Automatiseringar #

Automatiseringar låter dig koppla ihop arbetsflöden i flera steg — tänk Zapier eller n8n, men byggt för dina kontakter och konversationer.

Automations finns tillgängligt på alla konton — det finns redan i sidofältet, och det finns inget som behöver aktiveras eller efterfrågas.

En automatisering är ett arbetsflöde: en utlösare som startar det, följt av valfritt antal steg som körs i ordning (eller förgrenas baserat på ett villkor). Det är verktyget för allt som är mer avancerat än “skicka detta välkomstmeddelande, skicka svar vidare till en agent” – sekvenser i flera steg, datasökningar, anslutning till externa verktyg och logik som förgrenas beroende på vad en kontakt gör.

Var du hittar det: I sidomenyn, under gruppen AI Studio, klicka på Automatiseringar.

Skapa en automatisering #

Klicka på Skapa din första automatisering (eller Ny automatisering när du har andra). Du hamnar på en tom arbetsyta med två sätt att bygga:

• Beskriv det på vanlig svenska. Skriv vad du vill i prompt-rutan (till exempel “Skicka en uppföljning om inget svar inkommer inom 1 timme”, “Tagga kontakter som frågar om prissättning” eller “Ge min AI-agent ett sätt att slå upp en orderstatus”) så bygger den utlösaren och stegen åt dig (inklusive AI Agent Function-verktyg som din agent kan anropa). Du kan fortsätta chatta för att förfina resultatet efteråt. Osäker på vad du ska be om? En rad med exempelidéer finns under rutan. Klicka på en för att lägga in den i rutan och redigera den därifrån, eller klicka på Fler idéer för att bläddra igenom resten. När du skriver föreslår rutan också hur du kan avsluta meningen, vilket visas i grått framför markören: tryck på Tab för att acceptera förslaget, eller fortsätt bara skriva för att ignorera det.

• Bygg det för hand. Dra in delar från panelen till vänster till arbetsytan och koppla ihop dem. +-tecknet på ett steg fungerar åt båda hållen: ta tag i det och dra — en linje följer din pekare, och var du än släpper skapas nästa steg, redan anslutet — eller klicka bara på det för att öppna en liten väljare och placera steget direkt där. Du kan dra ut från en utgångspunkt på samma sätt, och objekt i väljaren kan i sig dras till arbetsytan. Om du skriver i väljarens sökruta söks allt igenom på en gång — inbyggda åtgärder, anslutna appar och logiksteg — så att du inte behöver veta under vilken flik något finns. Panelen till vänster har samma sökruta längst upp: skriv “loop”, “webhook” eller namnet på en app så filtreras varje sektion — utlösare, åtgärder, appar och logik — på en gång.

• Fråga Champ. Från vilken sida som helst, berätta för hjälpen i appen vad du vill göra (“när någon bokar, tagga dem och skicka en påminnelse dagen innan”, “slå på AI:n igen två timmar efter att jag tagit över en chatt”) så bygger han det åt dig. Se Be Champ att bygga eller fixa en nedan.

Du kan kombinera alla tre: börja från en prompt eller från Champ, justera sedan resultatet på arbetsytan, eller vice versa.

Bygga med promptfältet #

Promptfältet stannar längst ner på arbetsytan, så att du kan fortsätta be om ändringar medan du bygger.

• Du kan stoppa det. Medan det byggs blir skicka-knappen en Stopp-knapp. Klicka på den så avslutas bygget där, och arbetsytan lämnas precis som den var innan du bad om det.
• Den kommer ihåg konversationen. Dina senaste instruktioner i samma session finns kvar i minnet, så en kort uppföljning som “ta bort det steget” eller “gör fördröjningen två dagar istället” förstås utan att du behöver beskriva hela automatiseringen igen.
• Ändringar väntar på ditt godkännande. När du ber AI:n att ändra en automatisering som redan har steg, ersätter den inte längre din arbetsyta direkt. Den föreslagna versionen visas på arbetsytan med nya steg markerade i grönt och ändrade steg i bärnstensgult, och en rad längst ner listar vad som lagts till, ändrats och tagits bort, hur många anslutningar som ändrats och det nya namnet om den valde ett. Klicka på Acceptera för att behålla det eller Avvisa för att återställa allt precis som det var (Cmd+Z eller Ctrl+Z avvisar också). Fram till dess att du väljer kan automatiseringen inte sparas eller aktiveras. Att bygga från en tom arbetsyta tillämpas fortfarande direkt, eftersom det inte finns något att förlora.
• Vad AI:n säger stannar kvar tills du stänger det. När AI:n förklarar något om vad den byggde (ett steg den utelämnade, en fråga den behöver svar på), stannar den anteckningen kvar på skärmen tills du stänger den. Den visas också i granskningsfältet bredvid ändringarna, och efter det öppnar en Visa AI:ns anteckning-knapp ovanför promptfältet den igen fram till din nästa förfrågan.
• Ett Ångra tar tillbaka hela ändringen. Allt som AI:n lade till eller flyttade om räknas som en ändring, så efter att du har accepterat den, gör ett klick på Ångra i verktygsfältet att arbetsytan återgår till hur den var.
• Den lägger bara till det du bad om. Den kommer inte att smyga in steg som ändrar ett kontos krediter, blockerar ett konto, tar bort saker eller skickar meddelanden till personer om du inte bad om det, så en prompt om att tagga kontakter kommer tillbaka som att tagga kontakter och inget annat.
• Den skriver på ditt språk. Stegetiketterna den placerar på arbetsytan, samt automatiseringens namn, beskrivning och anteckningar, kommer tillbaka på det språk din app är inställd på, det du valde under Inställningar → Profil → Språk. Ställ in appen på franska så skriver AI:n på franska, utan att du behöver be om det. Automatiseringar du redan har lämnas precis som de är, så att ändra språk skriver inte om dem: be promptfältet att döpa om stegen, eller döp om dem själv.
• Den namnger och beskriver vad den bygger. En ny automatisering kommer tillbaka med ett namn och en kort beskrivning redan ifylld, så att listan Automatiseringar talar om för dig vad varje gör utan att du behöver öppna den. När du ber om en ändring senare lämnar den namnet och beskrivningen du har ifred, såvida du inte ber den att döpa om eller beskriva om automatiseringen, eller om ändringen gjorde dem felaktiga. Allt du skrivit själv ersätts bara när du ber om det.

Spara dina ändringar #

Ingenting på arbetsytan sparas automatiskt. Varje ändring du gör — att lägga till ett steg, redigera ett fält, flytta en nod eller ändra automatiseringens inställningar — förblir ett utkast i din webbläsare tills du klickar på Spara uppe till höger (eller trycker på Cmd+S / Ctrl+S). Så länge det finns något osparat visas statusen bredvid knappen som Osparat utkast; Kassera kastar bort utkastet och återställer automatiseringen till dess senast sparade tillstånd.

En aktiv automatisering fortsätter att köras på sin senast sparade version medan du arbetar, så att du kan bygga om hälften av den utan att något halvfärdigt aktiveras på riktigt. När du slår på Aktiverad-reglaget sparas ändringarna först, eftersom det du slår på är det som finns på arbetsytan. Om du stänger fliken eller går till en annan sida med osparade ändringar får du frågan om du vill spara, lämna utan att spara eller stanna kvar.

Utlösare #

Varje automatisering börjar med exakt en utlösare – händelsen som sätter igång den. Det finns många nu, så utlösarväljaren sorterar dem i grupper baserat på vad de handlar om.

Meddelanden

Kontakter

Affärer

Möten

Uppgifter

Konto

Appar

Allmänt

Utlösare reagerar på hela ditt konto, inte bara på byggaren. Inkommande meddelande, Kontakt uppdaterad och Affär uppdaterad aktiveras oavsett var ändringen kom ifrån: din AI-agent som uppdaterar en kontakt mitt i en konversation, ett utskick, någon som redigerar en post på skärmen, en import eller din egen programvara som anropar API:et. Du behöver inte göra något i automatiseringen för det — det är helt enkelt så de fungerar nu.

Valde du fel, eller ändrade dig senare? Öppna utlösaren och klicka på Ändra utlösare för att byta till en annan typ — resten av din automatisering förblir precis som den är. Om den nuvarande utlösaren redan har inställningar som du har fyllt i, kommer du att bli ombedd att bekräfta innan de rensas.

Apphändelser #

Utlösaren Apphändelse startar en automatisering baserat på något som sker i en annan app du använder. Det finns 41 appar att välja mellan idag, bland annat HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Stripe, Shopify, Calendly, Typeform, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Outlook, Slack, Discord, Trello, ClickUp, Asana, Monday, Jira, Linear, Notion, Airtable, Zendesk, Zoom, Mailchimp, MailerLite, Kit, DocuSign och GitHub. Väljaren visar endast appar som kan rapportera händelser.

Konfiguration

1. Öppna utlösaren och välj Apphändelse under Appar. (Har du redan en annan utlösare? Klicka på Ändra utlösare först.)
2. Under App, välj appen. Under Händelse, välj vad som måste hända i den för att automatiseringen ska köras en gång.
3. Om appen inte är ansluten ännu, anslut den direkt där, på samma sätt som du ansluter en app för ett åtgärdssteg. Under Konto visar automatiseringen vilket anslutet konto den lyssnar på.
4. Fyll i Händelseinställningar, om händelsen har några. Detta är detaljerna appen behöver för att veta vilka händelser som ska skickas, och de obligatoriska är markerade. Vissa händelser kräver detaljer från appens egna utvecklarinställningar. Där så är fallet förklarar Hur du ställer in detta i appen under händelsen var du hittar dem.
5. Spara automatiseringen och aktivera den.

Lyssnar den? Under inställningarna visar utlösaren status. Lyssnar innebär att händelser från appen startar automatiseringen. Pausad med automatiseringen innebär att automatiseringen är avstängd: aktivera den igen så lyssnar den på nytt. Lyssnar inte visas tillsammans med anledningen som appen gav, till exempel att det anslutna kontot togs bort. Att pausa automatiseringen stoppar händelserna. Att radera den, eller byta utlösare till en annan app eller händelse, tar bort den gamla lyssnaren. Att koppla från ett appkonto stoppar alla automatiseringar som lyssnar på det kontot, och deras utlösare visar varför.

Vissa appar rapporterar händelser med några minuters fördröjning. Alla appar skickar inte en händelse i samma ögonblick som den inträffar. För dessa kontrolleras händelsen med några minuters mellanrum (det intervall i Händelseinställningar, i minuter), så en körning kan starta en liten stund efter själva händelsen. Utlösaren visar en notering när händelsen du valt fungerar på detta sätt.

Använda det appen skickade. Varje fält som appen skickar om händelsen finns tillgängligt för efterföljande steg som ${trigger.field_name}. Utöver dessa är ${trigger.app_event.toolkit} appen, ${trigger.app_event.event} händelsen, ${trigger.app_event.id} id för denna leverans och ${trigger.app_event.received_at} när den anlände. Hela leveransen, orörd, finns under ${trigger.raw}. Exemplet i +-väljaren börjar med vad händelsen vanligtvis innehåller. När en riktig händelse har kommit in, klicka på Använd den senaste riktiga händelsen som exempel så visar väljaren exakt de fält som din app skickar.

Vad det kostar. Varje körning kostar lika mycket som en körning startad av någon annan utlösare (se Vad automatiseringar kostar). I körningshistoriken märks dessa körningar som Apphändelse.

Exempel: en affärsmöjlighet i HubSpot byter stadium. Säg att du vill att ett WhatsApp-meddelande ska skickas när en affärsmöjlighet i HubSpot flyttas till ett nytt stadium.

1. Välj Apphändelse, sedan HubSpot som app och Deal stage updated som händelse, och anslut ditt HubSpot-konto.
2. HubSpots två händelser (Contact created och Deal stage updated) kräver ett HubSpot-app-id och en API-nyckel för utvecklare under Händelseinställningar. Båda kommer från ditt HubSpot-utvecklarkonto på developers.hubspot.com.
3. Lägg till ett Villkor-steg för det nya stadiet, så att endast det stadium du är intresserad av (t.ex. Closed won) går vidare, och efter det ett Skicka meddelande-steg till kontakten.
4. Spara, aktivera automatiseringen och flytta en test-affärsmöjlighet i HubSpot. Klicka sedan på Använd den senaste riktiga händelsen som exempel, så att stadium- och kontaktfälten från en riktig HubSpot-händelse visas i +-väljaren.

