# Calendários Partilhados, Bloqueio de Tempo e Marcações na Receção

Três funcionalidades na página de **Marcações** que gerem a sua agenda sem necessidade de um calendário externo:

- **Calendário partilhado:** tipos de evento para a mesma pessoa ou sala partilham o mesmo calendário, pelo que uma marcação num bloqueia esse período nos outros.
- **Bloqueio de tempo:** feche um feriado, um dia de folga ou uma manhã ocupada para que ninguém possa efetuar marcações.
- **Marcação na receção:** veja os horários livres diretamente no calendário e efetue uma marcação para quem liga em poucos cliques.

Nada disto requer o Google Calendar. Se já utiliza o Google Calendar, este continuará a funcionar em paralelo com estas funcionalidades exatamente como antes (consulte [Integração com o Google Calendar](google-calendar.md)).

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## Calendário Partilhado: Um Calendário para Vários Tipos de Evento

Cada tipo de evento mantém o seu próprio calendário, a menos que indique o contrário. Isto é correto quando cada tipo de evento é algo distinto, mas não quando dois tipos de evento pertencem à mesma pessoa. Por exemplo, se o Dr. Lopez oferece uma **Primeira consulta** de 60 minutos e uma **Consulta de seguimento** de 30 minutos: sem um calendário partilhado, ambas poderiam ser marcadas para as 10:00.

**Para quem é isto:**

- Uma **clínica** onde um médico realiza primeiras consultas, consultas de seguimento e exames de rotina.
- Um **salão** onde o mesmo cabeleireiro faz cortes, colorações e secagens.
- Um **consultor** que oferece uma breve chamada de introdução e uma sessão estratégica longa.

### Configuração

1. Clique em **Marcações** na barra lateral e mude para o separador **Tipos de evento**.
2. Abra o primeiro tipo de evento (clique na respetiva linha ou no lápis no lado direito).
3. Em **Detalhes**, encontre **Calendário partilhado** e escreva um nome para o calendário, por exemplo `Dr. Lopez`.
4. Clique em **Guardar evento**.
5. Abra o tipo de evento seguinte para a mesma pessoa, escreva o **mesmo nome** em **Calendário partilhado** e guarde. Os nomes que já utilizou aparecem listados abaixo do campo (**Já utilizados:**), pelo que pode clicar num deles em vez de o escrever novamente.


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<figure><img src="../.gitbook/assets/v2-event-type-shared-calendar.png" alt="A janela de novo tipo de evento com Follow-up com o Dr. Lopez escrito no campo Calendário partilhado em Detalhes, entre Título do calendário e Tipo de reunião"><figcaption><p>O campo <strong>Calendário partilhado</strong> encontra-se em <strong>Detalhes</strong>. Dê a todos os tipos de evento da mesma pessoa o mesmo nome, neste caso, Dr. Lopez.</p></figcaption></figure>
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É tudo. A partir de agora, uma marcação em **Primeira consulta** bloqueia esse período em **Consulta de seguimento**, e vice-versa.

### O que faz

- **Uma marcação num tipo de evento bloqueia esse período em todos os outros** com o mesmo nome de calendário partilhado.
- **O pessoal e as salas são correspondidos pelo nome.** Se os seus tipos de evento tiverem [salas](booking-system.md#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) (um membro do pessoal, uma cadeira, uma sala de tratamento), uma sala com o mesmo nome em dois tipos de evento conta como a mesma pessoa ou sala. Marcar a "Ana" para um **Corte** bloqueia a Ana para a **Coloração**, mas deixa o "Ben" livre. Mantenha a grafia idêntica em todos os tipos de evento.
- **Um tipo de evento com uma única sala** partilha-a com os outros tipos de evento de sala única no mesmo calendário. Para o caso habitual, uma pessoa por tipo de evento, não há mais nada a configurar.
- **Intervalos:** se os tipos de evento tiverem um **Intervalo antes** ou **Intervalo depois**, o maior dos dois é mantido entre marcações.
- **Deixe o campo vazio** e o tipo de evento manterá o seu próprio calendário. É assim que todos os tipos de evento existentes funcionam até que preencha este campo.

Aplica-se a todos os locais onde os horários são oferecidos ou marcados: o seu agente de IA no chat e em chamadas de voz, a janela de **Marcar marcação**, a [página de marcações partilhável](booking-page.md) e a API.

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## Bloqueio de Tempo: Feriados, Dias de Folga e Manhãs Ocupadas

Utilize o **Bloqueio de tempo** quando estiver ausente ou simplesmente não aceitar marcações durante algum tempo: um feriado, um dia de encerramento, uma tarde de formação.

1. Clique em **Marcações** na barra lateral.
2. Mude o seletor **Lista / Calendário** para **Calendário**.
3. Clique em **Bloqueio de tempo**.
4. Em **Quando**, escolha as datas **De** e **Até**. Mantenha **Todo o dia** ativo para bloquear dias inteiros, ou desative-o e defina uma **Hora de início** e **Hora de fim**.
5. Em **Aplica-se a**, escolha os tipos de evento que não podem ser marcados durante este período, ou selecione **Todos os tipos de evento**.
6. Opcional: em **Membro do pessoal ou sala**, bloqueie apenas uma pessoa ou sala em vez de **Todos**.
7. Opcional: adicione uma **Nota**, por exemplo "Férias de Natal".
8. Clique em **Bloqueio de tempo**.

