefüllt haben, werden Sie gebeten, dies zu bestätigen, bevor sie gelöscht werden.

App-Ereignisse #

Der App-Ereignis-Trigger startet eine Automatisierung durch etwas, das in einer anderen App passiert, die Sie verwenden. Derzeit stehen 41 Apps zur Auswahl, darunter HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Stripe, Shopify, Calendly, Typeform, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Outlook, Slack, Discord, Trello, ClickUp, Asana, Monday, Jira, Linear, Notion, Airtable, Zendesk, Zoom, Mailchimp, MailerLite, Kit, DocuSign und GitHub. Die Auswahl zeigt nur Apps an, die Ereignisse melden können.

Einrichtung

1. Öffnen Sie den Trigger und wählen Sie unter Apps die Option App-Ereignis. (Haben Sie bereits einen anderen Trigger? Klicken Sie zuerst auf Trigger ändern.)
2. Wählen Sie unter App die gewünschte App aus. Wählen Sie unter Ereignis, was in der App passieren muss, damit die Automatisierung einmalig ausgeführt wird.
3. Falls die App noch nicht verbunden ist, verbinden Sie sie direkt dort, genau wie Sie eine App für einen Aktionsschritt verbinden würden. Unter Konto zeigt die Automatisierung an, welches verbundene Konto überwacht wird.
4. Füllen Sie die Ereigniseinstellungen aus, falls das Ereignis solche erfordert. Dies sind die Details, die die App benötigt, um zu wissen, welche Ereignisse gesendet werden sollen; erforderliche Felder sind markiert. Einige Ereignisse erfordern Details aus den Entwicklereinstellungen der App. Wo dies der Fall ist, erklärt der Abschnitt Wie man dies in der App einrichtet unter dem Ereignis, wo diese zu finden sind.
5. Speichern Sie die Automatisierung und schalten Sie sie ein.

Wird es überwacht? Unter den Einstellungen zeigt Ihnen der Trigger den Status an. Überwacht bedeutet, dass Ereignisse aus der App die Automatisierung starten. Mit der Automatisierung pausiert bedeutet, dass die Automatisierung ausgeschaltet ist: Schalten Sie sie wieder ein, damit sie wieder überwacht. Nicht überwacht wird mit dem Grund angezeigt, den die App angegeben hat, zum Beispiel, dass das verbundene Konto entfernt wurde. Das Pausieren der Automatisierung stoppt die Ereignisse. Das Löschen der Automatisierung oder das Ändern des Triggers auf eine andere App oder ein anderes Ereignis entfernt den alten Listener. Das Trennen eines App-Kontos stoppt jede Automatisierung, die dieses Konto überwacht, und deren Trigger zeigen den Grund dafür an.

Einige Apps melden Ereignisse mit einer Verzögerung von wenigen Minuten. Nicht jede App sendet ein Ereignis sofort, wenn es eintritt. Bei diesen wird das Ereignis alle paar Minuten überprüft (das Intervall in den Ereigniseinstellungen, in Minuten), sodass ein Durchlauf kurz nach dem eigentlichen Ereignis starten kann. Der Trigger zeigt einen Hinweis an, wenn das von Ihnen gewählte Ereignis auf diese Weise funktioniert.

Verwendung der gesendeten App-Daten. Jedes Feld, das die App über das Ereignis sendet, steht für spätere Schritte als ${trigger.field_name} zur Verfügung. Daneben sind ${trigger.app_event.toolkit} die App, ${trigger.app_event.event} das Ereignis, ${trigger.app_event.id} die ID dieser Übermittlung und ${trigger.app_event.received_at} der Zeitpunkt des Eingangs. Die gesamte Übermittlung, unverändert, befindet sich unter ${trigger.raw}. Das Beispiel im +-Auswahlmenü beginnt mit dem, was das Ereignis normalerweise enthält. Sobald ein echtes Ereignis eingegangen ist, klicken Sie auf Letztes echtes Ereignis als Beispiel verwenden, und das Auswahlmenü zeigt genau die Felder an, die Ihre App sendet.

Was es kostet. Jeder Durchlauf kostet das Gleiche wie ein Durchlauf, der durch einen anderen Trigger gestartet wurde (siehe Was Automatisierungen kosten). Der Ausführungsverlauf kennzeichnet diese Durchläufe als App-Ereignis.

Beispiel: Ein HubSpot-Deal ändert die Phase. Angenommen, Sie möchten, dass eine WhatsApp-Nachricht gesendet wird, wenn ein Deal in HubSpot in eine neue Phase verschoben wird.

1. Wählen Sie App-Ereignis, dann HubSpot als App und Deal-Phase aktualisiert als Ereignis, und verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto.
2. Die beiden Ereignisse von HubSpot (Kontakt erstellt und Deal-Phase aktualisiert) benötigen eine HubSpot-App-ID und einen Entwickler-API-Schlüssel unter Ereigniseinstellungen. Beide erhalten Sie aus Ihrem HubSpot-Entwicklerkonto unter developers.hubspot.com.
3. Fügen Sie einen Bedingung-Schritt für die neue Phase hinzu, damit nur die Phase, die Sie interessiert (z. B. „Closed won“), weiterverarbeitet wird, und danach einen Nachricht senden-Schritt an den Kontakt.
4. Speichern Sie, schalten Sie die Automatisierung ein und verschieben Sie einen Test-Deal in HubSpot. Klicken Sie dann auf Letztes echtes Ereignis als Beispiel verwenden, damit die Phasen- und Kontaktfelder eines echten HubSpot-Ereignisses im +-Auswahlmenü erscheinen.

Automatisierungseinstellungen #

Einige Entscheidungen betreffen die Automatisierung als Ganzes und nicht nur einen einzelnen Schritt. Sie befinden sich hinter dem Zahnradsymbol oben rechts im Editor unter Automatisierungseinstellungen und sind wie alles andere Teil des Entwurfs – klicken Sie auf Speichern, damit sie wirksam werden. Es gibt fünf:

• Beschreibung: eine Notiz darüber, was diese Automatisierung bewirkt, die unter ihrem Namen in der Liste angezeigt wird.
• Wiedereintritt erlauben – ob ein Kontakt diese Automatisierung mehr als einmal durchlaufen kann.
• Bei Antwort stoppen – beendet den Vorgang eines Kontakts in dem Moment, in dem er Ihnen eine Nachricht sendet.
• Ruhezeiten respektieren – hält Nachrichten zurück, die nachts in der Ortszeit des Kontakts versendet würden.
• Nur während dieser Zeiten ausführen – ignoriert den Trigger außerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitfensters.

Beschreiben, was eine Automatisierung tut #

Ein Name wie „Text-Back bei verpasstem Anruf“ sagt genug aus; „Follow-up 3“ einen Monat später nicht. Das Feld Beschreibung oben in den Automatisierungseinstellungen ist ein Freitextfeld genau dafür: Schreiben Sie ein oder zwei Zeilen darüber, was die Automatisierung tut, für wen sie bestimmt ist oder warum Sie sie erstellt haben.

Was Sie schreiben, wird unter dem Namen der Automatisierung in der Liste Automatisierungen angezeigt, sodass Sie die Seite durchsehen und erkennen können, wofür jede Automatisierung gedacht ist, ohne sie öffnen zu müssen. Das Suchfeld auf dieser Seite durchsucht sowohl Beschreibungen als auch Namen, sodass „Restaurant“ oder „Erinnerung“ in einer Beschreibung ausreicht, um die Automatisierung wiederzufinden. Dies ist optional, ändert nichts an der Funktionsweise der Automatisierung und das Leerlassen des Feldes belässt die Liste genau so, wie sie war.

Einem Kontakt erlauben, die Automatisierung mehr als einmal zu durchlaufen #

Erneuten Eintritt erlauben bestimmt, was passiert, wenn der Trigger erneut für jemanden ausgelöst wird, der die Automatisierung bereits durchlaufen hat.

• Aus: Jeder Kontakt durchläuft die Automatisierung einmal. Wenn der Trigger das nächste Mal für ihn ausgelöst wird – er sendet eine weitere Nachricht, bucht einen weiteren Termin, erhält erneut dasselbe Tag – startet nichts. Der Durchlaufverlauf bleibt für ihn leer, genau wie bei einer Nachricht, die nicht mit dem Filter des Triggers übereinstimmt. Jeder, der jemals einen Durchlauf dieser Automatisierung hatte, gilt als durchlaufen, unabhängig davon, ob dieser Durchlauf abgeschlossen, fehlgeschlagen oder gestoppt wurde.
• An: Ein Kontakt kann jedes Mal erneut eintreten, wenn der Trigger ausgelöst wird. Dies ist die Einstellung für alles Wiederkehrende – Terminerinnerungen, Buchungsbestätigungen, ein Keyword, das jedes Mal dieselbe Antwort erhalten soll.

Der Standardwert hängt vom Trigger ab. Für Kontakt hinzugefügt (Personen, die Sie über die Kontaktseite hinzufügen) ist er aus, sodass das zweimalige Hinzufügen derselben Liste niemanden doppelt anschreibt. Für jeden anderen Trigger ist er an, was dem bisherigen Verhalten von Automatisierungen entspricht – nichts, was Sie vor Einführung dieser Einstellung erstellt haben, ändert sich von selbst.

Zwei Dinge sind zu beachten. Der erneute Eintritt bezieht sich auf den Kontakt, daher sind Trigger, die keinen Kontakt enthalten – Nach Zeitplan, Webhook empfangen, RSS, E-Mail empfangen – davon nicht betroffen. Und die drei Termin-Trigger (Termin gebucht, Termin storniert, Vor einem Termin) erlauben immer einen erneuten Eintritt, egal was der Schalter sagt: Sie werden einmal pro Buchung ausgelöst, und ein Erinnerungs-Trigger wird einmal pro Erinnerungszeitpunkt ausgelöst, sodass ein „einmalig pro Kontakt“ die nächste Buchung eines wiederkehrenden Kunden und sogar die zweite Erinnerung für denselben Termin überspringen würde. Der Schalter ist für diese ausgegraut.

Stoppen, wenn ein Kontakt antwortet #

Bei Antwort stoppen ist für Follow-up-Sequenzen gedacht: Ein Durchlauf, der auf eine Verzögerung wartet oder seine Schritte abarbeitet, endet in dem Moment, in dem der Kontakt Ihnen eine Nachricht auf einem beliebigen Kanal sendet. Der Durchlauf wird im Verlauf als Abgebrochen angezeigt; der Durchlauf von niemand anderem ist davon betroffen und die Automatisierung bleibt für alle anderen aktiv. Wenn „Bei Antwort stoppen“ einen Durchlauf beendet, steht auf der Detailseite, dass der Kontakt geantwortet hat, während ein von Ihnen manuell abgebrochener Durchlauf als manuell abgebrochen gekennzeichnet wird.

Es ist standardmäßig deaktiviert. Wenn es aktiviert ist und der eigene Auslöser der Automatisierung Eingehende Nachricht lautet, kann die Antwort, die einen Durchlauf beendet, einen neuen starten, wenn der Auslöser übereinstimmt und ein Wiedereintritt erlaubt ist — genau wie eine Follow-up-Sequenz in den meisten CRMs neu starten würde. Deaktivieren Sie auch den Wiedereintritt, wenn jeder Kontakt die Sequenz nur einmal erhalten soll.

Ruhezeiten einhalten #

Eine Automatisierung läuft in dem Moment ab, in dem ihr Trigger ausgelöst wird, und dieser Moment ist nicht immer ein günstiger – eine Terminerinnerung, die auf 12 Stunden vorher eingestellt ist, landet bei jemandem mit einem Termin am frühen Morgen um 2 Uhr nachts, und ein Kontakt auf der anderen Seite der Welt schläft, wenn Sie es nicht tun.

Ruhezeiten einhalten ist ein Schalter pro Automatisierung genau dafür. Wo Sie ihn finden: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts im Editor, um die Automatisierungseinstellungen zu öffnen — er ist dort vorhanden, unabhängig davon, welche Art von Auslöser die Automatisierung hat.

Er ist standardmäßig deaktiviert, sowohl bei neuen als auch bei bestehenden Automatisierungen, sodass sich das Verhalten Ihrer bereits erstellten Automatisierungen nicht von selbst ändert.

Wenn Sie ihn aktivieren, gilt für diese Automatisierung:

• Nachrichtenschritte, die zwischen 20:00 und 8:00 Uhr Ortszeit des Kontakts versendet würden, werden zurückgehalten und stattdessen gegen 8:00 Uhr morgens versendet – eine kurze zufällige Verzögerung verteilt sie auf den Zeitraum zwischen 8:00 und 8:15 Uhr, anstatt sie alle gleichzeitig abzufeuern. Dies gilt für die Schritte „Nachricht senden“, „WhatsApp-Vorlage“ und „WhatsApp Web senden“.
• Alle anderen Schritte werden weiterhin sofort ausgeführt. Tags, Bedingungen, Verzögerungen, Webhooks, das Aktualisieren eines Kontakts, das Erstellen einer Aufgabe – nichts davon wird zurückgehalten. Nur die Nachricht selbst wartet.
• Nachrichtenschritte innerhalb einer Schleife sind die einzige Ausnahme – sie werden sofort versendet, auch wenn der Schalter aktiviert ist: Das separate Zurückhalten der Nachricht jedes Kontakts würde eine Schleife über den gesamten Ruhezeitraum hinweg in die Länge ziehen. Platzieren Sie die Nachricht nach der Schleife, wenn sie auf den Morgen warten soll, oder verwenden Sie Nur während dieser Stunden ausführen beim Trigger, damit die gesamte Schleife zu einer angemessenen Zeit abläuft.
• Das Timing des Triggers selbst ändert sich nicht. Eine Erinnerung „3 Stunden vor dem Termin“ läuft weiterhin drei Stunden vorher; wenn dies um 3 Uhr morgens der Fall ist, erfolgt der Lauf und die Nachricht ist das, was bis zum Morgen wartet.
• Ortszeit bedeutet die Zeit des Kontakts, nicht Ihre. Sie wird anhand der Ländervorwahl der Telefonnummer oder einer beim Kontakt gespeicherten Zeitzone ermittelt – genau wie bei der kontoweiten Einstellung für Ruhezeiten.

Dies ist unabhängig von der kontoweiten Einstellung Ruhezeiten unter Einstellungen → Profil, die sich auf Follow-ups und KI-geplante Nachrichten bezieht. Diese Einstellung greift nicht in Ihre Automatisierungen ein, weshalb jede Automatisierung ihren eigenen Schalter hat. Siehe Ruhezeiten & Compliance für die kontoebene Einstellung.

Erstellen Sie eine Erinnerung für eine feste Tageszeit? Wenn die Nachricht ohnehin nur während der Arbeitszeit versendet wird, lassen Sie den Schalter deaktiviert – es kostet Sie nichts, aber es gibt keinen Grund, eine Warteschleife hinzuzufügen, die niemals genutzt wird.

Nur zu bestimmten Zeiten ausführen #

Die Ruhezeiten halten die Nachrichten zurück; jeder andere Schritt wird weiterhin ausgeführt. Manchmal ist das nicht das, was Sie möchten – manchmal soll die gesamte Automatisierung außerhalb eines bestimmten Zeitfensters ausgeschaltet bleiben. Angenommen, sie leitet Chats an Ihr Team weiter und Ihr Team ist nur von 9 bis 18 Uhr erreichbar: Um 2 Uhr morgens möchten Sie nicht, dass die Übergabe bis zum Morgen verzögert wird, sondern dass sie gar nicht erst stattfindet.