Automatiseringsinställningar #

Vissa val tillhör automatiseringen som helhet snarare än ett enskilt steg. De finns bakom kugghjulsikonen längst upp till höger i redigeraren, i Automatiseringens inställningar, och de är en del av utkastet som allt annat — klicka på Spara för att de ska träda i kraft. Det finns fem:

• Beskrivning: en anteckning om vad denna automatisering gör, som visas under dess namn i listan.
• Tillåt återinträde — om en kontakt kan gå igenom denna automatisering mer än en gång.
• Stoppa vid svar — avsluta en kontakts körning i samma ögonblick som de skickar ett meddelande till dig.
• Respektera tysta timmar — håll inne meddelanden som skulle skickas ut på natten i kontaktens lokala tid.
• Kör endast under dessa timmar — ignorera utlösaren utanför ett tidsfönster du ställt in.

Att säga vad en automatisering gör #

Ett namn som “Text-svar vid missat samtal” säger tillräckligt; “Uppföljning 3” en månad senare gör det inte. Beskrivningsrutan högst upp i Automatiseringens inställningar är fritext för precis det: skriv en rad eller två om vad automatiseringen gör, vem den är till för, eller varför du byggde den.

Det du skriver visas under automatiseringens namn i listan Automatiseringar, så att du kan läsa ner sidan och se vad varje är till för utan att öppna den. Sökfältet på den sidan söker igenom beskrivningar såväl som namn, så “restaurang” eller “påminnelse” i en beskrivning räcker för att hitta automatiseringen igen. Det är valfritt, det ändrar ingenting i hur automatiseringen körs, och att lämna den tom håller listan precis som den var.

Låta en kontakt gå igenom den mer än en gång #

Tillåt återinträde avgör vad som händer när utlösaren aktiveras igen för någon som redan har gått igenom automatiseringen.

• Av: varje kontakt går igenom automatiseringen en gång. Nästa gång utlösaren aktiveras för dem — de skickar ett nytt meddelande, bokar en ny tid, får samma tagg igen — startar ingenting. Körningshistoriken förblir tyst för dem, på samma sätt som för ett meddelande som inte matchar utlösarens filter. Alla som någonsin har haft en körning av denna automatisering räknas som att de har gått igenom den, oavsett om körningen slutfördes, misslyckades eller stoppades.
• På: en kontakt kan gå in igen varje gång utlösaren aktiveras. Detta är inställningen för allt som är återkommande — påminnelser om bokade tider, bokningsbekräftelser, ett nyckelord som ska få samma svar varje gång.

Standardinställningen beror på utlösaren. För Kontakt tillagd (personer du lägger till från kontaktsidan) är den av, så att lägga till samma lista två gånger innebär aldrig att någon får dubbla meddelanden. För alla andra utlösare är den på, vilket är hur automatiseringar alltid har fungerat — ingenting du byggde innan denna inställning fanns ändras av sig självt.

Två saker att komma ihåg. Återinträde handlar om kontakten, så utlösare som inte har en sådan — Enligt schema, Webhook mottagen, RSS, E-post mottagen — påverkas inte åt något håll. Och de tre tidsutlösarna (Tid bokad, Tid avbokad, Före en tid) tillåter alltid återinträde, oavsett vad reglaget säger: de aktiveras en gång per bokning, och en påminnelseutlösare aktiveras en gång per påminnelsetid, så en “en gång per kontakt”-regel skulle hoppa över en återkommande kunds nästa bokning och även den andra påminnelsen för samma bokning. Reglaget är gråmarkerat för dessa.

Stoppa när en kontakt svarar #

Stoppa vid svar är till för uppföljningssekvenser: en körning som väntar i en fördröjning, eller som arbetar sig igenom sina steg, avslutas i samma ögonblick som kontakten skickar ett meddelande till dig via valfri kanal. Deras körning visas som Avbruten i körningshistoriken; ingen annans körning påverkas, och automatiseringen förblir på för alla andra. När Stoppa vid svar avslutar en körning anger dess detaljsida att kontakten svarade, medan en körning som du avbryter själv anger att den avbröts manuellt.

Den är avstängd som standard. När den är på och automatiseringens egen utlösare är Inkommande meddelande, kan svaret som stoppar en körning starta en ny om utlösaren matchar det och återinträde är tillåtet — på samma sätt som en uppföljningssekvens skulle starta om i de flesta CRM-system. Stäng även av återinträde om du vill att varje kontakt bara ska få sekvensen en gång.

Respektera tysta timmar #

En automatisering körs i samma ögonblick som dess utlösare aktiveras, och det ögonblicket är inte alltid lämpligt — en påminnelse om en bokad tid som ställts in 12 timmar i förväg landar kl. 02.00 för alla med en tidig morgontid, och en kontakt på andra sidan jorden sover när du inte gör det.

Respektera tysta timmar är en inställning per automatisering för just detta. Var du hittar den: klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger i redigeraren för att öppna Automatiseringens inställningar — den finns där oavsett vilken typ av utlösare automatiseringen har.

Den är avstängd som standard, både för nya och befintliga automatiseringar, så inget du redan har byggt ändrar beteende av sig självt.

När du slår på den, för just den automatiseringen:

• Meddelandesteg som skulle skickas mellan kl. 20.00 och 08.00 i kontaktens lokala tid väntar och skickas istället runt kl. 08.00 deras tid — en kort slumpmässig fördröjning sprider ut dem över 08.00–08.15 istället för att skicka alla på en gång. Detta omfattar stegen Skicka meddelande, WhatsApp-mall och WhatsApp Web-utskick.
• Alla andra steg körs fortfarande direkt. Taggar, villkor, fördröjningar, webhooks, uppdatering av en kontakt, skapande av en uppgift — inget av detta hålls tillbaka. Endast själva meddelandet väntar.
• Meddelandesteg inuti en loop är det enda undantaget — de skickas direkt även om reglaget är på: att hålla varje kontakts meddelande separat skulle sprida ut en loop över hela den tysta perioden. Placera meddelandet efter loopen om det behöver vänta till morgonen, eller använd Kör endast under dessa timmar på triggern så att hela loopen körs vid en lämplig tidpunkt.
• Triggerns egen tidpunkt ändras inte. En påminnelse “3 timmar före mötet” körs fortfarande tre timmar före; om det infaller kl. 03.00 sker körningen då, och det är meddelandet som väntar till morgonen.
• Lokal tid betyder kontaktens tid, inte din. Den räknas ut baserat på telefonnumrets landsnummer eller en tidszon som sparats på kontakten — på samma sätt som kontoomfattande inställningen för Tysta timmar gör.

Detta är separat från den kontoomfattande inställningen Stör ej-tider under Inställningar → Profil, som täcker uppföljningar och AI-schemalagda utskick. Den inställningen når inte in i dina automatiseringar, vilket är anledningen till att varje automatisering har sin egen omkopplare. Se Stör ej-tider & efterlevnad för den kontoomfattande delen.

Bygger du en påminnelse för en fast tid på dygnet? Om meddelandet ändå bara skickas under arbetstid, låt reglaget vara avstängt — det kostar dig ingenting, men det finns ingen anledning att lägga till en väntetid som aldrig kommer att användas.

Körs endast under vissa tider #

Tysta timmar håller tillbaka meddelanden; alla andra steg körs fortfarande. Ibland är det inte vad du vill – ibland bör hela automatiseringen vara avstängd utanför ett visst tidsfönster. Säg att den skickar chattar till ditt team, och ditt team är bara på plats mellan 09:00 och 18:00: klockan 02:00 vill du inte att överlämningen fördröjs till morgonen, du vill att den inte ska ske alls.

Kör endast under dessa timmar är en andra inställning per automatisering för just detta. Var du hittar den: öppna Automatiseringens inställningar (kugghjulsikonen längst upp till höger i redigeraren) — den sitter precis under Respektera tysta timmar, oavsett vilken typ av utlösare automatiseringen har. Slå på den och ställ in en starttid, en sluttid och en tidszon.

• Inom tidsfönstret beter sig automatiseringen precis som tidigare.
• Utanför tidsfönstret ignoreras utlösaren helt. Automatiseringen körs inte, ingenting köas för senare, och ingenting visas i körningshistoriken – händelsen behandlas på samma sätt som ett meddelande som inte matchar utlösarens textfilter. Om händelser under natten ändå ska hanteras förr eller senare, är detta fel verktyg; låt den vara avstängd och använd Respektera tysta timmar istället.
• Sluttid före starttid innebär ett tidsfönster över natten. 21:00 till 08:00 körs under natten och är avstängd under dagen.
• Tidsfönstret använder den tidszon du ställt in för automatiseringen – inte varje kontakts lokala tid. Tysta timmar är per kontakt; detta är en klocka för hela automatiseringen. Skriv in tidszonen på det sätt som utlösaren Enligt schema kräver, t.ex. Europe/London eller America/Lima.
• Utlösare för Enligt schema kontrolleras i det ögonblick de aktiveras. En schemalagd körning vars tidpunkt infaller utanför fönstret hoppas över, den flyttas inte.

Skillnaden i korthet: Respektera tysta timmar kör automatiseringen och håller endast kvar dess meddelanden till morgonen; Kör endast under dessa tider kör inte automatiseringen alls.

Och om du faktiskt vill ha en automatisering som beter sig olika beroende på tid — en sak under dagen, en annan på natten — hoppa inte över körningen: förgrena den med ett Villkor-steg inställt på Tid på dygnet (se Steg).

Köra en automatisering för endast en agent #

De flesta konton kör mer än en AI-agent, och en automatisering som endast bör gälla en av dem — supportagenten, till exempel, och inte säljagenten — behöver ett sätt att ange detta. Fyra utlösare har ett fält för precis det:

Öppna utlösaren, klicka på fältet, så får du en grupperad lista: dina AI-agenter vid namn, och dina klassiska kampanjer under om ditt konto fortfarande har några. Välj en så körs automatiseringen endast för kontakter som den agenten ansvarar för; varje annan konversation på ditt konto ignoreras. Lämna den på Vilken agent som helst, vilket är hur den startar, så körs automatiseringen för varje kontakt på kontot, inklusive kontakter som ingen agent har tilldelats.

Den läser av agenten som kontakten är tilldelad vid det ögonblicket, så att flytta en kontakt till en annan agent idag ändrar vilka av dessa automatiseringar som körs för dem från och med då.

Fältet är ett val, inte en uppsättning – en automatisering begränsas till en enskild agent eller en enskild kampanj, så skapa en andra automatisering om du vill ha samma steg för en annan.

Varje annan utlösare körs för hela kontot. Det finns inget agentfält på utlösare för kontakt, affär, möte, uppgift, konto eller allmänna utlösare: de aktiveras för allt på kontot. För att begränsa en av dessa till en enskild agent, lägg till ett Villkor-steg som det första steget efter utlösaren och kontrollera kontaktens tilldelade agent, och placera sedan resten av stegen på true-sökvägen. Se Steg.

Alla agenter kan ännu inte begränsas. Alla agenter som fältet inte kan erbjuda räknas precis under det, så att du snabbt kan se att listan är kort istället för att undra varför en agent saknas. Dessa konversationer fungerar fortfarande normalt; de kan bara inte väljas ut här för tillfället.

En sak till som är värd att känna till för konton som använder AI-agenter: en meddelandeutlöst automatisering som begränsats på detta sätt aktiveras vid en helt ny kontakts allra första meddelande såväl som vid varje meddelande efter det. Tidigare startade den från deras andra meddelande, så öppningsmeddelandet i varje ny konversation slapp förbi den. (Detta gäller automatiseringar vars utlösare är ett inkommande meddelande — det är skilt från utlösaren Kontakt tillagd ovan, som körs exakt en gång per kontakt du lägger till.)