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<figure><img src="../.gitbook/assets/v2-calendar-block-time.png" alt="A janela Bloquear tempo com De e Para definidos para a mesma data, Dia inteiro desativado, Hora de início 09:00 e Hora de fim 12:00, e Follow-up e Primeira visita selecionados em Aplica-se a"><figcaption><p>Uma manhã ocupada bloqueada: uma data, <strong>Dia inteiro</strong> desativado, das 09:00 às 12:00. Follow-up e Primeira visita partilham o calendário do Dr. Lopez, por isso ambos estão selecionados em <strong>Aplica-se a</strong>.</p></figcaption></figure>
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A hora aparece agora no calendário como uma entrada **Bloqueada** com riscas cinzentas. Para a abrir novamente, clique na entrada e escolha **Remover**; as pessoas podem reservar esse horário imediatamente.

### O que faz o tempo bloqueado

- **Nada pode ser reservado dentro desse período:** nem pela IA, nem na página de reservas, nem na janela **Marcar compromisso**.
- **Um dia totalmente bloqueado conta como fechado.** Quando alguém pede esse dia, a IA diz que está fechado e oferece o próximo dia disponível, da mesma forma que um dia sem horário semanal. Não diz que está totalmente reservado.
- **Mover um compromisso manualmente continua a ser permitido.** Pode reagendar um compromisso existente para um período bloqueado, da mesma forma que pode mover um para fora do seu horário de funcionamento. Apenas novas reservas são impedidas.
- **Calendários partilhados:** bloquear tempo num tipo de evento de um [calendário partilhado](#shared-calendar-one-calendar-for-several-event-types) bloqueia-o para todos os tipos de evento nesse calendário.
- **Os períodos de intervalo** aplicam-se em torno do tempo bloqueado, tal como acontece em torno de um evento ocupado num calendário ligado.

**Apenas uma data:** o horário semanal repete-se todas as semanas. Para um evento numa data única (um torneio num sábado, um fim de semana de sessões fotográficas), defina o horário semanal para esse dia da semana e feche as outras datas com **Bloquear tempo**. Um bloco pode cobrir todo um intervalo de datas, por isso um bloco antes da data e outro depois são suficientes.

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## Reservas na Receção a partir do Calendário

Quando alguém liga ou aparece pessoalmente, marque o compromisso diretamente a partir do calendário.

1. Clique em **Marcações** na barra lateral e mude para **Calendário**.
2. Utilize **Mostrar horários livres para** e escolha um tipo de evento.
3. Na vista **Semana**, os horários livres para esse tipo de evento aparecem em cada dia. Estes são exatamente os horários que a IA ofereceria. Na vista **Mês**, cada dia mostra quantos horários livres tem.

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<figure><img src="../.gitbook/assets/v2-calendar-free-times-week.png" alt="O calendário de Marcações na vista Semana com Mostrar horários livres para definido como Follow-up: horários livres a tracejado verde em cada dia da semana, um Bloqueado às riscas cinzentas, entrada de Cirurgia na terça-feira de manhã, e uma marcação agendada para Emma Clarke na quarta-feira"><figcaption><p>Vista semanal com <strong>Mostrar horários livres para</strong> definido como Follow-up. Cada dia lista os seus horários livres; a manhã de terça-feira está bloqueada para cirurgia e a marcação das 10:00 de quarta-feira já não é oferecida.</p></figcaption></figure>
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<figure><img src="../.gitbook/assets/v2-calendar-free-times-month.png" alt="O calendário de Marcações na vista Mês com Mostrar horários livres para definido como Follow-up, cada dia aberto a mostrar uma contagem como 16 livres"><figcaption><p>A vista mensal mostra quantos horários livres cada dia tem. Clique numa contagem para abrir essa semana.</p></figcaption></figure>
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4. Clique num horário livre. A janela **Marcar marcação** abre-se com o tipo de evento, data e hora já preenchidos.
5. Escolha o contacto por último. Alguém novo? Clique em **Novo contacto**, escreva o nome e número de telefone, e a pessoa é adicionada imediatamente.
6. Marque a marcação.

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<figure><img src="../.gitbook/assets/v2-calendar-book-from-free-time.png" alt="A janela Marcar marcação aberta a partir de um horário livre, com Follow-up, a data e as 10:00 já preenchidas, e a linha Novo contacto aberta com o nome Emma Clarke e um número de telefone"><figcaption><p>Aberta a partir do horário livre das 10:00: o tipo de evento, data e hora estão preenchidos. <strong>Novo contacto</strong> adiciona quem liga apenas com um nome e número de telefone.</p></figcaption></figure>
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Quer marcar sem usar os horários livres? O botão **Marcar compromisso** no canto superior direito continua a funcionar da mesma forma (consulte [Marcar um compromisso você mesmo](booking-system.md#booking-an-appointment-yourself)).

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## Precisa de ajuda?

- [Sistema de Reservas](booking-system.md): tipos de evento, salas, intervalos e como a IA faz as reservas.
- [Página de Reservas Partilhável](booking-page.md): permita que as pessoas marquem as suas próprias reservas.
- [Integração com o Google Calendar](google-calendar.md): se também mantém a sua agenda no Google Calendar.