Automazioni #

Automazioni ti consente di collegare flussi di lavoro in più passaggi: pensa a Zapier o n8n, ma creati appositamente per i tuoi contatti e le tue conversazioni.

Automations è disponibile su ogni account: si trova già nella barra laterale e non c’è nulla da abilitare o richiedere.

Un’Automazione è un flusso di lavoro: un trigger (attivatore) che lo avvia, seguito da un numero qualsiasi di passaggi che vengono eseguiti in ordine (o ramificati, in base a una condizione). È lo strumento ideale per qualsiasi cosa più complessa di “invia questo messaggio di apertura, passa le risposte a un Agente”: sequenze a più passaggi, ricerche di dati, connessione a strumenti esterni e logica che si ramifica a seconda di ciò che fa un contatto.

Dove trovarlo: Nella barra laterale, sotto il gruppo AI Studio, fai clic su Automazioni.

Creazione di un’automazione #

Fai clic su Crea la tua prima automazione (o Nuova automazione una volta che ne avrai altre). Ti ritroverai su una tela vuota con due modi per costruire:

• Descrivilo in un linguaggio semplice. Digita ciò che desideri nella casella di testo (ad esempio “Invia un follow-up se non ricevi risposta entro 1 ora”, “Tagga i contatti che chiedono informazioni sui prezzi” o “Dai al mio agente AI un modo per cercare lo stato di un ordine”) e il sistema creerà per te il trigger e i passaggi (inclusi gli strumenti Funzione Agente AI che il tuo agente può richiamare). Puoi continuare a chattare per perfezionare il risultato in seguito. Non sai cosa chiedere? Sotto la casella troverai una riga con alcune idee di esempio. Cliccane una per inserirla nella casella e modificarla da lì, oppure clicca su Altre idee per scorrere le restanti. Mentre scrivi, la casella suggerisce anche come completare la frase, mostrandolo in grigio davanti al cursore: premi Tab per accettare il suggerimento o continua semplicemente a scrivere per ignorarlo.

• Costruiscilo manualmente. Trascina gli elementi dal pannello a sinistra sulla tela e collegali tra loro. Il simbolo + su un passaggio funziona in entrambi i modi: afferralo e trascinalo (una linea seguirà il puntatore e, ovunque rilascerai il tasto, verrà creato il passaggio successivo, già collegato) oppure cliccaci semplicemente sopra per aprire un piccolo selettore e inserire il passaggio direttamente lì. Puoi trascinare da un punto di output nello stesso modo, e gli elementi nel selettore possono essere trascinati direttamente sulla tela. Digitare nella casella di ricerca del selettore permette di cercare tra tutto contemporaneamente (azioni integrate, app collegate e passaggi logici), così non devi sapere in quale scheda si trovi ogni cosa. Il pannello a sinistra ha la stessa casella di ricerca in alto: digita “loop”, “webhook” o il nome di un’app e filtrerà ogni sezione (trigger, azioni, app e logica) istantaneamente.

• Chiedi a Champ. Da qualsiasi pagina, comunica all’assistente in-app cosa desideri (“quando qualcuno prenota, aggiungi un tag e invia un promemoria il giorno prima”, “riattiva l’IA due ore dopo che ho preso in carico una chat”) e lui lo creerà per te. Vedi Chiedere a Champ di crearne o correggerne una qui sotto.

Puoi combinare tutti e tre i metodi: inizia da un prompt o da Champ, quindi modifica il risultato sull’area di lavoro, o viceversa.

Creare con la barra dei suggerimenti #

La barra dei suggerimenti rimane nella parte inferiore dell’area di lavoro, così puoi continuare a richiedere modifiche mentre crei.

• Puoi fermarlo. Mentre è in fase di creazione, il pulsante di invio diventa un pulsante Interrompi. Cliccaci sopra e la creazione terminerà in quel momento, lasciando l’area di lavoro esattamente com’era prima della tua richiesta.
• Ricorda la conversazione. Le tue ultime istruzioni nella stessa sessione vengono memorizzate, quindi un breve follow-up come “rimuovi quel passaggio” o “imposta il ritardo a due giorni” viene compreso senza dover descrivere nuovamente l’intera automazione.
• Le modifiche attendono la tua conferma. Quando chiedi all’IA di modificare un’automazione che ha già dei passaggi, non sostituisce più immediatamente l’area di lavoro. La versione proposta appare sull’area di lavoro con i nuovi passaggi delineati in verde e quelli modificati in ambra, e una barra in basso elenca cosa è stato aggiunto, modificato e rimosso, quante connessioni sono cambiate e il nuovo nome, se ne è stato scelto uno. Clicca su Accetta per mantenerla o su Rifiuta per ripristinare tutto esattamente com’era (anche Cmd+Z o Ctrl+Z rifiutano la modifica). Finché non effettui una scelta, l’automazione non può essere salvata o attivata. La creazione da un’area di lavoro vuota viene applicata immediatamente, poiché non c’è nulla da perdere.
• Ciò che dice l’IA rimane finché non lo chiudi. Quando l’IA spiega qualcosa su ciò che ha creato (un passaggio omesso, una domanda a cui serve risposta), quella nota rimane sullo schermo finché non la chiudi. Appare anche nella barra di revisione accanto alle modifiche e, successivamente, un pulsante Mostra la nota dell’IA sopra la barra dei prompt la riapre fino alla tua richiesta successiva.
• Un singolo Annulla ripristina l’intera modifica. Tutto ciò che l’IA ha aggiunto o riorganizzato conta come un’unica modifica, quindi dopo averla accettata, cliccare una volta su Annulla nella barra degli strumenti riporta l’area di lavoro allo stato precedente.
• Aggiunge solo ciò che hai chiesto. Non inserirà passaggi che modificano i crediti di un account, bloccano un account, eliminano elementi o inviano messaggi a persone a meno che tu non lo abbia richiesto; pertanto, un prompt sull’aggiunta di tag ai contatti produrrà solo l’aggiunta di tag e nient’altro.
• Scrive nella tua lingua. Le etichette dei passaggi che inserisce nell’area di lavoro, così come il nome, la descrizione e le note dell’automazione, vengono restituiti nella lingua impostata per la tua app, quella scelta in Impostazioni → Profilo → Lingua. Imposta l’app in francese e ciò che l’IA scrive sarà in francese, senza che tu debba richiederlo. Le automazioni che già possiedi rimangono esattamente come sono, quindi cambiare lingua non le riscrive: chiedi alla barra dei prompt di rinominare i passaggi o rinominali tu stesso.
• Nomina e descrive ciò che crea. Una nuova automazione viene creata con un nome e una breve descrizione già compilati, così l’elenco Automazioni ti dice cosa fa ciascuna senza doverla aprire. Quando in seguito chiedi una modifica, lascia invariati il nome e la descrizione che hai, a meno che tu non chieda di rinominare o descrivere nuovamente l’automazione, o se la modifica li ha resi errati. Tutto ciò che hai digitato tu stesso viene sostituito solo se lo richiedi.

Salvataggio delle modifiche #

Nulla sulla tela viene salvato automaticamente. Ogni modifica apportata — aggiungere un passaggio, modificare un campo, spostare un nodo, cambiare le impostazioni dell’automazione — rimane come bozza nel browser finché non si fa clic su Salva in alto a destra (o si preme Cmd+S / Ctrl+S). Quando sono presenti modifiche non salvate, lo stato accanto al pulsante indica Bozza non salvata; Scarta elimina la bozza e riporta l’automazione al suo ultimo stato salvato.

Un’automazione attiva continua a funzionare sulla sua ultima versione salvata mentre lavori, così puoi ricostruirne metà senza che nulla di incompleto venga eseguito realmente. Attivare l’interruttore Abilitato salva prima le modifiche, perché ciò che attivi è esattamente ciò che si trova sulla tela. Se chiudi la scheda o passi a un’altra pagina con modifiche non salvate, ti verrà chiesto se salvare, uscire senza salvare o rimanere.

Trigger #

Ogni automazione inizia con esattamente un trigger: l’evento che la avvia. Ce ne sono molti ora, quindi il selettore di trigger li organizza in gruppi in base al loro scopo.

Messaggistica

Contatti

Trattative

Appuntamenti

Attività

Account

App

Generale

I trigger reagiscono all’intero account, non solo al builder. I trigger Messaggio in arrivo, Contatto aggiornato e Trattativa aggiornata si attivano indipendentemente dalla provenienza della modifica: il tuo agente AI che aggiorna un contatto a metà conversazione, una trasmissione, qualcuno che modifica un record sullo schermo, un’importazione o il tuo software che chiama l’API. Non devi fare nulla nell’automazione per questo: è semplicemente il modo in cui funzionano ora.

Hai scelto quello sbagliato o hai cambiato idea in seguito? Apri il trigger e fai clic su Cambia trigger per passare a un tipo diverso: il resto della tua automazione rimarrà esattamente com’è. Se il trigger corrente ha già delle impostazioni che hai compilato, ti verrà chiesto di confermare prima che vengano cancellate.

Eventi app #

Il trigger Evento app avvia un’automazione in base a qualcosa che accade in un’altra app che utilizzi. Oggi ci sono 41 app tra cui scegliere, tra cui HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Stripe, Shopify, Calendly, Typeform, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Outlook, Slack, Discord, Trello, ClickUp, Asana, Monday, Jira, Linear, Notion, Airtable, Zendesk, Zoom, Mailchimp, MailerLite, Kit, DocuSign e GitHub. Il selettore elenca solo le app in grado di segnalare eventi.

Configurazione

1. Apri il trigger e seleziona Evento app sotto App. (Hai già un altro trigger? Clicca prima su Cambia trigger.)
2. Sotto App, scegli l’app. Sotto Evento, scegli cosa deve accadere affinché l’automazione venga eseguita una volta.
3. Se l’app non è ancora collegata, collegala direttamente lì, nello stesso modo in cui colleghi un’app per un passaggio di azione. Sotto Account, l’automazione mostra su quale account collegato è in ascolto.
4. Compila le Impostazioni evento, se l’evento ne prevede. Questi sono i dettagli di cui l’app ha bisogno per sapere quali eventi inviare; quelli obbligatori sono contrassegnati. Alcuni eventi richiedono dettagli dalle impostazioni sviluppatore dell’app stessa. Dove questo è il caso, Come configurarlo nell’app sotto l’evento spiega dove trovarli.
5. Salva l’automazione e attivala.

È in ascolto? Sotto le impostazioni, il trigger ti indica il suo stato. In ascolto significa che gli eventi dall’app avviano l’automazione. In pausa con l’automazione significa che l’automazione è spenta: riattivala e tornerà in ascolto. Non in ascolto viene visualizzato insieme al motivo fornito dall’app, ad esempio se l’account collegato è stato rimosso. Mettere in pausa l’automazione interrompe gli eventi. Eliminarla, o cambiare il trigger su un’altra app o evento, rimuove il vecchio listener. Scollegare l’account di un’app interrompe ogni automazione in ascolto su quell’account e i relativi trigger ne mostrano il motivo.

Alcune app segnalano gli eventi con qualche minuto di ritardo. Non tutte le app inviano un evento nel momento esatto in cui accade. Per queste, l’evento viene controllato ogni pochi minuti (l’intervallo nelle Impostazioni evento, in minuti), quindi un’esecuzione può iniziare poco dopo l’evento stesso. Il trigger mostra una nota quando l’evento che hai scelto funziona in questo modo.

Utilizzare ciò che l’app ha inviato. Ogni campo inviato dall’app riguardo all’evento è disponibile per i passaggi successivi come ${trigger.field_name}. Oltre a questi, ${trigger.app_event.toolkit} è l’app, ${trigger.app_event.event} l’evento, ${trigger.app_event.id} l’id di questa consegna e ${trigger.app_event.received_at} quando è arrivata. L’intera consegna, intatta, si trova sotto ${trigger.raw}. Il campione nel selettore + inizia con ciò che l’evento contiene solitamente. Una volta ricevuto un evento reale, clicca su Usa l’ultimo evento reale come campione e il selettore mostrerà esattamente i campi inviati dalla tua app.

Quanto costa. Ogni esecuzione costa quanto un’esecuzione avviata da qualsiasi altro trigger (vedi Quanto costano le automazioni). La cronologia delle esecuzioni etichetta queste esecuzioni come Evento app.

Eventi che un’app invia solo alle app sviluppatore. Alcuni eventi non possono essere attivati da una normale connessione app, poiché l’app li invia solo a un’app sviluppatore. Attualmente si tratta di Contatto creato e Fase dell’affare aggiornata di HubSpot. Vengono visualizzati in grigio nell’elenco degli eventi come Non disponibile; passa il mouse sull’etichetta per scoprirne il motivo. Per reagire ai nuovi contatti HubSpot o alle modifiche agli affari, utilizza un trigger Pianificazione (ogni ora, ad esempio) con un passaggio di ricerca HubSpot che trova gli affari o i contatti modificati dall’ultima esecuzione e un Ciclo su ciò che trova.

Impostazioni dell’automazione #

Alcune scelte appartengono all’automazione nel suo insieme piuttosto che a un singolo passaggio. Si trovano dietro l’icona dell’ingranaggio in alto a destra nell’editor, in Impostazioni automazione, e fanno parte della bozza come tutto il resto — clicca su Salva affinché abbiano effetto. Ce ne sono cinque:

• Descrizione: una nota su ciò che fa questa automazione, mostrata sotto il suo nome nell’elenco.
• Consenti rientro — se un contatto può attraversare questa automazione più di una volta.
• Interrompi alla risposta — termina l’esecuzione di un contatto nel momento in cui ti invia un messaggio.
• Rispetta le ore di silenzio — trattiene i messaggi che verrebbero inviati di notte nell’ora locale del contatto.
• Esegui solo durante queste ore — ignora il trigger al di fuori di una finestra temporale impostata.