Låta din AI-agent anropa en automatisering #

Utlösaren AI-agentfunktion gör en automatisering till en förmåga som din AI-agent kan använda medan den pratar med en kund — på samma sätt som den redan använder anpassade funktioner. Kunden frågar något, agenten avgör att din automatisering är rätt verktyg för det, anropar den med de detaljer som samlats in från konversationen och (om du vill) får ett svar tillbaka att använda i sitt nästa svar.

Så här ställer du in en:

1. Namnge funktionen. Ett kort namn med bokstäver, siffror och understreck — check_availability, register_warranty. AI:n ser detta namn, så se till att det beskriver vad den gör.
2. Beskriv när den ska användas. Beskrivningen är hur din agent beslutar att anropa den — skriv den som om du instruerade en ny teammedlem: “Använd denna när en kund frågar om vi har en ledig tid för ett möte en viss dag.”
3. Lägg till detaljer som ska samlas in. Varje parameter är en bit information som AI:n bör samla in från konversationen innan den anropar — en stad, ett ordernummer, ett önskat datum. Ge varje parameter ett namn, en typ och en kort beskrivning; markera de som är obligatoriska. Typen kan vara text, ett nummer, ett ja/nej eller JSON — välj JSON när AI:n ska lämna över ett strukturerat paket med fält (till exempel en fullständig leveransadress) istället för ett enskilt värde.
4. Välj vilka agenter som kan använda den. Välj de AI-agenter som ska ha denna förmåga — antingen här i utlösaren eller senare från valfri agents flik AI-förmågor, där funktionen visas tillsammans med agentens andra förmågor med en vanlig på/av-knapp. Båda platserna redigerar samma sak, så använd den du redan befinner dig i.
5. Aktivera automatiseringen. Från det ögonblicket har dessa agenter funktionen — inget behöver kopieras någonstans, inga webhook-adresser eller hemligheter att klistra in.

Vill du inte skriva namn, beskrivning och detaljer själv? Bygg automatiseringsstegen först och klicka sedan på Fyll i med AI högst upp i utlösarens inställningar — den läser vad din automatisering gör och skriver dem åt dig. Allt du redan har skrivit förblir som det är; den fyller bara i det du lämnat tomt. Granska resultatet, justera det du vill och spara.

Inuti automatiseringen är allt som AI:n skickade tillgängligt via de vanliga dataknapparna: varje parameter under trigger.args, plus vilken kontakt och kanal konversationen sker på.

Svara agenten. Lägg till ett Return response-steg, så blir det som skickas tillbaka svaret som AI:n läser – vilket gör att den kan citera verklig data i samma konversation: slå upp lagerstatus i din egen databas, kontrollera en kalender eller beräkna en offert. Utan ett Return response-steg väntar agenten på att automatiseringen ska slutföras (i upp till 25 sekunder) och får veta om det lyckades eller misslyckades. Det är lämpligt för uppgifter av typen “registrera detta klagomål i mitt system” som inte kräver att data skickas tillbaka. Om automatiseringen fortfarande pågår efter 25 sekunder, eller väntar på ett långt Delay-steg, får agenten veta att den körs i bakgrunden och fortsätter. En sak att tänka på: agenten väntar i upp till 25 sekunder på ett svar, så undvik Delay-steg på vägen mellan triggern och Return response-steget. Om körningen misslyckas innan den når Return response-steget (ett steg ger fel eller ditt saldo täcker inte körningen), får agenten veta att anropet misslyckades, varnar en människa och meddelar kunden att det uppstod ett tekniskt problem. Den lovar aldrig ett svar som inte kommer. Samma sak händer när själva Return response-steget skickar en felstatus (400 eller högre), så skicka en 200 med ett tydligt meddelande i brödtexten när “hittades ej” är ett svar du vill att agenten ska förmedla.

Medan automatiseringen är avstängd kan agenter inte anropa den — funktionen försvinner från deras förmågor tills du slår på den igen.

Du kommer också att se funktionen listad på din sida för Anpassade funktioner med en “Hanteras av automatisering”-etikett. Den posten sköts åt dig — dess namn och fält följer vad du än ställer in i utlösaren — så den kan inte redigeras eller raderas där; öppna automatiseringen istället.

Lägga till kontakter i en automatisering #

De flesta utlösare väntar på att något ska hända. Utlösaren Kontakt tillagd är den du styr själv: du väljer kontakterna och automatiseringen körs en gång för var och en av dem. Det är så du bygger en uppföljningssekvens, en välkomstserie eller en återaktiveringskampanj — meddelande, vänta, meddelande igen — och sedan matar in personer i den när du vill.

Bygg den som vilken annan automatisering som helst: ge den utlösaren Kontakt tillagd, och lägg sedan till dina steg. Allt om kontakten är tillgängligt för dessa steg via de vanliga dataknapparna — deras namn, telefonnummer, e-post och kanal — så ett steg för Skicka meddelande kan hälsa dem välkomna med namn, och det vet redan vilken kontakt det ska skicka till.

Det finns fyra platser att lägga till personer på, så du kan göra det varifrån du än befinner dig:

Från Kontakter, i bulk. Gå till Kontakter, markera de kontakter du vill ha — en, ett fåtal eller alla på en filtrerad lista — och klicka sedan på Automatisering i fältet längst ner. Välj automatiseringen och klicka på Lägg till kontakter. Endast automatiseringar med utlösaren Kontakt tillagd visas, och en som fortfarande är pausad är gråmarkerad tills du aktiverar den.

Från en kontakt. Öppna en kontakt för att få upp deras detaljpanel och klicka på Lägg till i automatisering.

Från en konversation. I Chattar, öppna menyn med tre punkter högst upp i konversationen och välj Lägg till i automatisering — praktiskt när du är mitt uppe i ett svar och inser att den här personen bör läggas till i din uppföljningssekvens.

Från själva automatiseringen. Detta är alternativet att använda när du tittar på en automatisering och tänker “vem ska in här?”. I listan Automatiseringar har en Kontakt tillagd-automatisering som är aktiverad en ikon för att lägga till person i sin rad; klicka på den och sök bland dina kontakter efter namn, telefon eller e-post, markera de du vill ha och lägg till dem. Samma knapp finns högst upp i automatiseringens panel Tillagda kontakter på dess loggsida.

Oavsett vilken väg du väljer börjar automatiseringen köras för dessa kontakter och du kan fortsätta arbeta.

Lägga till gradvis (drip). Att lägga till några hundra personer på en gång innebär att några hundra meddelanden skickas ut under ett kort tidsfönster, vilket sällan är vad du vill — särskilt på WhatsApp. Markera Lägg till gradvis i samma dialogruta och ställ in hur många kontakter som ska läggas till åt gången och hur många minuter som ska vänta mellan omgångarna: 20 kontakter var 30:e minut sprider ut en lista på 500 personer över ungefär en halv dag. Vad du än väljer matas kontakter alltid in stadigt snarare än alla på en gång, så att en stor batch inte kan överbelasta ditt konto.

Övervaka framsteg. Öppna automatiseringen och klicka på Logg. Ovanför körhistoriken visar panelen Tillagda kontakter varje batch du har lagt till, hur många kontakter som har bearbetats hittills, samt knappar för att Pausa, Återuppta eller Avbryta den. Paus stoppar nya kontakter från att läggas till; körningar som redan har startat slutförs normalt. Avbryt stoppar resten permanent — det går inte att återuppta.

Lägga till samma person två gånger. Som standard kan varje kontakt bara gå igenom en viss automatisering en gång: lägg till dem igen senare och de hoppas tyst över, och räknas som “hoppade över” i förloppsraden. Om du vill att en kontakt ska kunna gå igenom den igen — till exempel en månatlig avstämning — öppna Automatiseringens inställningar (kugghjulsikonen längst upp till höger) och slå på Tillåt återinträde. Se Låta en kontakt gå igenom den mer än en gång.

Två saker som är värda att veta: kontaktuppgifter hämtas i det ögonblick du lägger till någon, så att redigera ett telefonnummer efteråt ändrar inte en körning som redan ligger i kö; och om du stänger av automatiseringen medan kontakter fortfarande läggs till, pausas batchen istället för att misslyckas — slå på den igen och klicka på Återuppta.

Steg #

Efter triggern, lägg till så många steg som du behöver:

• Åtgärder — gör något i DM Champ: skicka meddelande till en kontakt, redigera deras detaljer, tagga dem, flytta dem mellan listor, skicka dem till en annan AI-agent, skapa och uppdatera uppgifter och affärer, boka, flytta eller avboka möten, slå upp saker för att använda senare i arbetsflödet eller varna en människa. Hela listan finns i Åtgärder nedan.

• Integrationer — anslut en extern app (Google Sheets, Slack och andra) och använd dess åtgärder i din automatisering. Anslut den en gång från byggaren och dra sedan in den som vilket annat steg som helst. Om ett steg använder en app du inte har anslutit än, visar steget en liten bärnstensfärgad prick på arbetsytan och dess inställningspanel visar en Anslut-knapp precis där du behöver den — klicka på den, godkänn appen i fliken som öppnas, så låses steget upp automatiskt. Detta gäller även automatiseringar som AI:n bygger åt dig: alla steg som fortfarande behöver en appanslutning meddelar dig om detta innan du aktiverar automatiseringen.

  Varje åtgärd du hittar under en apps rubrik Populära kommer med ett guidat formulär istället för tekniska fält. Att lägga till en rad i Google Sheets, till exempel, guidar dig genom det: välj ett av dina kalkylblad från en lista, välj bladet, och sedan visas var och en av bladets egna kolumnrubriker som ett eget fält att fylla i — med de vanliga dataknapparna för att infoga värden från tidigare steg. Att hitta en rad fungerar på samma sätt: välj kalkylblad och blad, skriv vad du vill söka efter, klart. Samma behandling gäller Gmail (skicka, utkast, svara, hitta e-post), Slack (kanaler kommer från en live-lista), Notion (välj en databas så visas var och en av dess egenskaper som ett fält), HubSpot (kontakter, affärsmöjligheter, företag, ärenden), Google Kalender (välj en kalender från din egen lista när du skapar eller hittar händelser), Google Dokument (välj ett dokument från en lista) och Telegram. Allt ovanligt ligger bakom Visa avancerade alternativ med rimliga värden redan inställda. Steg som ställts in innan detta fanns fortsätter att fungera som de är; öppna ett och välj Växla till enkelt läge när du vill ha den guidade versionen.

  Använd Teststeg inuti vilket integrationssteg som helst för att köra just det steget på riktigt — för Sheets-exemplet visas raden faktiskt i ditt kalkylblad, så att du vet att automatiseringen fungerar innan du aktiverar den.

  För att ändra vilket konto en app använder, öppna valfritt steg för den appen. När den är ansluten visar toppen av inställningspanelen det anslutna kontot (med namn eller e-postadress när appen delar en sådan) tillsammans med Koppla från och Använd ett annat konto. Använd ett annat konto kopplar från det nuvarande; klicka sedan på Anslut och logga in med det andra kontot. Anslutningen tillhör hela din arbetsyta, så varje automatisering som använder den appen växlar till det nya kontot, och steg som använder det slutar köras medan inget är anslutet.

• E-post (din e-postserver) — skicka ett e-postmeddelande från din egen e-postserver istället för via Gmail. Välj det som stegtyp och fyll i din leverantörs sändningsuppgifter en gång: serveradress, port, användarnamn, lösenord och den adress du vill att e-posten ska komma ifrån. Du hittar dessa i din e-postleverantörs inställningar, vanligtvis under “SMTP” eller “Sändning”. Vi kontrollerar uppgifterna mot din e-postserver innan vi sparar, så om något är fel får du veta det direkt istället för första gången automatiseringen körs.

  Två saker som är värda att veta. Använd port 587 — den är krypterad, nästan alla leverantörer stöder den, och det är porten som fungerar från vårt sändningsnätverk. Och om ditt e-postkonto använder tvåstegsverifiering, skapa ett applösenord i din leverantörs kontoinställningar istället för att skriva in ditt vanliga lösenord.

  När steget är anslutet består det bara av Till, Ämne och Meddelande, med de vanliga knapparna för att infoga data från tidigare steg. Cc och Bcc finns också där om du behöver dem. Ditt lösenord lagras krypterat och visas aldrig för dig igen — vid återanslutning måste du ange det på nytt.