Nur während dieser Stunden ausführen ist ein zweiter Schalter pro Automatisierung genau dafür. Wo Sie ihn finden: Öffnen Sie die Automatisierungseinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts im Editor) — er befindet sich direkt unter Ruhezeiten einhalten, unabhängig davon, welche Art von Auslöser die Automatisierung hat. Schalten Sie ihn ein und legen Sie eine Startzeit, eine Endzeit und eine Zeitzone fest.

• Innerhalb des Zeitfensters verhält sich die Automatisierung genau wie zuvor.
• Außerhalb des Zeitfensters wird der Auslöser einfach ignoriert. Die Automatisierung wird nicht ausgeführt, nichts wird für später in die Warteschlange gestellt und nichts erscheint im Ausführungsverlauf – das Ereignis wird genauso behandelt wie eine Nachricht, die nicht dem Textfilter des Auslösers entspricht. Wenn Ereignisse über Nacht irgendwann trotzdem bearbeitet werden sollen, ist dieser Schalter das falsche Werkzeug; lassen Sie ihn aus und verwenden Sie stattdessen Ruhezeiten einhalten.
• Ende vor Start bedeutet ein Zeitfenster über Nacht. 21:00 bis 08:00 Uhr läuft durch die Nacht und bleibt tagsüber aus.
• Das Zeitfenster verwendet die eine Zeitzone, die Sie für die Automatisierung festgelegt haben – nicht die Ortszeit jedes Kontakts. Ruhezeiten gelten pro Kontakt; dies ist eine Uhr für die gesamte Automatisierung. Geben Sie die Zeitzone so ein, wie der Zeitgesteuerter Auslöser sie akzeptiert, z. B. Europe/London oder America/Lima.
• Zeitgesteuerte Auslöser werden in dem Moment geprüft, in dem sie ausgelöst werden. Ein geplanter Lauf, dessen Zeitpunkt außerhalb des Zeitfensters liegt, wird übersprungen, nicht verschoben.

Der Unterschied in einem Satz: Ruhezeiten einhalten führt die Automatisierung aus und hält nur deren Nachrichten bis zum Morgen zurück; Nur während dieser Zeiten ausführen führt die Automatisierung überhaupt nicht aus.

Und wenn Sie eigentlich eine Automatisierung wünschen, die sich je nach Uhrzeit unterschiedlich verhält – eine Aktion tagsüber, eine andere nachts –, dann überspringen Sie den Durchlauf nicht: Verzweigen Sie ihn mit einem Bedingung-Schritt, der auf Tageszeit eingestellt ist (siehe Schritte).

Automatisierung nur für einen Agenten ausführen #

Die meisten Konten betreiben mehr als einen KI-Agenten, und eine Automatisierung, die nur für einen davon gelten soll – zum Beispiel den Support-Agenten und nicht den Vertriebs-Agenten –, benötigt eine Möglichkeit, dies festzulegen. Vier Trigger haben ein Feld genau dafür:

Öffnen Sie den Trigger, klicken Sie auf das Feld und Sie erhalten eine gruppierte Liste: Ihre KI-Agenten nach Namen und darunter Ihre klassischen Kampagnen, falls Ihr Konto noch welche hat. Wählen Sie einen aus, und die Automatisierung wird nur für Kontakte ausgeführt, für die dieser Agent verantwortlich ist; jede andere Konversation in Ihrem Konto wird ignoriert. Lassen Sie es auf Beliebiger Agent (die Standardeinstellung), und die Automatisierung wird für jeden Kontakt im Konto ausgeführt, einschließlich der Kontakte, denen kein Agent zugewiesen wurde.

Sie liest den Agenten aus, dem der Kontakt in diesem Moment zugewiesen ist. Wenn Sie einen Kontakt heute einem anderen Agenten zuweisen, ändert sich dadurch, welche dieser Automatisierungen von diesem Zeitpunkt an für ihn ausgeführt werden.

Das Feld ist eine einzelne Auswahl, keine Menge – eine Automatisierung ist auf einen einzelnen Agenten oder eine einzelne Kampagne beschränkt. Erstellen Sie also eine zweite Automatisierung, wenn Sie dieselben Schritte für einen anderen Agenten wünschen.

Jeder andere Trigger wird für das gesamte Konto ausgeführt. Es gibt kein Agentenfeld bei den Triggern für Kontakte, Deals, Termine, Aufgaben, Konten oder allgemeine Trigger: Sie werden für alles im Konto ausgelöst. Um einen dieser Trigger auf einen einzelnen Agenten einzugrenzen, fügen Sie als ersten Schritt nach dem Trigger einen Bedingungs-Schritt hinzu, prüfen Sie den zugewiesenen Agenten des Kontakts und platzieren Sie die restlichen Schritte auf dem wahr-Pfad. Siehe Schritte.

Noch nicht jeder Agent kann eingeschränkt werden. Jeder Agent, der in dem Feld nicht angeboten werden kann, wird direkt darunter aufgeführt, sodass Sie auf einen Blick sehen können, dass die Liste kurz ist, anstatt sich zu fragen, warum ein Agent fehlt. Diese Unterhaltungen funktionieren weiterhin normal; sie können hier momentan lediglich nicht separat ausgewählt werden.

Noch eine wichtige Information für Konten, die KI-Agenten verwenden: Eine auf diese Weise eingegrenzte, nachrichtenbasierte Automatisierung wird sowohl bei der allerersten Nachricht eines brandneuen Kontakts als auch bei jeder darauffolgenden Nachricht ausgelöst. Früher begann sie erst ab der zweiten Nachricht, sodass die erste Nachricht jedes neuen Gesprächs nicht erfasst wurde. (Dies betrifft Automatisierungen, deren Auslöser eine eingehende Nachricht ist – dies ist unabhängig vom oben genannten Auslöser Kontakt hinzugefügt, der genau einmal pro hinzugefügtem Kontakt ausgeführt wird.)

Lassen Sie Ihren KI-Agenten eine Automation aufrufen #

Der Auslöser KI-Agenten-Funktion macht eine Automatisierung zu einer Fähigkeit, die Ihr KI-Agent während eines Kundengesprächs nutzen kann – genau wie er bereits benutzerdefinierte Funktionen verwendet. Der Kunde stellt eine Frage, der Agent entscheidet, dass Ihre Automatisierung das richtige Werkzeug dafür ist, ruft sie mit den aus dem Gespräch gesammelten Details auf und erhält (falls gewünscht) eine Antwort, die er direkt in seiner nächsten Nachricht verwenden kann.

Einrichtung:

1. Benennen Sie die Funktion. Ein kurzer Name mit Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen – check_availability, register_warranty. Die KI sieht diesen Namen, also wählen Sie einen, der beschreibt, was die Funktion tut.
2. Beschreiben Sie, wann sie verwendet werden soll. Die Beschreibung bestimmt, wie Ihre KI entscheidet, die Funktion aufzurufen – schreiben Sie sie so, wie Sie ein neues Teammitglied einweisen würden: „Verwende dies, wenn ein Kunde fragt, ob wir an einem bestimmten Tag einen freien Termin haben.“
3. Fügen Sie die zu erfassenden Details hinzu. Jeder Parameter ist eine Information, die die KI aus dem Gespräch sammeln soll, bevor sie die Funktion aufruft – eine Stadt, eine Bestellnummer, ein bevorzugtes Datum. Geben Sie jedem einen Namen, einen Typ und eine kurze Beschreibung; markieren Sie die erforderlichen Felder. Der Typ kann Text, eine Zahl, Ja/Nein oder JSON sein – wählen Sie JSON, wenn die KI ein strukturiertes Bündel von Feldern (z. B. eine vollständige Lieferadresse) übergeben soll, anstatt nur einen einzelnen Wert.
4. Wählen Sie aus, welche Agenten sie verwenden können. Wählen Sie die KI-Agenten aus, die diese Fähigkeit haben sollen – entweder hier beim Trigger oder später über den Tab KI-Fähigkeiten eines beliebigen Agenten, wo die Funktion neben den anderen Fähigkeiten des Agenten mit einem normalen Ein/Aus-Schalter erscheint. Beide Orte bearbeiten dasselbe, verwenden Sie also einfach den, in dem Sie sich gerade befinden.
5. Aktivieren Sie die Automatisierung. Ab diesem Moment verfügen diese Agenten über die Funktion – es muss nirgendwo etwas kopiert werden, keine Webhook-Adressen oder Geheimnisse, die man herumreichen müsste.

Sie möchten Name, Beschreibung und Details nicht selbst schreiben? Erstellen Sie zuerst die Schritte der Automatisierung und klicken Sie dann oben in den Einstellungen des Auslösers auf Mit KI ausfüllen – das System liest, was Ihre Automatisierung tut, und schreibt die Angaben für Sie. Alles, was Sie bereits eingegeben haben, bleibt erhalten; es werden nur die leeren Felder ausgefüllt. Überprüfen Sie das Ergebnis, passen Sie es nach Belieben an und speichern Sie es.

Innerhalb der Automatisierung ist alles, was die KI gesendet hat, über die üblichen Daten-Schaltflächen verfügbar: jeder Parameter unter trigger.args sowie Informationen darüber, welcher Kontakt und welcher Kanal für das Gespräch verwendet werden.

Antworten an den Agenten. Fügen Sie einen Schritt Antwort zurückgeben hinzu, und alles, was dieser zurücksendet, wird zur Antwort, die die KI liest – so kann sie echte Daten im selben Konversationsverlauf zitieren: Suchen Sie Lagerbestände in Ihrer eigenen Datenbank, prüfen Sie einen Kalender oder berechnen Sie ein Angebot. Ohne einen Schritt „Antwort zurückgeben“ wartet der Agent darauf, dass die Automatisierung abgeschlossen ist (bis zu 25 Sekunden), und erhält die Information, ob es funktioniert hat: erfolgreich abgeschlossen oder fehlgeschlagen. Das ist richtig für Aufgaben wie „Diese Beschwerde in meinem System registrieren“, bei denen keine Daten zurückgegeben werden müssen. Wenn die Automatisierung nach 25 Sekunden noch läuft oder auf einen langen Verzögerungsschritt wartet, wird dem Agenten mitgeteilt, dass sie im Hintergrund läuft, und er macht weiter. Eines sollten Sie beachten: Der Agent wartet bis zu 25 Sekunden auf eine Antwort. Halten Sie daher Verzögerungsschritte aus dem Pfad zwischen dem Auslöser und dem Schritt „Antwort zurückgeben“ heraus. Wenn der Durchlauf fehlschlägt, bevor er den Schritt „Antwort zurückgeben“ erreicht (ein Schritt verursacht einen Fehler oder Ihr Guthaben reicht nicht für den Durchlauf aus), wird dem Agenten mitgeteilt, dass der Aufruf fehlgeschlagen ist, er alarmiert einen Menschen und teilt dem Kunden mit, dass ein technisches Problem vorlag. Er verspricht niemals eine Antwort, die nicht kommt. Dasselbe passiert, wenn der Schritt „Antwort zurückgeben“ selbst einen Fehlerstatus (400 oder höher) sendet. Senden Sie also einen 200er-Status mit einer klaren Nachricht im Body, wenn „nicht gefunden“ eine Antwort ist, die der Agent weitergeben soll.

Während die Automatisierung ausgeschaltet ist, können Agenten sie nicht aufrufen – die Funktion verschwindet aus ihren Fähigkeiten, bis Sie sie wieder einschalten.

Sie werden die Funktion auch auf Ihrer Seite Benutzerdefinierte Funktionen mit dem Hinweis „Verwaltet durch Automatisierung“ sehen. Dieser Eintrag wird für Sie verwaltet – Name und Felder folgen dem, was Sie beim Auslöser eingestellt haben – daher kann er dort nicht bearbeitet oder gelöscht werden; öffnen Sie stattdessen die Automatisierung.

Kontakte zu einer Automation hinzufügen #

Die meisten Auslöser warten darauf, dass etwas passiert. Der Auslöser Kontakt hinzugefügt ist einer, den Sie selbst steuern: Sie wählen die Kontakte aus, und die Automatisierung wird für jeden von ihnen einmal ausgeführt. So erstellen Sie eine Nachfasssequenz, eine Willkommensserie oder eine Re-Engagement-Kampagne – Nachricht senden, warten, erneut Nachricht senden – und fügen Personen hinzu, wann immer Sie möchten.

Erstellen Sie sie wie jede andere Automatisierung: Verwenden Sie den Trigger Kontakt hinzugefügt und fügen Sie dann Ihre Schritte hinzu. Alle Informationen zum Kontakt stehen diesen Schritten über die üblichen Daten-Buttons zur Verfügung – Name, Telefonnummer, E-Mail und Kanal –, sodass ein Schritt vom Typ Nachricht senden den Kontakt direkt mit Namen begrüßen kann und bereits weiß, an wen die Nachricht gesendet werden soll.

Es gibt vier Möglichkeiten, Personen hinzuzufügen, sodass Sie dies von überall aus tun können:

Über Kontakte, in großen Mengen. Gehen Sie zu Kontakte, markieren Sie die gewünschten Kontakte – einen, eine Handvoll oder alle auf einer gefilterten Liste – und klicken Sie dann in der Leiste unten auf Automatisierung. Wählen Sie die Automatisierung aus und klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Nur Automatisierungen mit dem Auslöser Kontakt hinzugefügt werden angezeigt, und eine, die noch pausiert ist, ist ausgegraut, bis Sie sie einschalten.

Von einem einzelnen Kontakt aus. Öffnen Sie einen Kontakt, um das Detailfenster aufzurufen, und klicken Sie auf Zur Automatisierung hinzufügen.

Aus einer Unterhaltung. Öffnen Sie in Chats das Drei-Punkte-Menü oben in der Unterhaltung und wählen Sie Zu Automatisierung hinzufügen — praktisch, wenn Sie mitten in einer Antwort feststellen, dass diese Person in Ihre Follow-up-Sequenz aufgenommen werden sollte.

Aus der Automatisierung selbst. Dies ist die richtige Wahl, wenn Sie sich eine Automatisierung ansehen und sich fragen: „Wer gehört hier hinein?“. In der Automatisierungsliste hat eine eingeschaltete Kontakt hinzugefügt-Automatisierung ein Symbol zum Hinzufügen von Personen in ihrer Zeile; klicken Sie darauf, suchen Sie Ihre Kontakte nach Name, Telefonnummer oder E-Mail, markieren Sie die gewünschten Kontakte und fügen Sie sie hinzu. Die gleiche Schaltfläche befindet sich oben im Bereich Hinzugefügte Kontakte auf der Protokollseite der Automatisierung.

Egal welchen Weg Sie wählen, die Automatisierung beginnt für diese Kontakte zu laufen und Sie können weiterarbeiten.