Dire cosa fa un’automazione #

Un nome come “Risposta automatica chiamata persa” ti dice abbastanza; “Follow-up 3” un mese dopo no. La casella Descrizione nella parte superiore delle Impostazioni automazione è testo libero esattamente per questo: scrivi una riga o due su cosa fa l’automazione, per chi è o perché l’hai creata.

Ciò che scrivi viene mostrato sotto il nome dell’automazione nell’elenco Automazioni, così puoi leggere la pagina e vedere a cosa serve ciascuna senza aprirla. La casella di ricerca in quella pagina cerca sia nelle descrizioni che nei nomi, quindi “ristorante” o “promemoria” in una descrizione è sufficiente per ritrovare l’automazione. È facoltativo, non cambia nulla nel modo in cui l’automazione viene eseguita e lasciarlo vuoto mantiene l’elenco esattamente com’era.

Consentire a un contatto di attraversarla più di una volta #

Consenti rientro decide cosa succede quando il trigger si attiva di nuovo per qualcuno che ha già attraversato l’automazione.

• Disattivato: ogni contatto attraversa l’automazione una volta sola. La volta successiva che il trigger si attiva per loro — inviano un altro messaggio, prenotano un altro appuntamento, ricevono di nuovo la stessa etichetta — non succede nulla. La cronologia delle esecuzioni rimane silenziosa per loro, allo stesso modo di un messaggio che non corrisponde al filtro del trigger. Chiunque abbia mai avuto un’esecuzione di questa automazione conta come se l’avesse già attraversata, indipendentemente dal fatto che tale esecuzione sia terminata, fallita o interrotta.
• Attivato: un contatto può rientrare ogni volta che il trigger si attiva. Questa è l’impostazione per tutto ciò che è ricorrente — promemoria appuntamenti, conferme di prenotazione, una parola chiave che dovrebbe ricevere la stessa risposta ogni volta.

L’impostazione predefinita dipende dal trigger. Per Contatto aggiunto (persone che aggiungi dalla pagina Contatti) è disattivata, quindi aggiungere lo stesso elenco due volte non invia mai messaggi doppi a nessuno. Per ogni altro trigger è attivata, che è il modo in cui le automazioni si sono sempre comportate — nulla di ciò che hai creato prima che esistesse questa impostazione cambia da solo.

Due cose da tenere a mente. Il rientro riguarda il contatto, quindi i trigger che non ne prevedono uno — In programma, Webhook ricevuto, RSS, Email ricevuta — non sono influenzati in alcun modo. E i tre trigger di appuntamento (Appuntamento prenotato, Appuntamento annullato, Prima di un appuntamento) consentono sempre il rientro, indipendentemente da ciò che dice l’interruttore: si attivano una volta per prenotazione e un trigger di promemoria si attiva una volta per orario di promemoria, quindi un “una volta” per contatto salterebbe la prenotazione successiva di un cliente di ritorno e persino il secondo promemoria per la stessa. L’interruttore è disattivato per quelli.

Interrompere quando un contatto risponde #

Interrompi alla risposta è pensato per le sequenze di follow-up: un’esecuzione in attesa in un Ritardo, o che sta procedendo attraverso i suoi passaggi, termina nel momento in cui il contatto ti invia un messaggio su qualsiasi canale. La sua esecuzione viene visualizzata come Annullata nella cronologia delle esecuzioni; l’esecuzione di nessun altro viene toccata e l’automazione rimane attiva per tutti. Quando Interrompi alla risposta termina un’esecuzione, la sua pagina di dettaglio indica che il contatto ha risposto, mentre un’esecuzione annullata manualmente indica che è stata annullata manualmente.

È disattivato per impostazione predefinita. Quando è attivo e il trigger dell’automazione è Messaggio in arrivo, la risposta che interrompe un’esecuzione può avviarne una nuova se il trigger corrisponde e il rientro è consentito: allo stesso modo in cui una sequenza di follow-up ripartirebbe nella maggior parte dei CRM. Disattiva anche il rientro se vuoi che ogni contatto riceva la sequenza una sola volta.

Rispetto delle ore di silenzio #

Un’automazione viene eseguita nel momento in cui si attiva il suo trigger, e quel momento non è sempre quello più opportuno: un promemoria per un appuntamento impostato con 12 ore di anticipo arriverebbe alle 2:00 del mattino per chiunque abbia uno slot al mattino presto, e un contatto dall’altra parte del mondo potrebbe dormire quando tu non lo fai.

Rispetta le ore di silenzio è un’opzione specifica per ogni automazione. Dove trovarla: clicca sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra nell’editor per aprire le Impostazioni automazione: è presente indipendentemente dal tipo di trigger dell’automazione.

È disattivato per impostazione predefinita, sia nelle automazioni nuove che in quelle esistenti, quindi nulla di ciò che hai già creato cambierà comportamento autonomamente.

Quando lo attivi, solo per quell’automazione:

• I passaggi di messaggi che dovrebbero essere inviati tra le 20:00 e le 8:00 nell’ora locale del contatto vengono messi in attesa e inviati intorno alle 8:00 del loro orario: un breve ritardo casuale li distribuisce tra le 8:00 e le 8:15 invece di inviarli tutti in una volta. Questo copre i passaggi Invia messaggio, Modello WhatsApp e Invia WhatsApp Web.
• Ogni altro passaggio viene eseguito immediatamente. Tag, condizioni, ritardi, webhook, aggiornamento di un contatto, creazione di un’attività: nulla di tutto ciò viene trattenuto. Solo il messaggio stesso attende.
• I passaggi di messaggi all’interno di un Ciclo sono l’unica eccezione: vengono inviati immediatamente anche con l’interruttore attivo: trattenere il messaggio di ogni contatto separatamente spalmerebbe un ciclo sull’intera fascia oraria silenziosa. Inserisci il messaggio dopo il ciclo se deve attendere il mattino, oppure usa Esegui solo durante queste ore sul trigger in modo che l’intero ciclo venga eseguito in un orario appropriato.
• La tempistica del trigger non cambia. Un promemoria “3 ore prima dell’appuntamento” viene comunque eseguito tre ore prima; se ciò accade alle 3 del mattino, l’esecuzione avviene e il messaggio è ciò che attende fino al mattino.
• L’ora locale indica l’ora del contatto, non la tua. Viene calcolata dal prefisso internazionale del loro numero di telefono o da un fuso orario salvato sul contatto, nello stesso modo in cui lo fa l’impostazione Ore di silenzio a livello di account.

Questa impostazione è separata da quella Ore di silenzio valida per tutto l’account in Impostazioni → Profilo, che copre i follow-up e gli invii programmati dall’AI. Quella non influisce sulle tue automazioni, motivo per cui ogni automazione ha il proprio interruttore. Consulta Ore di silenzio e conformità per l’aspetto relativo all’intero account.

Stai creando un promemoria per un orario fisso della giornata? Se il messaggio viene inviato solo durante l’orario di lavoro, lascia l’interruttore disattivato: non ti costa nulla, ma non c’è motivo di aggiungere un’attesa che non verrà mai utilizzata.

Esecuzione solo durante determinati orari #

Le ore di silenzio bloccano i messaggi; ogni altro passaggio viene comunque eseguito. A volte non è quello che vuoi: a volte l’intera automazione dovrebbe rimanere disattivata al di fuori di una determinata fascia oraria. Supponiamo che l’automazione passi le chat al tuo team e che il tuo team sia presente solo dalle 9 alle 18: alle 2 del mattino non vuoi che il passaggio venga ritardato fino al mattino, vuoi che non avvenga affatto.

Esegui solo durante queste ore è una seconda opzione specifica per ogni automazione. Dove trovarla: apri le Impostazioni automazione (l’icona dell’ingranaggio in alto a destra nell’editor); si trova subito sotto Rispetta le ore di silenzio, indipendentemente dal tipo di trigger dell’automazione. Attivala e imposta un orario di inizio, un orario di fine e un fuso orario.

• All’interno della fascia oraria l’automazione si comporta esattamente come prima.
• Al di fuori della fascia oraria, il trigger viene semplicemente ignorato. L’automazione non viene eseguita, nulla viene messo in coda per dopo e nulla appare nella cronologia delle esecuzioni: l’evento viene trattato allo stesso modo di un messaggio che non corrisponde al filtro di testo del trigger. Se gli eventi notturni dovessero comunque essere gestiti prima o poi, questo interruttore è lo strumento sbagliato; lascialo disattivato e usa invece Rispetta le ore di silenzio.
• L’orario di fine precedente a quello di inizio indica una fascia oraria notturna. Dalle 21:00 alle 08:00 copre la notte e rimane disattivata durante il giorno.
• La fascia oraria utilizza l’unico fuso orario impostato sull’automazione, non l’ora locale di ogni contatto. Le ore di silenzio sono per contatto; questo è un unico orologio per l’intera automazione. Digita il fuso orario nel formato accettato dal trigger In base alla pianificazione, ad es. Europe/London o America/Lima.
• I trigger In base alla pianificazione vengono controllati nel momento in cui si attivano. Un’esecuzione pianificata il cui momento cade al di fuori della fascia oraria viene saltata, non spostata.

La differenza in una riga: Rispetta le ore di silenzio esegue l’automazione e trattiene solo i suoi messaggi fino al mattino; Esegui solo durante questi orari non esegue affatto l’automazione.

E se ciò che desideri è un’automazione che si comporti in modo diverso a seconda dell’ora — una cosa durante il giorno, un’altra di notte — non saltare l’esecuzione: crea una ramificazione con un passaggio Condizione impostato su Ora del giorno (vedi Passaggi).

Esecuzione di un’automazione per un solo agente #

La maggior parte degli account gestisce più di un agente IA e un’automazione che dovrebbe applicarsi solo a uno di essi — l’agente di supporto, ad esempio, e non quello di vendita — ha bisogno di un modo per specificarlo. Quattro trigger hanno un campo esattamente per questo:

Apri il trigger, clicca sul campo e otterrai un elenco raggruppato: i tuoi agenti IA per nome e le tue campagne classiche sottostanti se il tuo account ne ha ancora. Scegline uno e l’automazione verrà eseguita solo per i contatti di cui quell’agente è responsabile; ogni altra conversazione sul tuo account verrà ignorata. Lascialo su Qualsiasi agente, che è l’impostazione predefinita, e l’automazione verrà eseguita per ogni contatto sull’account, inclusi i contatti a cui non è stato assegnato alcun agente.

Legge l’agente a cui il contatto è assegnato in quel momento, quindi spostare un contatto su un altro agente oggi cambia quali di queste automazioni verranno eseguite per lui da quel momento in poi.

Il campo accetta una sola scelta, non un insieme: un’automazione è limitata a un singolo agente o a una singola campagna, quindi crea una seconda automazione se desideri applicare gli stessi passaggi a un altro.

Ogni altro trigger viene eseguito per l’intero account. Non esiste un campo agente nei trigger di contatto, trattativa, appuntamento, attività, account o generali: si attivano per tutto ciò che è presente nell’account. Per limitare uno di questi a un singolo agente, aggiungi un passaggio Condizione come primo passaggio dopo il trigger e controlla l’agente assegnato al contatto, quindi inserisci i passaggi rimanenti nel percorso vero. Vedi Passaggi.

Non tutti gli agenti possono ancora essere selezionati. Qualsiasi agente che non può essere offerto nel campo viene conteggiato subito sotto, così puoi vedere a colpo d’occhio che l’elenco è breve invece di chiederti perché un agente manchi. Tali conversazioni funzionano comunque normalmente; semplicemente non possono essere isolate qui per il momento.

Un’altra cosa utile da sapere sugli account che utilizzano agenti IA: un’automazione attivata da un messaggio e limitata in questo modo viene eseguita sia al primo messaggio in assoluto di un nuovo contatto, sia a ogni messaggio successivo. In precedenza partiva dal secondo messaggio, quindi il messaggio di apertura di ogni nuova conversazione veniva ignorato. (Questo riguarda le automazioni il cui trigger è un messaggio in arrivo; è distinto dal trigger Contatto aggiunto descritto sopra, che viene eseguito esattamente una volta per ogni contatto inserito.)

Consentire al tuo agente AI di richiamare un’automazione #

Il trigger Funzione Agente AI trasforma un’automazione in una funzionalità che il tuo agente AI può utilizzare mentre parla con un cliente, esattamente come fa già con le funzioni personalizzate. Il cliente chiede qualcosa, l’agente decide che la tua automazione è lo strumento giusto, la richiama con i dettagli raccolti dalla conversazione e (se lo desideri) riceve una risposta da utilizzare nella replica successiva.

Configurazione:

1. Dai un nome alla funzione. Un nome breve composto da lettere, numeri e trattini bassi — check_availability, register_warranty. L’AI vede questo nome, quindi fai in modo che descriva cosa fa.
2. Descrivi quando usarla. La descrizione è il modo in cui il tuo agente decide di chiamarla: scrivila come se dovessi dare istruzioni a un nuovo membro del team: “Usa questa funzione quando un cliente chiede se abbiamo uno slot libero per un appuntamento in un determinato giorno.”
3. Aggiungi i dettagli da raccogliere. Ogni parametro è un’informazione che l’AI dovrebbe raccogliere dalla conversazione prima di chiamare: una città, un numero d’ordine, una data preferita. Dai a ciascuno un nome, un tipo e una breve descrizione; contrassegna quelli obbligatori. Il tipo può essere testo, un numero, un sì/no o JSON: scegli JSON quando l’AI deve fornire un pacchetto strutturato di campi (ad esempio, un indirizzo di consegna completo) anziché un singolo valore.
4. Scegli quali agenti possono usarla. Scegli gli agenti AI che dovrebbero avere questa capacità, qui sul trigger o in seguito dalla scheda Abilità AI di qualsiasi agente, dove la funzione appare insieme alle altre abilità dell’agente con un normale interruttore on/off. Entrambi i posti modificano la stessa cosa, quindi usa quello in cui ti trovi già.
5. Attiva l’automazione. Da quel momento, quegli agenti hanno la funzione: nulla da copiare, nessun indirizzo webhook o segreto da incollare in giro.