• Inbyggda appar — några verktyg har sina egna förstklassiga steg, separata från integrationskatalogen:

  • Mollie — skapa en betalningslänk eller kontrollera om en betalning har genomförts. Anslut den en gång med din Mollie API-nyckel (Mollie Dashboard → Developers → API keys).
  • WooCommerce — sök upp en kund eller order i din butik, ändra status på en order eller skapa en kupongkod. Anslut den med din butiks adress samt en REST API-nyckel (WooCommerce → Settings → Advanced → REST API → Add key).
  • WordPress: skapa, uppdatera eller hämta ett inlägg, skapa en användare eller hitta en användare via e-post. Anslut den med din webbplatsadress, ditt WordPress-användarnamn och ett applikationslösenord (Users → Profile → Application Passwords). Se WordPress.
  • FluentCRM: skapa eller uppdatera en kontakt, hitta en via e-post, lägg till eller ta bort taggar och lägg till någon i listor. Samma anslutningsdetaljer som WordPress, eftersom FluentCRM körs på din WordPress-webbplats. Taggar och listor anges som id:n, inte namn. Se FluentCRM.
  • MemberPress: hämta en medlem, hitta en via e-post, skapa en medlem, lista deras prenumerationer eller transaktioner och skapa en transaktion, vilket är hur ett medlemskap beviljas. Anslut den med din webbplatsadress samt API-nyckeln från MemberPress → Developer Tools. Se MemberPress.

  Anslutning fungerar på samma sätt som e-poststeget: uppgifterna kontrolleras live mot tjänsten innan något sparas, nycklar lagras krypterat och visas aldrig för dig igen, och varje steg får enkla fält med de vanliga knapparna för att infoga data.

• Databasfråga — för tekniska användare: kör en SQL-fråga mot din egen externa MySQL- eller Postgres-databas (slå till exempel upp en kund i din butiks databas). Lägg till en anslutning en gång — den testas live innan den sparas — och skriv sedan frågan. Använd $1, $2 (Postgres) eller ? (MySQL) platshållare för värden som kommer från tidigare steg, och placera dessa värden i fältet Värden, så att text av kontakttyp aldrig klistras in direkt i din SQL. Databasen måste vara nåbar från internet.

• HTTP-förfrågan — anropa vilken extern webbadress som helst direkt, för verktyg som ännu inte har en inbyggd integrering.

• Villkor — förgrena automatiseringen längs en av två vägar beroende på en regel du ställer in. Infoga det du vill kontrollera med +-knappen istället för att skriva det, välj hur det ska jämföras (är lika med, innehåller, är större än, matchar regex…), och skriv vad det ska jämföras mot. Innehåller letar efter den exakta texten du skrev; när du behöver ett mönster istället — flera stavningar av ett nyckelord, ett ord endast i början av ett meddelande, ett ordernummerformat — välj matchar regex och skriv ett reguljärt uttryck som ^(ja|yes)\b. Lägg till flaggor i /i-stil genom att skriva mönstret som /ja|yes/i. Ett mönster som inte är giltigt gör att steget misslyckas med ett fel i körhistoriken istället för att tyst ta falsk-vägen. Steg på sann-vägen körs när regeln matchar, steg på falsk-vägen när den inte gör det; en väg som du lämnar tom avslutar helt enkelt körningen. Att kontrollera någons taggar är en av de mest användbara funktionerna — infoga kontaktens tag_names och använd innehåller med taggens namn, som i Exempel: ignorera alla du taggar som skräppost nedan.

  Kontrollera mer än en sak. Ett villkor kan innehålla flera regler samtidigt. Ställ in Matcha till Alla följande (varje regel måste vara sann) eller Någon av följande (en sann regel räcker), och använd Lägg till villkor för varje extra regel — till exempel land är lika med NL och meddelande innehåller prissättning. Om du behöver blanda de två, eller gruppera regler med parenteser, skriv regeln som ett uttryck istället: (${trigger.contact.country} == 'NL' or ${trigger.contact.country} == 'BE') and ${trigger.message.body} contains 'pricing' — and binder hårdare än or, och parenteser åsidosätter det. Ett villkor skrivet på det sättet öppnas som en uttrycksruta istället för rader.

  

  Stadier jämförs utifrån sitt ID, inte sitt namn. Ett ärendes eller en affärs stadium kommer in som dess interna ID (todo, in_progress, done…), vilket kan skilja sig från kolumnrubriken på din tavla. När fältet därför är ärendets eller affärens stadium och jämförelsen är lika med eller inte lika med, blir värderutan en lista över dina egna stadier: välj kolumnen efter dess namn så lagrar steget dess ID. Ett villkor som sparats tidigare med ett inskrivet stadienamn markeras med en varning under listan, och när texten matchar en av dina kolumner byter en knapp ut den mot kolumnens ID.

  Andra värden som pekar på ditt konto är också listor. Med kontaktens taggar (innehåller, är lika med), taggen som en “Tagg tillämpad”-utlösare bär med sig, en affärs eller uppgifts ansvarige, AI-agenten eller ett anpassat fält av typen Rullista, är värderutan en lista över dina egna taggar, teammedlemmar, agenter eller fältets alternativ. Klicka på Använd ett värde från ett tidigare steg istället för att jämföra mot ett värde från utlösaren eller ett annat steg.

  Varje nästa steg behöver en förgrening. Ett steg som är anslutet till ett villkor måste hänga från dess Ja- eller Nej-handtag. Ett steg som ansluts utan en förgrening körs oavsett vad villkoret svarar — redigeraren flaggar det och låter dig inte aktivera automatiseringen förrän det har flyttats till ett handtag.

  Ett villkor kan också förgrena sig baserat på klockan istället för ett värde. Ställ in dess Villkorstyp till Tid på dygnet och ange en starttid, en sluttid och en tidszon: den sanna sökvägen körs medan den aktuella tiden är inom det fönstret, den falska sökvägen utanför det. Att sluta före start skapar ett fönster över natten (21:00 till 08:00), och Dagar-växlarna begränsar det till vissa dagar i veckan — lämna dem alla avstängda för varje dag. Den kontrollerar klockan i det ögonblick steget körs, så ett tidsvillkor placerat efter en fördröjning tittar på tiden då den faktiskt nås, inte tiden då körningen startade. Det är så här du bygger “en automatisering, olika beteende beroende på tid” — gör en sak under dagen och en annan på natten; när automatiseringen istället helt enkelt inte ska köras alls utanför ett fönster, använd Kör endast under dessa timmar i Automatiseringens inställningar.

  I ett vanligt Jämför ett värde-villkor kan du också jämföra direkt mot klockan: gruppen Aktuell tid i väljaren för infogning av data erbjuder now.hour (0–23), now.minute, now.weekday (1 = måndag … 7 = söndag), now.day, now.month och now.year. De läses i UTC om du inte fyller i villkorets valfria fält för tidszon.

• AI-steg — låt den inbyggda AI:n läsa datan hittills och generera ett svar eller beslut som en del av arbetsflödet. Skriv en prompt, infoga värden från tidigare steg, och stegets utdata blir tillgänglig för varje steg efter det. Det finns inget att konfigurera utöver prompten — själva AI:n hanteras åt dig. Stegets inställningar anger priset i förväg: varje gång ett AI-steg körs förbrukar det 0,25 krediter (så ett AI-steg inuti en Loop förbrukar 0,25 krediter per upprepning), och Testa steg kör den riktiga AI:n, så den förbrukar samma 0,25 krediter.

  Det finns två gränser som är bra att känna till, båda tillräckligt generösa för att de flesta automatiseringar aldrig ska nå dem. Svar har en maxlängd; om AI:n behöver mer utrymme än så kapas svaret – du kommer att se en notering om detta när du testar steget, så be om något kortare eller dela upp arbetet i två AI-steg. Själva prompten har också en maxstorlek när data från tidigare steg har fyllts i: om du infogar en mycket stor mängd data (en lång chatthistorik, en hel skrapad sida), stoppas körningen med ett meddelande om att du ska skicka in mindre. Och medan Pause all AI messages är aktiverat under Settings → Profile körs inte ett AI-steg alls: körningen stoppas med en notering om att AI är pausat för kontot, och ingenting debiteras. Stäng av pausen så körs nya körningar igen.

• Delay — pausa innan du fortsätter. Wait type erbjuder två sätt att göra det på. For a fixed amount of time är det klassiska alternativet: vänta 10 minuter, 2 timmar, 3 dagar, med en valfri slumpmässig fördröjning så att efterföljande körningar inte alla startar på samma sekund. Until a specific moment väntar istället på ett datum och en tid – vanligtvis något du infogar från ett tidigare steg med +-knappen, som mötets starttid – och en Offset i minuter förskjuter det: -180 betyder tre timmar före den tidpunkten, -1440 en dag före, 0 själva tidpunkten. Om tidpunkten redan har passerat när körningen når steget väntar den inte alls utan fortsätter bara; väntetider längre än 30 dagar nekas. Väntetider på mer än en halv minut pausar körningen ordentligt istället för att hålla den öppen – körningen visas som waiting tills det är dags, så minuter, timmar och dagar fungerar utmärkt.

• Loop — upprepa en grupp steg en gång för varje objekt i en lista (till exempel en gång per kontakt som Find contacts returnerade, eller en gång per tagg på en kontakt). Lämna Max iterations tomt för att gå igenom varje objekt, upp till 1 000; ange ett nummer för att stoppa tidigare. En lång lista behöver inte rymmas på en gång: när en körning närmar sig sin tidsbudget pausar loopen där den är och fortsätter några sekunder senare från samma objekt, så en daglig genomsökning av flera hundra kontakter slutförs av sig själv. Ett Delay inuti loopen fungerar på samma sätt – loopen väntar ut det och fortsätter med nästa steg för det objektet. Anslut stegen som ska upprepas till loopens body-handtag och stanna där: en gren som helt enkelt tar slut är hur loopen vet att objektet är färdigt, och den går vidare till nästa av sig själv. Ett Condition inuti loopen bestämmer per objekt: endast det objektets true- (eller false-) gren körs, så Loop → Condition → Send message skickar endast till de objekt som uppfyller villkoret. Du behöver inte en linje tillbaka till loopen, och arbetsytan tillåter dig inte längre att rita en: dra en anslutning från ett senare steg tillbaka till loopen (eller till något steg ovanför den) så nekas linjen med en notering om varför. Om en automatisering du byggde tidigare fortfarande har en sådan, stoppas varje körning av den före det första steget, och körningen talar om för dig vilken anslutning som ska tas bort.

• Return response — för automatiseringar som startar med en Webhook- eller AI Agent Function-trigger: skicka data tillbaka till det som anropade automatiseringen – det externa verktyget som anropade din webhook, eller din egen AI-agent mitt i en konversation. Som standard får ett anrop bara en bekräftelse; lägg till detta steg så får anroparen ditt eget svar istället – välj en statuskod, skriv brödtexten (JSON eller vanlig text) och infoga värden från tidigare steg, så att verktyget som anropade dig får, till exempel, raden du slog upp eller kontakten du skapade. Anroparen väntar i upp till 30 sekunder; om automatiseringen tar längre tid än så (ett Delay-steg uppströms, till exempel), faller den tillbaka på den vanliga bekräftelsen och automatiseringen fortsätter oavsett. Om körningen misslyckas innan den når detta steg får anroparen ett svar direkt istället för att vänta: status 200 med "status": "failed" i brödtexten (och insufficient_credits som felkod när ditt saldo inte kunde täcka körningen). Det är avsiktligt inte en felstatus: begäran togs emot och tidigare steg kan redan ha körts, och verktyg som Stripe eller Shopify skickar om en webhook som får ett fel tillbaka, vilket skulle köra dessa steg igen. Detaljerna finns kvar i körningshistoriken. Test step visar en förhandsgranskning av svaret med din exempeldata.

Det finns också ett Transformera-steg för att omforma data med lite kod — detta är för tekniska användare som är bekväma med att skriva ett litet skript; alla andra kan tryggt ignorera det.