Allmähliches Hinzufügen (Drip). Hunderte von Personen auf einmal hinzuzufügen bedeutet, dass Hunderte von Nachrichten in einem kurzen Zeitfenster versendet werden, was selten das ist, was Sie wollen — besonders bei WhatsApp. Aktivieren Sie Allmählich hinzufügen im selben Dialog und legen Sie fest, wie viele Kontakte gleichzeitig hinzugefügt werden sollen und wie viele Minuten zwischen den Batches gewartet werden soll: 20 Kontakte alle 30 Minuten verteilen eine Liste von 500 Personen über etwa einen halben Tag. Was auch immer Sie wählen, Kontakte werden immer stetig und nicht alle auf einmal eingespeist, sodass ein großer Batch Ihr Konto nicht überlasten kann.

Fortschritt beobachten. Öffnen Sie die Automatisierung und klicken Sie auf Protokoll. Über dem Verlauf der Ausführungen zeigt der Bereich Hinzugefügte Kontakte jeden Batch an, den Sie hinzugefügt haben, wie viele Kontakte bisher verarbeitet wurden, sowie Schaltflächen zum Anhalten, Fortsetzen oder Abbrechen. Das Anhalten stoppt das Hinzufügen neuer Kontakte; bereits gestartete Durchläufe werden normal beendet. Das Abbrechen stoppt den Rest dauerhaft — es kann nicht fortgesetzt werden.

Dieselbe Person zweimal hinzufügen. Standardmäßig kann jeder Kontakt eine bestimmte Automatisierung nur einmal durchlaufen: Fügen Sie ihn später erneut hinzu, wird er stillschweigend übersprungen und in der Fortschrittsleiste als “übersprungen” gezählt. Wenn Sie möchten, dass ein Kontakt sie erneut durchlaufen kann — zum Beispiel bei einem monatlichen Check-in —, öffnen Sie die Automatisierungseinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts) und aktivieren Sie Wiedereintritt erlauben. Siehe Einen Kontakt mehr als einmal durchlaufen lassen.

Zwei Dinge, die es zu wissen gilt: Kontaktdaten werden in dem Moment erfasst, in dem Sie jemanden hinzufügen, daher ändert das nachträgliche Bearbeiten einer Telefonnummer einen bereits in der Warteschlange befindlichen Durchlauf nicht; und wenn Sie die Automatisierung ausschalten, während noch Kontakte hinzugefügt werden, wird der Batch angehalten, anstatt fehlzuschlagen — schalten Sie sie wieder ein und klicken Sie auf Fortsetzen.

Schritte #

Fügen Sie nach dem Trigger so viele Schritte hinzu, wie Sie benötigen:

• Aktionen – führen Sie etwas in DM Champ aus: Senden Sie eine Nachricht an einen Kontakt, bearbeiten Sie dessen Details, versehen Sie ihn mit einem Tag, verschieben Sie ihn zwischen Listen, übergeben Sie ihn an einen anderen KI-Agenten, erstellen und aktualisieren Sie Aufgaben und Deals, buchen, verschieben oder stornieren Sie Termine, suchen Sie Informationen für die spätere Verwendung im Workflow oder benachrichtigen Sie einen Menschen. Die vollständige Liste finden Sie unten unter Aktionen.

• Integrationen – verbinden Sie eine externe App (Google Sheets, Slack und andere) und verwenden Sie deren Aktionen innerhalb Ihrer Automatisierung. Verbinden Sie sie einmalig über den Builder und ziehen Sie sie dann wie jeden anderen Schritt hinein. Wenn ein Schritt eine App verwendet, die Sie noch nicht verbunden haben, zeigt der Schritt einen kleinen bernsteinfarbenen Punkt auf der Arbeitsfläche und sein Einstellungsbereich eine Verbinden-Schaltfläche genau dort, wo Sie sie benötigen – klicken Sie darauf, genehmigen Sie die App im sich öffnenden Tab, und der Schritt wird automatisch freigeschaltet. Dies gilt auch für Automatisierungen, die die KI für Sie erstellt: Jeder Schritt, der noch eine App-Verbindung benötigt, weist Sie darauf hin, bevor Sie die Automatisierung aktivieren.

  Jede Aktion, die Sie unter der Überschrift Beliebt einer App finden, wird mit einem geführten Formular anstelle von technischen Feldern geliefert. Das Hinzufügen einer Zeile zu Google Sheets führt Sie beispielsweise durch den Prozess: Wählen Sie eine Ihrer Tabellen aus einer Liste aus, wählen Sie das Tabellenblatt, und dann erscheint jede Spaltenüberschrift Ihrer Tabelle als eigenes Feld zum Ausfüllen — mit den üblichen Datenschaltflächen zum Einfügen von Werten aus früheren Schritten. Das Finden einer Zeile funktioniert genauso: Wählen Sie die Tabelle und das Blatt, geben Sie ein, wonach gesucht werden soll, fertig. Die gleiche Behandlung gilt für Gmail (Senden, Entwurf, Antworten, E-Mails finden), Slack (Kanäle stammen aus einer Live-Liste), Notion (wählen Sie eine Datenbank und jede ihrer Eigenschaften erscheint als Feld), HubSpot (Kontakte, Deals, Unternehmen, Tickets), Google Kalender (wählen Sie beim Erstellen oder Finden von Ereignissen einen Kalender aus Ihrer eigenen Liste), Google Docs (wählen Sie ein Dokument aus einer Liste) und Telegram. Alles Ungewöhnliche verbirgt sich hinter Erweiterte Optionen anzeigen mit bereits sinnvoll gesetzten Werten. Schritte, die vor diesem Zeitpunkt eingerichtet wurden, funktionieren weiterhin wie bisher; öffnen Sie einen und wählen Sie In den einfachen Modus wechseln, wann immer Sie die geführte Version wünschen.

  Jede andere Aktion zeigt ein Feld pro Einstellung an, die die App abfragt, beschriftet in einfachen Worten, wobei das i neben einer Bezeichnung diese erklärt. Eine Einstellung, die mehrere Werte enthält, ist ein kleines Formular, kein Code-Feld: Eine Liste (z. B. die Datensätze, mit denen eine neue HubSpot-Notiz verknüpft ist) ist eine Reihe von Zeilen, die Sie mit Hinzufügen hinzufügen und mit dem x entfernen können, feste Auswahlmöglichkeiten sind Dropdown-Menüs und eine Reihe benannter Werte besteht aus Name- und Wert-Zeilen. Jedes Feld übernimmt Werte aus früheren Schritten über die +-Schaltfläche. Wenn Sie die Rohwerte lieber selbst eingeben möchten, zeigt Als JSON bearbeiten neben dem Feld dasselbe als Text an, und was Sie dort ändern, wird im Formular übernommen.

  Verwenden Sie Testschritt innerhalb eines beliebigen Integrationsschritts, um diesen Schritt tatsächlich auszuführen – im Beispiel mit Sheets erscheint die Zeile tatsächlich in Ihrer Tabelle, sodass Sie wissen, dass die Automatisierung funktioniert, bevor Sie sie einschalten.

  Um das Konto zu ändern, das eine App verwendet, öffnen Sie einen beliebigen Schritt dieser App. Sobald sie verbunden ist, zeigt der obere Bereich des Einstellungsfensters das verbundene Konto (mit Namen oder E-Mail-Adresse, sofern die App eine solche bereitstellt) mit den Optionen Trennen und Anderes Konto verwenden an. Anderes Konto verwenden trennt das aktuelle Konto; klicken Sie anschließend auf Verbinden und melden Sie sich mit dem anderen Konto an. Die Verbindung gilt für Ihren gesamten Arbeitsbereich, sodass jede Automatisierung, die diese App verwendet, auf das neue Konto umgestellt wird und Schritte, die es nutzen, nicht mehr ausgeführt werden, solange keine Verbindung besteht.

• E-Mail (Ihr Mailserver) — Senden Sie eine E-Mail von Ihrem eigenen Mailserver anstatt über Gmail. Wählen Sie dies als Schritttyp aus und geben Sie die Versanddetails Ihres Anbieters einmalig ein: Serveradresse, Port, Benutzername, Passwort und die Adresse, von der die E-Mail gesendet werden soll. Sie finden diese in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters, normalerweise unter „SMTP“ oder „Versand“. Wir überprüfen die Details vor dem Speichern mit Ihrem Mailserver. Sollte also etwas nicht stimmen, erfahren Sie dies sofort und nicht erst beim ersten Ausführen der Automatisierung.

  Zwei Dinge, die es zu wissen gilt. Verwenden Sie Port 587 — er ist verschlüsselt, fast jeder Anbieter unterstützt ihn, und es ist der Port, der von unserem Versandnetzwerk aus funktioniert. Und wenn Ihr E-Mail-Konto eine zweistufige Anmeldung verwendet, erstellen Sie ein App-Passwort in den Kontoeinstellungen Ihres Anbieters, anstatt Ihr normales Passwort einzugeben.

  Sobald die Verbindung hergestellt ist, besteht der Schritt nur noch aus „An“, „Betreff“ und „Nachricht“, mit den üblichen Schaltflächen zum Einfügen von Daten aus früheren Schritten. „Cc“ und „Bcc“ sind ebenfalls vorhanden, falls Sie sie benötigen. Ihr Passwort wird verschlüsselt gespeichert und Ihnen nie wieder angezeigt — bei einer erneuten Verbindung werden Sie erneut danach gefragt.

• Integrierte Apps — einige Tools haben ihre eigenen erstklassigen Schritte, getrennt vom Integrationskatalog:

  • Mollie — Erstellen Sie einen Zahlungslink oder prüfen Sie, ob eine Zahlung erfolgt ist. Verbinden Sie es einmalig mit Ihrem Mollie-API-Schlüssel (Mollie Dashboard → Developers → API keys).
  • WooCommerce — Suchen Sie einen Kunden oder eine Bestellung in Ihrem Shop, ändern Sie den Status einer Bestellung oder erstellen Sie einen Gutscheincode. Verbinden Sie es mit der Adresse Ihres Shops sowie einem REST-API-Schlüssel (WooCommerce → Settings → Advanced → REST API → Add key).
  • WordPress: Erstellen, aktualisieren oder abrufen Sie einen Beitrag, erstellen Sie einen Benutzer oder finden Sie einen Benutzer per E-Mail. Verbinden Sie es mit der Adresse Ihrer Website, Ihrem WordPress-Benutzernamen und einem Anwendungspasswort (Users → Profile → Application Passwords). Siehe WordPress.
  • FluentCRM: Erstellen oder aktualisieren Sie einen Kontakt, finden Sie einen per E-Mail, fügen Sie Tags hinzu oder entfernen Sie diese und fügen Sie jemanden zu Listen hinzu. Dieselben Verbindungsdaten wie bei WordPress, da FluentCRM auf Ihrer WordPress-Website läuft. Tags und Listen werden als IDs angegeben, nicht als Namen. Siehe FluentCRM.
  • MemberPress: Rufen Sie ein Mitglied ab, finden Sie eines per E-Mail, erstellen Sie ein Mitglied, listen Sie dessen Abonnements oder Transaktionen auf und erstellen Sie eine Transaktion (so wird eine Mitgliedschaft gewährt). Verbinden Sie es mit der Adresse Ihrer Website sowie dem API-Schlüssel unter MemberPress → Developer Tools. Siehe MemberPress.

  Die Verbindung funktioniert genauso wie beim E-Mail-Schritt: Die Details werden live gegen den Dienst geprüft, bevor etwas gespeichert wird, Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und Ihnen nie wieder angezeigt, und jeder Schritt erhält einfache Felder mit den üblichen Schaltflächen zum Einfügen von Daten.

• Datenbankabfrage — für technische Benutzer: Führen Sie eine SQL-Abfrage gegen Ihre eigene externe MySQL- oder Postgres-Datenbank aus (suchen Sie zum Beispiel einen Kunden in der Datenbank Ihres Shops). Fügen Sie eine Verbindung einmal hinzu — sie wird vor dem Speichern live getestet — und schreiben Sie dann die Abfrage. Verwenden Sie $1, $2 (Postgres) oder ? (MySQL) Platzhalter für Werte, die aus früheren Schritten stammen, und fügen Sie diese Werte in das Feld „Werte“ ein, damit als Kontakt eingegebener Text niemals direkt in Ihr SQL eingefügt wird. Die Datenbank muss aus dem Internet erreichbar sein.

• HTTP-Anfrage — rufen Sie jede externe Webadresse direkt auf, für Tools, die noch keine integrierte Anbindung haben.

• Bedingung — verzweigen Sie die Automatisierung je nach einer von Ihnen festgelegten Regel auf einen von zwei Pfaden. Fügen Sie das zu prüfende Element mit der +-Schaltfläche ein, anstatt es einzutippen, wählen Sie den Vergleichsmodus (entspricht, enthält, ist größer als, entspricht Regex…) und geben Sie den Vergleichswert ein. Enthält sucht nach dem exakten Text, den Sie eingegeben haben; wenn Sie stattdessen ein Muster benötigen — verschiedene Schreibweisen eines Schlüsselworts, ein Wort nur am Anfang einer Nachricht, ein Format für Bestellnummern — wählen Sie entspricht Regex und geben Sie einen regulären Ausdruck wie ^(ja|yes)\b ein. Fügen Sie /i-Stil-Flags hinzu, indem Sie das Muster als /ja|yes/i schreiben. Ein ungültiges Muster führt dazu, dass der Schritt mit einem Fehler im Ausführungsverlauf fehlschlägt, anstatt stillschweigend den falsch-Pfad zu wählen. Schritte auf dem wahr-Pfad werden ausgeführt, wenn die Regel zutrifft, Schritte auf dem falsch-Pfad, wenn dies nicht der Fall ist; ein Pfad, den Sie leer lassen, beendet einfach den Durchlauf. Das Überprüfen der Tags einer Person ist eine der nützlichsten Funktionen — fügen Sie die tag_names des Kontakts ein und verwenden Sie enthält mit dem Namen des Tags, wie im Beispiel: Ignorieren Sie jeden, den Sie als Spam markieren unten.

  Mehr als eine Sache prüfen. Eine Bedingung kann mehrere Regeln gleichzeitig enthalten. Stellen Sie Übereinstimmung auf Alle der folgenden (jede Regel muss wahr sein) oder Eine der folgenden (eine wahre Regel reicht aus) ein und verwenden Sie Bedingung hinzufügen für jede zusätzliche Regel – zum Beispiel Land entspricht NL und Nachricht enthält Preisgestaltung. Wenn Sie beides mischen oder Regeln mit Klammern gruppieren müssen, geben Sie die Regel stattdessen als Ausdruck ein: (${trigger.contact.country} == 'NL' or ${trigger.contact.country} == 'BE') and ${trigger.message.body} contains 'pricing' – and bindet stärker als or, und Klammern setzen dies außer Kraft. Eine auf diese Weise geschriebene Bedingung öffnet sich als Ausdrucksfeld anstelle der Zeilen.

  

  Phasen werden anhand ihrer ID verglichen, nicht anhand ihres Namens. Die Phase einer Aufgabe oder eines Deals wird als interne ID (todo, in_progress, done…) übermittelt, die vom Spaltentitel auf Ihrem Board abweichen kann. Wenn es sich bei dem Feld also um die Phase der Aufgabe oder des Deals handelt und der Vergleich ist gleich oder ist nicht gleich lautet, wird das Wertefeld zu einer Liste Ihrer eigenen Phasen: Wählen Sie die Spalte anhand ihres Namens aus, und der Schritt speichert deren ID. Eine zuvor gespeicherte Bedingung, bei der ein Phasenname manuell eingegeben wurde, wird unter der Liste mit einer Warnung versehen. Wenn der Text mit einer Ihrer Spalten übereinstimmt, können Sie ihn über eine Schaltfläche durch die ID dieser Spalte ersetzen.

