# Gedeelde agenda's, geblokkeerde tijd en balieboekingen Drie zaken op de **Afspraken**-pagina die je planning beheren zonder externe agenda: - **Gedeelde agenda:** gebeurtenistypen voor dezelfde persoon of ruimte delen één agenda, waardoor een boeking op de een die tijd op de andere blokkeert. - **Tijd blokkeren:** sluit een vakantie, een vrije dag of een drukke ochtend af zodat niemand deze kan boeken. - **Balieboeking:** zie de vrije tijden direct in de agenda en boek er een voor een beller in een paar klikken. Hiervoor is geen Google Agenda nodig. Als je Google Agenda al gebruikt, blijft dit naast deze functies precies zo werken als voorheen (zie [Google Agenda-integratie](google-calendar.md)). --- ## Gedeelde agenda: Eén agenda voor meerdere gebeurtenistypen Elk gebeurtenistype behoudt zijn eigen agenda, tenzij je anders aangeeft. Dat is correct wanneer elk gebeurtenistype op zichzelf staat, maar niet wanneer twee gebeurtenistypen dezelfde persoon betreffen. Stel dat Dr. Lopez een **Eerste bezoek** van 60 minuten en een **Vervolgbezoek** van 30 minuten aanbiedt: zonder gedeelde agenda zouden beide om 10:00 uur geboekt kunnen worden. **Voor wie is dit bedoeld:** - Een **kliniek** waar één arts eerste bezoeken, vervolgbezoeken en controles uitvoert. - Een **salon** waar dezelfde stylist knipt, kleurt en föhnt. - Een **consultant** die een kort kennismakingsgesprek en een lange strategiesessie aanbiedt. ### Instellen 1. Klik op **Afspraken** in de zijbalk en schakel over naar het tabblad **Gebeurtenistypen**. 2. Open het eerste gebeurtenistype (klik op de rij of op het potloodje aan de rechterkant). 3. Zoek onder **Details** naar **Gedeelde agenda** en typ een naam voor de agenda, bijvoorbeeld `Dr. Lopez`. 4. Klik op **Gebeurtenis opslaan**. 5. Open het volgende gebeurtenistype voor dezelfde persoon, typ **dezelfde naam** onder **Gedeelde agenda** en sla op. Namen die je al hebt gebruikt, staan onder het veld (**Al gebruikt:**), zodat je er een kunt aanklikken in plaats van deze opnieuw te typen. ::: master-only

Het venster Nieuw gebeurtenistype met Follow-up met Dr. Lopez ingevoerd in het veld Gedeelde agenda onder Details, tussen Agendatitel en Vergadertype — Het veld **Gedeelde agenda** bevindt zich onder **Details**. Geef elk gebeurtenistype voor dezelfde persoon dezelfde naam, in dit geval Dr. Lopez.

::: Dat is alles. Vanaf nu blokkeert een boeking voor **Eerste bezoek** die tijd voor **Vervolgbezoek**, en vice versa. ### Wat het doet - **Een boeking op één gebeurtenistype blokkeert die tijd op alle andere** met dezelfde naam voor de gedeelde agenda. - **Personeel en ruimtes worden gekoppeld op naam.** Als je gebeurtenistypen [ruimtes](booking-system.md#rooms-separate-resources-with-their-own-schedules) hebben (een personeelslid, een stoel, een behandelkamer), telt een ruimte met dezelfde naam bij twee gebeurtenistypen als dezelfde persoon of ruimte. Het boeken van "Anna" voor **Knippen** blokkeert Anna voor **Kleuren**, maar laat "Ben" vrij. Houd de spelling op elk gebeurtenistype identiek. - **Een gebeurtenistype met één ruimte** deelt deze met de andere gebeurtenistypen met één ruimte in dezelfde agenda. Voor het gebruikelijke geval, één persoon per gebeurtenistype, hoeft er niets anders te worden ingesteld. - **Buffers:** als de gebeurtenistypen een **Buffer vóór** of **Buffer na** hebben, wordt de grootste van de twee aangehouden tussen boekingen. - **Laat het veld leeg** en het gebeurtenistype behoudt zijn eigen agenda. Zo werkt elk bestaand gebeurtenistype totdat je het invult. Dit is overal van toepassing waar tijden worden aangeboden of geboekt: je AI-agent in de chat en bij telefoongesprekken, het venster **Afspraak boeken**, de [deelbare boekingspagina](booking-page.md) en de API. --- ## Tijd blokkeren: Vakanties, vrije dagen en drukke ochtenden Gebruik **Tijd blokkeren** wanneer je weg bent of tijdelijk geen boekingen aanneemt: een vakantie, een vrije dag, een middag voor training. 1. Klik op **Afspraken** in de zijbalk. 2. Zet de schakelaar **Lijst / Agenda** op **Agenda**. 3. Klik op **Tijd blokkeren**. 4. Kies onder **Wanneer** de **Van**- en **Tot**-datums. Laat **Hele dag** aanstaan om hele dagen te blokkeren, of schakel dit uit en stel een **Begintijd** en **Eindtijd** in. 5. Kies onder **Van toepassing op** de gebeurtenistypen die in deze tijd niet geboekt kunnen worden, of kies **Alle gebeurtenistypen**. 6. Optioneel: blokkeer onder **Personeelslid of ruimte** slechts één persoon of ruimte in plaats van **Iedereen**. 7. Optioneel: voeg een **Notitie** toe, bijvoorbeeld "Kerstvakantie". 8. Klik op **Tijd blokkeren**. ::: master-only

Het venster Tijd blokkeren met Van en Tot ingesteld op dezelfde datum, Hele dag uitgeschakeld, Begintijd 09:00 en Eindtijd 12:00, en Follow-up en Eerste bezoek aangevinkt onder Van toepassing op — Een drukke ochtend geblokkeerd: één datum, **Hele dag** uit, 09:00 tot 12:00. Follow-up en Eerste bezoek delen de agenda van Dr. Lopez, dus beide zijn aangevinkt onder **Van toepassing op**.