Använda det som ett tidigare steg returnerade #

När ett fält efterfrågar ett värde, till exempel Kontakt-ID, infoga det enskilda värdet med +-knappen, inte hela steget. Efter ett Hitta kontakt-steg som heter find_contact, är det ${nodes.find_contact.contactId}. Om du infogar ${nodes.find_contact} som det är skickas allt som steget returnerade på en gång, och ett steg som behöver en kontakt misslyckas då med “kontakt hittades inte”.

Uttryck #

Inuti ${ } kan du skriva en liten bit JavaScript för att ändra ett värde innan det används. Skriv det i vilket fält som helst som tar emot variabler, med samma namn som +-knappen infogar:

Text runt omkring förblir som den är, så Hi ${ trigger.contact.first_name.toUpperCase() }! skickar “Hej ADA!”. Rutan Resultat under fältet visar vad koden beräknas till med din exempeldata medan du skriver.

Om koden misslyckas (ett skrivfel eller ett fält som är tomt för denna kontakt), blir den delen tom och resten av steget fortsätter. Körningshistoriken anger vilken del av koden som misslyckades och varför.

Koden körs omedelbart och fristående: den har ingen internetåtkomst och kan inte vänta på något, och den får ta högst en halv sekund. För att hämta något, använd ett HTTP-förfrågan-steg och infoga dess resultat. När logiken kräver mer än en rad, eller flera steg delar samma resultat, är ett Transformera-steg fortfarande det bättre verktyget.

Testa steg som söker upp en kontakt #

Kör och Testa steg använder utlösarens exempeldata, och det exemplet är en påhittad kontakt (contact_abc123, [email protected], utan telefonnummer). Den finns inte i ditt konto, så ett steg som söker upp eller skickar meddelanden till en kontakt misslyckas i ett test med “kontakt hittades inte” eller “inget nummer lagrat”. Det är förväntat: när en riktig utlösare aktiveras får steget den riktiga kontakten och fungerar. För att testa med riktiga data, låt automatiseringen köras en gång på riktigt, klicka sedan på Spela upp igen i verktygsfältet för att köra den igen med det som den senaste körningen faktiskt tog emot.

Åtgärder #

Åtgärder är de saker en automatisering gör inuti DM Champ själv — ingen app att ansluta, inget att ställa in först. De är grupperade i väljaren på samma sätt som de är grupperade här.

Fält som pekar på något som redan finns i ditt konto är rullistor: en pipeline och dess stadier, en kontaktlista, en etikett, en teammedlem, ett uppgiftsstadium, en händelsetyp, ett utkast till utskick eller en WhatsApp-mall. Välj från listan. När värdet istället ska komma från ett tidigare steg (t.ex. ett stadienamn som skickas in via en webhook), klicka på Använd ett värde från ett tidigare steg istället under fältet och infoga det med +-knappen.

Kontakter

Meddelanden

Uppgifter

Affärer

Möten

Övrigt

Konto-API-åtgärder #

Under åtgärderna ovan har stegväljaren en sektion som heter Konto-API, som är hopfälld tills du öppnar den. Den innehåller en åtgärd för varje slutpunkt i DM Champ-API:et, cirka 390 stycken, grupperade efter den del av kontot de tillhör: Kontakter, Affärer, Pipelines, Taggar, Uppgifter, Möten, Utskick, Kunskapsbas, FAQ, Sammanfattningar, Meddelanden, Underkonton och resten. Allt som API:et kan göra, kan nu en automatisering göra som ett vanligt steg, utan något HTTP-begäranssteg, ingen API-nyckel och ingen kod.

Några saker att veta om dem:

• Varje åtgärds inställningar visar ett fält per parameter som slutpunkten tar emot. Ett fält som förväntar sig ett objekt eller en lista med objekt är en ruta där du skriver in JSON. Varje fält accepterar värden från tidigare steg i den vanliga formen ${…}, som infogas med +-knappen.
• Steget på arbetsytan visar metoden och adressen som anropas, till exempel PUT /v1/pipelines/:pipelineId, så att du kan slå upp slutpunkten i API-referensen när du vill ha detaljer om vad den returnerar. En del av adressen som börjar med ett kolon är ett värde som du fyller i i steget, så att det faktiskt anropar /v1/pipelines/default när Pipeline ID har ställts in till default.
• Åtgärder som tar bort något har en röd varning i sina inställningar. De gör exakt vad API-anropet gör, omedelbart, och det finns inget sätt att ångra det efteråt.
• Åtgärderna högst upp i väljaren, de som listas i tabellerna ovan, är oförändrade. De förblir det snabbaste sättet att utföra vanliga saker, och de flesta automatiseringar behöver aldrig öppna den här sektionen alls.

Exempel: ställ in ett nytt klientkontos pipeline och taggar. Detta är den kodfria versionen av vad som tidigare krävde ett skript.

1. Utlösare: Underkonto skapat.
2. Konto-API → Taggar → Skapa eller tilldela en tagg (POST /v1/tags), med taggens namn och Underkonto inställt på ${trigger.sub_account.id}.
3. Konto-API → Pipelines → Uppdatera en pipeline (PUT /v1/pipelines/default), med dina stadier i JSON-fältet. Ett stadiets trigger_tag skrivs som users/<the sub-account id>/tags/<the tag id the previous step returned>, båda infogade med +-knappen.

Varje klientkonto du skapar från och med då får samma tavla och samma taggregler, utan att du behöver öppna det.

Exempel: mejla dig själv en sammanfattning när någon bokar.

1. Utlösare: Möte bokat.
2. Konto-API → Sammanfattningar → Sammanfatta en konversation (POST /v1/summaries), riktad mot kontakten från utlösaren.
3. E-post, med sammanfattningen från steg 2 i brödtexten.

Hur variabler skrivs. Allt du infogar med +-knappen hamnar som ${…} — till exempel ${trigger.contact.first_name} eller ${trigger.appointment.start_time} — och det är det enda formatet som automatiseringen tolkar. Stilen {{first_name}} som du kanske känner till från utskicksmallar förstås inte här: den skickas exakt som den skrivits, så meddelandet kommer fram med {{first_name}} i stället för namnet. Om ett meddelande kom fram med platshållartexten kvar i sig, är det nästan alltid därför — ta bort platshållaren och infoga den igen med +-knappen. Anpassade fält ligger under kontakt som allt annat om personen (${trigger.contact.your_field_key}). Ett fältnamn med mellanslag, ett frågetecken eller andra symboler (ett Facebook-leadformulär skickar varje fråga som ett eget fält) skrivs inom klammerparenteser och citattecken, som ${trigger["what_service_are_you_interested_in?"]}; +-knappen infogar det åt dig på det sättet. ${…} kan också innehålla en liten bit kod som ändrar värdet, till exempel ${ trigger.contact.phone.replace("+", "") }: se Uttryck. Under varje fält som innehåller en variabel visar en Resultat-ruta texten så som den skulle se ut med din exempeldata: en grön variabel är löst (dess värde visas), en gul kan inte kontrolleras än eftersom dess steg inte har testats eller utlösaren inte har någon fångad händelse, och en röd pekar på ett fält som inte finns i exemplet, vilket oftast beror på ett skrivfel eller fel sökväg. För en bit kod inuti ${ } visar rutan vad den beräknas till med exemplet, eller i rött varför den misslyckas.

Exempeldata utan en testkörning. Ett steg som du hellre vill undvika att köra under bygget (ett som skapar en kontakt eller skickar ett meddelande) kan få sitt exempel manuellt: öppna steget, klicka på Fäst exempel under Utdataexempel, klistra in eller skriv in vad steget returnerar och klicka på Fäst exempel igen. Variabelväljaren, resultatboxen och testerna för senare steg använder det sedan, och det markeras som Fäst tills ett riktigt Teststeg ersätter det. Live-körningar använder aldrig ett fäst exempel, utan bara vad steget faktiskt returnerar. Vid en Webhook-utlösare behåller Spara som exempel den nyttolast du skrev in som utlösarens exempel utan att köra någonting, medan Skicka test-händelse även startar en testkörning.

En sak som är bra att veta om att fylla i dessa: allt som slutar på ID – Kontakt-ID, Uppgifts-ID, Mötes-ID – är tänkt att infogas från ett tidigare steg med +-knappen snarare än att skrivas in för hand; tipset under varje fält anger detta.

Exempel: påminnelser om möten 24 timmar och 3 timmar innan #

Detta är den automatisering de flesta bygger först, så här är den från början till slut.

1. Starta automatiseringen. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering, klicka sedan på utlösaren på arbetsytan.

2. Välj utlösare. Klicka på Ändra utlösare, öppna Möten och välj Innan ett möte.

3. Välj dina påminnelsetider. Under Påminnelser, klicka på knapparna 24 timmar innan och 3 timmar innan. Behöver du något som inte erbjuds — säg 45 minuter? Skriv in antalet minuter i Något annat och klicka på Lägg till. Du kan ha upp till fem påminnelser i en automatisering, och minst en: om ingen är inställd körs automatiseringen aldrig.

Om några av dina möten börjar tillräckligt tidigt för att en påminnelse skulle landa under natten, slå på Respektera tysta timmar i Automatiseringens inställningar (kugghjulsikonen längst upp till höger) — påminnelsen körs fortfarande i tid, meddelandet väntar bara till kl. 08:00 i kontaktens lokala tid. Se Respektera tysta timmar.

Varje påminnelse körs en gång per möte, så två påminnelser innebär två körningar för samma bokning. Det täcker varje möte DM Champ känner till: bokningar i den inbyggda kalendern och de tabeller din AI bokar genom Zenchef, Formitable, OpenTable eller Trafft. En bokning som görs direkt i restaurangens eget system (dess widget, telefonen, drop-in) når aldrig DM Champ, så den får ingen påminnelse. Det gäller möten som redan finns i din kalender, inte bara de som bokas efter att du slagit på det — och det håller jämna steg med ändringar: flytta ett möte och dess påminnelser flyttas med det, avboka det och de avbokas också. En påminnelse vars tidpunkt redan har passerat när bokningen görs (en 24-timmars påminnelse på ett möte som bokas i eftermiddag) hoppas helt enkelt över istället för att skickas sent.

4. Valfritt: ge varje påminnelse olika formulering. Lägg till ett Villkor-steg efter utlösaren och välj Påminnelse: minuter innan som fält, ==, och 1440 som värde. Den sanna sökvägen är meddelandet dagen innan (“Vi ses imorgon kl…”), den falska sökvägen är den tre timmar innan (“Vi ses snart kl…”). Hoppa över detta om samma formulering fungerar för båda.

5. Skicka meddelandet. Lägg till en Skicka meddelande-åtgärd. För Kontakt-ID, klicka på + och infoga mötets kontakt. För meddelandet, skriv din påminnelse och använd + för att infoga kontaktens förnamn och mötets starttid — till exempel:

Hi ${trigger.contact.first_name}, a reminder about your appointment on ${trigger.appointment.start_time}. Reply CONFIRM to keep it or CANCEL if you can't make it.

Andra detaljer som utlösaren ger dig: mötets rum, dess sammanfattning, kontaktens telefonnummer och e-post, samt vilken påminnelse denna körning är. Starttiden anländer som ett fullständigt datum och klockslag (2026-09-01T10:00:00Z), så om du hellre vill att meddelandet ska säga “imorgon kl. 10:00”, placera ett AI-steg före meddelandet och be det formulera tiden med kontaktens egna ord.

6. Testa, slå sedan på. Klicka på Kör för att avfyra den en gång med exempeldata, kontrollera körningen i Logg, och slå sedan på Aktiverad-brytaren.

Om WhatsApps 24-timmarsfönster. Om kontakten senast skickade ett meddelande till dig för mer än 24 timmar sedan, tillåter inte WhatsApp ett vanligt meddelande — vilket är exakt den situation som en påminnelse dagen innan befinner sig i. Använd åtgärden Skicka WhatsApp-mall för den påminnelsen istället, med en godkänd mall; en mall får öppna konversationen och den öppnar även 24-timmarsfönstret på nytt så att kontaktens svar kan hanteras normalt. Tre-timmars-påminnelsen kan ofta använda ett vanligt Skicka meddelande, eftersom kontakten vid det laget kan ha svarat på det första. Se WhatsApp-mallar för hur du skapar och får en mall godkänd.