Non hai voglia di scrivere tu stesso nome, descrizione e dettagli? Crea prima i passaggi dell’automazione, quindi fai clic su Compila con l’IA nella parte superiore delle impostazioni del trigger: leggerà cosa fa la tua automazione e scriverà tutto per te. Tutto ciò che hai già digitato rimarrà invariato; verranno compilati solo i campi lasciati vuoti. Rivedi il risultato, apporta le modifiche desiderate e salva.

All’interno dell’automazione, tutto ciò che l’IA ha inviato è disponibile tramite i consueti pulsanti dati: ogni parametro sotto trigger.args, oltre al contatto e al canale su cui si svolge la conversazione.

Rispondere all’agente. Aggiungi un passaggio Return response e tutto ciò che viene restituito diventerà la risposta letta dall’IA, così da poter citare dati reali nello stesso turno di conversazione: cercare azioni nel tuo database, controllare un calendario, calcolare un preventivo. Senza un passaggio Return response, l’agente attende il completamento dell’automazione (fino a 25 secondi) e riceve una notifica sull’esito: completato con successo o fallito. Questo è adatto per attività del tipo “registra questo reclamo nel mio sistema” che non richiedono dati di ritorno. Se l’automazione è ancora in corso dopo 25 secondi, o è in attesa su un lungo passaggio Delay, l’agente viene informato che è in esecuzione in background e prosegue. Una cosa da tenere a mente: l’agente attende fino a 25 secondi per una risposta, quindi evita passaggi Delay nel percorso tra il trigger e il passaggio Return response. Se l’esecuzione fallisce prima di raggiungere il passaggio Return response (un passaggio genera un errore o il tuo saldo non copre l’esecuzione), l’agente viene informato che la chiamata è fallita, avvisa un operatore umano e comunica al cliente che si è verificato un problema tecnico. Non promette mai una risposta che non arriverà. Lo stesso accade quando il passaggio Return response stesso invia uno stato di errore (400 o superiore), quindi invia un 200 con un messaggio chiaro nel corpo quando “non trovato” è una risposta che vuoi che l’agente trasmetta.

Mentre l’automazione è disattivata, gli agenti non possono richiamarla: la funzione scompare dalle loro capacità finché non la riattivi.

Noterai anche la funzione elencata nella pagina Funzioni personalizzate con un badge “Gestito da automazione”. Quella voce è gestita automaticamente per te (il suo nome e i suoi campi seguono ciò che imposti sul trigger), quindi non può essere modificata o eliminata da lì; apri invece l’automazione.

Aggiunta di contatti a un’automazione #

La maggior parte dei trigger attende che accada qualcosa. Il trigger Contatto aggiunto è quello che gestisci tu: scegli i contatti e l’automazione viene eseguita una volta per ciascuno di essi. È il modo in cui crei una sequenza di follow-up, una serie di benvenuto o una campagna di riattivazione (messaggio, attesa, nuovo messaggio) e poi inserisci le persone quando vuoi.

Costruiscila come qualsiasi altra automazione: assegna il trigger Contatto aggiunto, quindi aggiungi i tuoi passaggi. Tutto ciò che riguarda il contatto è disponibile per quei passaggi tramite i consueti pulsanti dati (nome, telefono, email e canale), quindi un passaggio Invia messaggio può salutarli per nome e sa già a quale contatto inviare.

Ci sono quattro posti in cui aggiungere persone, così puoi farlo da dove ti trovi già:

Da Contatti, in blocco. Vai su Contatti, seleziona i contatti che desideri (uno, alcuni o tutti quelli in un elenco filtrato), quindi fai clic su Automazione nella barra in basso. Scegli l’automazione e fai clic su Aggiungi contatti. Appaiono solo le automazioni con il trigger Contatto aggiunto e quelle ancora in pausa sono disattivate finché non le attivi.

Da un singolo contatto. Apri un contatto per visualizzare il pannello dei dettagli e fai clic su Aggiungi all’automazione.

Da una conversazione. In Chat, apri il menu con i tre puntini in alto nella conversazione e seleziona Aggiungi all’automazione: è utile quando sei a metà risposta e ti rendi conto che questa persona dovrebbe essere inserita nella tua sequenza di follow-up.

Dall’automazione stessa. Questa è l’opzione da usare quando guardi un’automazione e pensi “chi devo inserire qui?”. Nell’elenco Automazioni, un’automazione di tipo Contatto aggiunto attiva presenta un’icona di aggiunta persona nella sua riga; cliccaci sopra e cerca i tuoi contatti per nome, telefono o email, seleziona quelli che desideri e aggiungili. Lo stesso pulsante si trova nella parte superiore del pannello Contatti aggiunti dell’automazione, nella sua pagina Registro.

Qualunque sia la strada scelta, l’automazione inizierà a essere eseguita per quei contatti e tu potrai continuare a lavorare.

Aggiunta graduale (drip). Aggiungere centinaia di persone in una volta sola significa inviare centinaia di messaggi in un breve lasso di tempo, il che raramente è ciò che desideri, specialmente su WhatsApp. Seleziona Aggiungi gradualmente nella stessa finestra di dialogo e imposta quanti contatti aggiungere alla volta e quanti minuti attendere tra un gruppo e l’altro: 20 contatti ogni 30 minuti distribuiscono un elenco di 500 persone su circa mezza giornata. Qualunque cosa tu scelga, i contatti vengono sempre inseriti in modo costante anziché tutti insieme, così un gruppo numeroso non può sovraccaricare il tuo account.

Monitoraggio dell’avanzamento. Apri l’automazione e clicca su Registro. Sopra la cronologia delle esecuzioni, il pannello Contatti aggiunti mostra ogni gruppo che hai aggiunto, quanti contatti sono stati elaborati finora e i pulsanti per Metti in pausa, Riprendi o Annulla. La pausa interrompe l’aggiunta di nuovi contatti; le esecuzioni già avviate terminano normalmente. L’annullamento interrompe definitivamente il resto: non può essere ripreso.

Aggiungere la stessa persona due volte. Per impostazione predefinita, ogni contatto può attraversare una determinata automazione una sola volta: se lo aggiungi di nuovo in seguito, verrà ignorato silenziosamente e conteggiato come “saltato” nella barra di avanzamento. Se vuoi che un contatto possa attraversarla di nuovo — ad esempio per un check-in mensile — apri le Impostazioni automazione (l’icona dell’ingranaggio in alto a destra) e attiva Consenti rientro. Vedi Consentire a un contatto di attraversarla più di una volta.

Due cose da sapere: i dettagli del contatto vengono acquisiti nel momento in cui aggiungi qualcuno, quindi modificare un numero di telefono in seguito non cambia un’esecuzione già in coda; inoltre, se disattivi l’automazione mentre i contatti vengono ancora aggiunti, il gruppo va in pausa invece di fallire: riattivala e clicca su Riprendi.

Passaggi #

Dopo il trigger, aggiungi tutti i passaggi necessari:

• Azioni — esegui qualcosa in DM Champ: invia un messaggio a un contatto, modifica i suoi dettagli, aggiungi tag, spostalo tra le liste, passalo a un altro agente AI, crea e aggiorna attività e trattative, prenota, sposta o annulla appuntamenti, cerca informazioni da usare in seguito nel flusso di lavoro o avvisa un essere umano. L’elenco completo è in Azioni qui sotto.

• Integrazioni — connetti un’app esterna (Google Sheets, Slack e altre) e usa le sue azioni all’interno della tua automazione. Connettila una volta dal builder, quindi trascinala come qualsiasi altro passaggio. Se un passaggio utilizza un’app che non hai ancora connesso, il passaggio mostra un piccolo punto ambra sulla tela e il suo pannello delle impostazioni mostra un pulsante Connetti proprio dove ti serve: cliccaci sopra, approva l’app nella scheda che si apre e il passaggio si sbloccherà da solo. Questo vale anche per le automazioni che l’AI crea per te: qualsiasi passaggio che richiede ancora una connessione all’app te lo segnala prima che tu attivi l’automazione.

  Ogni azione che trovi sotto l’intestazione Popolari di un’app viene fornita con un modulo guidato invece di campi tecnici. Aggiungere una riga a Google Sheets, ad esempio, ti guida passo dopo passo: scegli uno dei tuoi fogli di calcolo da un elenco, seleziona il foglio e quindi ciascuna delle intestazioni di colonna del tuo foglio apparirà come un campo da compilare, con i soliti pulsanti dati per inserire valori dai passaggi precedenti. Trovare una riga funziona allo stesso modo: scegli il foglio di calcolo e il foglio, digita cosa cercare, fatto. Lo stesso trattamento copre Gmail (inviare, bozze, rispondere, trovare email), Slack (i canali provengono da un elenco live), Notion (scegli un database e ciascuna delle sue proprietà appare come un campo), HubSpot (contatti, opportunità, aziende, ticket), Google Calendar (scegli un calendario dal tuo elenco quando crei o trovi eventi), Google Docs (scegli un documento da un elenco) e Telegram. Qualsiasi cosa insolita si trova dietro Mostra opzioni avanzate con valori sensati già impostati. I passaggi configurati prima di questa funzione continuano a funzionare così come sono; aprine uno e scegli Passa alla modalità semplice ogni volta che desideri la versione guidata.

  Ogni altra azione mostra un campo per ogni impostazione richiesta dall’app, etichettata con parole semplici, con la i accanto a un’etichetta che la spiega. Un’impostazione che contiene diversi valori è un piccolo modulo, non una casella di codice: un elenco (ad esempio, i record a cui è collegata una nuova nota di HubSpot) è un insieme di righe che aggiungi con Aggiungi e rimuovi con la x, le scelte fisse sono menu a discesa e un insieme di valori denominati sono righe di nome e valore. Ogni casella accetta valori dai passaggi precedenti con il pulsante +. Se preferisci digitare i valori grezzi, Modifica come JSON accanto al campo mostra la stessa cosa come testo e ciò che modifichi lì viene visualizzato nel modulo.

  Usa Test step all’interno di qualsiasi passaggio di integrazione per eseguire realmente solo quel passaggio: per l’esempio di Fogli, la riga apparirà effettivamente nel tuo foglio di calcolo, così saprai che l’automazione funziona prima di attivarla.

  Per modificare l’account utilizzato da un’app, apri un qualsiasi passaggio di quell’app. Una volta connesso, la parte superiore del pannello delle impostazioni mostrerà l’account collegato (tramite nome o email, quando l’app ne condivide uno) con le opzioni Disconnetti e Usa un altro account. Usa un altro account disconnette quello corrente; dopodiché, fai clic su Connetti e accedi con l’altro account. La connessione appartiene all’intero spazio di lavoro, quindi ogni automazione che utilizza quell’app passerà al nuovo account e i passaggi che lo utilizzano smetteranno di funzionare finché non sarà connesso nulla.

• Email (il tuo server di posta) — invia un’email dal tuo server di posta anziché tramite Gmail. Selezionalo come tipo di passaggio e inserisci una sola volta i dettagli di invio del tuo provider: indirizzo del server, porta, nome utente, password e l’indirizzo da cui vuoi che provenga la posta. Troverai questi dati nelle impostazioni del tuo provider di posta elettronica, solitamente sotto “SMTP” o “Invio”. Verifichiamo i dettagli con il tuo server di posta prima di salvare, così se qualcosa non va lo scoprirai immediatamente anziché alla prima esecuzione dell’automazione.

  Due cose da sapere. Usa la porta 587: è crittografata, quasi tutti i provider la supportano ed è la porta che funziona dalla nostra rete di invio. E se il tuo account email utilizza l’accesso in due passaggi, crea una password per l’app nelle impostazioni dell’account del tuo provider invece di digitare la tua password normale.

  Una volta connesso, il passaggio consiste solo in A, Oggetto e Messaggio, con i soliti pulsanti per inserire dati dai passaggi precedenti. Sono presenti anche Cc e Ccn, se ti servono. La tua password viene archiviata crittografata e non ti viene mai mostrata: la riconnessione richiederà di inserirla di nuovo.

• App integrate — alcuni strumenti hanno i propri passaggi di prima classe, separati dal catalogo delle integrazioni:

  • Mollie — crea un link di pagamento o verifica se un pagamento è stato effettuato. Collegalo una volta con la tua chiave API Mollie (Dashboard Mollie → Sviluppatori → Chiavi API).
  • WooCommerce — cerca un cliente o un ordine nel tuo negozio, sposta un ordine a un nuovo stato o crea un codice coupon. Collegalo con l’indirizzo del tuo negozio più una chiave API REST (WooCommerce → Impostazioni → Avanzate → API REST → Aggiungi chiave).
  • WordPress: crea, aggiorna o recupera un articolo, crea un utente o trova un utente tramite email. Collegalo con l’indirizzo del tuo sito, il tuo nome utente WordPress e una password dell’applicazione (Utenti → Profilo → Password dell’applicazione). Vedi WordPress.
  • FluentCRM: crea o aggiorna un contatto, trovalo tramite email, aggiungi o rimuovi tag e aggiungi qualcuno a degli elenchi. Stessi dettagli di connessione di WordPress, poiché FluentCRM viene eseguito sul tuo sito WordPress. I tag e gli elenchi sono forniti come ID, non come nomi. Vedi FluentCRM.
  • MemberPress: ottieni un membro, trovalo tramite email, crea un membro, elenca i suoi abbonamenti o transazioni e crea una transazione, che è il modo in cui viene concessa un’iscrizione. Collegalo con l’indirizzo del tuo sito più la chiave API da MemberPress → Strumenti per sviluppatori. Vedi MemberPress.