::: De tijd wordt nu in de agenda weergegeven als een grijs gestreept **Geblokkeerd** item. Om dit weer vrij te geven, klikt u op het item en kiest u **Verwijderen**; mensen kunnen direct weer op dat tijdstip boeken. ### Wat geblokkeerde tijd doet - **Er kan niets in worden geboekt:** niet door de AI, niet op de boekingspagina, niet in het venster **Afspraak boeken**. - **Een volledig geblokkeerde dag telt als gesloten.** Wanneer iemand naar die dag vraagt, zegt de AI dat u dan gesloten bent en biedt de eerstvolgende open dag aan, net als bij een dag zonder wekelijkse openingstijden. Er wordt niet gezegd dat u volledig volgeboekt bent. - **Een afspraak handmatig verplaatsen is nog steeds toegestaan.** U kunt zelf een bestaande afspraak naar een geblokkeerde tijd verplaatsen, op dezelfde manier als u een afspraak buiten uw openingstijden kunt verplaatsen. Alleen nieuwe boekingen worden geweerd. - **Gedeelde agenda's:** tijd blokkeren voor één type evenement van een [gedeelde agenda](#shared-calendar-one-calendar-for-several-event-types) blokkeert dit voor elk type evenement in die agenda. - **Buffers** zijn van toepassing rondom geblokkeerde tijd, net zoals bij een bezet item in een gekoppelde agenda. **Slechts één datum:** wekelijkse openingstijden herhalen zich elke week. Voor een evenement op een enkele datum (een toernooi op één zaterdag, een enkel weekend met fotosessies), stelt u de wekelijkse openingstijden in op die dag van de week en sluit u de andere data met **Tijd blokkeren**. Eén blok kan een hele reeks data beslaan, dus een blok vóór de datum en één erna zijn voldoende. --- ## Balieboeking vanuit de agenda Wanneer iemand belt of binnenloopt, boekt u ze direct vanuit de agenda. 1. Klik op **Afspraken** in de zijbalk en schakel over naar **Agenda**. 2. Gebruik **Toon vrije tijden voor** en kies een gebeurtenistype. 3. In de **Week**-weergave verschijnen de vrije tijden voor dat gebeurtenistype op elke dag. Dit zijn precies de tijden die de AI zou aanbieden. In de **Maand**-weergave toont elke dag hoeveel vrije tijden er beschikbaar zijn. ::: master-only

De Afspraken-agenda in Week-weergave met Toon vrije tijden voor ingesteld op Follow-up: groene gestreepte vrije tijden op elke weekdag, een grijs gestreept Geblokkeerd, Operatie-item op dinsdagochtend, en een geboekte afspraak voor Emma Clarke op woensdag — Week-weergave met **Toon vrije tijden voor** ingesteld op Follow-up. Elke dag toont de vrije tijden; dinsdagochtend is geblokkeerd voor een operatie en de boeking van 10:00 op woensdag wordt niet langer aangeboden.

::: ::: master-only

De Afspraken-agenda in Maand-weergave met Toon vrije tijden voor ingesteld op Follow-up, waarbij elke open dag een aantal toont, zoals 16 vrij — De Maand-weergave toont hoeveel vrije tijden elke dag heeft. Klik op een aantal om die week te openen.

::: 4. Klik op een vrije tijd. Het venster **Afspraak boeken** opent met het gebeurtenistype, de datum en de tijd al ingevuld. 5. Kies als laatste het contact. Iemand nieuw? Klik op **Nieuw contact**, typ hun naam en telefoonnummer, en ze worden direct toegevoegd. 6. Boek de afspraak. ::: master-only

Het venster Afspraak boeken geopend vanuit een vrije tijd, met Follow-up, de datum en 10:00 al ingevuld, en de rij Nieuw contact geopend met de naam Emma Clarke en een telefoonnummer — Geopend vanuit de vrije tijd van 10:00: het gebeurtenistype, de datum en de tijd zijn ingevuld. **Nieuw contact** voegt de beller toe met alleen een naam en telefoonnummer.

::: Wilt u boeken zonder de vrije tijden? De knop **Afspraak boeken** rechtsboven werkt nog steeds op dezelfde manier (zie [Zelf een afspraak boeken](booking-system.md#booking-an-appointment-yourself)). --- ## Hulp nodig? - [Boekingssysteem](booking-system.md): typen evenementen, ruimtes, buffers en hoe de AI boekt. - [Deelbare boekingspagina](booking-page.md): laat mensen zelf boeken. - [Google Agenda-integratie](google-calendar.md): als u uw planning ook in Google Agenda bijhoudt.