  Andere Werte, die auf Ihr Konto verweisen, sind ebenfalls Listen. Bei den Tags des Kontakts (enthält, entspricht), dem Tag, das ein „Tag hinzugefügt“-Trigger mit sich bringt, dem Verantwortlichen eines Deals oder einer Aufgabe, dem KI-Agenten oder einem benutzerdefinierten Feld vom Typ Dropdown ist das Wertefeld eine Liste Ihrer eigenen Tags, Teammitglieder, Agenten oder der Optionen des Feldes. Klicken Sie auf Stattdessen einen Wert aus einem früheren Schritt verwenden, um einen Wert mit dem Trigger oder einem anderen Schritt zu vergleichen.

  Jeder nächste Schritt benötigt einen Zweig. Ein Schritt, der mit einer Bedingung verbunden ist, muss an deren Ja- oder Nein-Handle hängen. Ein Schritt, der ohne Zweig verbunden ist, wird unabhängig von der Antwort der Bedingung ausgeführt – der Editor markiert dies und lässt Sie die Automatisierung erst einschalten, wenn er auf ein Handle verschoben wurde.

  Eine Bedingung kann auch nach der Uhrzeit statt nach einem Wert verzweigen. Stellen Sie den Bedingungstyp auf Tageszeit ein und geben Sie eine Startzeit, eine Endzeit und eine Zeitzone an: Der Wahr-Pfad wird ausgeführt, während die aktuelle Zeit innerhalb dieses Fensters liegt, der Falsch-Pfad außerhalb. Ein Ende vor dem Start ergibt ein Fenster über Nacht (21:00 bis 08:00 Uhr), und die Tage-Schalter begrenzen es auf bestimmte Wochentage — lassen Sie alle deaktiviert für jeden Tag. Die Uhrzeit wird in dem Moment geprüft, in dem der Schritt ausgeführt wird. Eine Zeitbedingung, die nach einer Verzögerung platziert wird, prüft also die Zeit, zu der sie tatsächlich erreicht wird, nicht die Zeit, zu der der Durchlauf gestartet wurde. So erstellen Sie “eine Automatisierung, unterschiedliches Verhalten je nach Zeit” — tun Sie tagsüber etwas anderes als nachts; wenn die Automatisierung außerhalb eines Zeitfensters gar nicht laufen soll, verwenden Sie Nur während dieser Stunden ausführen in den Automatisierungseinstellungen.

  In einer normalen Wert vergleichen-Bedingung können Sie auch direkt mit der Uhrzeit vergleichen: Die Gruppe Aktuelle Zeit in der Datenauswahl bietet now.hour (0–23), now.minute, now.weekday (1 = Montag … 7 = Sonntag), now.day, now.month und now.year. Sie werden in UTC gelesen, es sei denn, Sie füllen das optionale Zeitzonenfeld der Bedingung aus.

• KI-Schritt – lassen Sie die integrierte KI die bisherigen Daten lesen und als Teil des Workflows eine Antwort oder Entscheidung generieren. Schreiben Sie eine Eingabeaufforderung, fügen Sie Werte aus früheren Schritten ein, und die Ausgabe des Schritts steht jedem nachfolgenden Schritt zur Verfügung. Außer der Eingabeaufforderung gibt es nichts zu konfigurieren – die KI selbst wird für Sie verwaltet. Die Einstellungen des Schritts geben den Preis im Voraus an: Jedes Mal, wenn ein KI-Schritt ausgeführt wird, verbraucht er 0,25 Credits (ein KI-Schritt innerhalb einer Schleife verbraucht also 0,25 Credits pro Wiederholung), und Schritt testen führt die echte KI aus, verbraucht also dieselben 0,25 Credits.

  Es gibt zwei Limits, die man kennen sollte, beide großzügig genug, dass die meisten Automatisierungen sie nie erreichen. Antworten haben eine maximale Länge; wenn die KI mehr Platz benötigt, wird die Antwort abgeschnitten – Sie sehen einen entsprechenden Hinweis, wenn Sie den Schritt testen. Fragen Sie also nach etwas Kürzerem oder teilen Sie die Arbeit auf zwei KI-Schritte auf. Und der Prompt selbst hat eine maximale Größe, sobald die Daten aus früheren Schritten eingefügt wurden: Wenn Sie eine sehr große Datenmenge einfügen (einen langen Chatverlauf, eine ganze gescrapte Seite), stoppt der Durchlauf mit einer Meldung, dass Sie weniger übergeben sollen. Und solange Alle KI-Nachrichten pausieren unter Einstellungen → Profil aktiviert ist, wird ein KI-Schritt überhaupt nicht ausgeführt: Der Durchlauf stoppt mit dem Hinweis, dass die KI für das Konto pausiert ist, und es werden keine Kosten berechnet. Deaktivieren Sie die Pause, und neue Durchläufe werden wieder ausgeführt.

• Verzögerung — eine Pause vor dem Fortfahren. Der Wartetyp bietet zwei Möglichkeiten dafür. Für eine feste Zeitdauer ist der Klassiker: 10 Minuten, 2 Stunden, 3 Tage warten, mit einer optionalen zufälligen Schwankung, damit aufeinanderfolgende Durchläufe nicht alle auf die Sekunde genau starten. Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wartet stattdessen auf ein Datum und eine Uhrzeit – normalerweise eine, die Sie mit der +-Taste aus einem früheren Schritt einfügen, wie die Startzeit eines Termins – und ein Offset in Minuten verschiebt dies: -180 bedeutet drei Stunden vor diesem Zeitpunkt, -1440 einen Tag davor, 0 genau zu diesem Zeitpunkt. Wenn der Zeitpunkt bereits verstrichen ist, wenn der Durchlauf den Schritt erreicht, wartet er überhaupt nicht und macht einfach weiter; Wartezeiten von mehr als 30 Tagen werden abgelehnt. Wartezeiten von mehr als einer halben Minute pausieren den Durchlauf ordnungsgemäß, anstatt ihn offen zu halten – der Durchlauf wird als wartend angezeigt, bis es soweit ist, daher sind Minuten, Stunden und Tage völlig in Ordnung.

• Schleife — wiederholen Sie eine Gruppe von Schritten einmal für jedes Element in einer Liste (zum Beispiel einmal pro Kontakt, den Kontakte finden zurückgegeben hat, oder einmal pro Tag an einem Kontakt). Lassen Sie Maximale Iterationen leer, um jedes Element bis zu 1.000 Mal zu durchlaufen; legen Sie eine Zahl fest, um früher zu stoppen. Eine lange Liste muss nicht auf einmal passen: Wenn ein Durchlauf sein Zeitbudget fast ausgeschöpft hat, pausiert die Schleife an der aktuellen Stelle und macht einige Sekunden später beim selben Element weiter, sodass ein täglicher Durchlauf über mehrere hundert Kontakte von selbst abgeschlossen wird. Eine Verzögerung innerhalb der Schleife funktioniert genauso – die Schleife wartet sie ab und macht mit dem nächsten Schritt für dieses Element weiter. Verbinden Sie die zu wiederholenden Schritte mit dem Body-Handle der Schleife und beenden Sie sie dort: Ein Zweig, der einfach endet, signalisiert der Schleife, dass dieses Element fertig ist, und sie geht von selbst zum nächsten über. Eine Bedingung innerhalb der Schleife entscheidet pro Element: Nur der true- (oder false-) Zweig dieses Elements wird ausgeführt, daher sendet Schleife → Bedingung → Nachricht senden nur an die Elemente, die die Bedingung erfüllen. Sie benötigen keine Linie zurück zur Schleife, und die Arbeitsfläche lässt das Zeichnen einer solchen nicht mehr zu: Ziehen Sie eine Verbindung von einem späteren Schritt zurück in die Schleife (oder in einen beliebigen Schritt darüber), wird die Linie mit einem Hinweis auf den Grund abgelehnt. Wenn eine früher erstellte Automatisierung noch eine solche enthält, stoppt jeder Durchlauf vor dem ersten Schritt, und der Durchlauf teilt Ihnen mit, welche Verbindung entfernt werden muss.

• Antwort zurückgeben — für Automatisierungen, die mit einem Webhook- oder KI-Agenten-Funktions-Auslöser beginnen: Senden Sie Daten an das zurück, was die Automatisierung aufgerufen hat – das externe Tool, das Ihren Webhook aufgerufen hat, oder Ihren eigenen KI-Agenten mitten im Gespräch. Standardmäßig erhält ein Aufruf nur eine Bestätigung; fügen Sie diesen Schritt hinzu, und der Aufrufer erhält stattdessen Ihre eigene Antwort – wählen Sie einen Statuscode, schreiben Sie den Body (JSON oder Klartext) und fügen Sie Werte aus früheren Schritten ein, sodass das Tool, das Sie aufgerufen hat, beispielsweise die von Ihnen gesuchte Zeile oder den von Ihnen erstellten Kontakt erhält. Der Aufrufer wartet bis zu 30 Sekunden; wenn die Automatisierung länger dauert (z. B. durch einen Verzögerungsschritt weiter oben), greift sie auf die normale Bestätigung zurück und die Automatisierung läuft ungeachtet dessen weiter. Wenn der Durchlauf fehlschlägt, bevor er diesen Schritt erreicht, erhält der Aufrufer sofort eine Antwort, anstatt zu warten: Status 200 mit "status": "failed" im Body (und insufficient_credits als Fehlercode, wenn Ihr Guthaben den Durchlauf nicht decken konnte). Dies ist absichtlich kein Fehlerstatus: Die Anfrage wurde empfangen und frühere Schritte wurden möglicherweise bereits ausgeführt, und Tools wie Stripe oder Shopify senden einen Webhook erneut, wenn sie einen Fehler zurückerhalten, was diese Schritte erneut ausführen würde. Die Details bleiben im Durchlaufverlauf erhalten. Schritt testen zeigt eine Vorschau der Antwort mit Ihren Beispieldaten.

Es gibt auch einen Transformieren-Schritt, um Daten mit etwas Code umzuformen – dieser ist für technische Benutzer gedacht, die sich mit dem Schreiben kleiner Skripte auskennen; alle anderen können ihn getrost ignorieren.

Verwendung der Rückgabe eines früheren Schritts #

Wenn ein Feld einen einzelnen Wert erfordert, wie z. B. Kontakt-ID, fügen Sie diesen einen Wert über die +-Schaltfläche ein, nicht den gesamten Schritt. Nach einem Kontakt suchen-Schritt namens find_contact ist das ${nodes.find_contact.contactId}. Das Einfügen von ${nodes.find_contact} allein übergibt alles, was der Schritt zurückgegeben hat, auf einmal, und ein Schritt, der einen Kontakt benötigt, schlägt dann mit der Meldung “Kontakt nicht gefunden” fehl.

Ausdrücke #

Innerhalb von ${ } können Sie ein kleines Stück JavaScript schreiben, um einen Wert zu ändern, bevor er verwendet wird. Schreiben Sie es in jedes Feld, das Variablen akzeptiert, unter Verwendung derselben Namen, die die +-Schaltfläche einfügt:

Text drumherum bleibt unverändert, daher sendet Hi ${ trigger.contact.first_name.toUpperCase() }! “Hi ADA!”. Das Feld Ergebnis unter dem Eingabefeld zeigt während der Eingabe an, was der Code mit Ihren Beispieldaten ergibt.

Wenn der Code fehlschlägt (ein Tippfehler oder ein für diesen Kontakt leeres Feld), bleibt dieser Teil leer und der Rest des Schritts wird fortgesetzt. Der Ausführungsverlauf zeigt an, welcher Teil des Codes fehlgeschlagen ist und warum.

Der Code wird sofort und eigenständig ausgeführt: Er hat keinen Internetzugriff, kann auf nichts warten und darf maximal eine halbe Sekunde dauern. Um etwas abzurufen, verwenden Sie einen HTTP-Anfrage-Schritt und fügen dessen Ergebnis ein. Wenn die Logik mehr als eine Zeile erfordert oder mehrere Schritte dasselbe Ergebnis teilen, ist ein Transformieren-Schritt nach wie vor das bessere Werkzeug.

Testen von Schritten, die einen Kontakt suchen #

Ausführen und Schritt testen verwenden die Beispieldaten des Triggers, und dieses Beispiel ist ein fiktiver Kontakt (contact_abc123, [email protected], ohne Telefonnummer). Er existiert nicht in Ihrem Konto, daher schlägt ein Schritt, der einen Kontakt sucht oder diesem eine Nachricht sendet, bei einem Test mit “Kontakt nicht gefunden” oder “keine Nummer gespeichert” fehl. Das ist zu erwarten: Wenn ein echter Trigger ausgelöst wird, erhält der Schritt den echten Kontakt und funktioniert. Um mit echten Daten zu testen, lassen Sie die Automatisierung einmal real laufen und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf Erneut abspielen, um sie mit den Daten auszuführen, die dieser letzte Durchlauf tatsächlich empfangen hat.

Aktionen #

Aktionen sind die Dinge, die eine Automatisierung innerhalb von DM Champ selbst ausführt – keine App zum Verbinden, nichts, das zuerst eingerichtet werden muss. Sie sind in der Auswahl genauso gruppiert wie hier.

Felder, die auf etwas bereits in Ihrem Konto Vorhandenes verweisen, sind Dropdown-Menüs: eine Pipeline und ihre Phasen, eine Kontaktliste, ein Tag, ein Teammitglied, eine Aufgabenphase, ein Ereignistyp, ein Entwurf für eine Broadcast-Nachricht oder eine WhatsApp-Vorlage. Wählen Sie den Wert aus der Liste aus. Wenn der Wert stattdessen aus einem früheren Schritt stammen soll (z. B. ein Phasenname, der von einem Webhook gesendet wurde), klicken Sie unter dem Feld auf Stattdessen einen Wert aus einem früheren Schritt verwenden und fügen Sie ihn mit der +-Schaltfläche ein.

Kontakte

Messaging

Aufgaben

Deals

Termine

Sonstiges

Konto-API-Aktionen #

Unterhalb der oben genannten Aktionen enthält die Schrittauswahl einen Abschnitt namens Konto-API, der eingeklappt ist, bis Sie ihn öffnen. Er enthält eine Aktion für jeden Endpunkt der DM Champ-API, etwa 390 an der Zahl, gruppiert nach dem Teil des Kontos, zu dem sie gehören: Kontakte, Deals, Pipelines, Tags, Aufgaben, Termine, Broadcasts, Wissensdatenbank, FAQs, Zusammenfassungen, Nachrichten, Unterkonten und der Rest. Alles, was die API tun kann, kann eine Automatisierung jetzt als normalen Schritt ausführen, ohne HTTP-Anfrageschritt, ohne API-Schlüssel und ohne Code.