  La connessione funziona allo stesso modo del passaggio relativo all’email: i dettagli vengono verificati in tempo reale rispetto al servizio prima che venga salvato qualsiasi dato, le chiavi vengono archiviate in modo crittografato e non ti vengono mai mostrate nuovamente, e ogni passaggio presenta campi semplici con i consueti pulsanti per l’inserimento dei dati.

• Query al database — per utenti tecnici: esegui una query SQL sul tuo database MySQL o Postgres esterno (ad esempio, per cercare un cliente nel database del tuo negozio). Aggiungi una connessione una volta sola — viene testata in tempo reale prima del salvataggio — quindi scrivi la query. Usa i segnaposto $1, $2 (Postgres) o ? (MySQL) per i valori provenienti dai passaggi precedenti e inserisci tali valori nel campo Valori, in modo che il testo digitato dal contatto non venga mai incollato direttamente nel tuo SQL. Il database deve essere raggiungibile da Internet.

• Richiesta HTTP — chiama direttamente qualsiasi indirizzo web esterno, per strumenti che non dispongono ancora di un’integrazione integrata.

• Condizione — ramifica l’automazione lungo uno dei due percorsi a seconda di una regola impostata. Inserisci l’elemento che desideri controllare con il pulsante + invece di digitarlo, scegli come confrontarlo (uguale a, contiene, è maggiore di, corrisponde a regex…), e digita il valore con cui confrontarlo. Contiene cerca il testo esatto che hai digitato; quando invece ti serve un pattern — diverse grafie di una parola chiave, una parola solo all’inizio di un messaggio, un formato di numero d’ordine — scegli corrisponde a regex e digita un’espressione regolare come ^(ja|yes)\b. Aggiungi flag di stile /i scrivendo il pattern come /ja|yes/i. Un pattern non valido causa il fallimento del passaggio con un errore nella cronologia di esecuzione, invece di seguire silenziosamente il percorso falso. I passaggi sul percorso vero vengono eseguiti quando la regola corrisponde, quelli sul percorso falso quando non corrisponde; un percorso lasciato vuoto termina semplicemente l’esecuzione. Controllare i tag di qualcuno è una delle operazioni più utili: inserisci tag_names del contatto e usa contiene con il nome del tag, come nell’Esempio: ignora chiunque venga taggato come spam qui sotto. Per verificare che qualcuno NON abbia un tag, scegli invece non contiene (scritto come not contains nell’espressione).

  Controllare più di una cosa. Una Condizione può contenere diverse regole contemporaneamente. Imposta Corrispondenza su Tutte le seguenti (ogni regola deve essere vera) o Qualsiasi delle seguenti (una regola vera è sufficiente) e usa Aggiungi condizione per ogni regola extra — ad esempio paese uguale a NL e messaggio contiene prezzi. Se devi combinare le due cose o raggruppare le regole tra parentesi, scrivi la regola come espressione: (${trigger.contact.country} == 'NL' or ${trigger.contact.country} == 'BE') and ${trigger.message.body} contains 'pricing' — and ha una precedenza maggiore di or e le parentesi sovrascrivono tale precedenza. Una condizione scritta in questo modo si apre come una casella di espressione anziché come righe.

  

  Le fasi vengono confrontate in base al loro ID, non al loro nome. La fase di un’attività o di un’operazione arriva come ID interno (todo, in_progress, done…), che può differire dal titolo della colonna sulla tua bacheca. Pertanto, quando il campo è la fase dell’attività o dell’operazione e il confronto è uguale a o diverso da, la casella del valore diventa un elenco delle tue fasi: seleziona la colonna in base al suo nome e il passaggio ne memorizzerà l’ID. Una condizione salvata in precedenza con un nome di fase digitato viene contrassegnata con un avviso sotto l’elenco e, quando il testo corrisponde a una delle tue colonne, un pulsante lo sostituisce con l’ID di quella colonna.

  Anche altri valori che puntano al tuo account sono elenchi. Con i tag del contatto (contiene, uguale a), il tag che un trigger Tag aggiunto comporta, l’assegnatario di una trattativa o di un’attività, l’agente IA o un campo personalizzato di tipo Menu a discesa, la casella del valore è un elenco dei tuoi tag, membri del team, agenti o le opzioni del campo. Fai clic su Usa invece un valore da un passaggio precedente per confrontare con un valore del trigger o di un altro passaggio.

  Ogni passaggio successivo necessita di una diramazione. Un passaggio collegato a una Condizione deve essere agganciato al suo ramo Sì o No. Uno collegato senza una diramazione viene eseguito indipendentemente dalla risposta alla condizione: l’editor lo segnala e non ti permetterà di attivare l’automazione finché non verrà spostato su un ramo.

  Una Condizione può anche ramificarsi in base all’orario anziché a un valore. Imposta il suo Tipo di condizione su Ora del giorno e specifica un orario di inizio, un orario di fine e un fuso orario: il percorso vero viene eseguito mentre l’ora corrente rientra in tale intervallo, il percorso falso al di fuori di esso. Impostare l’orario di fine prima di quello di inizio crea un intervallo notturno (dalle 21:00 alle 08:00), e gli interruttori dei Giorni lo limitano a determinati giorni della settimana: lasciali tutti disattivati per tutti i giorni. Il controllo dell’orario avviene nel momento in cui viene eseguito il passaggio, quindi una condizione temporale posizionata dopo un Ritardo considera l’ora in cui viene effettivamente raggiunto, non l’ora in cui è iniziata l’esecuzione. È così che si costruisce “un’automazione, comportamento diverso in base all’orario”: fai una cosa durante il giorno e un’altra di notte; quando invece l’automazione non dovrebbe proprio essere eseguita al di fuori di un intervallo, usa Esegui solo durante queste ore nelle Impostazioni automazione.

  In una normale condizione Confronta un valore puoi anche confrontare direttamente con l’orologio: il gruppo Ora corrente nel selettore di inserimento dati offre now.hour (0–23), now.minute, now.weekday (1 = lunedì … 7 = domenica), now.day, now.month e now.year. Vengono letti in UTC a meno che non si compili il campo opzionale del fuso orario della condizione.

• Passaggio IA — fai in modo che l’IA integrata legga i dati finora raccolti e generi una risposta o una decisione come parte del flusso di lavoro. Scrivi un prompt, inserisci i valori dei passaggi precedenti e l’output del passaggio sarà disponibile per ogni passaggio successivo. Non c’è nulla da configurare oltre al prompt: l’IA stessa è gestita per te. Le impostazioni del passaggio indicano il prezzo in anticipo: ogni volta che un passaggio IA viene eseguito utilizza 0,25 crediti (quindi un passaggio IA all’interno di un Ciclo utilizza 0,25 crediti per ogni ripetizione), e Testa passaggio esegue l’IA reale, quindi utilizza gli stessi 0,25 crediti.

  Due limiti da conoscere, entrambi abbastanza generosi da far sì che la maggior parte delle automazioni non li raggiunga mai. Le risposte hanno una lunghezza massima; se l’IA ha bisogno di più spazio, la risposta viene troncata — vedrai una nota che lo indica quando testi il passaggio, quindi richiedi qualcosa di più breve o dividi il lavoro su due passaggi IA. Inoltre, il prompt stesso ha una dimensione massima una volta inseriti i dati dei passaggi precedenti: se inserisci una quantità molto grande di dati (una lunga cronologia chat, un’intera pagina estratta), l’esecuzione si interrompe con un messaggio che ti invita a inserire meno contenuti. E mentre Metti in pausa tutti i messaggi IA è attivo in Impostazioni → Profilo, un passaggio IA non viene eseguito affatto: l’esecuzione si ferma con una nota che indica che l’IA è in pausa per l’account e non viene addebitato nulla. Disattiva la pausa e le nuove esecuzioni riprenderanno.

• Ritardo — pausa prima di continuare. Tipo di attesa offre due modi per farlo. Per un periodo di tempo fisso è il classico: attendi 10 minuti, 2 ore, 3 giorni, con un’eventuale variazione casuale opzionale in modo che le esecuzioni consecutive non partano tutte nello stesso secondo. Fino a un momento specifico attende invece una data e un’ora — solitamente una che inserisci da un passaggio precedente con il pulsante +, come l’orario di inizio dell’appuntamento — e un Offset in minuti lo sposta: -180 significa tre ore prima di quel momento, -1440 un giorno prima, 0 il momento stesso. Se il momento è già passato quando l’esecuzione raggiunge il passaggio, non attende affatto e prosegue semplicemente; le attese superiori a 30 giorni vengono rifiutate. Le attese di oltre mezzo minuto mettono in pausa l’esecuzione correttamente invece di tenerla aperta — l’esecuzione viene mostrata come in attesa fino al momento stabilito, quindi minuti, ore e giorni vanno bene.

• Ciclo — ripeti un gruppo di passaggi una volta per ogni elemento in un elenco (ad esempio, una volta per ogni contatto restituito da Trova contatti, o una volta per ogni tag su un contatto). Lascia vuoto Iterazioni massime per scorrere ogni elemento, fino a 1.000; imposta un numero per fermarti prima. Un elenco lungo non deve necessariamente rientrare in un’unica esecuzione: quando un’esecuzione è vicina al suo limite di tempo, il ciclo si mette in pausa dove si trova e riprende pochi secondi dopo dallo stesso elemento, quindi una scansione giornaliera su diverse centinaia di contatti si conclude da sola. Un Ritardo all’interno del ciclo funziona allo stesso modo — il ciclo attende e prosegue con il passaggio successivo per quell’elemento. Collega i passaggi da ripetere all’handle corpo del ciclo e fermati lì: un ramo che termina semplicemente è il modo in cui il ciclo sa che quell’elemento è finito e passa automaticamente a quello successivo. Una Condizione all’interno del ciclo decide per singolo elemento: viene eseguito solo il ramo vero (o falso) di quell’elemento, quindi Ciclo → Condizione → Invia messaggio invia solo agli elementi che superano il controllo. Non hai bisogno di una linea che torni al Ciclo, e l’area di lavoro non ti permette più di disegnarne una: trascina una connessione da un passaggio successivo verso il Ciclo (o verso qualsiasi passaggio sopra di esso) e la linea verrà rifiutata con una nota che ne spiega il motivo. Se un’automazione creata in precedenza ne ha ancora una, la sua prima esecuzione la metterà in pausa: l’automazione viene disattivata, l’elenco mostra Messo in pausa automaticamente (passa il mouse sopra per il motivo) e l’editor indica la connessione da rimuovere. Rimuovila, salva e riattiva l’automazione.

• Restituisci risposta — per le automazioni che iniziano con un trigger Webhook o Funzione Agente IA: invia dati indietro a chiunque abbia chiamato l’automazione — lo strumento esterno che ha colpito il tuo webhook o il tuo agente IA a metà conversazione. Per impostazione predefinita, una chiamata riceve solo un riconoscimento; aggiungi questo passaggio e il chiamante riceverà invece la tua risposta — scegli un codice di stato, scrivi il corpo (JSON o testo semplice) e inserisci i valori dei passaggi precedenti, in modo che lo strumento che ti ha chiamato riceva, ad esempio, la riga che hai cercato o il contatto che hai creato. Il chiamante attende fino a 30 secondi; se l’automazione richiede più tempo (un passaggio di Ritardo a monte, ad esempio), ripiega sul normale riconoscimento e l’automazione prosegue comunque. Se l’esecuzione fallisce prima di arrivare a questo passaggio, il chiamante riceve subito una risposta invece di attendere: stato 200 con "status": "failed" nel corpo (e insufficient_credits come codice di errore quando il tuo saldo non copre l’esecuzione). Deliberatamente non è uno stato di errore: la richiesta è stata ricevuta e i passaggi precedenti potrebbero essere già stati eseguiti, e strumenti come Stripe o Shopify rispediscono un webhook che riceve un errore, il che farebbe eseguire di nuovo quei passaggi. I dettagli rimangono nella cronologia delle esecuzioni. Testa passaggio mostra un’anteprima della risposta con i tuoi dati di esempio.

Esiste anche un passaggio Trasforma per rimodellare i dati con un po’ di codice — questo è destinato agli utenti tecnici che si sentono a proprio agio nello scrivere un piccolo script; tutti gli altri possono tranquillamente ignorarlo.

Utilizzare ciò che è stato restituito da un passaggio precedente #

Quando un campo richiede un singolo valore, come ID contatto, inserisci quel valore specifico con il pulsante +, non l’intero passaggio. Dopo un passaggio Trova contatto chiamato find_contact, questo è ${nodes.find_contact.contactId}. Inserire ${nodes.find_contact} da solo trasmette tutto ciò che il passaggio ha restituito in una volta sola, e un passaggio che necessita di un contatto fallirà con l’errore “contatto non trovato”.

Espressioni #

All’interno di ${ } puoi scrivere un piccolo frammento di JavaScript per modificare un valore prima che venga utilizzato. Scrivilo in qualsiasi campo che accetti variabili, usando gli stessi nomi inseriti dal pulsante +:

Il testo circostante rimane invariato, quindi Hi ${ trigger.contact.first_name.toUpperCase() }! invia “Ciao ADA!”. La casella Risultato sotto il campo mostra ciò che il codice elabora con i tuoi dati di esempio mentre scrivi.

Se il codice fallisce (un errore di battitura o un campo vuoto per questo contatto), quella parte viene restituita vuota e il resto del passaggio prosegue. La cronologia delle esecuzioni indica quale parte del codice ha fallito e perché.