Om Bekräfta / Avbryt-knappar. Tryckbara snabbsvarsknappar är ännu inte tillgängliga från automatiseringar. Sättet att göra det på idag är att be om ett ord som svar — “svara BEKRÄFTA för att behålla det eller AVBRYT för att avbryta” — och hantera svaret antingen med din AI-agent (den läser svaret som vilket annat meddelande som helst och kan avbryta eller boka om) eller med en andra automatisering på utlösaren Inkommande meddelande, begränsad till meddelanden som innehåller AVBRYT, som letar upp bokningen med Hitta möten för den kontakten, kör Avbryt möte och meddelar dig med Varna människa.

Exempel: förvandla ett missat WhatsApp-samtal till en chatt #

En restaurang mitt under rusningstid, en verkstad med någon under en bil, en klinik mellan patienter: telefonen ringer, ingen kan svara, och den som ringer provar nästa ställe på listan. Denna automatisering skickar meddelanden till alla som missats på WhatsApp inom några sekunder och låter din AI-agent ta över därifrån.

Vill du bara ha texten tillbaka? Du behöver inte bygga detta för hand: under Inställningar → Kanaler har varje WhatsApp Web-nummer en Svara på missade samtal-brytare som skapar exakt denna automatisering åt dig, med ditt meddelande, och SMS via Twilio-kortet har samma brytare för ett Twilio-nummer du anslutit själv. Se WhatsApp Web → Svara på missade samtal och SMS → Svara på missade samtal. Bygg det själv, enligt nedan, när du vill ha villkor, en annan agent för de som ringer missat, eller uppföljningssteg.

Det fungerar för samtal till ett nummer som är anslutet via WhatsApp Web och för samtal till det Twilio-nummer du anslöt för SMS. Ett missat samtal är alla samtal du inte svarade på: den som ringde lade på efter några signaler, eller så ringde det ut. Samtal du svarar på och samtal du avvisar räknas inte, och gruppsamtal ignoreras.

1. Skapa automatiseringen. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering, klicka på Ändra utlösare, öppna Meddelanden och välj Missat samtal. Lämna Nummer på Vilket som helst så aktiveras den för varje missat samtal på varje nummer i kontot, både WhatsApp Web och SMS; fältet listar dina WhatsApp Web-nummer och ditt SMS-nummer, så välj ett där för att köra denna automatisering endast för samtal till det numret (en andra automatisering kan täcka ett annat nummer med sitt eget meddelande).

2. Skicka meddelandet. Lägg till en Skicka meddelande-åtgärd. För Kontakt-ID, klicka på + och infoga den som ringde från utlösaren. Skriv sedan texten, till exempel:

Tyvärr missade vi ditt samtal, vi har fullt upp just nu. Vill du boka ett bord? Jag kan hjälpa dig här.

Den som ringer blir en kontakt i samma ögonblick som samtalet missas (med namnet från deras WhatsApp-profil, om de visar ett), så meddelandet hamnar i deras chatt som alla andra, och en person som redan har en chatt med dig får det i den chatten. Svaret skickas ut från numret de ringde. WhatsApp Web har inget 24-timmarsfönster, så ett vanligt meddelande är tillåtet även om de aldrig skrivit till dig.

Om du hellre vill skicka från en specifik linje, har både Skicka meddelande och Skicka WhatsApp Web-meddelande ett Skicka från-fält som listar dina WhatsApp Web-nummer. På Automatisk skickas meddelandet från det nummer personen senast pratade med, vilket för ett missat samtal är numret de ringde.

Om den som ringde ringde ditt SMS-nummer, svarar samma Skicka meddelande-steg med uppringarens kontakt-ID – texten skickas som ett SMS från ditt anslutna SMS-nummer, så det finns inget att välja under Skicka från. Uppringaren sparas som en SMS-kontakt när samtalet avslutas, deras chatt visar en rad för Missat röstsamtal, och deras svar hanteras av SMS-numrets AI-agent. Texten skickas via ditt eget Twilio-konto, så dina Twilio SMS-taxor gäller. Om en automatisering täcker båda typerna av nummer, talar ${trigger.channel} om för dig vilket du hanterar – whatsapp_web eller sms – så att ett Villkor för det kan ge en WhatsApp-uppringare en annan formulering än en som skickat SMS.

3. Låt din agent ta över. När den som ringer svarar hanteras konversationen som vilken ny chatt som helst på det numret: agenten som är inställd som numrets standard under Vem svarar på nya konversationer svarar. Endast om en annan agent ska hantera missade samtal, lägg till en Tilldela AI-agent-åtgärd före meddelandet.

Användbara värden för ett Villkor eller i meddelandetexten: ${trigger.contact.first_name}, ${trigger.contact.phone_number}, ${trigger.channel} (whatsapp_web eller sms), ${trigger.call.to_number} (numret de ringde; för en automatisering per nummer, använd utlösarens Nummer-fält istället för ett villkor), ${trigger.call.is_video}, ${trigger.call.missed_at} och ${trigger.is_new_contact}, vilket är true för någon som aldrig har chattat med dig, så att du kan hälsa en främling annorlunda än en återkommande kontakt.

Samtal till ett WhatsApp Business API-nummer aktiverar inte denna utlösare, och inte heller samtal till nummer som köpts via plattformen eller till en telefon som används som en Android SMS-gateway. Uppringare sparas endast som kontakter på konton som har en automatisering för missade samtal aktiverad; utan en sådan lämnar ett missat samtal inga spår i appen. För SMS-numret finns ett villkor till: brytaren Svara på missade samtal på SMS via Twilio-kortet måste vara på, eftersom den brytaren är det som pekar numrets samtal mot DM Champ i ditt Twilio-konto. En automatisering som byggts för hand för SMS-numret gör ingenting så länge brytaren är av; slå på den först, och anpassa sedan automatiseringen den skapade.

Exempel: ignorera alla du taggar som skräppost #

Tagga en tidstjuv en gång och hör aldrig av dem igen — samma upplägg fungerar för “svara endast på personer taggade VIP”, “hoppa över alla taggade Kund”, och så vidare.

1. Starta automatiseringen. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering, klicka sedan på utlösaren på arbetsytan.

2. Välj utlösare. Klicka på Ändra utlösare, öppna Meddelanden och välj Inkommande meddelande. Lämna kanalen på Alla kanaler så att den täcker varje konversation.

3. Lägg till kontrollen. Lägg till ett Villkor-steg efter utlösaren. I det första fältet, klicka på +-knappen, skriv tag i sökfältet och välj tag_names (den under kontakt, i gruppen inkommande meddelande-utlösare) — det är kontaktens taggar efter namn. Fältet fylls i automatiskt som ${trigger.contact.tag_names}. Ställ in jämförelsen till innehåller, och i värderutan skriver du taggen exakt som du namngav den, till exempel spam.

4. Bestäm vad som händer. På den sanna vägen — den som körs när kontakten faktiskt har taggen — lägg till en Ställ in stör ej-åtgärd, vilket stoppar all utgående kommunikation till dem. Fyll i tre saker: Kontakt-ID med +-knappen (infoga kontakten från utlösaren, skriv inte in det), Stör ej som true, och valfritt en Orsak för dina egna register. Föredrar du att hålla konversationen öppen men tysta AI:n? Använd Slå på eller av AI för en kontakt istället, med AI aktiverad inställd på false. Lämna den falska vägen tom: alla andra fortsätter som vanligt.

5. Testa, slå sedan på den. Klicka på Kör för att köra den en gång med exempeldata, kontrollera körningen i Logg, och slå sedan på Aktiverad-omkopplaren.

Tre saker som är värda att veta:

• Stora bokstäver räknas. En tagg med namnet Spam matchar inte spam. Kopiera namnet från Inställningar → Taggar om du är osäker — se Skapa taggar.
• Välj tag_names, inte tags. Precis bredvid i samma lista finns tags, som innehåller interna ID-koder snarare än namn. En kontroll mot den kan aldrig matcha ett ord du skriver, så automatiseringen skulle tyst ta den falska vägen för alltid. Om du hellre vill skriva fältet än att välja det, är det ${trigger.contact.tag_names} du vill ha.
• Det gäller från deras nästa meddelande. Kontrollen läser de taggar kontakten har i det ögonblick meddelandet anländer, så att tagga någon ångrar inte meddelanden som redan skickats. Om du vill att själva taggningen ska vara startpunkten istället, använd utlösaren Kontakt uppdaterad, som aktiveras i samma ögonblick som en tagg läggs till eller tas bort.

Exempel: gå med i en lista med ett nyckelord (och lämna den med ett annat) #

Låt folk prenumerera på en lista genom att skicka ett ord — JOIN, VIP, OFFERS — och avsluta prenumerationen lika enkelt. Två små automatiseringar, en kontaktlista, och dina utskick får en självbyggande målgrupp.

1. Starta automatiseringen. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering, klicka sedan på utlösaren på arbetsytan.

2. Välj utlösare. Klicka på Ändra utlösare, öppna Meddelanden och välj Inkommande meddelande. Välj den kanal som nyckelordet ska fungera på — till exempel WhatsApp — eller låt den stå på Valfri kanal. I Innehåller text, skriv in nyckelordet, till exempel JOIN. Stora bokstäver spelar ingen roll här: join, Join och JOIN matchar alla.

3. Lägg till dem i listan. Lägg till en åtgärd för att Lägga till kontakt i lista. Infoga Kontakt-ID med +-knappen — kontakten följer med utlösaren — och välj listan som personerna ska hamna på. Om du inte har en än, skapa den först (se Lista och kontakthantering).

4. Valfritt: bekräfta det. Lägg till en åtgärd för att Skicka meddelande efter det, med Kontakt-ID infogat på samma sätt, med något i stil med “Du är med på listan! Svara STOP när som helst för att lämna.”

5. Testa, slå sedan på den. Klicka på Kör för att köra den en gång med exempeldata, kontrollera körningen i Logg, och slå sedan på Aktiverad-omkopplaren.

6. Bygg vägen ut. Skapa en andra automatisering på samma sätt: samma utlösare med STOP i Innehåller text, och en åtgärd för att Ta bort kontakt från lista istället. Nämn stoppordet i det du skickar — folk som vet att det finns en smidig utväg blockerar inte numret för att komma undan.

Från och med då kan alla utskick använda den listan som sin målgrupp — alla som skickade nyckelordet, minus alla som senare skickade stoppordet. Ett pågående utskick som meddelar nya listmedlemmar plockar automatiskt upp de som gått med via nyckelordet.

En sak som är värd att veta: Innehåller text matchar var som helst i meddelandet, så “joining you tomorrow” innehåller join. Välj ett ord som folk inte skulle använda mitt i en mening, eller använd utlösarens Regex-fält när du behöver en exakt matchning.

Exempel: flytta ett Instagram- eller Facebook-lead till WhatsApp när fönstret stängs #

En vanlig annonstratt: personer ser din Instagram- eller Facebook-annons, skickar ett direktmeddelande till din sida, och din AI-agent kvalificerar dem och frågar efter deras telefonnummer. När ett lead skriver in sitt nummer eller sin e-postadress i chatten sparar AI:n det automatiskt i kontaktens fält för telefon och e-post i realtid — det finns inget att mappa eller konfigurera för den delen.

Det som inte sker automatiskt är hoppet till WhatsApp. Instagram och Messenger tillåter endast meddelanden inom 24 timmar efter kontaktens senaste meddelande, stöder inte mallar för att återuppta konversationen, och DM Champs inbyggda uppföljningar stannar alltid kvar på den kanal där konversationen äger rum — så när fönstret väl stängs hoppas uppföljningar på dessa kanaler helt enkelt över (se Uppföljningssystem). Denna automatisering gör hoppet åt dig med hjälp av numret som AI:n fångade upp:

1. Starta automatiseringen. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering, klicka sedan på utlösaren på arbetsytan.

2. Välj utlösare. Klicka på Ändra utlösare, öppna Kontakter och välj Kontakt uppdaterad, begränsad till fältet telefonnummer. Den aktiveras i samma ögonblick som AI:n sparar ett infångat nummer — oavsett vilken kanal konversationen sker på.