Ein paar Dinge, die Sie darüber wissen sollten:

• Die Einstellungen jeder Aktion zeigen ein Feld pro Parameter, den der Endpunkt akzeptiert. Ein Feld, das ein Objekt oder eine Liste von Elementen erwartet, ist eine Box, in die Sie JSON eingeben können. Jedes Feld akzeptiert Werte aus früheren Schritten in der üblichen ${…}-Form, die über die +-Schaltfläche eingefügt werden.
• Der Schritt auf der Arbeitsfläche zeigt die Methode und die Adresse, die er aufruft, zum Beispiel PUT /v1/pipelines/:pipelineId, sodass Sie den Endpunkt in der API-Referenz nachschlagen können, wenn Sie Details zu dessen Rückgabewerten benötigen. Ein Teil der Adresse, der mit einem Doppelpunkt beginnt, ist ein Wert, den Sie im Schritt ausfüllen. So wird tatsächlich /v1/pipelines/default aufgerufen, sobald Pipeline ID auf default gesetzt ist.
• Aktionen, die etwas löschen, sind in ihren Einstellungen mit einer roten Warnung versehen. Sie führen genau das aus, was der API-Aufruf bewirkt, und zwar sofort; es gibt danach keine Möglichkeit, dies rückgängig zu machen.
• Die Aktionen am Anfang der Auswahl, die in den obigen Tabellen aufgeführt sind, bleiben unverändert. Sie sind nach wie vor der schnellste Weg für gängige Aufgaben, und die meisten Automatisierungen müssen diesen Bereich überhaupt nicht öffnen.

Beispiel: Die Pipeline und Tags eines neuen Kundenkontos einrichten. Dies ist die Zero-Code-Version dessen, wofür früher ein Skript erforderlich war.

1. Trigger: Unterkonto erstellt.
2. Konto-API → Tags → Tag erstellen oder zuweisen (POST /v1/tags), wobei der Name des Tags und das Unterkonto auf ${trigger.sub_account.id} gesetzt sind.
3. Konto-API → Pipelines → Pipeline aktualisieren (PUT /v1/pipelines/default), mit Ihren Phasen im JSON-Feld. Die trigger_tag einer Phase wird als users/<the sub-account id>/tags/<the tag id the previous step returned> geschrieben, beides eingefügt mit der +-Taste.

Jedes Kundenkonto, das Sie von da an erstellen, erhält dasselbe Board und dieselben Tag-Regeln, ohne dass Sie es öffnen müssen.

Beispiel: Senden Sie sich selbst eine E-Mail mit einer Zusammenfassung, wenn jemand bucht.

1. Trigger: Termin gebucht.
2. Konto-API → Zusammenfassungen → Konversation zusammenfassen (POST /v1/summaries), gerichtet an den Kontakt aus dem Trigger.
3. E-Mail, mit der Zusammenfassung aus Schritt 2 im Textkörper.

Wie Variablen geschrieben werden. Alles, was Sie mit der +-Taste einfügen, landet als ${…} – zum Beispiel ${trigger.contact.first_name} oder ${trigger.appointment.start_time} – und das ist das einzige Format, das die Automatisierung auflöst. Der Stil {{first_name}}, den Sie vielleicht von Broadcast-Vorlagen kennen, wird hier nicht verstanden: Er wird genau so gesendet, wie er getippt wurde, sodass die Nachricht mit {{first_name}} darin ankommt, anstatt mit dem Namen. Wenn eine Nachricht mit dem Platzhaltertext darin angekommen ist, ist das fast immer der Grund – löschen Sie den Platzhalter und fügen Sie ihn erneut mit der +-Taste ein. Benutzerdefinierte Felder befinden sich unter Kontakt, wie alles andere über die Person (${trigger.contact.your_field_key}). Ein Feldname mit Leerzeichen, einem Fragezeichen oder anderen Symbolen (ein Facebook-Lead-Formular sendet jede Frage als eigenes Feld) kommt in Klammern und Anführungszeichen, wie ${trigger["what_service_are_you_interested_in?"]}; die +-Taste fügt es so für Sie ein. ${…} kann auch ein kleines Stück Code enthalten, das den Wert ändert, wie z. B. ${ trigger.contact.phone.replace("+", "") }: siehe Ausdrücke. Unter jedem Feld, das eine Variable enthält, zeigt ein Ergebnis-Feld den Text so an, wie er mit Ihren Beispieldaten ausgegeben würde: eine grüne Variable ist aufgelöst (ihr Wert wird angezeigt), eine gelbe kann noch nicht überprüft werden, da ihr Schritt nicht getestet wurde oder der Trigger kein erfasstes Ereignis hat, und eine rote weist auf ein Feld hin, das nicht im Beispiel enthalten ist, was normalerweise ein Tippfehler oder der falsche Pfad ist. Für ein Stück Code innerhalb von ${ } zeigt das Feld, was es mit dem Beispiel berechnet, oder in Rot, warum es fehlschlägt. Variablen funktionieren auch innerhalb eines Feldes, das eine Liste oder eine Gruppe von Werten enthält (z. B. eine Liste von Datensätzen zum Verknüpfen oder eine Reihe von Eigenschaften): jedes ${…} darin wird ausgefüllt, und eines, das der gesamte Wert ist, behält seinen Typ bei, sodass eine Zahl eine Zahl bleibt und eine Liste eine Liste bleibt.

Beispieldaten ohne Testlauf. Ein Schritt, den Sie beim Erstellen lieber nicht ausführen möchten (z. B. einer, der einen Kontakt erstellt oder eine Nachricht sendet), kann manuell mit einem Beispiel versehen werden: Öffnen Sie den Schritt, klicken Sie unter Ausgabebeispiel auf Beispiel fixieren, fügen Sie das Ergebnis des Schritts ein oder geben Sie es ein und klicken Sie erneut auf Beispiel fixieren. Die Variablenauswahl, das Ergebnisfeld und die Tests nachfolgender Schritte verwenden dann dieses Beispiel, das als Fixiert markiert wird, bis es durch einen echten Testschritt ersetzt wird. Live-Ausführungen verwenden niemals ein fixiertes Beispiel, sondern nur das, was der Schritt tatsächlich zurückgibt. Bei einem Webhook-Trigger speichert Als Beispiel speichern die von Ihnen eingegebene Nutzlast als Beispiel für den Trigger, ohne etwas auszuführen, während Test-Event senden zusätzlich einen Testlauf startet. Das Feld Beispiel-Nutzlast (für Tests) muss gültiges JSON enthalten, das die gleiche Form aufweist wie die Daten, die das externe Tool senden wird: Schlüssel und Textwerte in geraden doppelten Anführungszeichen, wobei ein doppeltes Anführungszeichen innerhalb eines Textwerts als \" geschrieben wird (zum Beispiel { "note": "she said \"hi\"" }). Solange der Text kein gültiges JSON ist, zeigt das Feld Ungültiges JSON an und keine der Schaltflächen speichert oder sendet etwas.

Ein wichtiger Hinweis zum Ausfüllen dieser Felder: Alles, was auf ID endet – Kontakt-ID, Aufgaben-ID, Termin-ID – sollte über die +-Schaltfläche aus einem früheren Schritt eingefügt und nicht manuell eingegeben werden; der Hinweis unter jedem Feld weist darauf hin.

Beispiel: Terminerinnerungen 24 Stunden und 3 Stunden vorher #

Dies ist die Automatisierung, die die meisten Leute zuerst erstellen, daher hier der vollständige Ablauf.

1. Automatisierung starten. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung, dann auf den Auslöser auf der Arbeitsfläche klicken.

2. Auslöser wählen. Klicken Sie auf Auslöser ändern, öffnen Sie Termine und wählen Sie Vor einem Termin.

3. Erinnerungszeiten auswählen. Klicken Sie unter Erinnerungen auf die Schaltflächen 24 Stunden vorher und 3 Stunden vorher. Benötigen Sie etwas, das nicht angeboten wird – zum Beispiel 45 Minuten? Geben Sie die Anzahl der Minuten unter Etwas anderes ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können bis zu fünf Erinnerungen in einer Automatisierung festlegen, mindestens jedoch eine: Wenn keine festgelegt ist, wird die Automatisierung nie ausgeführt.

Wenn einer Ihrer Termine so früh beginnt, dass eine Erinnerung über Nacht eintreffen würde, aktivieren Sie Ruhezeiten einhalten in den Automatisierungseinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts) — die Erinnerung wird weiterhin pünktlich ausgeführt, die Nachricht wartet jedoch bis 8 Uhr morgens in der Ortszeit des Kontakts. Siehe Ruhezeiten einhalten.

Jede Erinnerung wird einmal pro Termin ausgeführt, zwei Erinnerungen bedeuten also zwei Durchläufe für dieselbe Buchung. Dies deckt jeden Termin ab, den DM Champ kennt: Buchungen im integrierten Kalender und die Tabellen, die Ihre KI über Zenchef, Formitable, OpenTable oder Trafft bucht. Eine Reservierung, die direkt im eigenen System des Restaurants (dessen Widget, Telefon, Laufkundschaft) vorgenommen wurde, erreicht DM Champ nie, daher erhält sie keine Erinnerung. Dies gilt für Termine, die bereits in Ihrem Kalender stehen, nicht nur für solche, die nach der Aktivierung gebucht werden — und es hält mit Änderungen Schritt: Verschieben Sie einen Termin, verschieben sich die Erinnerungen mit, stornieren Sie ihn, werden auch sie storniert. Eine Erinnerung, deren Zeitpunkt bei der Buchung bereits verstrichen ist (eine 24-Stunden-Erinnerung für einen heute Nachmittag gebuchten Termin), wird einfach übersprungen, anstatt verspätet gesendet zu werden.

4. Optional: Geben Sie jeder Erinnerung einen anderen Wortlaut. Fügen Sie nach dem Auslöser einen Bedingungs-Schritt hinzu, wählen Sie Erinnerung: Minuten vorher als Feld, == und 1440 als Wert. Der Wahr-Pfad ist die Nachricht für den Tag davor („Wir sehen uns morgen um…“), der Falsch-Pfad die für drei Stunden vorher („Wir sehen uns in Kürze um…“). Überspringen Sie diesen Schritt, wenn für beide derselbe Wortlaut in Ordnung ist.

5. Nachricht senden. Fügen Sie eine Aktion Nachricht senden hinzu. Klicken Sie bei Kontakt-ID auf + und fügen Sie den Kontakt des Termins ein. Schreiben Sie für die Nachricht Ihre Erinnerung und verwenden Sie +, um den Vornamen des Kontakts und die Startzeit des Termins einzufügen – zum Beispiel:

Hi ${trigger.contact.first_name}, a reminder about your appointment on ${trigger.appointment.start_time}. Reply CONFIRM to keep it or CANCEL if you can't make it.

Weitere Details, die der Auslöser liefert: der Raum des Termins, die Zusammenfassung, Telefonnummer und E-Mail des Kontakts sowie die Information, um welche Erinnerung es sich bei diesem Durchlauf handelt. Die Startzeit wird als vollständiges Datum und Uhrzeit übermittelt (2026-09-01T10:00:00Z). Wenn Sie also möchten, dass die Nachricht „morgen um 10:00 Uhr“ sagt, setzen Sie einen KI-Schritt vor die Nachricht und bitten Sie ihn, die Zeit in den eigenen Worten des Kontakts zu formulieren.

6. Testen, dann einschalten. Klicken Sie auf Ausführen, um sie einmal mit Beispieldaten zu testen, überprüfen Sie den Durchlauf im Protokoll und legen Sie dann den Schalter Aktiviert um.

Über das 24-Stunden-Fenster von WhatsApp. Wenn der Kontakt Ihnen zuletzt vor mehr als 24 Stunden geschrieben hat, lässt WhatsApp eine normale Nachricht nicht zu – genau das ist die Situation bei einer Erinnerung einen Tag vorher. Verwenden Sie für diese Erinnerung stattdessen die Aktion WhatsApp-Vorlage senden mit einer genehmigten Vorlage; eine Vorlage darf die Konversation eröffnen und öffnet zudem das 24-Stunden-Fenster erneut, sodass die Antwort des Kontakts normal verarbeitet werden kann. Für die Drei-Stunden-Erinnerung kann oft eine einfache Nachricht senden verwendet werden, da der Kontakt bis dahin möglicherweise auf die erste Nachricht geantwortet hat. Siehe WhatsApp-Vorlagen zum Erstellen und Genehmigen einer Vorlage.

Über Bestätigen- / Abbrechen-Schaltflächen. Tippbare Schnellantwort-Schaltflächen sind für Automatisierungen noch nicht verfügbar. Der aktuelle Weg besteht darin, um eine Antwort per Wort zu bitten – „Antworte mit BESTÄTIGEN, um es beizubehalten, oder ABBRECHEN, um es zu stornieren“ – und die Antwort entweder mit Ihrem KI-Agenten (er liest die Antwort wie jede andere Nachricht und kann stornieren oder umbuchen) oder mit einer zweiten Automatisierung über den Auslöser Eingehende Nachricht zu verarbeiten, die auf Nachrichten mit ABBRECHEN eingeschränkt ist. Diese sucht den Termin für diesen Kontakt mit Termine finden, führt Termin stornieren aus und benachrichtigt Sie über Mensch benachrichtigen.

Beispiel: Einen verpassten WhatsApp-Anruf in einen Chat verwandeln #

Ein Restaurant mitten im Service, eine Werkstatt mit jemandem unter einem Auto, eine Klinik zwischen Patienten: Das Telefon klingelt, niemand kann rangehen und der Anrufer versucht es beim nächsten auf der Liste. Diese Automatisierung sendet innerhalb von Sekunden eine Nachricht an jeden verpassten Anrufer auf WhatsApp und lässt Ihren KI-Agenten von dort aus übernehmen.

Möchten Sie nur den Text zurücksenden? Sie müssen dies nicht manuell erstellen: Unter Einstellungen → Kanäle hat jede WhatsApp Web-Nummer einen Schalter Bei verpassten Anrufen zurücktexten, der genau diese Automatisierung für Sie erstellt, mit Ihrer Nachricht. Die Karte SMS via Twilio hat denselben Schalter für eine Twilio-Nummer, die Sie selbst verbunden haben. Siehe WhatsApp Web → Bei verpassten Anrufen zurücktexten und SMS → Bei verpassten Anrufen zurücktexten. Erstellen Sie es wie unten beschrieben selbst, wenn Sie Bedingungen, einen anderen Agenten für Anrufer oder Follow-up-Schritte wünschen.

Dies funktioniert bei Anrufen an eine Nummer, die über WhatsApp Web verbunden ist, sowie bei Anrufen an die Twilio-Nummer, die Sie für SMS verbunden haben. Ein verpasster Anruf ist jeder Anruf, den Sie nicht entgegengenommen haben: Der Anrufer hat nach ein paar Mal Klingeln aufgelegt oder es hat durchgeklingelt. Anrufe, die Sie annehmen oder ablehnen, zählen nicht, und Gruppenanrufe werden ignoriert.

1. Erstellen Sie die Automatisierung. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung, klicken Sie auf Trigger ändern, öffnen Sie Messaging und wählen Sie Verpasster Anruf. Lassen Sie Nummer auf Jede Nummer, damit sie bei jedem verpassten Anruf auf jeder Nummer im Konto ausgelöst wird, sowohl bei WhatsApp Web als auch bei SMS; das Feld listet Ihre WhatsApp Web-Nummern und Ihre SMS-Nummer auf, wählen Sie also eine aus, um diese Automatisierung nur für Anrufe an diese Nummer auszuführen (eine zweite Automatisierung kann eine andere Nummer mit eigenem Text abdecken).