Il codice viene eseguito istantaneamente e in autonomia: non ha accesso a Internet, non può attendere nulla e può impiegare al massimo mezzo secondo. Un frammento di codice all’interno di ${ } può essere lungo fino a 16.000 caratteri; il codice più lungo viene trattato come codice non riuscito e la cronologia di esecuzione indicherà che è troppo lungo. Per recuperare qualcosa, utilizza un passaggio di richiesta HTTP e inseriscine il risultato. Quando la logica richiede più di una riga, o diversi passaggi condividono lo stesso risultato, un passaggio Trasforma rimane lo strumento migliore.

Quando un passaggio fallisce #

Per impostazione predefinita, un passaggio che fallisce interrompe l’automazione e la cronologia delle esecuzioni mostra il passaggio in rosso con il motivo. Due interruttori consentono invece di proseguire:

• Se questo passaggio fallisce, continua, nelle impostazioni di qualsiasi passaggio. L’automazione prosegue con il passaggio successivo e il risultato del passaggio fallito ha failed impostato su true e error che contiene il motivo, quindi una Condizione su ${nodes.<step>.failed} può agire solo quando si è verificato un errore: avvisarti, provare un altro canale, etichettare il contatto. L’esecuzione viene conteggiata come terminata, con una nota Continuato dopo un errore, e il passaggio fallito viene comunque mostrato in rosso.
• Se un elemento fallisce, saltalo e prosegui con il successivo, nelle impostazioni di un Ciclo. Un elemento che fallisce non interrompe più l’intero elenco: quell’elemento viene saltato, il resto viene eseguito e il risultato del ciclo elenca gli elementi saltati sotto failed_items. Utile per una scansione su molti affari o contatti, dove un record errato non dovrebbe bloccare gli altri.

L’esaurimento dei crediti interrompe sempre l’automazione, indipendentemente da ciò che dicono questi interruttori. Un passaggio Richiesta HTTP che riceve uno stato di errore (un 404 o un 500) non è fallito: è terminato e trasmette lo stato, quindi controlla il suo status o ok con una Condizione per agire di conseguenza.

Testare i passaggi che cercano un contatto #

Esegui e Testa passaggio utilizzano i dati di esempio del trigger, e tale esempio è un contatto fittizio (contact_abc123, [email protected], senza numero di telefono). Non esiste nel tuo account, quindi un passaggio che cerca o invia un messaggio a un contatto fallirà durante un test con “contatto non trovato” o “nessun numero memorizzato”. È normale: quando viene attivato un trigger reale, il passaggio riceve il contatto reale e funziona. Per testare con dati reali, lascia che l’automazione venga eseguita una volta realmente, quindi fai clic su Riproduci nella barra degli strumenti per eseguirla di nuovo con ciò che quell’ultima esecuzione ha effettivamente ricevuto.

Azioni #

Le azioni sono le operazioni che un’automazione esegue all’interno di DM Champ stesso: nessuna app da connettere, nulla da configurare prima. Sono raggruppate nel selettore nello stesso modo in cui sono raggruppate qui.

I campi che puntano a elementi già presenti nel tuo account sono menu a discesa: una pipeline e le sue fasi, una lista contatti, un tag, un membro del team, una fase di attività, un tipo di evento, una bozza di broadcast o un modello WhatsApp. Selezionali dall’elenco. Quando il valore deve provenire da un passaggio precedente (ad esempio, il nome di una fase inviato da un webhook), fai clic su Usa invece un valore da un passaggio precedente sotto il campo e inseriscilo con il pulsante +.

Contatti

Messaggistica

Attività

Trattative

Appuntamenti

Altro

Azioni API dell’account #

Sotto le azioni sopra indicate, il selettore dei passaggi ha una sezione chiamata Account API, compressa finché non la apri. Contiene un’azione per ogni endpoint dell’API DM Champ, circa 390, raggruppate per la parte dell’account a cui appartengono: Contatti, Affari, Pipeline, Etichette, Attività, Appuntamenti, Trasmissioni, Knowledge base, FAQ, Riepiloghi, Messaggi, Sub-account e il resto. Tutto ciò che l’API può fare, un’automazione ora può farlo come un normale passaggio, senza passaggi di richiesta HTTP, senza chiave API e senza codice.

Alcune cose da sapere al riguardo:

• Le impostazioni di ogni azione mostrano un campo per ogni parametro richiesto dall’endpoint. Un campo che prevede un oggetto o un elenco di elementi è una casella in cui inserire il codice JSON. Ogni campo accetta valori dai passaggi precedenti nel consueto formato ${…}, inseribili con il pulsante +.
• Il passaggio sull’area di lavoro mostra il metodo e l’indirizzo chiamati, ad esempio PUT /v1/pipelines/:pipelineId, in modo da poter consultare l’endpoint nel riferimento API quando si desiderano dettagli su ciò che restituisce. Una parte dell’indirizzo che inizia con i due punti è un valore da compilare nel passaggio, quindi quello chiama effettivamente /v1/pipelines/default una volta che ID Pipeline è impostato su default.
• Le azioni che eliminano qualcosa presentano un avviso rosso nelle impostazioni. Eseguono esattamente ciò che fa la chiamata API, immediatamente, e non c’è modo di annullare l’operazione in seguito.
• Le azioni nella parte superiore del selettore, quelle elencate nelle tabelle sopra, rimangono invariate. Restano il modo più rapido per eseguire le operazioni comuni e la maggior parte delle automazioni non ha affatto bisogno di aprire questa sezione.

Esempio: impostare la pipeline e le etichette di un nuovo account cliente. Questa è la versione senza codice di ciò che un tempo richiedeva uno script.

1. Trigger: Sub-account creato.
2. Account API → Etichette → Crea o assegna un’etichetta (POST /v1/tags), con il nome dell’etichetta e il Sub-account impostati su ${trigger.sub_account.id}.
3. Account API → Pipeline → Aggiorna una pipeline (PUT /v1/pipelines/default), con le tue fasi nel campo JSON. L’ID di una fase (trigger_tag) viene scritto come users/<the sub-account id>/tags/<the tag id the previous step returned>, entrambi inseriti con il pulsante +.

Ogni account cliente che crei da quel momento in poi ottiene la stessa bacheca e le stesse regole di etichettatura, senza che tu debba aprirlo.

Esempio: inviati un’email di riepilogo quando qualcuno prenota.

1. Trigger: Appuntamento prenotato.
2. Account API → Riepiloghi → Riepiloga una conversazione (POST /v1/summaries), puntato al contatto dal trigger.
3. Email, con il riepilogo del passaggio 2 nel corpo.

Come vengono scritte le variabili. Tutto ciò che inserisci con il pulsante + viene visualizzato come ${…} — ad esempio ${trigger.contact.first_name} o ${trigger.appointment.start_time} — e questo è l’unico formato che l’automazione risolve. Lo stile {{first_name}} che potresti conoscere dai modelli di trasmissione non è compreso qui: viene inviato esattamente come digitato, quindi il messaggio arriva con {{first_name}} al suo interno invece del nome. Se un messaggio è arrivato con il testo segnaposto ancora presente, il motivo è quasi sempre questo: elimina il segnaposto e inseriscilo di nuovo con il pulsante +. I campi personalizzati si trovano sotto contatto come tutto il resto relativo alla persona (${trigger.contact.your_field_key}). Un nome di campo con spazi, un punto interrogativo o altri simboli (un modulo di contatto Facebook invia ogni domanda come campo a sé stante) va inserito tra parentesi e virgolette, come ${trigger["what_service_are_you_interested_in?"]}; il pulsante + lo inserisce in quel modo per te. ${…} può anche contenere un piccolo frammento di codice che modifica il valore, come ${ trigger.contact.phone.replace("+", "") }: vedi Espressioni. Sotto ogni campo che contiene una variabile, una casella Risultato mostra il testo come apparirebbe con i tuoi dati di esempio: una variabile verde è risolta (viene mostrato il suo valore), una ambra non può ancora essere verificata perché il suo passaggio non è stato testato o il trigger non ha alcun evento acquisito, e una rossa indica un campo che non è presente nell’esempio, il che solitamente è un errore di battitura o un percorso errato. Per un frammento di codice all’interno di ${ }, la casella mostra il risultato ottenuto con l’esempio, o in rosso il motivo per cui fallisce. Le variabili funzionano anche all’interno di un campo che contiene un elenco o un gruppo di valori (come un elenco di record da collegare o un insieme di proprietà): ogni ${…} al suo interno viene compilato, e quello che costituisce l’intero valore mantiene il suo tipo, quindi un numero rimane un numero e un elenco rimane un elenco.

Dati di esempio senza un test di esecuzione. Un passaggio che preferiresti non eseguire durante la creazione (uno che crea un contatto o invia un messaggio) può ottenere il suo esempio manualmente: apri il passaggio, fai clic su Pin sample sotto Output sample, incolla o digita ciò che il passaggio restituisce e fai clic di nuovo su Pin sample. Il selettore di variabili, la casella Risultato e i test dei passaggi successivi lo utilizzeranno, e verrà contrassegnato come Pinned finché un vero Test step non lo sostituirà. Le esecuzioni dal vivo non utilizzano mai un esempio bloccato, ma solo ciò che il passaggio restituisce realmente. Con un trigger Webhook, Save as sample mantiene il payload digitato come esempio del trigger senza eseguire nulla, mentre Send test event avvia anche un test di esecuzione. La casella Sample payload (for testing) deve contenere un JSON valido, con la stessa forma che lo strumento esterno invierà: chiavi e valori di testo tra virgolette doppie dritte, e una virgoletta doppia all’interno di un valore di testo scritta come \" (ad esempio { "note": "she said \"hi\"" }). Finché il testo non è un JSON valido, la casella mostra Invalid JSON e nessuno dei due pulsanti salva o invia nulla.

Una cosa utile da sapere sulla compilazione di questi campi: tutto ciò che termina con ID — ID contatto, ID attività, ID appuntamento — deve essere inserito da un passaggio precedente utilizzando il pulsante + anziché digitato a mano; il suggerimento sotto ogni campo lo indica chiaramente.

Esempio: promemoria appuntamento 24 ore e 3 ore prima #

Questa è l’automazione che la maggior parte delle persone crea per prima, quindi eccola dall’inizio alla fine.

1. Avvia l’automazione. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione, quindi fai clic sul trigger nell’area di lavoro.

2. Scegli il trigger. Fai clic su Cambia trigger, apri Appuntamenti e seleziona Prima di un appuntamento.

3. Scegli gli orari dei promemoria. Sotto Promemoria, fai clic sulle schede 24 ore prima e 3 ore prima. Ti serve qualcosa che non è offerto, ad esempio 45 minuti? Digita il numero di minuti in Altro e fai clic su Aggiungi. Puoi avere fino a cinque promemoria in un’unica automazione, e almeno uno: se non ne imposti nessuno, l’automazione non verrà mai eseguita.

Se uno dei tuoi appuntamenti inizia abbastanza presto da far cadere un promemoria durante la notte, attiva Rispetta le ore di silenzio nelle Impostazioni automazione (l’icona dell’ingranaggio in alto a destra): il promemoria verrà comunque eseguito puntualmente, il messaggio attenderà semplicemente le 8:00 nell’ora locale del contatto. Vedi Rispettare le ore di silenzio.

Ogni promemoria viene eseguito una volta per appuntamento, quindi due promemoria significano due esecuzioni per la stessa prenotazione. Copre ogni appuntamento di cui DM Champ è a conoscenza: prenotazioni sul calendario integrato e sulle tabelle che la tua IA prenota tramite Zenchef, Formitable, OpenTable o Trafft. Una prenotazione effettuata direttamente nel sistema del ristorante (il suo widget, il telefono, un cliente senza prenotazione) non raggiunge mai DM Champ, quindi non riceve alcun promemoria. Si applica agli appuntamenti già presenti nel tuo calendario, non solo a quelli prenotati dopo l’attivazione, e si aggiorna con le modifiche: sposta un appuntamento e i suoi promemoria si sposteranno con esso, cancellalo e verranno cancellati anche loro. Un promemoria il cui momento è già passato quando viene effettuata la prenotazione (un promemoria di 24 ore su un appuntamento prenotato questo pomeriggio) viene semplicemente saltato invece di essere inviato in ritardo.

4. Opzionale: dai a ogni promemoria una formulazione diversa. Aggiungi un passaggio Condizione dopo il trigger e seleziona Promemoria: minuti prima come campo, ==, e 1440 come valore. Il percorso vero è il messaggio del giorno prima (“Ci vediamo domani alle…”), il percorso falso quello di tre ore prima (“Ci vediamo tra poco alle…”). Salta questo passaggio se la stessa formulazione va bene per entrambi.

5. Invia il messaggio. Aggiungi un’azione Invia messaggio. Per ID Contatto, fai clic su + e inserisci il contatto dell’appuntamento. Per il messaggio, scrivi il tuo promemoria e usa + per inserire il nome del contatto e l’orario di inizio dell’appuntamento, ad esempio:

Hi ${trigger.contact.first_name}, a reminder about your appointment on ${trigger.appointment.start_time}. Reply CONFIRM to keep it or CANCEL if you can't make it.

Altri dettagli che il trigger ti fornisce: la stanza dell’appuntamento, il suo riepilogo, il telefono e l’email del contatto e quale promemoria è questa esecuzione. L’orario di inizio arriva come data e ora complete (2026-09-01T10:00:00Z), quindi se preferisci che il messaggio dica “domani alle 10:00”, inserisci un passaggio AI prima del messaggio e chiedigli di formulare l’orario con le parole del contatto.

6. Testa, quindi attiva. Fai clic su Esegui per avviarlo una volta con dati di esempio, controlla l’esecuzione nel Registro, quindi sposta l’interruttore Abilitato.