3. Lägg till en fördröjning. En fast väntetid på, säg, 24 timmar ger konversationen — och eventuella snabba uppföljningar inom fönstret — tid att göra sitt jobb först. Om leadet konverterar under tiden kan du stoppa körningen med ett Villkor före nästa steg (kontrollera kontaktens tag_names för något i stil med Customer, samma mönster som i Exempel: ignorera alla du taggar som skräppost).

4. Skicka mallen. Lägg till en Skicka WhatsApp-mall-åtgärd, infoga Kontakt-ID med +-knappen och välj en av dina godkända mallar. Mallar får öppna en konversation, så detta fungerar oavsett hur länge leaden varit tyst — det är hela poängen med steget. Variabler du lämnar tomma i Mallvariabler fylls i från kontaktens egna fält, och det kräver att din WhatsApp Business API-kanal är ansluten. Se WhatsApp-mallar för att skapa och godkänna en.

5. Testa, slå sedan på den. Klicka på Kör för att köra den en gång med exempeldata, kontrollera körningen i Logg, och slå sedan på Aktiverad-omkopplaren.

När leadet svarar sker konversationen på WhatsApp — inom dess 24-timmarsfönster — och din agent fortsätter därifrån.

Exempel: WhatsApp-orderbekräftelse från Shopify #

Skicka en WhatsApp-mall i samma ögonblick som någon beställer i din Shopify-butik, med deras namn och ordernummer ifyllt. Det kräver en godkänd mall (till exempel “Hej {{1}}, tack för din order {{2}}!”) och att din WhatsApp Business API-kanal är ansluten.

1. Börja med en Webhook-trigger. Skapa en ny automatisering, välj Webhook-triggern och kopiera dess webbadress. Lägg till ?secret= och hemligheten från triggersteget i slutet av adressen, eftersom Shopify inte kan skicka en anpassad rubrik.

2. Peka Shopify mot den. I Shopify, gå till Inställningar > Meddelanden > Webhooks, skapa en webhook för Order creation i JSON-format och klistra in adressen. På triggersteget, klicka på Börja lyssna under Lyssna efter inkommande webhooks, gör en testbeställning (eller skicka ett testmeddelande från Shopify) och välj den infångade ordern som exempel, så att dess fält visas i +-väljaren.

3. Valfritt: spara ordernumret på kontakten. Lägg till ett Skapa kontakt-steg. Ställ in Telefonnummer till ${trigger.phone}, Förnamn till ${trigger.customer.first_name}, och under Anpassade fält fyller du i ditt ordernummerfält (till exempel order_id) med ${trigger.name}. Om kunden redan är en kontakt sparas ordernumret på den befintliga kontakten.

4. Skicka mallen. Lägg till ett Skicka WhatsApp-mall-steg. Skriv mallens namn exakt som det visas under WhatsApp-mallar, och fyll sedan i vem den ska gå till: infoga Kontakt-ID från steget Skapa kontakt, eller skriv ${trigger.phone} i Telefonnummer. Under Mallvariabler, fyll i rutorna:

• {{1}} (kundens namn): ${trigger.customer.first_name}
• {{2}} (ordernumret): ${trigger.name}, vilket är Shopifys ordernamn, såsom #1001

Använd orderns eget telefonnummer, ${trigger.phone}, i internationellt format. Kundens telefonfält, ${trigger.customer.phone}, är ofta tomt på Shopify-ordrar, och en sändning utan nummer misslyckas.

5. Testa den. Klicka på Kör med det infångade exemplet, öppna körningen i Logg och kontrollera att meddelandet skickades med namn och ordernummer i det.

Slå sedan på automatiseringen. Medan den är avstängd tas Shopifys webhooks fortfarande emot och visas under Lyssna efter inkommande webhooks, men inga meddelanden skickas.

Påminnelser om övergiven kundvagn: Shopify har ingen webhook för övergiven kundvagn. Använd samma inställning med Shopifys Checkout-uppdatering-webhook, lägg till en Fördröjning, sedan ett Villkor på en etikett som en andra automatisering (vid Orderskapande) ger till köpare, så att påminnelsen endast går till personer som inte beställde.

Exempel: e-postuppföljning för leads från chatt på webbplats #

Någon chattar med din agent på webbplatsen, lämnar namn och e-post, och försvinner innan de bokar. Du vill följa upp via e-post under de kommande dagarna — och sluta i samma ögonblick som de säger att de har bokat. Två automatiseringar gör detta; båda använder din anslutna E-postkanal, så att svaren hamnar i Chattar och din e-postagent hanterar dem.

Innan du börjar. Slå på Samla in besökarinfo på chattwidgeten så att varje besökare lämnar namn och e-post. Anslut e-postkanalen och ge dess agent en taggregel på fliken Taggar, till exempel Bokat — applicera när personen säger att de har bokat eller schemalagt sin session (AI-agenter → Taggar). Den taggen är avstängningsknappen.

Automatisering 1 — flytta leaden till e-post.

1. Trigger Inkommande meddelande, begränsad till kanalen Webbplatschatt, och i Automatiseringens inställningar stäng av Tillåt återinträde så att varje besökare går igenom den en gång, vid sitt första meddelande. (Inte Ny kontakt: en “kontakt skapad”-trigger följt av ett Skapa kontakt-steg är den självutlösande form som editorn nekar — se Automatiseringar som triggar sig själva.)
2. Ett Villkor på kontaktens e-post — innehåller inte unknown@ — så att besökare som inte lämnade någon adress hamnar här istället för att misslyckas i nästa steg.
3. En Fördröjning på, säg, en timme, så att webbplatskonversationen hinner avslutas först.
4. Skapa kontakt med Kanal inställd på E-post. Infoga besökarens e-post med +-knappen (${trigger.contact.email}), och deras för- och efternamn på samma sätt. Lämna telefonnumret tomt. Om den adressen redan är en e-postkontakt returnerar steget helt enkelt den.
5. Skicka meddelande med Kontakt-ID infogat från steget Skapa kontakt. Detta skickas som ett e-postmeddelande från din anslutna inkorg — den första uppföljningen, till exempel “Hade du möjlighet att boka din session?”. Ett proaktivt e-postmeddelande har inget tidigare meddelande att svara på, så ämnesraden är Meddelande från följt av din inkorgs avsändarnamn; svar behåller det ämnet.

Automatisering 2 — uppföljningssekvensen, på e-postkontakten.

1. Trigger Ny kontakt, begränsad till kanalen E-post. Den aktiveras i samma ögonblick som Automatisering 1 skapar e-postkontakten (och för alla som mailar dig först — lägg till ett Villkor på en tagg eller kontaktens uppgifter om du bara vill ha leads från webbplatsen i den).
2. Fördröjning i två dagar.
3. Hitta kontakt via kontaktens e-post (infoga den från triggern), begränsad till kanalen E-post, så att kontrollen läser kontaktens taggar som de är nu istället för som de var när körningen startade.
4. Villkor: den hittade kontaktens tag_names innehåller Booked. Lämna sant-vägen tom — det avslutar körningen för alla som har bokat.
5. På falskt-vägen, Skicka meddelande till kontakten med din andra uppföljning, sedan Fördröjning, Hitta kontakt, Villkor och Skicka meddelande igen för så många omgångar du vill. Avsluta med Ställ in kontakttagg såsom Sequence complete så att du kan se vem som gick hela vägen.

När leaden svarar på något av e-postmeddelandena finns konversationen redan i Chattar på e-postkontakten, e-postagenten svarar, och om svaret säger att de har bokat, lägger agentens taggregel till Bokat och nästa rundas Villkor avslutar sekvensen. Lämna Stoppa vid svar avstängd i Automatisering 2: den skulle avsluta sekvensen vid vilket svar som helst, inklusive “inte än”.

Två saker som är värda att veta. Webbplatschatten och e-postkonversationen är två kontakter som delar en adress, inte en sammanslagen tråd — widgetchatten stannar på webbplatskontakten och e-postmeddelandena lever på e-postkontakten. Och en kontakt är en per kanal, så om samma person mailar dig först, returnerar Automatisering 1:s steg Skapa kontakt den befintliga e-postkontakten istället för att skapa en andra.

Exempel: AI på natten, ditt team under dagen #

Vissa team kör inverterade skift: AI-agenten täcker kvällen och natten, och riktiga människor tar över på morgonen. Ställ in agentens aktiva tider till nattskiftet så är halva jobbet gjort – ett meddelande som kommer in under dagen besvaras av AI:n när dess tider öppnas igen, och det visas under filtret Utanför arbetstid i Chattar under tiden.

Den andra halvan är att göra morgonöverlämningen automatisk, så att en chatt som AI:n öppnade kl. 21:00 inte ligger och väntar till kl. 21:00 nästa dag när kunden skriver tillbaka kl. 10:00. Två små automatiseringar löser detta – den första pausar AI:n för alla chattar som får ett meddelande under dagtid, den andra lämnar tillbaka allt till AI:n på kvällen:

Automatisering 1 — lämna över dagtidschattar till ditt team.

1. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering. Utlösaren är redan Inkommande meddelande; lämna den kontoomfattande eller begränsa den till en agent.
2. I Automatiseringens inställningar (kugghjulsikonen längst upp till höger), slå på Kör endast under dessa timmar och ställ in ditt teams dag — säg 08:00 till 20:45 — med din tidszon (se Kör endast under vissa timmar).
3. Lägg till en Slå på eller av AI för en kontakt-åtgärd: infoga Kontakt-ID med +-knappen, ställ in AI aktiverad till false.
4. Lägg till en Ange kontakttagg-åtgärd med en tagg som day-shift, så att kvällsautomatiseringen kan hitta dessa chattar igen.

Nu pausas AI:n omedelbart för alla meddelanden som kommer in under dagen i den konversationen: chatten visas under ditt filter AI pausad och ditt team svarar därifrån. Att svara manuellt avbryter också AI:ns köade svar för den chatten, så att AI:n inte hoppar in igen när dess tider öppnas.

Automatisering 2 — lämna tillbaka chattarna till AI:n på kvällen.

1. Ny automatisering med utlösaren Enligt schema, inställd på några minuter innan AI:ns tider börjar – för en start kl. 21:00, använd cron 50 20 * * * med samma tidszon.
2. Lägg till en åtgärd för att Hitta kontakter filtrerad på Med tagg day-shift.
3. Lägg till en Loop över resultatet med två steg inuti: Slå på eller av AI för en kontakt med AI aktiverad true, följt av Ta bort kontakttagg day-shift.

Chattar som ditt team avslutade under dagen går tillbaka till AI:n för natten, och en dagtidschatt som ingen hann med får fortfarande sitt köade AI-svar i samma ögonblick som agentens tider öppnas – ingenting faller mellan stolarna.

Från verktygsfältet på arbetsytan kör Kör automatiseringen en gång med hjälp av exempeldata, utan att aktivera den för riktiga kontakter — ett säkert sätt att kontrollera att den fungerar. Spela upp igen kör den på nytt med den riktiga datan från din senaste körning. Logg öppnar körhistoriken, så att du kan se varje tidigare körning och om den lyckades, misslyckades eller fortfarande pågår.

Avbryta en körning. En körning som fortfarande pågår, inklusive en som väntar på en Fördröjning eller hålls för tysta timmar, kan stoppas manuellt: klicka på Avbryt på dess rad i körningshistoriken, eller öppna körningen och klicka på Avbryt körning, och bekräfta sedan. Körningen stannar där den är och visas som Avbruten. Steg som den ännu inte hade nått körs aldrig, så inget mer skickas från den; steg som redan har körts ångras inte. Endast den körningen påverkas: automatiseringen förblir aktiv för alla andra.