2. Die Nachricht senden. Fügen Sie eine Nachricht senden-Aktion hinzu. Klicken Sie bei Kontakt-ID auf + und fügen Sie den Anrufer aus dem Trigger ein. Schreiben Sie dann den Text, zum Beispiel:

Entschuldigung, wir haben Ihren Anruf verpasst, wir sind gerade mitten im Service. Möchten Sie einen Tisch reservieren? Ich kann Ihnen hier direkt weiterhelfen.

Der Anrufer wird in dem Moment, in dem der Anruf verpasst wird, zu einem Kontakt (mit dem Namen aus seinem WhatsApp-Profil, falls er einen anzeigt), sodass die Nachricht wie jede andere in seinem Chat landet und ein Anrufer, der bereits einen Chat mit Ihnen hat, sie in diesem Chat erhält. Die Antwort geht von der Nummer aus, die er angerufen hat. WhatsApp Web hat kein 24-Stunden-Fenster, daher ist eine einfache Nachricht erlaubt, auch wenn er Ihnen nie geschrieben hat.

Wenn Sie lieber von einer bestimmten Leitung aus senden möchten, haben sowohl Nachricht senden als auch WhatsApp Web-Nachricht senden ein Feld Senden von, das Ihre WhatsApp Web-Nummern auflistet. Auf Automatisch wird die Nachricht von der Nummer gesendet, mit der die Person zuletzt gesprochen hat, was bei einem verpassten Anruf die Nummer ist, die sie angerufen hat.

Wenn der Anrufer Ihre SMS-Nummer gewählt hat, antwortet der gleiche Nachricht senden-Schritt mit der Kontakt-ID des Anrufers – der Text wird als SMS von Ihrer einen verbundenen SMS-Nummer gesendet, daher gibt es unter Senden von nichts auszuwählen. Der Anrufer wird beim Ende des Anrufs als SMS-Kontakt gespeichert, sein Chat zeigt eine Zeile Verpasster Sprachanruf an und seine Antwort wird vom KI-Agenten der SMS-Nummer bearbeitet. Der Text wird über Ihr eigenes Twilio-Konto gesendet, daher gelten Ihre Twilio-SMS-Tarife. Wenn eine Automatisierung beide Arten von Nummern abdeckt, sagt Ihnen ${trigger.channel}, mit welcher Sie es zu tun haben – whatsapp_web oder sms –, sodass eine Bedingung dafür einem WhatsApp-Anrufer eine andere Formulierung geben kann als einem SMS-Anrufer.

3. Lassen Sie Ihren Agenten übernehmen. Wenn der Anrufer antwortet, wird das Gespräch wie jeder neue Chat unter dieser Nummer behandelt: Der Agent, der unter Wer beantwortet neue Konversationen als Standard für diese Nummer festgelegt ist, antwortet. Nur wenn ein anderer Agent verpasste Anrufer bearbeiten soll, fügen Sie vor der Nachricht eine Aktion KI-Agent zuweisen hinzu.

Nützliche Werte für eine Bedingung oder im Nachrichtentext: ${trigger.contact.first_name}, ${trigger.contact.phone_number}, ${trigger.channel} (whatsapp_web oder sms), ${trigger.call.to_number} (die Nummer, die sie angerufen haben; für eine Automatisierung pro Nummer verwenden Sie das Feld Nummer des Triggers anstelle einer Bedingung), ${trigger.call.is_video}, ${trigger.call.missed_at} und ${trigger.is_new_contact}, was true für jemanden ist, der noch nie mit Ihnen gechattet hat, sodass Sie einen Fremden anders begrüßen können als einen Stammkunden.

Anrufe an eine WhatsApp Business API-Nummer lösen diesen Trigger nicht aus, ebenso wenig wie Anrufe an Nummern, die über die Plattform gekauft wurden, oder an ein Telefon, das als Android SMS-Gateway verwendet wird. Anrufer werden nur in Konten als Kontakte gespeichert, bei denen eine Automatisierung für verpasste Anrufe eingeschaltet ist; ohne diese hinterlässt ein verpasster Anruf keine Spur in der App. Für die SMS-Nummer gibt es eine weitere Bedingung: Der Schalter Bei verpassten Anrufen zurücktexten auf der Karte SMS via Twilio muss eingeschaltet sein, da dieser Schalter die Anrufe der Nummer an DM Champ in Ihrem Twilio-Konto weiterleitet. Eine manuell erstellte Automatisierung für die SMS-Nummer bewirkt nichts, solange dieser Schalter aus ist; schalten Sie ihn zuerst ein und passen Sie dann die erstellte Automatisierung an.

Beispiel: Ignorieren Sie jeden, den Sie als Spam markieren #

Markieren Sie einen Zeitverschwender einmal und hören Sie nie wieder von ihm – dasselbe Schema funktioniert auch für „nur auf Personen mit VIP-Tag antworten“, „jeden mit dem Tag Kunde überspringen“ und so weiter.

1. Automatisierung starten. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung, dann auf den Auslöser auf der Arbeitsfläche klicken.

2. Wählen Sie den Auslöser. Klicken Sie auf Auslöser ändern, öffnen Sie Messaging und wählen Sie Eingehende Nachricht. Lassen Sie den Kanal auf Jeder Kanal, damit er jede Konversation abdeckt.

3. Fügen Sie die Prüfung hinzu. Fügen Sie nach dem Auslöser einen Bedingungs-Schritt hinzu. Klicken Sie im ersten Feld auf die +-Schaltfläche, geben Sie tag in das Suchfeld ein und wählen Sie tag_names (das unter Kontakt in der Gruppe Auslöser für eingehende Nachrichten steht) – das sind die Tags des Kontakts nach Namen. Das Feld füllt sich selbst als ${trigger.contact.tag_names} aus. Stellen Sie den Vergleich auf enthält ein und geben Sie im Wertfeld das Tag genau so ein, wie Sie es benannt haben, zum Beispiel spam.

4. Entscheiden Sie, was passiert. Fügen Sie auf dem wahren Pfad – demjenigen, der ausgeführt wird, wenn der Kontakt das Tag hat – eine Aktion Nicht stören festlegen hinzu, die verhindert, dass ausgehende Nachrichten an ihn gesendet werden. Füllen Sie drei Dinge aus: Kontakt-ID mit der +-Schaltfläche (fügen Sie den Kontakt aus dem Auslöser ein, tippen Sie ihn nicht ein), Nicht stören als true und optional einen Grund für Ihre eigenen Unterlagen. Möchten Sie die Konversation lieber offen halten, aber die KI stummschalten? Verwenden Sie stattdessen KI für einen Kontakt ein- oder ausschalten, wobei KI aktiviert auf false gesetzt ist. Lassen Sie den falschen Pfad leer: Alle anderen machen wie gewohnt weiter.

5. Testen, dann einschalten. Klicken Sie auf Ausführen, um es einmal mit Beispieldaten zu starten, überprüfen Sie den Durchlauf im Protokoll und legen Sie dann den Aktiviert-Schalter um.

Drei Dinge, die man wissen sollte:

• Großbuchstaben zählen. Ein Tag namens Spam entspricht nicht spam. Kopieren Sie den Namen aus Einstellungen → Tags, wenn Sie sich nicht sicher sind – siehe Tags erstellen.
• Wählen Sie tag_names, nicht tags. Direkt daneben in derselben Liste befindet sich tags, das interne ID-Codes anstelle von Namen enthält. Eine Prüfung gegen dieses Feld kann niemals mit einem von Ihnen eingegebenen Wort übereinstimmen, sodass die Automatisierung stillschweigend für immer den falschen Pfad nehmen würde. Wenn Sie das Feld lieber tippen möchten, anstatt es auszuwählen, ist das gewünschte Feld ${trigger.contact.tag_names}.
• Es gilt ab der nächsten Nachricht. Die Prüfung liest die Tags, die der Kontakt in dem Moment hat, in dem die Nachricht eintrifft. Das Markieren einer Person macht also bereits gesendete Nachrichten nicht rückgängig. Wenn Sie möchten, dass das Tag selbst der Ausgangspunkt ist, verwenden Sie den Auslöser Kontakt aktualisiert, der in dem Moment ausgelöst wird, in dem ein Tag hinzugefügt oder entfernt wird.

Beispiel: Eine Liste mit einem Schlüsselwort abonnieren (und mit einem anderen wieder verlassen) #

Ermöglichen Sie es Personen, eine Liste zu abonnieren, indem sie ein Wort senden – JOIN, VIP, OFFERS – und sich genauso einfach wieder abzumelden. Zwei kleine Automatisierungen, eine Kontaktliste und Ihre Broadcasts erhalten ein sich selbst aufbauendes Publikum.

1. Automatisierung starten. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung, dann auf den Auslöser auf der Arbeitsfläche klicken.

2. Wählen Sie den Auslöser. Klicken Sie auf Auslöser ändern, öffnen Sie Messaging und wählen Sie Eingehende Nachricht. Wählen Sie den Kanal aus, auf dem das Schlüsselwort funktionieren soll – zum Beispiel WhatsApp – oder belassen Sie es bei Beliebiger Kanal. Geben Sie unter Enthält Text das Schlüsselwort ein, zum Beispiel JOIN. Groß- und Kleinschreibung spielen hier keine Rolle: join, Join und JOIN passen alle.

3. Fügen Sie sie der Liste hinzu. Fügen Sie eine Aktion Kontakt zur Liste hinzufügen hinzu. Fügen Sie die Kontakt-ID mit der +-Schaltfläche ein – der Kontakt wird mit dem Auslöser übermittelt – und wählen Sie die Liste aus, in der die Personen landen sollen. Wenn Sie noch keine haben, erstellen Sie diese zuerst (siehe Listen- und Kontaktverwaltung).

4. Optional: Bestätigen Sie es. Fügen Sie danach eine Aktion Nachricht senden hinzu, mit der auf die gleiche Weise eingefügten Kontakt-ID und einem Text wie „Sie stehen auf der Liste! Antworten Sie jederzeit mit STOP, um sich abzumelden.“

5. Testen, dann einschalten. Klicken Sie auf Ausführen, um es einmal mit Beispieldaten zu starten, überprüfen Sie den Durchlauf im Protokoll und legen Sie dann den Aktiviert-Schalter um.

6. Den Ausweg bauen. Erstellen Sie auf die gleiche Weise eine zweite Automatisierung: derselbe Auslöser mit STOP unter Enthält Text und stattdessen eine Aktion Kontakt aus Liste entfernen. Erwähnen Sie das Stopp-Wort in Ihrer Nachricht – Personen, die wissen, dass es einen höflichen Ausweg gibt, blockieren die Nummer nicht, um sich abzumelden.

Von da an kann jeder Broadcast diese Liste als Zielgruppe verwenden – jeder, der das Schlüsselwort gesendet hat, abzüglich aller, die später das Stopp-Wort gesendet haben. Ein laufender Broadcast, der neue Listenmitglieder benachrichtigt, nimmt diejenigen, die das Schlüsselwort gesendet haben, automatisch auf.

Eine Sache, die man wissen sollte: Enthält Text sucht überall in der Nachricht, also enthält „joining you tomorrow“ auch join. Wählen Sie ein Wort, das Leute nicht mitten im Satz verwenden würden, oder nutzen Sie das Feld Regex des Auslösers, wenn Sie eine exakte Übereinstimmung benötigen.

Beispiel: Verschieben eines Instagram- oder Facebook-Leads zu WhatsApp, wenn das Zeitfenster schließt #

Ein gängiger Werbetrichter: Nutzer sehen Ihre Instagram- oder Facebook-Anzeige, schreiben Ihrer Seite eine Direktnachricht, und Ihr KI-Agent qualifiziert sie und fragt nach ihrer Telefonnummer. Wenn ein Lead seine Nummer oder E-Mail-Adresse im Chat eingibt, speichert die KI diese automatisch und in Echtzeit in den Telefon- und E-Mail-Feldern des Kontakts – für diesen Teil muss nichts zugeordnet oder konfiguriert werden.

Was nicht automatisch geschieht, ist der Wechsel zu WhatsApp. Instagram und Messenger erlauben Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts, unterstützen keine Vorlagen zum Wiedereröffnen der Konversation, und die integrierten Follow-ups von DM Champ bleiben immer auf dem Kanal, auf dem die Konversation stattfindet – sobald das Zeitfenster also schließt, werden Follow-ups auf diesen Kanälen einfach übersprungen (siehe Follow-Up-System). Diese Automatisierung übernimmt den Wechsel für Sie, indem sie die von der KI erfasste Nummer verwendet:

1. Automatisierung starten. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung, dann auf den Auslöser auf der Arbeitsfläche klicken.

2. Wählen Sie den Auslöser. Klicken Sie auf Auslöser ändern, öffnen Sie Kontakte und wählen Sie Kontakt aktualisiert, eingeschränkt auf das Feld Telefonnummer. Dies wird ausgelöst, sobald die KI eine erfasste Nummer speichert – unabhängig davon, auf welchem Kanal die Konversation stattfindet.

3. Fügen Sie eine Verzögerung hinzu. Eine feste Wartezeit von beispielsweise 24 Stunden gibt der Konversation – und allen schnellen Follow-ups innerhalb des Zeitfensters – Zeit, zuerst ihre Aufgabe zu erfüllen. Wenn der Lead in der Zwischenzeit konvertiert, können Sie den Ablauf mit einer Bedingung vor dem nächsten Schritt stoppen (indem Sie die tag_names des Kontakts auf etwas wie Customer prüfen, nach demselben Muster wie in Beispiel: Ignorieren von Personen, die Sie als Spam markieren).

4. Die Vorlage senden. Fügen Sie eine WhatsApp-Vorlage senden-Aktion hinzu, fügen Sie die Kontakt-ID mit der +-Taste ein und wählen Sie eine Ihrer genehmigten Vorlagen aus. Vorlagen dürfen ein Gespräch eröffnen, daher funktioniert dies unabhängig davon, wie lange der Lead inaktiv war – das ist der ganze Zweck des Schritts. Variablen, die Sie in Vorlagenvariablen leer lassen, werden aus den eigenen Feldern des Kontakts gefüllt, und es erfordert Ihren verbundenen WhatsApp Business API-Kanal. Siehe WhatsApp-Vorlagen zum Erstellen und Genehmigen einer Vorlage.

5. Testen, dann einschalten. Klicken Sie auf Ausführen, um es einmal mit Beispieldaten zu starten, überprüfen Sie den Durchlauf im Protokoll und legen Sie dann den Aktiviert-Schalter um.

Wenn der Lead antwortet, findet die Konversation auf WhatsApp statt – innerhalb des 24-Stunden-Fensters – und Ihr Agent macht von dort aus weiter.

Beispiel: WhatsApp-Bestellbestätigung von Shopify #

Senden Sie eine WhatsApp-Vorlage in dem Moment, in dem jemand in Ihrem Shopify-Shop bestellt, mit ausgefülltem Namen und Bestellnummer. Es erfordert eine genehmigte Vorlage (zum Beispiel “Hallo {{1}}, danke für deine Bestellung {{2}}!”) und Ihren verbundenen WhatsApp Business API-Kanal.

1. Mit einem Webhook-Trigger starten. Erstellen Sie eine neue Automatisierung, wählen Sie den Webhook-Trigger und kopieren Sie dessen Webadresse. Fügen Sie ?secret= und das Geheimnis aus dem Trigger-Schritt am Ende der Adresse hinzu, da Shopify keinen benutzerdefinierten Header senden kann.