Informazioni sulla finestra di 24 ore di WhatsApp. Se il contatto ti ha inviato l’ultimo messaggio più di 24 ore fa, WhatsApp non consentirà il passaggio di un messaggio normale, che è esattamente la situazione in cui si trova un promemoria del giorno prima. Usa invece l’azione Invia modello WhatsApp per quel promemoria, con un modello approvato; un modello è autorizzato ad aprire la conversazione e riapre anche la finestra di 24 ore in modo che la risposta del contatto possa essere gestita normalmente. Il promemoria di tre ore può spesso utilizzare un semplice Invia messaggio, perché a quel punto il contatto potrebbe aver risposto al primo. Vedi Modelli WhatsApp per creare e far approvare un modello.

Informazioni sui pulsanti Conferma / Annulla. I pulsanti di risposta rapida selezionabili non sono ancora disponibili nelle automazioni. Il modo per farlo oggi è richiedere una parola di risposta — “rispondi CONFERMA per mantenerlo o ANNULLA per annullare” — e gestire la risposta con il tuo agente AI (che legge la risposta come qualsiasi altro messaggio e può annullare o riprenotare) oppure con una seconda automazione sul trigger Messaggio in arrivo, limitato ai messaggi contenenti ANNULLA, che cerca la prenotazione con Trova appuntamenti per quel contatto, esegue Annulla appuntamento e ti avvisa con Avvisa operatore umano.

Esempio: richiedere una recensione 2 ore dopo un appuntamento #

Non esiste un trigger “dopo un appuntamento”: Prima di un appuntamento si attiva solo prima dell’inizio. Per inviare un messaggio a un contatto una volta terminato l’appuntamento, inizia dalla prenotazione e attendi che sia finita.

1. Trigger: Appuntamento prenotato.
2. Un passaggio Ritardo con Tipo di attesa impostato su Fino a un momento specifico. Inserisci l’orario di fine dell’appuntamento con il pulsante + (${trigger.appointment.end_time}) e imposta Offset su 120 per due ore dopo la fine.
3. Un Invia messaggio (o Invia modello WhatsApp se il contatto potrebbe non averti scritto nelle ultime 24 ore, vedi la nota sulla finestra delle 24 ore qui sopra) con il tuo link per la recensione.

Questo funziona per ogni appuntamento di cui DM Champ è a conoscenza: il calendario integrato e le prenotazioni che la tua IA effettua tramite Zenchef, Formitable, OpenTable o Trafft. Una prenotazione effettuata direttamente nell’altro sistema (la sua pagina di prenotazione, il suo pannello di amministrazione, il telefono) non raggiunge mai DM Champ, quindi non avvia nulla. Attiva l’automazione con l’interruttore Abilitato, altrimenti non verrà eseguito nulla.

Esempio: trasformare una chiamata WhatsApp persa in una chat #

Un ristorante nel bel mezzo del servizio, un’officina con qualcuno sotto un’auto, una clinica tra un paziente e l’altro: il telefono squilla, nessuno può rispondere e chi chiama prova il posto successivo nella lista. Questa automazione invia un messaggio a ogni chiamante perso su WhatsApp in pochi secondi e lascia che il tuo agente IA se ne occupi da lì.

Vuoi solo ricevere il testo? Non hai bisogno di costruirlo manualmente: in Impostazioni → Canali, ogni numero WhatsApp Web ha un interruttore Rispondi alle chiamate perse con un messaggio che crea esattamente questa automazione per te, con il tuo messaggio, e la scheda SMS via Twilio ha lo stesso interruttore per un numero Twilio che hai collegato tu stesso. Vedi WhatsApp Web → Rispondi alle chiamate perse con un messaggio e SMS → Rispondi alle chiamate perse con un messaggio. Costruiscila tu stesso, come indicato di seguito, quando desideri condizioni, un agente diverso per chi chiama o passaggi di follow-up.

Funziona per le chiamate a un numero collegato tramite WhatsApp Web e per le chiamate al numero Twilio che hai collegato per gli SMS. Una chiamata persa è qualsiasi chiamata a cui non hai risposto: il chiamante ha riagganciato dopo alcuni squilli o la chiamata è caduta. Le chiamate a cui rispondi e quelle che rifiuti non contano, e le chiamate di gruppo vengono ignorate.

1. Crea l’automazione. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione, clicca su Cambia trigger, apri Messaggistica e seleziona Chiamata persa. Lascia Numero su Qualsiasi numero e si attiverà per ogni chiamata persa su ogni numero nell’account, sia WhatsApp Web che SMS; il campo elenca i tuoi numeri WhatsApp Web e il tuo numero SMS, quindi scegline uno per eseguire questa automazione solo per le chiamate a quel numero (una seconda automazione può coprire un altro numero con il proprio testo).

2. Invia il messaggio. Aggiungi un’azione Invia messaggio. Per ID contatto, clicca su + e inserisci il chiamante dal trigger. Quindi scrivi il testo, ad esempio:

Scusa se abbiamo perso la tua chiamata, siamo nel bel mezzo del servizio in questo momento. Stai cercando di prenotare un tavolo? Posso aiutarti proprio qui.

Il chiamante diventa un contatto nel momento in cui la chiamata viene persa (con il nome dal suo profilo WhatsApp, se ne mostra uno), quindi il messaggio arriva nella sua chat come qualsiasi altro, e un chiamante che ha già una chat con te lo riceve in quella chat. La risposta parte dal numero che hanno chiamato. WhatsApp Web non ha una finestra di 24 ore, quindi un messaggio semplice è consentito anche se non ti hanno mai scritto.

Se preferisci inviare da una linea specifica, sia Invia messaggio che Invia messaggio WhatsApp Web hanno un campo Invia da che elenca i tuoi numeri WhatsApp Web. Su Automatico, il messaggio parte dal numero con cui la persona ha parlato l’ultima volta, che per una chiamata persa è il numero che ha chiamato.

Se il chiamante ha chiamato il tuo numero SMS, lo stesso passaggio Invia messaggio con l’ID contatto del chiamante risponde loro — il testo viene inviato come SMS dal tuo unico numero SMS collegato, quindi non c’è nulla da selezionare sotto Invia da. Il chiamante viene salvato come contatto SMS quando la chiamata termina, la sua chat mostra una riga Chiamata vocale persa e la sua risposta viene gestita dall’agente IA del numero SMS. Il testo viene inviato tramite il tuo account Twilio, quindi si applicano le tue tariffe SMS Twilio. Se un’automazione copre entrambi i tipi di numero, ${trigger.channel} ti dice con cosa hai a che fare — whatsapp_web o sms — quindi una Condizione su di esso può fornire a chi chiama su WhatsApp una formulazione diversa rispetto a chi invia un SMS.

3. Lascia che il tuo agente prenda il controllo. Quando il chiamante risponde, la conversazione viene gestita come qualsiasi nuova chat su quel numero: risponde l’agente impostato come predefinito per quel numero in Chi risponde alle nuove conversazioni. Solo se un agente diverso deve gestire i chiamanti che non hanno ricevuto risposta, aggiungi un’azione Assegna agente AI prima del messaggio.

Valori utili per una Condizione o nel testo del messaggio: ${trigger.contact.first_name}, ${trigger.contact.phone_number}, ${trigger.channel} (whatsapp_web o sms), ${trigger.call.to_number} (il numero che hanno chiamato; per un’automazione per numero usa il campo Numero del trigger invece di una condizione), ${trigger.call.is_video}, ${trigger.call.missed_at} e ${trigger.is_new_contact}, che è true per qualcuno che non ha mai chattato con te, così puoi salutare uno sconosciuto in modo diverso da un cliente abituale.

Le chiamate a un numero WhatsApp Business API non attivano questo trigger, così come le chiamate a numeri acquistati tramite la piattaforma o a un telefono utilizzato come gateway SMS Android. I chiamanti vengono salvati come contatti solo negli account che hanno un’automazione per le chiamate perse attiva; senza di essa, una chiamata persa non lascia traccia nell’app. Per il numero SMS c’è un’ulteriore condizione: l’interruttore Rispondi alle chiamate perse con un messaggio sulla scheda SMS via Twilio deve essere attivo, perché è quell’interruttore che indirizza le chiamate del numero verso DM Champ nel tuo account Twilio. Un’automazione creata manualmente per il numero SMS non fa nulla mentre quell’interruttore è spento; attivalo prima, poi personalizza l’automazione che ha creato.

Esempio: ignora chiunque venga taggato come spam #

Tagga una volta chi ti fa perdere tempo e non sentirlo mai più: lo stesso schema funziona per “rispondi solo alle persone taggate VIP”, “salta chiunque sia taggato Cliente” e così via.

1. Avvia l’automazione. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione, quindi fai clic sul trigger nell’area di lavoro.

2. Scegli il trigger. Fai clic su Cambia trigger, apri Messaggistica e seleziona Messaggio in arrivo. Lascia il canale su Qualsiasi canale in modo che copra ogni conversazione.

3. Aggiungi il controllo. Aggiungi un passaggio Condizione dopo il trigger. Nel primo campo, fai clic sul pulsante +, digita tag nella casella di ricerca e seleziona tag_names (quello sotto contatto, nel gruppo trigger messaggio in arrivo) — si tratta dei tag del contatto per nome. Il campo si riempie automaticamente come ${trigger.contact.tag_names}. Imposta il confronto su contiene e nella casella del valore digita il tag esattamente come lo hai chiamato, ad esempio spam.

4. Decidi cosa succede. Sul percorso vero — quello che viene eseguito quando il contatto ha effettivamente il tag — aggiungi un’azione Imposta non disturbare, che impedisce l’invio di qualsiasi messaggio in uscita verso di loro. Compila tre elementi: ID contatto con il pulsante + (inserisci il contatto dal trigger, non digitarlo), Non disturbare come true e, facoltativamente, un Motivo per i tuoi archivi. Preferisci mantenere aperta la conversazione ma silenziare l’IA? Usa invece Attiva o disattiva l’IA per un contatto, con IA abilitata impostato su false. Lascia vuoto il percorso falso: tutti gli altri continueranno normalmente.

5. Testa, quindi attiva. Fai clic su Esegui per avviarlo una volta con dati di esempio, controlla l’esecuzione nel Registro, quindi sposta l’interruttore Abilitato.

Tre cose da sapere:

• Le lettere maiuscole contano. Un tag chiamato Spam non corrisponderà a spam. Copia il nome da Impostazioni → Tag se non sei sicuro — vedi Creazione di tag.
• Scegli tag_names, non tags. Proprio accanto, nello stesso elenco, c’è tags, che contiene codici ID interni anziché nomi. Un controllo su quello non potrà mai corrispondere a una parola che digiti, quindi l’automazione seguirebbe silenziosamente il percorso falso per sempre. Se preferisci digitare il campo anziché sceglierlo, quello che ti serve è ${trigger.contact.tag_names}.
• Si applica dal loro messaggio successivo. Il controllo legge i tag che il contatto ha nel momento in cui arriva il messaggio, quindi taggare qualcuno non annulla i messaggi già inviati. Se vuoi che sia il tag stesso a fungere da punto di partenza, usa il trigger Contatto aggiornato, che si attiva nel momento in cui un tag viene aggiunto o rimosso.

Esempio: iscriversi a una lista con una parola chiave (e disiscriversi con un’altra) #

Consenti alle persone di iscriversi a una lista inviando una parola — JOIN, VIP, OFFERS — e di disiscriversi con la stessa facilità. Due piccole automazioni, una lista contatti e le tue trasmissioni avranno un pubblico che si costruisce da solo.

1. Avvia l’automazione. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione, quindi fai clic sul trigger nell’area di lavoro.

2. Scegli il trigger. Fai clic su Cambia trigger, apri Messaggistica e seleziona Messaggio in arrivo. Scegli il canale su cui la parola chiave deve funzionare — ad esempio WhatsApp — oppure lascialo su Qualsiasi canale. In Contiene il testo, digita la parola chiave, ad esempio JOIN. Le lettere maiuscole non contano qui: join, Join e JOIN corrispondono tutte.

3. Aggiungili alla lista. Aggiungi un’azione Aggiungi contatto alla lista. Inserisci l’ID contatto con il pulsante + — il contatto viene fornito con il trigger — e scegli la lista in cui le persone devono essere inserite. Se non ne hai ancora una, creala prima (vedi Gestione liste e contatti).

4. Facoltativo: conferma l’operazione. Aggiungi un’azione Invia messaggio subito dopo, con l’ID contatto inserito nello stesso modo, con qualcosa come “Sei nella lista! Rispondi STOP in qualsiasi momento per uscire.”

5. Testa, quindi attiva. Fai clic su Esegui per avviarlo una volta con dati di esempio, controlla l’esecuzione nel Registro, quindi sposta l’interruttore Abilitato.

6. Crea la via d’uscita. Crea una seconda automazione nello stesso modo: stesso trigger con STOP in Contiene il testo e un’azione Rimuovi contatto dalla lista al suo posto. Menziona la parola di interruzione in ciò che invii: le persone che sanno che esiste un’uscita educata non bloccano il numero per ottenerne una.

Da quel momento in poi, qualsiasi trasmissione può utilizzare quella lista come pubblico: tutti coloro che hanno inviato la parola chiave, meno tutti coloro che in seguito hanno inviato la parola di interruzione. Una trasmissione in corso che invia messaggi ai nuovi membri della lista includerà automaticamente chi si è iscritto tramite parola chiave.

Una cosa utile da sapere: Contiene il testo corrisponde a qualsiasi punto del messaggio, quindi “mi unisco a te domani” contiene join. Scegli una parola che le persone non userebbero a metà frase, oppure usa il campo Regex del trigger quando hai bisogno di una corrispondenza esatta.