Tre saker hjälper dig att upptäcka ett misstag innan dina kontakter gör det:

• Ett steg som saknar något obligatoriskt startar inte. Fält som markerats som obligatoriska kontrolleras före en körning, och innan reglaget Aktiverad kan slås på: om ett Skicka meddelande-steg saknar ett kontakt-ID får du ett meddelande som anger steget och fältet istället för en körning som tyst misslyckas. Fyll i det så fungerar reglaget som vanligt. Pausning blockeras aldrig.
• Variabler som inte kan lösas rapporteras. Om ett ${…}-värde i ett av dina steg inte hittade något — ett felstavat fältnamn eller data som utlösaren faktiskt inte innehåller — körs steget fortfarande med den delen tom, och körningsdetaljerna visar en Varningar-rad som anger exakt vilka som kom fram tomma. Det är oftast svaret på “varför kom mitt meddelande fram med ett hål i sig”.
• En körning som tog den andra förgreningen anger detta. Efter en körning listar körningspanelen på arbetsytan varje villkor som passerades med den förgrening som valdes (Ja eller Nej), och räknar de steg som inte kördes. En körning vars villkor svarade Nej avslutas fortfarande som lyckad, så det är här du ser att stegen på Ja-vägen hoppades över.
• Ett nekat steg visas som misslyckat, med orsaken. Ett steg som appen avvisade (en dubblettkontakt, ett stadium som inte finns, en mall som inte är godkänd) markeras som misslyckat och visar vad felet var, istället för en grön bock utan innehåll.

För automatiseringar som startar med en Webhook-utlösare varnar körhistoriken dig också om anrop som aldrig blev körningar: om något har anropat din webhook med en saknad eller felaktig hemlighet, räknar en banner högst upp dessa avvisade förfrågningar och påminner dig om vad som behöver fixas — anroparen måste skicka hemligheten från utlösarsteget, antingen som en X-Webhook-Secret-rubrik eller som ?secret= i slutet av URL:en. Tidigare avvisades dessa anrop helt utan förklaring, vilket fick en felkonfigurerad anropare att se ut som om automatiseringen aldrig startade alls.

Exempel: ett födelsedagsmeddelande varje morgon #

Skicka ett meddelande till varje kontakt på deras födelsedag. Du behöver ett anpassat Datum-fält som innehåller födelsedagen (året kan vara vad som helst, endast månad och dag används).

1. AI Studio → Automatiseringar → Ny automatisering med utlösaren Enligt schema, inställd på 0 9 * * * (varje dag kl. 09:00) med din tidszon.
2. Lägg till en Hitta kontakter-åtgärd. Under Avancerade filter, lägg till regeln Födelsedag, årsdag är inom de närmaste N dagarna, 0 (endast idag). Ställ in Hur många till 1000: standardvärdet är 50, och endast de kontakter den tittar på kan matcha.
3. Lägg till en Loop och välj, med +-knappen, kontaktlistan från Hitta kontakter-steget som listan att gå igenom.
4. På loopens body-handtag, lägg till ett Skicka meddelande-steg. För Kontakt-ID, infoga loop-objektets ID med +-knappen (det läses som ${nodes.loop_1.item.id} när loopen anropas loop_1). Meddelandet kan hälsa dem vid namn på samma sätt, med objektets first_name.

Det är hela automatiseringen: inget Villkor- eller Transformera-steg behövs, eftersom Hitta kontakter redan bara returnerar dagens födelsedagar. En dag utan någon födelsedag körs loopen noll gånger och körningen visas fortfarande som lyckad.

Födelsedagsregeln räknar dagar i UTC. För en morgonkörning fungerar det bra nästan överallt; om du är mer än 9 timmar före UTC, kör den senare under dagen (efter kl. 11:00 i Sydney, efter kl. 13:00 på Nya Zeeland) så att ditt datum och UTC-datumet är desamma.

Aktivera en automatisering #

Använd Aktiverad-reglaget för att göra den live (det sparar ditt utkast först) — från den punkten och framåt körs den på riktigt varje gång dess utlösare aktiveras. Växla tillbaka till Pausad när som helst för att stoppa den utan att förlora ditt arbete. Pausning förhindrar att nya körningar startar; körningar som redan väntar på en Fördröjning eller på tysta timmar slutförs fortfarande. För att stoppa en av dessa, klicka på Logg och använd Avbryt på dess rad i körningshistoriken. En automatisering måste vara pausad innan du kan ta bort den.

Automatiseringar som utlöser sig själva #

Vissa flöden kan utlösa sig själva. Det klassiska exemplet: en automatisering som startar vid Uppgift skapad och har ett Skapa uppgift-steg. Den nya uppgiften aktiverar utlösaren igen, vilket skapar en ny uppgift, och så vidare – en körning ungefär varje sekund, där varje körning kostar krediter. Samma sak kan hända med Kontakt skapad plus Skapa kontakt, Möte bokat plus Skapa möte, eller Affär skapad plus Skapa affär.

Tre skyddsåtgärder fångar upp detta:

• Redigeraren meddelar dig direkt. Så fort ett flöde har den formen visas en röd banner ovanför arbetsytan som anger steget och åtgärden, steget får en röd markering, och reglaget Aktiverad, Kör och Spela upp igen förblir avstängda tills det är åtgärdat. Du kan fortsätta redigera och spara en pausad automatisering; om automatiseringen redan är igång sparas inte ändringen förrän du pausar den eller åtgärdar steget. Flöden som kan utlösa sig själva (en Kontakt uppdaterad-utlösare med ett steg som ändrar kontakten – till exempel redigering av detaljer, taggar, listor eller anpassade fält, tilldelning till en teammedlem, aktivering/avaktivering av AI, inställning av stör ej eller överlämning till en annan AI-agent) får istället en gul varning, vilket inte blockerar någonting: välj ett fält som utlösaren ska bevaka så att den bara startar vid de ändringar du bryr dig om. En Affärsfas ändrad-utlösare med ett Flytta affärsfas-steg, samt en Tagg tillagd eller Tagg borttagen-utlösare med ett Ange kontakttagg eller Ta bort kontakttagg-steg, får samma gula varning: det är vanliga flöden (“när den når Vunnen, tagga dem”) ända tills steget skriver tillbaka just det som utlösaren bevakar, så vi påpekar detta och lämnar valet till dig.
• AI-byggaren nekar den uppenbara formen. Om du beskriver ett flöde där en “något skapades”-utlösare följs av ett steg som skapar samma typ av sak, kommer byggaren inte att producera det och talar om för dig vilket steg du ska ändra. När du vill ändra just det som startade körningen (ange ett förfallodatum på uppgiften som precis skapades, tagga kontakten som precis kom in), använd istället motsvarande Uppdatera-steg med utlösarens ID: Uppdatera uppgift med ${trigger.task.id}, Uppdatera kontakt med ${trigger.contact.id}. Uppdatering utlöser inte en “skapad”-utlösare på nytt.
• En skenande automatisering stänger av sig själv. En automatisering som fortsätter att köras med mer än 30 körningar per minut under flera minuter i sträck pausas automatiskt, och en misslyckad körning visas i historiken med en förklaring till varför. En med den självmatande formen ovan stoppas mycket tidigare, efter 10 körningar på en minut. Normala toppar är okej: att importera 300 kontakter till en Kontakt skapad-automatisering startar 300 körningar på en minut och blir sedan tyst, vilket inte är en loop. Testkörningar som du startar själv från verktygsfältet räknas aldrig. Åtgärda flödet och slå sedan på det igen.

Vad automatiseringar kostar #

Varje körning av en automatisering använder 0,25 krediter, oavsett vad som startade den — en utlösare som aktiveras på riktigt, eller att du själv trycker på Kör eller Spela upp igen. De 0,25 debiteras en gång, när körningen startar, så en körning som ett Villkor-steg stoppar vid den första grenen räknas fortfarande som en körning och kostar fortfarande 0,25. Du kan bygga automatiseringar med så många steg du vill utan extra kostnad; det enda steget som ökar priset är AI-steget, som använder ytterligare 0,25 krediter varje gång det körs. AI-steget körs alltid på Max-modellen, oavsett vilken modell dina agenter använder, så att byta en agent till Mini ändrar inte vad en automatisering kostar. Om ditt saldo tar slut misslyckas en körning med ett tydligt “inte tillräckligt med krediter”-meddelande i körningshistoriken, och nya körningar går igenom igen så snart du fyller på.

Ett steg från sektionen Konto-API debiteras exakt som samma anrop till API:et skulle göra. De flesta slutpunkter kostar ingenting alls, och de som kör AI åt dig, till exempel konversationssammanfattningar, kostar vad API:et debiterar för dem. Det tillkommer ingen extra avgift per steg utöver det.

Körningsavgiften dras alltid från det konto där automatiseringen är sparad. Att peka ett steg mot ett av dina underkonton via fältet Sub-account ID flyttar inte fakturan – körningen debiteras fortfarande din arbetsyta, medan allt som steget sätter igång inuti underkontot (till exempel ett AI-svar på en ej pausad chatt) debiteras det underkontot som vanligt. Om du vill att en klients egna saldo ska betala för själva körningarna, bygg istället automatiseringen inuti deras konto.

Använder du din egen Anthropic-nyckel (BYOK)? Automatiseringar debiteras i krediter oavsett. AI-steget körs på vår inbyggda automatiserings-AI, inte på din nyckel, så det använder alltid 0,25 krediter per körning, precis som den fasta kostnaden på 0,25 krediter per automatiseringskörning. Din nyckel fortsätter att täcka dina agenters svar som tidigare; de två interagerar inte.

Automatiseringar vs. Startpunkter #

Dessa låter liknande men löser olika problem:

• En Startpunkt gör bara en sak — matchar en händelse och lämnar över konversationen till en agent. Inga fördröjningar, inga villkor, ingen förgrening.
• En Automatisering är det fullständiga arbetsflödesverktyget — flera steg, villkor, fördröjningar och åtgärder för kontakter, affärer, uppgifter och externa integrationer, inte bara konversationsöverlämning.

Om allt du behöver är “dirigera detta samtal till den agenten”, använd en startpunkt. Om du behöver en sekvens av steg eller logik utöver det, bygg en automatisering.

Kopiera en automatisering till ett klientkonto #

Om du hanterar klientkonton kan en automatisering som du har finslipat på ditt eget konto kopieras till vilket som helst av dem. I listan över automatiseringar klickar du på knappen Kopiera till klientkonto (de två pilarna) på automatiseringens rad, markerar de klientkonton som den ska kopieras till och klickar på Kopiera till. Knappen finns bredvid Duplicera och visas endast på ett byråkonto.

Kopian behåller automatiseringens namn, dess utlösare och varje steg. Två saker är avsiktligt annorlunda i klientens konto:

• Den anländer pausad. Ingenting körs förrän någon öppnar den i klientens konto, kontrollerar den och aktiverar Aktiverad.
• Allt som pekade på ditt konto rensas, eftersom dessa ID:n inte betyder något i någon annans konto: klientkontot som ett steg var riktat mot, en vald smart lista, en vald kalenderhändelse och en vald databasanslutning. Fyll i dem med klientens egna uppgifter när kopian väl är på plats — själva stegen förblir orörda.

Om ett steg eller utlösaren pekade på en av dina AI-agenter försöker kopian automatiskt peka på klientens matchande agent. Det fungerar när klientens agent kommer från samma snapshot eller har kopierats från samma agent som din — vi vet att de två har samma konfiguration, så länken återskapas automatiskt. När det inte finns någon matchning meddelar kopian vilken agent den inte kunde placera; öppna automatiseringen i klientens konto, välj agenten där och aktivera den.

Arbeta med flera automatiseringar samtidigt #

Varje rad i listan över automatiseringar har en kryssruta, och rubrikens kryssruta väljer allt som visas för tillfället. Med automatiseringar valda erbjuder ett fält längst ner på skärmen Aktivera, Pausa och Radera — var och en ber dig bekräfta först, och radering tar även bort automatiseringarnas körhistorik. Tryck på Escape för att rensa ett val.

Nästa steg #

• Startpunkter — det enklare dirigeringsverktyget för att skicka konversationer till en agent.
• AI-agenter — den personlighet som en automatisering eller startpunkt kan dirigera till.
• Utskick — skicka ett engångsmeddelande eller löpande meddelanden till en lista med kontakter.
• Bokningssystem — ställ in de möten som en automatisering kan påminna folk om, boka, flytta eller avboka.
• WhatsApp-mallar — krävs för att skicka meddelanden till någon utanför WhatsApps 24-timmarsfönster.