2. Shopify darauf verweisen. Gehen Sie in Shopify zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Webhooks, erstellen Sie einen Webhook für Bestellungserstellung im JSON-Format und fügen Sie die Adresse ein. Klicken Sie im Trigger-Schritt unter Auf eingehende Webhooks warten auf Warten starten, geben Sie eine Testbestellung auf (oder senden Sie eine Testbenachrichtigung von Shopify) und wählen Sie die erfasste Bestellung als Beispiel aus, damit ihre Felder in der +-Auswahl erscheinen.

3. Optional: die Bestellnummer im Kontakt speichern. Fügen Sie einen Kontakt erstellen-Schritt hinzu. Setzen Sie Telefonnummer auf ${trigger.phone}, Vorname auf ${trigger.customer.first_name} und füllen Sie unter Benutzerdefinierte Felder Ihr Bestellnummernfeld (zum Beispiel order_id) mit ${trigger.name}. Wenn der Kunde bereits ein Kontakt ist, wird die Bestellnummer im bestehenden Kontakt gespeichert.

4. Die Vorlage senden. Fügen Sie einen WhatsApp-Vorlage senden-Schritt hinzu. Geben Sie den Namen der Vorlage exakt so ein, wie er unter WhatsApp-Vorlagen erscheint, und geben Sie dann an, an wen sie geht: Fügen Sie die Kontakt-ID aus dem Schritt “Kontakt erstellen” ein oder setzen Sie ${trigger.phone} in Telefonnummer. Füllen Sie unter Vorlagenvariablen die Felder aus:

• {{1}} (der Name des Kunden): ${trigger.customer.first_name}
• {{2}} (die Bestellnummer): ${trigger.name}, was der Bestellname von Shopify ist, wie zum Beispiel #1001

Verwenden Sie die eigene Telefonnummer der Bestellung, ${trigger.phone}, im internationalen Format. Das Telefonfeld des Kunden, ${trigger.customer.phone}, ist bei Shopify-Bestellungen oft leer, und ein Sendevorgang ohne Nummer schlägt fehl.

5. Testen. Klicken Sie mit dem erfassten Beispiel auf Ausführen, öffnen Sie die Ausführung im Protokoll und überprüfen Sie, ob die Nachricht mit dem Namen und der Bestellnummer darin versendet wurde.

Schalten Sie dann die Automatisierung ein. Während sie ausgeschaltet ist, werden die Webhooks von Shopify weiterhin empfangen und unter Auf eingehende Webhooks warten angezeigt, aber es werden keine Nachrichten gesendet.

Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe: Shopify bietet keinen Webhook für abgebrochene Warenkörbe. Verwenden Sie dasselbe Setup mit dem Checkout-Update-Webhook von Shopify, fügen Sie eine Verzögerung hinzu und dann eine Bedingung für ein Tag, das eine zweite Automatisierung (bei Bestellung erstellt) an Käufer vergibt, sodass die Erinnerung nur an Personen geht, die nicht bestellt haben.

Beispiel: E-Mail-Nachfassaktionen für Website-Chat-Leads #

Jemand chattet mit Ihrem Agenten auf der Website, hinterlässt Namen und E-Mail-Adresse und verschwindet vor der Buchung. Sie möchten in den nächsten Tagen per E-Mail nachfassen – und sofort aufhören, sobald die Person sagt, dass sie gebucht hat. Zwei Automatisierungen erledigen das; beide nutzen Ihren verbundenen E-Mail-Kanal, sodass die Antworten in Chats landen und Ihr E-Mail-Agent sie bearbeitet.

Bevor Sie beginnen. Aktivieren Sie Besucherinformationen sammeln im Chat-Widget, damit jeder Besucher einen Namen und eine E-Mail-Adresse hinterlässt. Verbinden Sie den E-Mail-Kanal und geben Sie dessen Agenten eine Tag-Regel auf dem Tab Tags, wie z. B. Gebucht – anwenden, wenn die Person sagt, dass sie ihre Sitzung gebucht oder geplant hat (KI-Agenten → Tags). Dieses Tag ist der Ausschalter.

Automatisierung 1 – den Lead auf E-Mail verschieben.

1. Trigger Eingehende Nachricht, eingegrenzt auf den Kanal Website-Chat, und schalten Sie in den Automatisierungseinstellungen Wiedereintritt erlauben aus, damit jeder Besucher ihn einmal durchläuft, bei seiner ersten Nachricht. (Nicht Neuer Kontakt: Ein „Kontakt erstellt“-Trigger gefolgt von einem Schritt Kontakt erstellen ist die Form der Selbstauslösung, die der Editor verweigert – siehe Automatisierungen, die sich selbst auslösen.)
2. Eine Bedingung für die E-Mail-Adresse des Kontakts – enthält nicht unknown@ – damit Besucher, die keine Adresse hinterlassen haben, hier landen, anstatt den nächsten Schritt fehlschlagen zu lassen.
3. Eine Verzögerung von z. B. einer Stunde, damit das Website-Gespräch zuerst beendet wird.
4. Kontakt erstellen mit Kanal auf E-Mail gesetzt. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers mit der +-Taste (${trigger.contact.email}) ein, und ebenso deren Vor- und Nachnamen. Lassen Sie die Telefonnummer leer. Wenn diese Adresse bereits ein E-Mail-Kontakt ist, gibt der Schritt diesen einfach zurück.
5. Nachricht senden mit der Kontakt-ID, die aus dem Schritt „Kontakt erstellen“ eingefügt wurde. Dies geht als E-Mail aus Ihrem verbundenen Posteingang raus – das erste Nachfassen, zum Beispiel „Konnten Sie Ihre Sitzung buchen?“. Eine proaktive E-Mail hat keine frühere Nachricht, auf die sie antworten könnte, daher lautet ihr Betreff Nachricht von gefolgt vom Absendernamen Ihres Posteingangs; Antworten behalten diesen Betreff bei.

Automatisierung 2 – die Nachfasssequenz für den E-Mail-Kontakt.

1. Trigger Neuer Kontakt, eingegrenzt auf den Kanal E-Mail. Er wird ausgelöst, sobald Automatisierung 1 den E-Mail-Kontakt erstellt (und für jeden, der Ihnen zuerst eine E-Mail schreibt – fügen Sie eine Bedingung für ein Tag oder die Kontaktdetails hinzu, wenn Sie nur Website-Leads darin haben möchten).
2. Verzögerung von zwei Tagen.
3. Kontakt suchen anhand der E-Mail-Adresse des Kontakts (fügen Sie sie aus dem Trigger ein), eingegrenzt auf den Kanal E-Mail, damit die Prüfung die Tags des Kontakts so liest, wie sie jetzt sind, und nicht, wie sie zu Beginn der Ausführung waren.
4. Bedingung: die tag_names des gefundenen Kontakts enthalten Booked. Lassen Sie den wahr-Pfad leer – das beendet den Durchlauf für jeden, der gebucht hat.
5. Auf dem falsch-Pfad: Nachricht senden an den Kontakt mit Ihrem zweiten Nachfassen, dann Verzögerung, Kontakt suchen, Bedingung und erneut Nachricht senden für so viele Runden, wie Sie möchten. Schließen Sie mit Kontakt-Tag festlegen ab, wie z. B. Sequence complete, damit Sie sehen können, wer den gesamten Prozess durchlaufen hat.

Wenn der Lead auf eine der E-Mails antwortet, befindet sich das Gespräch bereits in Chats beim E-Mail-Kontakt, der E-Mail-Agent antwortet, und wenn die Antwort besagt, dass gebucht wurde, fügt die Tag-Regel des Agenten Gebucht hinzu und die Bedingung der nächsten Runde beendet die Sequenz. Lassen Sie Bei Antwort stoppen in Automatisierung 2 aus: Dies würde die Sequenz bei jeder Antwort beenden, einschließlich „noch nicht“.

Zwei Dinge, die man wissen sollte. Der Website-Chat und das E-Mail-Gespräch sind zwei Kontakte, die sich eine Adresse teilen, kein zusammengeführter Thread – der Widget-Chat bleibt beim Website-Kontakt und die E-Mails leben beim E-Mail-Kontakt. Und ein Kontakt existiert nur einmal pro Kanal. Wenn dieselbe Person Ihnen also zuerst eine E-Mail schreibt, gibt der Schritt „Kontakt erstellen“ in Automatisierung 1 diesen bestehenden E-Mail-Kontakt zurück, anstatt einen zweiten zu erstellen.

Beispiel: KI in der Nacht, Ihr Team am Tag #

Manche Teams arbeiten mit umgekehrten Schichten: Der KI-Agent übernimmt den Abend und die Nacht, und echte Mitarbeiter übernehmen am Morgen. Stellen Sie die aktiven Zeiten des Agenten auf die Nachtschicht ein, und das ist die halbe Miete – eine Nachricht, die tagsüber eingeht, wird von der KI beantwortet, sobald ihre Zeiten wieder beginnen, und sie erscheint in der Zwischenzeit unter dem Filter Außerhalb der Zeiten in den Chats.

Die andere Hälfte besteht darin, die morgendliche Übergabe zu automatisieren, damit ein Chat, den die KI um 21 Uhr eröffnet hat, nicht bis zum nächsten Abend um 21 Uhr wartet, wenn der Kunde um 10 Uhr morgens zurückschreibt. Zwei kleine Automatisierungen erledigen das – die erste pausiert die KI bei jedem Chat, der eine Nachricht während des Tages erhält, die zweite gibt alles am Abend an die KI zurück:

Automatisierung 1 – Tages-Chats an Ihr Team übergeben.

1. AI Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung. Der Auslöser ist bereits Eingehende Nachricht; lassen Sie ihn kontoweit oder schränken Sie ihn auf einen Agenten ein.
2. Aktivieren Sie in den Automatisierungseinstellungen (das Zahnradsymbol oben rechts) Nur während dieser Stunden ausführen und legen Sie den Tag Ihres Teams fest — sagen wir 08:00 bis 20:45 Uhr — mit Ihrer Zeitzone (siehe Nur während bestimmter Stunden ausführen).
3. Fügen Sie eine Aktion KI für einen Kontakt ein- oder ausschalten hinzu: Fügen Sie die Kontakt-ID mit der +-Taste ein und setzen Sie KI aktiviert auf false.
4. Fügen Sie eine Aktion Kontakt-Tag festlegen mit einem Tag wie day-shift hinzu, damit die Abend-Automatisierung diese Chats wiederfinden kann.

Jetzt pausiert jede Nachricht, die tagsüber eingeht, die KI in diesem Gespräch sofort: Der Chat erscheint unter Ihrem Filter KI pausiert und Ihr Team antwortet von dort aus. Das manuelle Antworten bricht auch die in der Warteschlange befindliche Antwort der KI für diesen Chat ab, sodass die KI nicht wieder einspringt, wenn ihre Zeiten beginnen.

Automatisierung 2 – Geben Sie die Chats am Abend an die KI zurück.

1. Neue Automatisierung mit dem Auslöser Zeitgesteuert, eingestellt auf einige Minuten vor Beginn der KI-Zeiten – für einen Start um 21 Uhr, der Cron 50 20 * * * mit derselben Zeitzone.
2. Fügen Sie eine Aktion Kontakte finden hinzu, gefiltert nach Mit Tag day-shift.
3. Fügen Sie eine Schleife über das Ergebnis mit zwei Schritten darin hinzu: KI für einen Kontakt ein- oder ausschalten mit KI aktiviert true, dann Kontakt-Tag entfernen day-shift.

Chats, die Ihr Team tagsüber abgeschlossen hat, gehen für die Nacht an die KI zurück, und ein Tages-Chat, den niemand bearbeitet hat, erhält immer noch seine geplante KI-Antwort in dem Moment, in dem die Zeiten des Agenten beginnen – nichts geht verloren.

Über die Symbolleiste auf der Arbeitsfläche startet Ausführen die Automatisierung einmal mit Beispieldaten, ohne sie für echte Kontakte zu aktivieren – eine sichere Methode, um zu prüfen, ob sie funktioniert. Erneut ausführen startet sie mit den echten Daten Ihres letzten Durchlaufs. Protokoll öffnet den Verlauf der Durchläufe, sodass Sie jeden vergangenen Durchlauf sehen und prüfen können, ob er erfolgreich war, fehlgeschlagen ist oder noch läuft.

Einen Lauf abbrechen. Ein Lauf, der noch aktiv ist – einschließlich eines Laufs, der auf eine Verzögerung wartet oder aufgrund von Ruhezeiten angehalten wurde –, kann manuell gestoppt werden: Klicken Sie in der Laufhistorie in der entsprechenden Zeile auf Abbrechen oder öffnen Sie den Lauf und klicken Sie auf Lauf abbrechen und bestätigen Sie anschließend. Der Lauf stoppt an der aktuellen Stelle und wird als Abgebrochen angezeigt. Schritte, die noch nicht erreicht wurden, werden nicht ausgeführt, sodass von dort aus nichts weiter gesendet wird; bereits ausgeführte Schritte werden nicht rückgängig gemacht. Nur dieser eine Lauf ist betroffen: Die Automatisierung bleibt für alle anderen aktiv.

Drei Dinge helfen Ihnen dabei, einen Fehler zu erkennen, bevor Ihre Kontakte es tun:

• Ein Schritt, dem etwas Erforderliches fehlt, wird nicht gestartet. Als erforderlich markierte Felder werden vor einem Durchlauf und vor dem Umlegen des Aktiviert-Schalters überprüft: Wenn ein Schritt vom Typ Nachricht senden keine Kontakt-ID hat, erhalten Sie eine Meldung, die den Schritt und das Feld benennt, anstatt dass der Durchlauf stillschweigend fehlschlägt. Füllen Sie das Feld aus, und der Schalter funktioniert wie gewohnt. Das Pausieren wird nie blockiert.
• Variablen, die nicht aufgelöst werden können, werden gemeldet. Wenn ein ${…}-Wert in einem Ihrer Schritte nichts gefunden hat – etwa durch einen falsch geschriebenen Feldnamen oder Daten, die der Trigger tatsächlich nicht enthält –, wird der Schritt dennoch mit diesem leeren Teil ausgeführt. In den Details des Durchlaufs wird dann eine Warnungen-Zeile angezeigt, die genau benennt, welche Werte leer geblieben sind. Das ist meist die Antwort auf die Frage: „Warum kam meine Nachricht mit einer Lücke an?“
• Ein Durchlauf, der den anderen Zweig genommen hat, wird entsprechend gekennzeichnet. Nach einem Durchlauf listet das Durchlauf-Panel auf der Arbeitsfläche jede Bedingung auf, die durchlaufen wurde, zusammen mit dem gewählten Zweig (Ja oder Nein), und zählt die Schritte, die nicht ausgeführt wurden. Ein Durchlauf, dessen Bedingung mit Nein beantwortet wurde, wird dennoch als erfolgreich abgeschlossen gewertet; hier sehen Sie also, dass die Schritte auf dem Ja-Pfad übersprungen wurden.
• Ein abgelehnter Schritt wird als fehlgeschlagen markiert, inklusive Grund. Ein Schritt, den die App abgelehnt hat (ein doppelter Kontakt, eine nicht existierende Phase, eine nicht genehmigte Vorlage), wird als fehlgeschlagen markiert und zeigt die entsprechende Fehlermeldung an, anstatt nur mit einem grünen Haken ohne weitere Informationen versehen zu werden.