Esempio: sposta un lead di Instagram o Facebook su WhatsApp alla chiusura della finestra #

Un funnel pubblicitario comune: le persone vedono la tua inserzione su Instagram o Facebook, inviano un messaggio diretto alla tua pagina e il tuo agente IA le qualifica chiedendo il loro numero di telefono. Quando un lead digita il proprio numero o indirizzo email nella chat, l’IA lo salva automaticamente nei campi telefono ed email del contatto, in tempo reale: non c’è nulla da mappare o configurare per questa parte.

Ciò che non avviene automaticamente è il passaggio a WhatsApp. Instagram e Messenger consentono l’invio di messaggi solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio del contatto, non supportano modelli per riaprire la conversazione e i follow-up integrati di DM Champ rimangono sempre sul canale in cui si svolge la conversazione; quindi, una volta chiusa la finestra, i follow-up su quei canali vengono semplicemente ignorati (vedi Sistema di follow-up). Questa automazione esegue il passaggio per te, utilizzando il numero acquisito dall’IA:

1. Avvia l’automazione. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione, quindi fai clic sul trigger nell’area di lavoro.

2. Scegli il trigger. Fai clic su Cambia trigger, apri Contatti e seleziona Contatto aggiornato, limitandolo al campo numero di telefono. Si attiva nel momento in cui l’IA salva un numero acquisito, indipendentemente dal canale su cui si trova la conversazione.

3. Aggiungi un ritardo. Un’attesa fissa di, diciamo, 24 ore dà alla conversazione — e a qualsiasi rapido follow-up all’interno della finestra — il tempo di fare il proprio lavoro per primo. Se nel frattempo il lead converte, puoi interrompere l’esecuzione con una Condizione prima del passaggio successivo (controllando i tag_names del contatto per qualcosa come Customer, lo stesso schema dell’Esempio: ignora chiunque venga taggato come spam).

4. Invia il modello. Aggiungi un’azione Invia modello WhatsApp, inserisci l’ID contatto con il pulsante + e seleziona uno dei tuoi modelli approvati. I modelli possono aprire una conversazione, quindi questo funziona indipendentemente da quanto tempo il lead è rimasto inattivo — questo è l’intero scopo del passaggio. Le variabili che lasci vuote in Variabili modello vengono riempite dai campi del contatto stesso, e richiede che il tuo canale WhatsApp Business API sia collegato. Vedi Modelli WhatsApp per crearne e approvarne uno.

5. Testa, quindi attiva. Fai clic su Esegui per avviarlo una volta con dati di esempio, controlla l’esecuzione nel Registro, quindi sposta l’interruttore Abilitato.

Quando il lead risponde, la conversazione si sposta su WhatsApp — all’interno della sua finestra di 24 ore — e il tuo agente prosegue da lì.

Esempio: conferma ordine WhatsApp da Shopify #

Invia un modello WhatsApp nel momento in cui qualcuno effettua un ordine nel tuo negozio Shopify, con il suo nome e il numero d’ordine compilati. Richiede un modello approvato (ad esempio “Ciao {{1}}, grazie per il tuo ordine {{2}}!”) e il tuo canale WhatsApp Business API collegato.

1. Inizia con un trigger Webhook. Crea una nuova automazione, seleziona il trigger Webhook e copia il suo indirizzo web. Aggiungi ?secret= e il segreto dal passaggio del trigger alla fine dell’indirizzo, poiché Shopify non può inviare un’intestazione personalizzata.

2. Indirizza Shopify verso di esso. In Shopify vai su Impostazioni > Notifiche > Webhook, crea un webhook per Creazione ordine in formato JSON e incolla l’indirizzo. Sul passaggio del trigger, fai clic su Inizia ad ascoltare sotto Ascolta webhook in arrivo, effettua un ordine di prova (o invia una notifica di prova da Shopify) e seleziona l’ordine acquisito come campione, in modo che i suoi campi appaiano nel selettore +.

3. Facoltativo: salva il numero d’ordine sul contatto. Aggiungi un passaggio Crea contatto. Imposta Numero di telefono su ${trigger.phone}, Nome su ${trigger.customer.first_name} e sotto Campi personalizzati compila il tuo campo numero d’ordine (ad esempio order_id) con ${trigger.name}. Se il cliente è già un contatto, il numero d’ordine viene salvato sul contatto esistente.

4. Invia il modello. Aggiungi un passaggio Invia modello WhatsApp. Digita il nome del modello esattamente come appare sotto i modelli WhatsApp, quindi compila a chi è destinato: inserisci l’ID contatto dal passaggio Crea contatto, o inserisci ${trigger.phone} in Numero di telefono. Sotto Variabili modello, compila le caselle:

• {{1}} (il nome del cliente): ${trigger.customer.first_name}
• {{2}} (il numero d’ordine): ${trigger.name}, che è il nome dell’ordine di Shopify, come #1001

Usa il numero di telefono dell’ordine stesso, ${trigger.phone}, nel formato internazionale. Il campo telefono del cliente, ${trigger.customer.phone}, è spesso vuoto negli ordini Shopify, e un invio senza numero fallisce.

5. Testalo. Fai clic su Esegui con il campione acquisito, apri l’esecuzione nel Registro e verifica che il messaggio sia stato inviato con il nome e il numero d’ordine all’interno.

Quindi attiva l’automazione. Mentre è spenta, i webhook di Shopify vengono comunque ricevuti e mostrati sotto Ascolta webhook in arrivo, ma non viene inviato alcun messaggio.

Promemoria carrello abbandonato: Shopify non ha un webhook per il carrello abbandonato. Usa la stessa configurazione con il webhook Aggiornamento checkout di Shopify, aggiungi un Ritardo, quindi una Condizione su un tag che una seconda automazione (sulla Creazione ordine) assegna agli acquirenti, in modo che il promemoria arrivi solo alle persone che non hanno ordinato.

Esempio: follow-up via email per lead da chat del sito web #

Qualcuno chatta con il tuo agente sul sito web, lascia nome ed email e scompare prima di prenotare. Vuoi ricontattarlo via email nei giorni successivi — e fermarti nel momento in cui dice di aver prenotato. Due automazioni lo fanno; entrambe utilizzano il tuo Canale email collegato, così le risposte arrivano in Chat e il tuo agente email le gestisce.

Prima di iniziare. Attiva Raccogli informazioni visitatore sul widget chat in modo che ogni visitatore lasci nome ed email. Collega il canale Email e assegna al suo agente una regola di tag nella scheda Tag come Prenotato — applica quando la persona dice di aver prenotato o programmato la sessione (Agenti AI → Tag). Quel tag è l’interruttore di spegnimento.

Automazione 1 — sposta il lead sull’email.

1. Trigger Messaggio in arrivo, limitato al canale Chat sito web, e nelle Impostazioni automazione disattiva Consenti rientro in modo che ogni visitatore lo attraversi una volta, al primo messaggio. (Non Nuovo contatto: un trigger “contatto creato” seguito da un passaggio Crea contatto è la forma di auto-attivazione che l’editor rifiuta — vedi Automazioni che si auto-attivano.)
2. Una Condizione sull’email del contatto — non contiene unknown@ — così i visitatori che non hanno lasciato alcun indirizzo finiscono qui invece di far fallire il passaggio successivo.
3. Un Ritardo di, diciamo, un’ora, in modo che la conversazione sul sito web finisca prima.
4. Crea contatto con Canale impostato su Email. Inserisci l’email del visitatore con il pulsante + (${trigger.contact.email}), e il loro nome e cognome allo stesso modo. Lascia vuoto il numero di telefono. Se quell’indirizzo è già un contatto email, il passaggio lo restituisce semplicemente.
5. Invia messaggio con l’ID contatto inserito dal passaggio Crea contatto. Questo viene inviato come email dalla tua posta in arrivo collegata — il primo check-in, ad esempio “Sei riuscito a prenotare la tua sessione?”. Un’email proattiva non ha alcun messaggio precedente a cui rispondere, quindi il suo oggetto è Messaggio da seguito dal nome del mittente della tua posta in arrivo; le risposte mantengono quell’oggetto.

Automazione 2 — la sequenza di follow-up, sul contatto email.

1. Trigger Nuovo contatto, limitato al canale Email. Si attiva nel momento in cui l’Automazione 1 crea il contatto email (e per chiunque ti invii un’email per primo — aggiungi una Condizione su un tag o sui dettagli del contatto se vuoi solo i lead del sito web).
2. Ritardo di due giorni.
3. Trova contatto tramite l’email del contatto (inseriscila dal trigger), limitato al canale Email, in modo che il controllo legga i tag del contatto come sono ora piuttosto che come erano quando è iniziata l’esecuzione.
4. Condizione: il tag_names del contatto trovato contiene Booked. Lascia vuoto il percorso vero — questo termina l’esecuzione per chiunque abbia prenotato.
5. Sul percorso falso, Invia messaggio al contatto con il tuo secondo check-in, poi Ritardo, Trova contatto, Condizione e Invia messaggio di nuovo per tutti i round che desideri. Termina con un Imposta tag contatto come Sequence complete in modo da poter vedere chi ha completato tutto il percorso.

Quando il lead risponde a una qualsiasi delle email, la conversazione è già in Chat sul contatto email, l’agente email risponde e, se la risposta dice che hanno prenotato, la regola del tag dell’agente aggiunge Prenotato e la Condizione del round successivo termina la sequenza. Lascia Ferma alla risposta disattivato nell’Automazione 2: terminerebbe la sequenza su qualsiasi risposta, incluso “non ancora”.

Due cose che vale la pena sapere. La chat del sito web e la conversazione via email sono due contatti che condividono un indirizzo, non un unico thread unito — la chat del widget rimane sul contatto del sito web e le email vivono sul contatto email. E un contatto è uno per canale, quindi se la stessa persona ti invia un’email per prima, il passaggio Crea contatto dell’Automazione 1 restituisce quel contatto email esistente invece di crearne un secondo.

Esempio: IA di notte, il tuo team di giorno #

Alcuni team invertono i turni: l’agente IA copre la sera e la notte, mentre le persone reali subentrano al mattino. Imposta gli orari di attività dell’agente sul turno di notte e metà del lavoro è fatto: un messaggio che arriva durante il giorno riceverà risposta dall’IA quando i suoi orari di attività riapriranno e, nel frattempo, apparirà sotto il filtro Fuori orario nelle Chat.

L’altra metà consiste nel rendere automatico il passaggio del mattino, in modo che una chat aperta dall’IA alle 21:00 non rimanga in attesa fino alle 21:00 del giorno successivo quando il cliente scrive di nuovo alle 10:00. Due piccole automazioni risolvono il problema: la prima mette in pausa l’IA su qualsiasi chat che riceve un messaggio diurno, la seconda restituisce tutto all’IA la sera:

Automazione 1: passa le chat diurne al tuo team.

1. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione. Il trigger è già Messaggio in arrivo; lascialo a livello di account o restringilo a un solo agente.
2. Nelle Impostazioni automazione (l’icona dell’ingranaggio in alto a destra), attiva Esegui solo durante queste ore e imposta la giornata lavorativa del tuo team (ad esempio dalle 08:00 alle 20:45) con il tuo fuso orario (vedi Esegui solo durante determinate ore).
3. Aggiungi un’azione Attiva o disattiva l’IA per un contatto: inserisci ID contatto con il pulsante +, imposta IA abilitata su false.
4. Aggiungi un’azione Imposta tag contatto con un tag come day-shift, in modo che l’automazione serale possa ritrovare queste chat.

Ora, qualsiasi messaggio che arriva durante il giorno mette in pausa l’IA su quella conversazione all’istante: la chat appare sotto il tuo filtro IA in pausa e il tuo team risponde da lì. Rispondere manualmente annulla anche la risposta in coda dell’IA per quella chat, quindi l’IA non interverrà di nuovo quando i suoi orari di attività riapriranno.

Automazione 2: restituisci le chat all’IA la sera.

1. Nuova automazione con il trigger In base alla pianificazione, impostato qualche minuto prima dell’inizio degli orari dell’IA; per un inizio alle 21:00, usa il cron 50 20 * * * con lo stesso fuso orario.
2. Aggiungi un’azione Trova contatti filtrata per Con tag day-shift.
3. Aggiungi un Ciclo sui risultati con due passaggi all’interno: Attiva o disattiva l’IA per un contatto con IA abilitata true, quindi Rimuovi tag contatto day-shift.

Le chat che il tuo team ha concluso durante il giorno tornano all’IA per la notte, e una chat diurna a cui nessuno ha risposto riceverà comunque la sua risposta IA in coda nel momento in cui riaprono gli orari dell’agente: nulla viene perso.

Dalla barra degli strumenti sull’area di lavoro, Esegui avvia l’automazione una volta utilizzando dati di esempio, senza attivarla per i contatti reali — un modo sicuro per verificare che funzioni. Riproduci la riesegue con i dati reali dell’ultima esecuzione. Log apre la cronologia delle esecuzioni, così puoi vedere ogni esecuzione passata e se è riuscita, fallita o è ancora in corso.

Annullamento di un’esecuzione. Un’esecuzione ancora in corso, inclusa una in attesa di un Ritardo o sospesa per le ore di silenzio, può essere interrotta manualmente: fai clic su Annulla nella sua riga nella cronologia delle esecuzioni, oppure apri l’esecuzione e fai clic su Annulla esecuzione, quindi conferma. L’esecuzione si interrompe nel punto in cui si trova e viene visualizzata come Annullata. I passaggi che non aveva ancora raggiunto non vengono mai eseguiti, quindi non viene inviato altro da essa; i passaggi già eseguiti non vengono annullati. Solo quella specifica esecuzione viene interessata: l’automazione rimane attiva per tutti gli altri.