Bei Automatisierungen, die mit einem Webhook-Trigger starten, warnt Sie der Verlauf auch vor Aufrufen, die nie zu Durchläufen wurden: Wenn etwas Ihren Webhook mit einem fehlenden oder falschen Secret aufgerufen hat, zählt ein Banner am oberen Rand diese abgelehnten Anfragen und erinnert Sie daran, was zu beheben ist – der Aufrufer muss das Secret aus dem Triggerschritt senden, entweder als X-Webhook-Secret Header oder als ?secret= am Ende der URL. Zuvor wurden diese Aufrufe einfach ohne Rückmeldung abgewiesen, was dazu führte, dass ein falsch konfigurierter Aufrufer so aussah, als wäre die Automatisierung nie gestartet.

Beispiel: eine Geburtstagsnachricht jeden Morgen #

Senden Sie jedem Kontakt eine Nachricht an seinem Geburtstag. Sie benötigen ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ Datum, das den Geburtstag enthält (das Jahr kann beliebig sein, nur Monat und Tag werden verwendet).

1. KI-Studio → Automatisierungen → Neue Automatisierung mit dem Trigger Nach Zeitplan, eingestellt auf 0 9 * * * (jeden Tag um 9 Uhr morgens) mit Ihrer Zeitzone.
2. Fügen Sie eine Aktion Kontakte finden hinzu. Fügen Sie unter Erweiterte Filter die Regel Geburtstag, Jahrestag ist in den nächsten N Tagen, 0 (nur heute) hinzu. Setzen Sie Wie viele auf 1000: Standardmäßig sind es 50, und nur die Kontakte, die es betrachtet, können übereinstimmen.
3. Fügen Sie eine Schleife hinzu und wählen Sie mit der +-Taste die Kontaktliste aus dem Schritt Kontakte finden als die Liste aus, die durchlaufen werden soll.
4. Fügen Sie am Body-Handle der Schleife einen Schritt Nachricht senden hinzu. Fügen Sie für Kontakt-ID die ID des Schleifenelements mit der +-Taste ein (sie wird als ${nodes.loop_1.item.id} gelesen, wenn die Schleife loop_1 aufgerufen wird). Die Nachricht kann sie auf die gleiche Weise mit Namen begrüßen, mit dem first_name des Elements.

Das ist die gesamte Automatisierung: Es ist kein Bedingungs- oder Transformationsschritt erforderlich, da Kontakte finden bereits nur die heutigen Geburtstage zurückgibt. An einem Tag ohne einen solchen läuft die Schleife null Mal und der Durchlauf wird trotzdem als erfolgreich angezeigt.

Die Geburtstagsregel zählt Tage in UTC. Für einen morgendlichen Durchlauf ist das fast überall in Ordnung; wenn Sie mehr als 9 Stunden vor UTC liegen, führen Sie ihn später am Tag aus (nach 11 Uhr in Sydney, nach 13 Uhr in Neuseeland), damit Ihr Datum und das UTC-Datum identisch sind.

Eine Automation aktivieren #

Verwenden Sie den Schalter Aktiviert, um die Automatisierung live zu schalten (dabei wird Ihr Entwurf zuerst gespeichert) – ab diesem Zeitpunkt wird sie bei jedem Auslösen des Triggers tatsächlich ausgeführt. Schalten Sie sie jederzeit wieder auf Pausiert, um sie zu stoppen, ohne Ihre Arbeit zu verlieren. Das Pausieren verhindert, dass neue Läufe gestartet werden; Läufe, die bereits auf eine Verzögerung oder auf Ruhezeiten warten, werden dennoch abgeschlossen. Um einen solchen Lauf zu stoppen, klicken Sie auf Protokoll und verwenden Sie Abbrechen in der entsprechenden Zeile der Laufhistorie. Eine Automatisierung muss pausiert sein, bevor Sie sie löschen können.

Automatisierungen, die sich selbst auslösen #

Manche Flows können ihren eigenen Trigger auslösen. Der klassische Fall: eine Automatisierung, die bei Aufgabe erstellt startet und einen Schritt Aufgabe erstellen enthält. Die neue Aufgabe löst den Trigger erneut aus, was eine weitere Aufgabe erstellt, und so weiter – ein Durchlauf etwa jede Sekunde, wobei jeder Durchlauf Credits kostet. Dasselbe kann bei Kontakt erstellt plus Kontakt erstellen, Termin gebucht plus Termin erstellen oder Deal erstellt plus Deal erstellen passieren.

Drei Sicherheitsvorkehrungen verhindern dies:

• Der Editor weist Sie sofort darauf hin. Sobald ein Flow diese Struktur aufweist, erscheint ein rotes Banner über der Arbeitsfläche, das den Schritt und die Lösung benennt. Der Schritt erhält eine rote Markierung, und der Schalter Aktiviert sowie die Funktionen Ausführen und Wiederholen bleiben deaktiviert, bis das Problem behoben ist. Sie können eine pausierte Automatisierung weiterhin bearbeiten und speichern; wenn die Automatisierung bereits aktiv ist, wird die Änderung erst gespeichert, nachdem Sie sie pausiert oder den Schritt korrigiert haben. Flows, die sich möglicherweise selbst erneut auslösen (z. B. ein Trigger Kontakt aktualisiert mit einem Schritt, der den Kontakt ändert – etwa durch Bearbeiten von Details, Tags, Listen oder benutzerdefinierten Feldern, Zuweisen zu einem Teammitglied, Ein-/Ausschalten der KI, Festlegen von „Nicht stören“ oder Übergeben an einen anderen KI-Agenten), erhalten stattdessen eine gelbe Warnung, die nichts blockiert: Wählen Sie ein Feld aus, das der Trigger überwachen soll, damit er nur bei den Änderungen startet, die für Sie relevant sind. Ein Trigger Deal-Phase geändert mit einem Schritt Deal-Phase verschieben sowie ein Trigger Tag hinzugefügt oder Tag entfernt mit einem Schritt Kontakt-Tag festlegen oder Kontakt-Tag entfernen erhalten dieselbe gelbe Warnung: Dies sind gewöhnliche Flows („wenn der Status ‘Gewonnen’ erreicht ist, füge ein Tag hinzu“), bis der Schritt genau das ändert, was der Trigger überwacht. Deshalb weisen wir darauf hin und überlassen Ihnen die Wahl.
• Der KI-Builder verweigert die offensichtliche Struktur. Wenn Sie einen Flow beschreiben, bei dem auf einen „Etwas wurde erstellt“-Trigger ein Schritt folgt, der dieselbe Art von Objekt erstellt, wird der Builder diesen nicht erstellen und Ihnen mitteilen, welchen Schritt Sie ändern müssen. Wenn Sie genau das Objekt ändern möchten, das den Durchlauf gestartet hat (z. B. ein Fälligkeitsdatum für die gerade erstellte Aufgabe festlegen oder den gerade hinzugefügten Kontakt mit einem Tag versehen), verwenden Sie stattdessen den passenden Aktualisieren-Schritt mit der ID des Triggers: Aufgabe aktualisieren mit ${trigger.task.id}, Kontakt aktualisieren mit ${trigger.contact.id}. Das Aktualisieren löst einen „Erstellt“-Trigger nicht erneut aus.
• Eine außer Kontrolle geratene Automatisierung schaltet sich selbst ab. Eine Automatisierung, die über mehrere Minuten hinweg mehr als 30 Durchläufe pro Minute ausführt, wird automatisch pausiert, und in ihrem Verlauf erscheint ein fehlgeschlagener Durchlauf mit einer entsprechenden Erklärung. Eine Automatisierung mit der oben beschriebenen „selbstspeisenden“ Struktur wird deutlich früher gestoppt, bereits nach 10 Durchläufen in einer Minute. Normale Lastspitzen sind in Ordnung: Der Import von 300 Kontakten in eine Kontakt erstellt-Automatisierung löst 300 Durchläufe in einer Minute aus und ist danach wieder ruhig – das ist keine Schleife. Testläufe, die Sie selbst über die Symbolleiste starten, werden niemals mitgezählt. Korrigieren Sie den Flow und schalten Sie ihn dann wieder ein.

Was Automationen kosten #

Jeder Lauf einer Automatisierung verbraucht 0,25 Credits, unabhängig davon, was ihn gestartet hat — ein Trigger, der tatsächlich ausgelöst wurde, oder wenn Sie selbst auf Ausführen oder Wiederholen klicken. Die 0,25 werden einmalig zu Beginn des Laufs berechnet, sodass ein Lauf, der durch einen Bedingungs-Schritt am ersten Zweig gestoppt wird, immer noch als Lauf zählt und ebenfalls 0,25 kostet. Sie können Automatisierungen mit beliebig vielen Schritten ohne zusätzliche Kosten erstellen; der einzige Schritt, der den Preis erhöht, ist der KI-Schritt, der bei jeder Ausführung weitere 0,25 Credits verbraucht. Der KI-Schritt läuft immer auf dem Max-Modell, unabhängig davon, welches Modell Ihre Agenten verwenden. Das Umstellen eines Agenten auf Mini ändert also nichts an den Kosten einer Automatisierung. Wenn Ihr Guthaben aufgebraucht ist, schlägt ein Lauf mit einer klaren “Nicht genügend Credits”-Meldung im Verlauf fehl, und neue Läufe werden wieder ausgeführt, sobald Sie Ihr Guthaben aufladen.

Ein Schritt aus dem Bereich Account-API wird genau so berechnet wie der entsprechende Aufruf an die API. Die meisten Endpunkte kosten gar nichts, und diejenigen, die KI-Funktionen für Sie ausführen (z. B. Konversationszusammenfassungen), kosten das, was die API dafür berechnet. Es gibt darüber hinaus keine zusätzliche Gebühr pro Schritt.

Die Ausführungsgebühr wird immer von dem Konto abgebucht, in dem die Automatisierung gespeichert ist. Wenn Sie einen Schritt über das Feld Sub-account ID auf eines Ihrer Unterkonten verweisen, wird die Abrechnung nicht verschoben – die Ausführung wird weiterhin Ihrem Workspace in Rechnung gestellt, während alles, was der Schritt innerhalb des Unterkontos auslöst (z. B. eine KI-Antwort auf einen nicht pausierten Chat), wie gewohnt diesem Unterkonto belastet wird. Wenn Sie möchten, dass das Guthaben eines Kunden für die Ausführungen selbst aufkommt, erstellen Sie die Automatisierung stattdessen in dessen Konto.

Verwenden Sie Ihren eigenen Anthropic-Schlüssel (BYOK)? Automatisierungen werden unabhängig davon mit Credits abgerechnet. Der KI-Schritt läuft über unsere integrierte Automatisierungs-KI, nicht über Ihren Schlüssel. Daher werden immer 0,25 Credits pro Durchlauf verbraucht, genau wie bei den pauschalen 0,25 Credits pro Automatisierungsdurchlauf. Ihr Schlüssel deckt weiterhin wie bisher die Antworten Ihrer Agenten ab; die beiden interagieren nicht miteinander.

Automationen vs. Einstiegspunkte #

Diese klingen ähnlich, lösen aber unterschiedliche Probleme:

• Ein Einstiegspunkt tut immer nur eine Sache – ein Ereignis abgleichen und die Konversation an einen Agenten übergeben. Keine Verzögerungen, keine Bedingungen, keine Verzweigungen.
• Eine Automation ist das vollständige Workflow-Tool – mehrere Schritte, Bedingungen, Verzögerungen und Aktionen über Kontakte, Deals, Aufgaben und externe Integrationen hinweg, nicht nur die Übergabe von Konversationen.

Wenn Sie nur “leite dieses Gespräch an diesen Agenten weiter” benötigen, verwenden Sie einen Einstiegspunkt. Wenn Sie eine Abfolge von Schritten oder Logik darüber hinaus benötigen, erstellen Sie eine Automatisierung.

Eine Automatisierung in ein Kundenkonto kopieren #

Wenn Sie Kundenkonten verwalten, kann eine Automatisierung, die Sie für Ihr eigenes Konto perfektioniert haben, auf jedes dieser Konten übertragen werden. Klicken Sie in der Liste der Automatisierungen auf die Schaltfläche In Kundenkonto kopieren (die zwei Pfeile) in der Zeile der jeweiligen Automatisierung, wählen Sie die Kundenkonten aus, in die sie kopiert werden soll, und klicken Sie auf Kopieren nach. Die Schaltfläche befindet sich neben Duplizieren und erscheint nur bei einem Agenturkonto.

Die Kopie behält den Namen der Automatisierung, ihren Auslöser und jeden Schritt bei. Zwei Dinge sind im Konto des Kunden bewusst anders:

• Sie kommt pausiert an. Nichts wird ausgeführt, bis jemand sie im Kundenkonto öffnet, überprüft und auf Aktiviert stellt.
• Alles, was auf Ihr Konto verwies, wird gelöscht, da diese IDs im Konto eines anderen keine Bedeutung haben: das Kundenkonto, auf das ein Schritt abzielte, eine ausgewählte Smart-Liste, ein ausgewähltes Kalenderereignis und eine ausgewählte Datenbankverbindung. Füllen Sie diese mit den Daten des Kunden aus, sobald die Kopie vorhanden ist – die Schritte selbst bleiben unberührt.

Wenn ein Schritt oder der Auslöser auf einen Ihrer KI-Agenten verwies, versucht die Kopie, automatisch auf den passenden Agenten des Kunden zu verweisen. Das funktioniert, wenn der Agent des Kunden aus demselben Snapshot stammt oder von demselben Agenten von Ihnen kopiert wurde – wir wissen, dass beide das gleiche Setup haben, daher wird die Verknüpfung automatisch wiederhergestellt. Wenn es keine Übereinstimmung gibt, teilt Ihnen die Kopie mit, welchen Agenten sie nicht zuordnen konnte; öffnen Sie die Automatisierung im Kundenkonto, wählen Sie dort den Agenten aus und schalten Sie sie ein.

Arbeiten mit mehreren Automatisierungen gleichzeitig #

Jede Zeile in der Automatisierungsliste hat ein Kontrollkästchen, und das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alles aus, was aktuell angezeigt wird. Wenn Automatisierungen ausgewählt sind, bietet eine Leiste am unteren Bildschirmrand Aktivieren, Pausieren und Löschen – bei jedem Schritt werden Sie zuerst um Bestätigung gebeten, und beim Löschen wird auch der Verlauf der Automatisierungen entfernt. Drücken Sie Escape, um eine Auswahl aufzuheben.

Nächste Schritte #

• Einstiegspunkte — das einfachere Routing-Tool zur Übergabe von Konversationen an einen Agenten.
• KI-Agenten — die Persona, an die eine Automatisierung oder ein Einstiegspunkt weiterleiten kann.
• Broadcasts — senden Sie eine einmalige oder fortlaufende Nachricht an eine Liste von Kontakten.
• Buchungssystem — richten Sie Termine ein, an die eine Automatisierung erinnern, buchen, verschieben oder stornieren kann.
• WhatsApp-Vorlagen — erforderlich, um jemanden außerhalb des 24-Stunden-Fensters von WhatsApp zu kontaktieren.