Tre cose ti aiutano a individuare un errore prima che lo facciano i tuoi contatti:

• Un passaggio a cui manca qualcosa di obbligatorio non verrà avviato. I campi contrassegnati come obbligatori vengono controllati prima di un’esecuzione e prima che l’interruttore Abilitato si attivi: se un passaggio Invia messaggio non ha un ID contatto, riceverai un messaggio che indica il passaggio e il campo invece di un’esecuzione che fallisce silenziosamente. Compilalo e l’interruttore funzionerà normalmente. La messa in pausa non viene mai bloccata.
• Le variabili che non vengono risolte vengono segnalate. Se un valore ${…} in uno dei tuoi passaggi non ha trovato nulla — un nome di campo scritto male o dati che il trigger non trasporta effettivamente — il passaggio viene comunque eseguito con quella parte vuota e il dettaglio dell’esecuzione mostra una riga Avvisi che indica esattamente quali sono arrivati vuoti. Questa è solitamente la risposta alla domanda “perché il mio messaggio è arrivato con un buco”.
• Un’esecuzione che ha preso l’altro ramo lo segnala. Dopo un’esecuzione, il pannello di esecuzione sull’area di disegno elenca ogni condizione superata con il ramo preso (Sì o No) e conta i passaggi che non sono stati eseguiti. Un’esecuzione la cui condizione ha risposto No termina comunque come riuscita, quindi è qui che puoi vedere che i passaggi sul percorso Sì sono stati saltati.
• Un passaggio rifiutato viene mostrato come fallito, con il motivo. Un passaggio che l’app ha rifiutato (un contatto duplicato, una fase che non esiste, un modello che non è approvato) viene contrassegnato come fallito e mostra il motivo, invece di un segno di spunta verde senza nulla dietro.

Per le automazioni che iniziano con un trigger Webhook, la cronologia delle esecuzioni ti avvisa anche delle chiamate che non sono mai diventate esecuzioni: se qualcosa ha richiamato il tuo webhook con un segreto mancante o errato, un banner nella parte superiore conta quelle richieste rifiutate e ti ricorda cosa correggere — il chiamante deve inviare il segreto dal passaggio del trigger, come intestazione X-Webhook-Secret o come ?secret= alla fine dell’URL. In precedenza, tali chiamate venivano semplicemente respinte senza alcuna indicazione, il che faceva sembrare che un chiamante configurato male non avesse mai attivato l’automazione.

Esempio: un messaggio di compleanno ogni mattina #

Invia a ogni contatto un messaggio nel giorno del suo compleanno. Hai bisogno di un campo personalizzato Data che contenga il compleanno (l’anno può essere qualsiasi, vengono usati solo mese e giorno).

1. AI Studio → Automazioni → Nuova automazione con il trigger In base alla pianificazione, impostato su 0 9 * * * (ogni giorno alle 9:00) con il tuo fuso orario.
2. Aggiungi un’azione Trova contatti. In Filtri avanzati, aggiungi la regola Compleanno, l’anniversario è nei prossimi N giorni, 0 (solo oggi). Imposta Quanti su 1000: il valore predefinito è 50 e solo i contatti esaminati possono corrispondere.
3. Aggiungi un Ciclo e, con il pulsante +, seleziona l’elenco dei contatti dal passaggio Trova contatti come elenco da scorrere.
4. Sull’handle del corpo del ciclo, aggiungi un passaggio Invia messaggio. Per ID contatto, inserisci l’ID dell’elemento del ciclo con il pulsante + (viene letto come ${nodes.loop_1.item.id} quando il ciclo viene chiamato loop_1). Il messaggio può salutarli per nome allo stesso modo, con first_name dell’elemento.

Questa è l’intera automazione: non è necessario alcun passaggio Condizione o Trasforma, perché Trova contatti restituisce già solo i compleanni di oggi. In un giorno senza compleanni, il ciclo viene eseguito zero volte e l’esecuzione risulta comunque riuscita.

La regola del compleanno conta i giorni in UTC. Per un’esecuzione mattutina va bene quasi ovunque; se sei più di 9 ore avanti rispetto all’UTC, eseguila più tardi nel corso della giornata (dopo le 11:00 a Sydney, dopo le 13:00 in Nuova Zelanda) in modo che la tua data e la data UTC coincidano.

Attivazione di un’automazione #

Usa l’interruttore Abilitato per renderla operativa (salva prima la tua bozza): da quel momento in poi, verrà attivata realmente ogni volta che si verifica il suo trigger. Riportala su In pausa in qualsiasi momento per interromperla senza perdere il tuo lavoro. La messa in pausa impedisce l’avvio di nuove esecuzioni; le esecuzioni già in attesa di un Ritardo o delle ore di silenzio verranno comunque completate. Per interromperne una, fai clic su Log e usa Annulla nella sua riga nella cronologia delle esecuzioni. Un’automazione deve essere messa in pausa prima di poter essere eliminata.

Automazioni che si attivano da sole #

Alcuni flussi possono attivare il proprio trigger. Il caso classico: un’automazione che si avvia su Attività creata e ha un passaggio Crea attività. La nuova attività attiva nuovamente il trigger, che crea un’altra attività, e così via, un’esecuzione ogni secondo circa, ognuna delle quali costa crediti. La stessa cosa può accadere con Contatto creato più Crea contatto, Appuntamento prenotato più Crea appuntamento o Trattativa creata più Crea trattativa.

Tre misure di sicurezza rilevano questo problema:

• L’editor ti avvisa immediatamente. Non appena un flusso assume quella forma, appare un banner rosso sopra l’area di lavoro che indica il passaggio e la soluzione, il passaggio riceve un indicatore rosso e l’interruttore Abilitato, Esegui e Riproduci rimangono disattivati finché non viene risolto. Puoi continuare a modificare e salvare un’automazione in pausa; se l’automazione è già attiva, la modifica non verrà salvata finché non la metti in pausa o correggi il passaggio. I flussi che potrebbero riattivarsi da soli (un trigger Contatto aggiornato con un passaggio che modifica il contatto — ad esempio, modifica di dettagli, tag, liste o campi personalizzati, assegnazione a un membro del team, attivazione o disattivazione dell’IA, impostazione di non disturbare o passaggio a un altro agente IA) ricevono invece un avviso ambra, che non blocca nulla: scegli un campo che il trigger deve monitorare in modo che si avvii solo sulle modifiche che ti interessano. Un trigger Stadio trattativa modificato con un passaggio Sposta stadio trattativa e un trigger Tag applicato o Tag rimosso con un passaggio Imposta tag contatto o Rimuovi tag contatto ricevono lo stesso avviso ambra: si tratta di flussi ordinari (“quando raggiunge Vinto, aggiungi un tag”) fino a quando il passaggio non riscrive esattamente ciò che il trigger monitora, quindi te lo segnaliamo lasciando a te la scelta.
• Il generatore IA rifiuta la forma ovvia. Se descrivi un flusso in cui un trigger “qualcosa è stato creato” è seguito da un passaggio che crea lo stesso tipo di cosa, il generatore non lo produrrà e ti dirà quale passaggio modificare. Quando vuoi modificare proprio la cosa che ha avviato l’esecuzione (impostare una data di scadenza sull’attività appena creata, aggiungere un tag al contatto appena arrivato), usa il passaggio Aggiorna corrispondente sull’ID del trigger: Aggiorna attività con ${trigger.task.id}, Aggiorna contatto con ${trigger.contact.id}. L’aggiornamento non riattiva un trigger “creato”.
• Un’automazione fuori controllo si spegne da sola. Un’automazione che continua a essere eseguita a più di 30 esecuzioni al minuto per diversi minuti di fila viene messa in pausa automaticamente e nella sua cronologia appare un’esecuzione fallita che ne spiega il motivo. Una con la forma auto-alimentante di cui sopra viene interrotta molto prima, dopo 10 esecuzioni in un minuto. I picchi normali vanno bene: importare 300 contatti in un’automazione Contatto creato attiva 300 esecuzioni in un minuto e poi si ferma, il che non è un ciclo. Le esecuzioni di test avviate personalmente dalla barra degli strumenti non vengono mai conteggiate. Correggi il flusso, quindi riattivalo.

Costi delle automazioni #

Ogni esecuzione di un’automazione utilizza 0,25 crediti, indipendentemente da ciò che l’ha avviata — un trigger che si attiva realmente, o tu che premi Esegui o Riproduci. Lo 0,25 viene addebitato una volta, all’avvio dell’esecuzione, quindi un’esecuzione che un passaggio Condizione interrompe al primo ramo conta comunque come un’esecuzione e costa comunque lo stesso 0,25. Puoi creare automazioni con tutti i passaggi che desideri senza costi aggiuntivi; l’unico passaggio che aumenta il prezzo è il passaggio IA, che utilizza ulteriori 0,25 crediti ogni volta che viene eseguito. Il passaggio IA viene sempre eseguito sul modello Max, indipendentemente dal modello utilizzato dai tuoi Agenti, quindi passare un Agente a Mini non cambia il costo di un’automazione. Se il tuo saldo si esaurisce, un’esecuzione fallisce con un chiaro messaggio “crediti insufficienti” nella cronologia delle esecuzioni e le nuove esecuzioni ripartono non appena effettui una ricarica.

Un passaggio dalla sezione API Account viene fatturato esattamente come la stessa chiamata all’API. La maggior parte degli endpoint non costa nulla e quelli che eseguono l’IA per te, ad esempio i riepiloghi delle conversazioni, costano quanto previsto dall’API. Non c’è alcun costo aggiuntivo per passaggio oltre a quello.

Il costo di esecuzione viene sempre addebitato sull’account in cui è salvata l’automazione. Puntare un passaggio a uno dei tuoi sub-account tramite il relativo campo ID sub-account non sposta la fatturazione: l’esecuzione viene comunque addebitata sul tuo spazio di lavoro, mentre tutto ciò che il passaggio avvia all’interno del sub-account (ad esempio, una risposta AI a una chat non in pausa) viene fatturato normalmente a quel sub-account. Se desideri che sia il saldo del cliente a pagare per le esecuzioni stesse, crea l’automazione direttamente all’interno del suo account.

Utilizzi la tua chiave Anthropic (BYOK)? Le automazioni vengono fatturate in crediti a prescindere. Il passaggio AI viene eseguito sulla nostra AI di automazione integrata, non sulla tua chiave, quindi utilizza sempre 0,25 crediti per esecuzione, esattamente come la tariffa fissa di 0,25 crediti per esecuzione dell’automazione. La tua chiave continua a coprire le risposte dei tuoi Agenti come prima; le due cose non interagiscono.

Automazioni vs. Punti di ingresso #

Sembrano simili ma risolvono problemi diversi:

• Un Punto di ingresso fa sempre e solo una cosa: corrisponde a un evento e passa la conversazione a un Agente. Nessun ritardo, nessuna condizione, nessuna ramificazione.
• Un’Automazione è lo strumento di flusso di lavoro completo: passaggi multipli, condizioni, ritardi e azioni su contatti, trattative, attività e integrazioni esterne, non solo il passaggio della conversazione.

Se tutto ciò di cui hai bisogno è “instrada questa conversazione a quell’Agente”, usa un Punto di ingresso. Se hai bisogno di una sequenza di passaggi o di una logica oltre a quella, crea un’Automazione.

Copia un’automazione su un account cliente #

Se gestisci account cliente, un’automazione che hai perfezionato sul tuo account può essere copiata in uno qualsiasi di essi. Nell’elenco delle automazioni, fai clic sul pulsante Copia nell’account cliente (le due frecce) sulla riga dell’automazione, seleziona gli account cliente in cui copiarla e fai clic su Copia in. Il pulsante si trova accanto a Duplica e appare solo su un account agenzia.

La copia mantiene il nome dell’automazione, il suo trigger e ogni passaggio. Due elementi sono deliberatamente diversi nell’account del cliente:

• Arriva in pausa. Nulla viene eseguito finché qualcuno non la apre nell’account del cliente, la controlla e imposta Abilitato su attivo.
• Tutto ciò che puntava al tuo account viene cancellato, poiché quegli ID non hanno significato nell’account di qualcun altro: l’account cliente a cui era destinato un passaggio, una smart list scelta, un evento del calendario scelto e una connessione al database scelta. Inserisci quelli del cliente una volta che la copia è presente: i passaggi stessi rimangono invariati.

Se un passaggio o il trigger puntavano a uno dei tuoi agenti IA, la copia tenta di puntare automaticamente all’agente corrispondente del cliente. Questo funziona quando l’agente del cliente proviene dallo stesso snapshot o è stato copiato dallo stesso tuo agente: sappiamo che i due hanno la stessa configurazione, quindi il collegamento viene ricreato automaticamente. Quando non c’è corrispondenza, la copia ti indica quale agente non è riuscita a posizionare; apri l’automazione nell’account del cliente, seleziona l’agente lì presente e attivala.

Lavorare con più automazioni contemporaneamente #

Ogni riga nell’elenco delle automazioni ha una casella di controllo e la casella di controllo dell’intestazione seleziona tutto ciò che è attualmente visualizzato. Con le automazioni selezionate, una barra nella parte inferiore dello schermo offre Abilita, Pausa ed Elimina — ognuna richiede prima una conferma, e l’eliminazione rimuove anche la cronologia delle esecuzioni delle automazioni. Premi Esc per deselezionare.

Prossimi passi #

• Punti di ingresso — lo strumento di routing più semplice per trasferire le conversazioni a un Agente.
• Agenti IA — la persona a cui un’Automazione o un Punto di ingresso può indirizzare le richieste.
• Broadcast — invia un messaggio una tantum o ricorrente a un elenco di contatti.
• Sistema di prenotazione — configura gli appuntamenti per i quali un’automazione può inviare promemoria, prenotare, spostare o annullare.
• Modelli WhatsApp — necessari per inviare messaggi a qualcuno al di fuori della finestra di 24 ore di WhatsApp.